FAIL MEJA

PENGURUSAN
HAL EHWAL MURID

1
 1.0
PENGURUSAN
HAL EHWAL MURID

2
1.1 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI (PK HEM)
DENGAN PEGAWAI LAIN

1.1.1 JADUAL KEDATANGAN MURID

Pegawai Lain
Pegawai
Yang Ada
Yang Ada Tugas Dan Tanggungjawab Punca Kuasa
Hubungan Serta
Hubungan
Jenis Tugas
Guru Besar Bertanggungjawab bagi:  SPI Bil. 9/1975  Penyelaras
GPK 1 1. Mendaftarkan kemasukan pelajar  SPI Bil. 7/1986 Aliran
pada sesi awal tahun  SPI Bil. 8/1988  Guru Kelas
persekolahan.  SPI Bil. 18/1998  Pembantu
2. Mendaftarkan kemasukan pelajar  SPI Bil. 8/1999 Tadbir
baru sepanjang sesi  KP(BS)8591/Jld.VIII(57)
persekolahan.
3. Mengambil butir-butir diri pelajar
dan ibu bapa serta penjaga.
4. Melantik Guru Kelas.
5. Melantik Guru Aliran.
6. Menyediakan Buku Jadual
Kedatangan Murid (BJKM).
7. Mengedarkan BJKM kepada guru
kelas.
8. Menyediakan tempat / rak
penyimpanan BJKM yang sesuai
dan selamat di pejabat sekolah.
9. Memberi taklimat tentang
prosedur tindakan pelajar tidak
hadir, ponteng dan pemberian
surat-surat amaran.
10. Mengeluarkan surat-surat amaran
ketidakhadiran, surat tindakan
buang sekolah dan surat buang
sekolah kepada pelajar ponteng.
11. Menyemak kehadiran pelajar
secara harian, bulanan dan
penggal.
12. Mengumpul maklumat kehadiran
untuk membuat statistik
kehadiran.
13. Melapor / menyerahkan maklumat
kehadiran kepada yang
berkenaan (Guru Besar, PPD dan
JPN).

3
 Pegawai Lain
Pegawai
Yang Ada
Yang Ada Tugas Dan Tanggungjawab Punca Kuasa
Hubungan Serta
Hubungan
Jenis Tugas
14. Memastikan maklumat kehadiran
diisi oleh PT ke dalam sistem
online APDM sebelum 8.30 pagi
setiap hari persekolahan.
15. Menyemak dan mengemaskini
data kehadiran dalam sistem
online APDM.

Guru Kelas Bertanggungjawab bagi:  SPI Bil. 9/1975  Guru Besar

Guru Aliran 1. Melengkapkan dan mengemaskini  SPI Bil. 7/1986  GPK HEM
semua butiran dan maklumat  SPI Bil. 8/1988  GPK 1
pelajar ke dalam BJKM.  SPI Bil. 18/1998  Pembantu
2. Menyemak catatan ringkasan  SPI Bil. 8/1999 Tadbir
yuran, nombor resit yuran,  KP(BS)8591/Jld.VIII(57)
penerima biasiswa dan lain-lain.
3. Mengisi kedatangan pada waktu
pertama setiap hari persekolahan.
4. Menyerahkan BJKM ke pejabat
selewat-lewatnya pada waktu
kedua setiap hari persekolahan.
5. Menutup BJKM pada setiap
hujung bulan dengan mengisi
maklumat lain yang berkenaan.
6. Melengkapkan ruang Analisa
Kedatangan di bahagian belakang
BJKM dan menandatanganinya.
7. Memindahkan senarai nama
murid pada akhir bulan ke bulan
yang seterusnya.
8. Memastikan keselamatan BJKM.

