1 Latar Belakang
Pembangunan ilmu insan merupakan agenda utama dalam pembangunan
negara. Justeru itu, peranan guru kaunseling menjadi tonggak utama dalam
usaha merealisasikan hasrat tersebut.
Fail meja merupakan satu kerangka kerja yang sistematik bagi setiap guru
kaunseling menyusun dan melaksanakan kerja-kerja hariannya dalam bidang
perkhidmatan mereka. Fail meja ini akan menjadi garis panduan kepada guru
kaunseling bagi memudahkan pelaksanaan pelbagai program dan aktiviti
yang telah dirancangkan.
Semua Guru Bimbingan dan Kaunseling Cemerlang, Gemilang dan Terbilang Menjelang
2010
MISI SEKOLAH
( Diisi oleh GKSM )
1.4 Visi dan Misi Unit Bimbingan Dan Kaunseling
VISI PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
9. Memberi maklumat yang tepat dan terkini kepada klien dengan penuh
jujur, ikhlas dan beretika.
Bagi memastikan bahawa matlamat dan objektif perkhidmatan bimbingan dan kaunseling
tercapai, kaedah penyampaian dan perkhidmatan kepada kumpulan sasar adalah amat penting.
Keberkesanan perkhidmatan akan dapat mewujudkan pelajar yang seimbang, berjiwa besar dan
waja, berwawasan dan berketrampilan. Usaha-usaha untuk membina insan yang terus maju ke
arah hidup yang bermakna bagi kesejahteraan diri, masyarakat dan negara perlu dilaksanakan
dengan secara seimbang dalam semua bidang seperti berikut:
PENGETUA / GURU
BESAR
GURU
KAUNSELING SEPENUH MASA /
GURU BIMBINGAN SEPENUH
MASA
3.2 Carta Organisasi Perkhidmatan Bimbingan Dan Kaunseling
CARTA ORGANISASI PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
SEKOLAH MENENGAH
PENGERUSI
PENGERUSI
Pengetua
NAIB PENGERUSI
GPK Pentadbiran
GPK HEM
GPK Kokurikulum
SETIAUSAHA
Guru Kaunseling SM 1
PENOLONG SETIAUSAHA
Guru Kaunseling SM 2
AHLI JAWATANKUASA
4.1.14 Merancang, menyelaras dan menilai sumber dan bahan resos perkhidmatan
bimbingan dan kaunseling.
4.1.16 Menjadi penggerak utama dalam program latihan dalaman bagi menyebar
kefahaman dan peningkatan profesionalisme perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling di sekolah.
4.1.17 Memberi khidmat kaunseling krisis kepada murid, guru, kakitangan dan ibu
bapa yang memerlukannya.
4.1.23 Menjadi urusetia kepada program Sekolah Selamat, Dasar Pendidikan Wajib,
Matematik dan Sains dalam Bahasa Inggeris dan Dasar Bahasa Tambahan dan
Jawatankuasa penempatan (Kemasukan ) murid di sekolah.
4.1.25 Melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan oleh ketua jabatan dari semasa ke
semasa.
2.4 Menerima,
menyusun dan
mempamir maklumat
pendidiikan kerjaya,
pencegahan dadah,
HIV, Aids dan rokok.
* Menilai aktiviti
perkembangan
remaja
penghargaan
kendiri
konsep kendiri
pengendalian
kendiri
PEGAWAI
UNDANG-
YANG
BIL PROSES KERJA UNDANG/
MELULUSKAN
PERATURAN
/DIRUJUK
Menerima klien yang datang secara
1 sukarela/ dirujuk.
GKSM
Membuat sesi.
3 GKSM
Menulis laporan untuk rujukan sesi yang
4 akan datang. GKSM
Tamat
Senarai Semak
FAIL MEJA GURU KAUNSELING / 24
BIDANG PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN
Aktiviti 5.1
KAUNSELING
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Menerima klien yang datang secara
1 sukarela/ dirujuk oleh guru.
Membuat sesi
3
Menulis laporan untuk rujukan sesi
4 yang akan datang.
PEGAWAI
UNDANG-
BIL YANG
PROSES KERJA UNDANG/
. MELULUSKAN/
PERATURAN
DIRUJUK
Menerima klien yang dirujuk Pengetua / PKHEM/
1. Guru Disiplin/
GKSM
GKSM
3. Membuat temujanji
Pakar Rujuk
6. Konsultasi (Jika perlu)
Tamat
Senarai Semak
FAIL MEJA GURU KAUNSELING / 27
BIDANG PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN
Aktiviti 5.1
KAUNSELING
Memberi Khidmat Bimbingan Dan
Kaunseling Krisis Kepada Murid- Muka
Sub aktiviti 5.1.2 1/1
Murid Dan Individu Yang Berkaitan surat ini
Dengan Kes
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Menerima klien yang dirujuk
1
Proses Kerja
FAIL MEJA GURU KAUNSELING / 28
BIDANG PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN
Aktiviti 5.2
KAUNSELING
Muka
Mengenal Pasti Keperluan Perkhidmatan
Sub aktiviti 5.2.1 surat 1/1
Bimbingan Dan Kaunseling Di Sekolah ini
Mengiklankan perkhidmatan
2.
bimbingan dan kaunseling GKSM
Pendokumentasian GKSM
9.