4
1.2 PERATURAN-PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG PENTADBIRAN / PUNCA KUASA

Aktiviti : Pengurusan Jadual Kedatangan Murid

Peraturan-peraturan Pentadbiran adalah merujuk kepada perkara-perkara yang terkandung

dalam:

(a) SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 9/1975:

Disiplin Di Sekolah Peraturan-Peraturan Sekolah Untuk Murid-Murid

(b) SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 7/1986:

Langkah-Langkah Keberkesanan Disiplin Sekolah

(c) SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 8/1988:

Keselamatan Diri Pelajar Di Sekolah

(d) SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 18/1998:

Penggunaan Budi Bicara Ketika Mengambil Tindakan

(e) SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 8/1999:

Keselamatan Diri Murid Dalam Perjalanan Pergi Dan Balik Sekolah

(f) Surat Siaran KPM, KP(BS)8591/Jld.VIII(57)

Tindakan Serta Merta Membenteras Masalah Sosial Di Kalangan Murid-Murid

5
1.3 PROSES KERJA

1.3.1 PROSES KERJA PENGURUSAN BUKU JADUAL KEDATANGAN MURID (BJKM)

BAGI BULAN JANUARI

Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bil Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk Undang / Peraturan
1. Menerima senarai nama murid dari Guru  PPD  SPI Bil. 9/1975
Besar/Penolong Kanan mengikut kelas.  Pen. PPD (HEM)  SPI Bil. 7/1986
 Guru Besar  SPI Bil. 8/1988
2. Menyiapkan senarai kedatangan sementara  SPI Bil. 18/1998
seperti BJKM sebenar. Susunan nama murid  SPI Bil. 8/1999
mengikut abjad mengandungi:  KP(BS)8591/Jld.VIII(57)
a) Nama Murid
b) Jantina
c) Bilangan No. Pendaftaran
d) Tarikh Masuk
e) Bangsa
f) Agama
g) No. Kad Pengenalan
h) Tarikh Lahir
i) No. Surat Beranak
j) Umur Pada 1 Jan. Tahun Berkenaan
k) Nama Ibubapa/Penjaga
l) Pertalian murid dengan Ibubapa/Penjaga
m) Alamat Ibubapa/Penjaga
n) No. Telefon Ibubapa/Penjaga
o) Pekerjaan Ibubapa/Penjaga

3. Memberikan Bilangan Nombor Pendaftaran

Sekolah kepada murid-murid Tahun 1.

4. Mendapatkan Bilangan No. Pendaftaran

Sekolah daripada buku Daftar Kemasukan
Sekolah.

5. Membuat semakan nama murid supaya sama

ejaan seperti dalam Kad Pengenalan/Surat
Beranak bagi memastikan susunan abjad
yang betul.

6. Menyalin/menulis senarai nama dan maklumat

diri murid ke dalam BJKM sebenar dengan
betul dan berhati-hati.

7. Menandakan kedatangan harian.

6
1.3.2 PROSES KERJA PENGURUSAN BUKU JADUAL KEDATANGAN MURID (BJKM)
BAGI BULAN FEBRUARI HINGGA DISEMBER

Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bil Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk Undang / Peraturan
1. Pada akhir setiap bulan, pastikan semua  PPD  SPI Bil. 9/1975
ruang diisi, dijumlahkan dan dipindahkan ke  Pen. PPD (HEM)  SPI Bil. 7/1986
bulan hadapan.  Guru Besar  SPI Bil. 8/1988
 SPI Bil. 18/1998
2. Sekiranya ada murid yang baharu masuk, tulis  SPI Bil. 8/1999
nama tersebut di ruang paling bawah dalam  KP(BS)8591/Jld.VIII(57)
bukan tersebut. Susun semula mengikut
susunan abjad pada helaian bulan berikutnya.

3. Memastikan nama murid dipindahkan pada

akhir bulan sebelumnya.

4. BJKM diambil daripada pejabat pada setiap

awal pagi.

5. Guru Kelas menandakan kedatangan dengan

menandakan simbol-simbol berikut dengan
berhati-hati:
 / untuk murid yang hadir
 O untuk murid tidak hadir
 L untuk murid lewat
 ℗ untuk murid ponteng (*ditulis selepas
hari berikutnya jika tiada surat dari
ibubapa/pegawai perubatan)
 W untuk murid terlibat aktiviti bagi mewakili
sekolah
6. Jumlah kedatangan harian:
 Jumlah murid yang tidak hadir
 Jumlah murid yang hadir
 Jumlah murid sepatutnya dalam kelas
7.
Menyerahkan BJKM ke pejabat selewatnya
waktu kedua.

Pada akhir bulan:

8.
 Jumlah murid tidak hadir dalam bulan
berkenaan
 Jumlah murid tidak hadir sehingga bulan
berkenaan
 Jumlahkan bilangan hari murid hadir
sehingga bulan berkenaan
 Jumlah bilangan hari sepatutnya murid
hadir dalam bulan berkenaan

7
 Pegawai Yang Seksyen Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk Undang / Peraturan
 Jumlah bilangan hari sepatutnya murid
hadir sehingga akhir bulan berkenaan
 Menulis jumlah kedatangan sebenarnya
dalam ruangan Ringkasan
 Menulis peratus kedatangan sehingga dua
titik perpuluhan
 Menulis hitung panjang kedatangan
 Menulis bilangan murid yang masuk
 Menulis bilangan murid yang keluar
 Menulis bilangan murid pada akhir bulan
 Menulis hitung panjang ramai murid
 Menandatangani di ruangan Tandatangan
Guru Kelas
9.
Dalam ruang Analisa Kedatangan:
 Lengkapkan ruang bangsa mengikut
jantina dan menjumlahkannya
 Tandatangan ruang berkenaan
10.
Selepas mengemaskini maklumat dalam
helaian bulan tersebut:
 Salin nama murid dalam bulan berikutnya
 Menulis bilangan hari belajar dalam ruang
‘Banyak Hari Belajar Dalam Bulan Lepas’
 Menulis jumlah hari tidak hadir dalam
ruang ‘Jumlah Bilangan Tidak Hadir’

11. Sebelum menyerahkan BJKM ke pejabat,

pastikan:
 Semua butiran dalam bulan Januari hingga
Disember telah dilengkapkan
 Semua ruang dalam Analisa Kedatangan
Setahun lengkap dan ditandatangani.

12. Menyerahkan BJKM ke pejabat pada hari

akhir persekolahan.

13. Jangan sekali-kali membawa BJKM balik ke

rumah.

8
1.4 CARTA ALIRAN KERJA

1.4.1 CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN BUKU JADUAL KEDATANGAN MURID BAGI
BULAN JANUARI

Mula

Terima senarai nama murid dari

Guru Besar / Penolong Kanan

Pernah direkodkan
Dapatkan/Kumpulkan borang SMM murid.
Susun mengikut abjad

Rekod Bagi Tahun 2 hingga Tahun 6, susun senarai mengikut

belum abjad. Rujuk BJKM tahun sebelumnya untuk mendapatkan
wujud nombor pendaftaran murid tersebut

Sediakan BJKM sementara lengkap dengan maklumat

seperti BJKM sebenar. Berikan nombor pendaftaran baru
(Tahun 1)

Perlu pembetulan
Semak ejaan, umur, alamat terkini ibu bapa dan
lain-lain butir supaya betul

Betul
Buat pembetulan

Bagi Tahun 2 hingga Tahun 6, pindahkan

semua butiran ke dalam BJKM sebenar.
Tulis nama murid bagi bulan Januari

Menanda kedatangan bagi bulan Januari

Bersambung.......

9
 Sambungan.......

Pada akhir Januari, buat penjumlahan

Pada ruang berkenaan dan tandatangan

Tambah/Kurang
murid
Semak jumlah murid pada akhir Januari

Tiada
Jika ada pengurangan murid, gariskan lurus petak nama
murid tersebut dari mula hari berpindah hingga hari akhir
bulan tersebut.
Jika ada penambahan murid, tuliskan nama tersebut di
bawah nama terakhir dalam BJKM

Tulis nama bagi bulan Februari dan Jumlah Hari Belajar

Bulan Januari. Susun semula nama mengikut abjad.