Mula
Pendokumentasian
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Mendapatkan jumlah sebenar murid di
1 sekolah
Mengiklankan perkhidmatan
2
bimbingan dan kaunseling
Penyediaan borang-borang
3 perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling
Edaran senarai semak keperluan
4 perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling
9 Pendokumentasian
Proses Kerja
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
GKSM
GKSM menjalankan tugas-tugas yang
3
telah diagihkan.
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Perbincangan dengan pentadbir
tentang perancangan dan pelan
1 strategik rancangan tahunan
bimbingan dan kaunseling
Proses Kerja
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
PEGAWAI UNDANG-
YANG UNDANG/
BIL PROSES KERJA
MELULUSKAN PERATURAN
/DIRUJUK
Mengenalpasti cara mengumpul
maklumat serta resos yang berkaitan
1 dengan bimbingan dan kaunseling GKSM
melalui pelbagai sumber.
Mula
Melakukan pengubahsuaian
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
Sub aktiviti 5.2.3 Mengumpul, Menyedia Dan Menyebar Muka 1/1
Maklumat Serta Resos Bimbingan & surat ini
Kaunseling Dalam Bidang Akademik,
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Mengenalpasti cara mengumpul
maklumat serta resos yang berkaitan
1 dengan bimbingan dan kaunseling
melalui pelbagai sumber.
Proses Kerja
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN
PEGAWAI
UNDANG-
BIL YANG
PROSES KERJA UNDANG/
. MELULUSKAN/
PERATURAN
DIRUJUK
GKSM/GPK/GPK
1
Mengumpul data/maklumat murid. HEM
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Proses Kerja
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
PEGAWAI UNDANG-
YANG UNDANG/
BIL PROSES KERJA
MELULUSKAN PERATURAN
/DIRUJUK
Mendapatkan maklumat tentang keperluan GKSM
perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
1
di sekolah.
GKSM
4 Merangka kertas cadangan program.
Pengetua
6 Mesyuarat Ahli Jawatankuasa.
GKSM
Penyediaan laporan untuk dihantar kepada
9
Pengetua
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
TANDAKAN
BIL PROSES KERJA CATATAN
(/)
Mendapatkan maklumat tentang
keperluan perkhidmatan Bimbingan dan
1
Kaunseling di sekolah.
Proses Kerja
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
PEGAWAI
UNDANG-
YANG
BIL PROSES KERJA UNDANG /
MELULUSKAN /
PERATURAN
DIRUJUK
Mendapatkan maklumat tentang
program dan aktiviti tahunan yang GPK HEM
1 telah dijalankan sepanjang tahun
semasa. GKSM
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
TANDAKAN
BIL PROSES KERJA CATATAN
(/)
Mendapatkan maklumat tentang program
dan aktiviti tahunan yang telah dijalankan
1
sepanjang tahun semasa
Proses Kerja
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
PEGAWAI UNDANG-
YANG UNDANG/
BIL PROSES KERJA
MELULUSKAN PERATURAN
/DIRUJUK
Menyemak fail Bimbingan dan
Kaunseling, rekod perkhidmatan
1 bimbingan dan kaunseling, individu dan Pengetua
kelompok, pembimbing rakan sebaya
(PRS) dan kemahiran belajar.
Membuat analisa berkaitan keberkesanan GKSM
2 dan tahap pelaksanaan program
kemahiran belajar.
Menyemak rekod bimbingan dan
3 kaunseling meliputi tempoh satu tahun.
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
TANDAKAN
BIL PROSES KERJA CATATAN
(/)
Menyemak fail Bimbingan dan
Kaunseling, rekod perkhidmatan
1 bimbingan dan kaunseling, individu dan
kelompok, pembimbing rakan sebaya
(PRS) dan kemahiran belajar.
Membuat analisa berkaitan keberkesanan
2 dan tahap pelaksanaan program
kemahiran belajar
Menyemak rekod bimbingan dan
3 kaunseling meliputi tempoh satu tahun
Proses Kerja
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.2 BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN
TANDAKAN
BIL PROSES KERJA CATATAN
(/)
Menerima surat atau arahan daripada
Pengetua/wakilnya mengenai sesuatu
1
tugas.