Pastikan semua maklumat dan butiran

murid telah lengkap

Hantar semula BJKM ke pejabat

Tamat

10
1.4.1 CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN BUKU JADUAL KEDATANGAN MURID BAGI
BULAN FEBRUARI HINGGA DISEMBER

Mula

Pastikan nama murid bagi bulan Februari – November

telah ditulis pada akhir setiap bulan sebelumnya.
Pastikan analisa dan butiran bulan sebelumnya telah
dilengkapkan.
Tambah/Kurang
murid
Semak jumlah murid pada akhir setiap bulan

Tiada
Jika ada pengurangan murid, gariskan lurus petak nama
murid tersebut dari mula hari berpindah hingga hari akhir
bulan tersebut.
Jika ada penambahan murid, tuliskan nama tersebut di
bawah nama terakhir dalam BJKM

Tulis nama bagi bulan bagi bulan berikutnya.

Susun semula nama mengikut abjad.

Pada bulan November, lengkapkan semua maklumat dan

analisa berkaitan kehadiran murid, peratus kedatangan,
jumlah hari persekolahan dan ditandatangani.

Pada hari akhir persekolahan, tulis nama murid di helaian

bulan Disember dan tandatangan

Hantar semula BJKM ke pejabat

Tidak
lengkap

Lengkap

Simpan di pejabat

Tamat

11
1.5 SENARAI SEMAK

1.5.1 SENARAI SEMAK PENGURUAN BUKU JADUAL KEDATANGAN MURID (BJKM)

Tindakan Tandakan ( √ ) Catatan

1. Mendaftarkan kemasukan pelajar pada sesi awal

persekolahan.

2. Mendaftarkan kemasukan pelajar baharu sepanjang

sesi persekolahan.

3. Mengeluarkan nama pelajar yang berpindah keluar

dari sekolah.

4. Mengambil/Mengumpul butir-butir maklumat diri

pelajar dan ibu bapa / penjaga.

5. Melantik penyelaras setiap aliran.

6. Melantik Guru Kelas dan Pembantu setiap kelas.

7. Menyediakan Buku Jadual Kedatangan Murid

mengikut kelas yang wujud pada tahun semasa.

8. Menyediakan tempat / rak penyimpanan BJKM yang

sesuai dan selamat di pejabat.

9. Menyediakan/Mengeluarkan surat-surat amaran

ketidakhadiran, tindakan bagi buang sekolah dan
surat buang sekolah kepada pelajar ponteng.

10. Mengedarkan BJKM kepada setiap Guru Kelas yang

dilantik.

11. Memberi taklimat tatacara pengisian BJKM yang

betul.

12. Memberi taklimat tentang prosedur tindakan pelajar

tidak hadir, ponteng dan pemberian surat-surat
amaran.

13. Menyediakan borang semakan BJKM.

14. Menyemak dan membuat analisa kehadiran secara

harian, bulanan dan penggal.

12
 Tindakan Tandakan ( √ ) Catatan

15. Tindakan susulan kepada Guru Kelas (peringatan

dan teguran).

16. Memaklum dan menyerahkan analisa kehadiran

kepada Guru Besar, PPD dan JPN.

17. Memastikan keselamatan Buku Jadual Kedatangan

Murid.

18. Melengkap dan mengemaskini semua butiran dan

maklumat pelajar dalam BJKM.

19. Mengisi kedatangan pada waktu pertama setiap hari

persekolahan.

20. Menyerahkan BJKM ke pejabat selewat-lewatnya

pada waktu kedua sesi persekolahan.

21. Menutup BJKM pada setiap hujung bulan dengan

mengisi maklumat-maklumat lain yang berkenaan.

22. Melengkapkan ruang Analisa Kedatangan di

bahagian belakang BJKM dan menandatanganinya.

23. Memindahkan senarai nama pelajar pada akhir bulan

ke bulan berikutnya,

13
1.6 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL JAWATANKUASA

1. PENGERUSI : Guru Besar

2. TIMBALAN PENGERUSI : Penolong Kanan HEM

3. NAIB PENGERUSI 1 : Penolong Kanan Pentadbiran

4. NAIB PENGERUSI 2 : Penolong Kanan Ko-Kurikulum

5. SETIAUSAHA : Setiausaha HEM

6. AHLI JAWATANKUASA : Guru Kelas

1.7 SENARAI BORANG

BIL Nama Borang Yang Digunakan

1. Borang Semakan Buku Jadual Kedatangan Murid

2. Borang Sistem Maklumat Murid (SMM)

14