Proses Kerja
Aktiviti 5.3 BIDANG AKADEMIK
Mula
Mesyuarat Jawatankuasa
Program berlangsung
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.3 BIDANG AKADEMIK
6 Mesyuarat jawatankuasa
8 Menjalankan program
Proses Kerja
Muka
Program Pemilihan Mata Pelajaran Bagi
Sub aktiviti 5.3.2 surat 1/1
Tingkatan Empat ini
PEGAWAI
UNDANG-
YANG
BIL UNDANG /
PROSES KERJA MELULUSKAN
PERATURAN
/DIRUJUK
Menawarkan pakej mata pelajaran
Tingkatan Empat yang telah disediakan GPK Pentadbiran
oleh pihak sekolah
1.
- Aliran Sains
- Aliran Kemanusiaan
Semua AJK
8. Pelaksanaan program
Mula
Mesyuarat Jawatankuasa
Pelaksanaan program
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.3 BIDANG AKADEMIK
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Menawarkan pakej mata pelajaran
Tingkatan Empat yang telah
1
disediakan oleh pihak sekolah
Mesyuarat Jawatankuasa
6
Mesyuarat Jawatankuasa kedua
7 (Sekiranya perlu)
Pelaksanaan program
8
Menyediakan laporan untuk
9 diserahkan kepada pengetua.
Proses Kerja
Aktiviti 5.3 BIDANG AKADEMIK
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.3 BIDANG AKADEMIK
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Mengumpul data dan membuat
analisa keputusan akademik
1.
peperiksaan murid
Proses Kerja
Aktiviti 5.4 BIDANG KERJAYA
GKSM
2 Mengenal pasti kumpulan sasaran Guru Kanan Bidang
Mula
Tidak Lengkap
lengkap
Program berlangsung
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.4 BIDANG KERJAYA
TANDAKAN
BIL PROSES KERJA CATATAN
(/)
Mengumpul data dan keperluan murid
1 tentang kerjaya
5 Mesyuarat Jawatankuasa
Proses Kerja
Aktiviti 5.4 BIDANG KERJAYA
Inventori Minat
Pelaksanaan Program Inventori Minat
8 AJK Kerjaya
Kerjaya berlangsung
Tidak
Lengkap
lengkap
Perbincangan dengan pengetua untuk kelulusan
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.4 BIDANG KERJAYA
Sub aktiviti 5.4.2 Muka 1/1
Pelaksanaan Inventori Minat Kerjaya surat ini
Proses Kerja
Aktiviti 5.4 BIDANG KERJAYA
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.4 BIDANG KERJAYA
Muka
Sub aktiviti 5.4.3 Informasi Bidang-Bidang Kerjaya 1/1
surat ini
Proses Kerja
Aktiviti 5.5 BIDANG PSIKOSOSIAL & KESEJAHTERAAN
MENTAL
Pengetua
5. Mesyuarat Jawatankuasa
AJK
7 Pelaksanaan program orientasi
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.5 BIDANG PSIKOSOSIAL & KESEJAHTERAAN MENTAL
Muka
Sub aktiviti 5.5.1 Program Orientasi Murid 1/1
surat ini
Proses Kerja
Aktiviti 5.5 BIDANG PSIKOSOSIAL & KESEJAHTERAAN MENTAL
Muka
Program Selepas PMR
Sub aktiviti 5.5.2 surat 1/1
ini
Muka
Sub aktiviti 5.5.2 Program Selepas PMR 1/1
surat ini
Mula
Lengkap
Membuat kertas cadangan program
Tidak
Lengkap
Perbincangan dengan pengetua untuk kelulusan
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.5 BIDANG PSIKOSOSIAL & KESEJAHTERAAN MENTAL
Muka
Sub aktiviti 5.5.2 Program Selepas PMR 1/1
surat ini
Proses Kerja
BIDANG PSIKOSOSIAL & KESEJAHTERAAN
Aktiviti 5.5
MENTAL
Muka
Sub aktiviti 5.5.3 Program Kem Bina Diri Murid surat 1/1
ini
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.5 BIDANG PSIKOSOSIAL & KESEJAHTERAAN MENTAL
Muka
Sub aktiviti 5.5.3 Program Kem Bina Diri surat ini
1/1
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Mengumpul data dan keperluan murid
1 tentang maklumat program selepas
PMR
Mencari kumpulan sasaran murid
2
Muka
Sub aktiviti 5.5.4 Program Mentor-Mentee surat 1/1
ini
Muka
Sub aktiviti 5.5.4 Program Mentor-Mentee Sekolah 1/1
surat ini
Mula
Tamat
Muka
Sub aktiviti 5.5.4 Program Mentor-Mentee 1/1
surat ini
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Mengumpul data dan keperluan murid
1
untuk program Mentor Mentee
Mencari kumpulan sasaran murid
2
Proses Kerja
BIDANG PSIKOSOSIAL DAN KESEJAHTERAAN
Aktiviti 5.5
MENTAL
Muka
Sub aktiviti 5.5.5 Program Sekolah Selamat 1/1
surat ini
Mula
Lengkap
program Sekolah Selamat
Tamat
Senarai Semak
BIDANG PSIKOSOSIAL DAN KESEJAHTERAAN
Aktiviti 5.5 MENTAL
Muka
Sub aktiviti 5.5.5 Program Sekolah Selamat 1/1
surat ini
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Mengumpul data dan keperluan murid
1 untuk program Sekolah Selamat
Proses Kerja
BIDANG KEIBUBAPAAN
Aktiviti 5.6
Muka
Sub aktiviti 5.6.1 Kursus Kemahiran Keibubapaan surat 1/1
ini
Muka
Sub aktiviti 5.6.1 Kursus Kemahiran Keibubapaan 1/1
surat ini
Mula
Tamat
Proses Kerja
Aktiviti 5.6 BIDANG KEIBUBAPAAN
Muka
Sub aktiviti 5.6.1 Kursus Kemahiran Keibubapaan surat 1/1
ini
UNDANG-
PEGAWAI YANG
UNDANG/
BIL PROSES KERJA MELULUSKAN /
PERATURA
DIRUJUK
N
Mengumpul data dan keperluan ibu bapa GKSM
1
untuk kursus kemahiran keibubapaan
Mengenal pasti kumpulan sasaran GKSM
2
Muka
Sub aktiviti 5.6.1 Kursus Kemahiran Keibubapaan 1/1
surat ini
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.6 BIDANG KEIBUBAPAAN
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Mengumpul data dan keperluan ibu
bapa untuk kursus kemahiran
1
keibubapaan
Proses Kerja
Aktiviti 5.6 BIDANG KEIBUBAPAAN
Muka
Sub aktiviti 5.6.2
Program Permuafakatan Ibu Bapa / surat 1/1
Penjaga ini
Mula
Senarai Semak
Aktiviti 5.6 BIDANG KEIBUBAPAAN
Muka
Sub aktiviti 5.6.2 Program Permuafakatan Ibu Bapa 1/1
surat ini
Mula
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.6
BIDANG KEIBUBAPAAN
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Mengumpul data dan keperluan ibu
1 bapa untuk konferens bersama agensi
luar
Mencari kumpulan sasaran
2
Proses Kerja
Aktiviti 5.7 BIDANG PEMBANGUNAN DIRI
PEGAWAI
UNDANG-
YANG
BIL PROSES KERJA UNDANG /
MELULUSKAN
PERATURAN
/ DIRUJUK
Penganugerahan Pengetua
9.
Tindakan susulan:
Penyelarasan dan penyediaan program GKSM
10.
yang akan datang.
Penganugerahan
Penyerahan Laporan
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti BIDANG PEMBANGUNAN DIRI MURID
5.7
Muka
Sub aktiviti 5.7.1 Pelaksanaan Pembimbing Rakan Sebaya 1/1
surat ini
Pemilihan peserta
5.
Penganugerahan
10.
Tindakan susulan:
Penyelarasan dan penyediaan program yang akan
11.
datang.
Proses Kerja
BIDANG PEMBANGUNAN DIRI MURID
Aktiviti 5.7
PEGAWAI UNDANG-
PROSES KERJA YANG UNDANG /
BIL LULUSKAN / PERATURAN
DIRUJUK
Guru Disiplin /
Mendapatkan data rekod salahlaku murid Guru Tingkatan
1.
daripada SSDM Warden /
GKSM
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.7
BIDANG PEMBANGUNAN DIRI MURID
Muka
Sub aktiviti 5.7.2 Program Disiplin Murid 1/1
surat ini
Proses Kerja
BIDANG PENDIDIKAN PENCEGAHAN DADAH/
Aktiviti 5.8
INHALAN / ROKOK/ ALKOHOL
8. Program dijalankan.
Mula
Program dijalankan
Menyediakan laporan.
Tamat
Senarai Semak
Aktiviti 5.8
BIDANG PENDIDIKAN PENCEGAHAN DADAH/
INHALAN / ROKOK/ ALKOHOL
BI TANDAKAN
PROSES KERJA CATATAN
L (/)
Guru
Displin/Guru
1. Membuat kajian keperluan program. Tingkatan/
Waden /
GBKSM
Program dijalankan.
8.
Peraturan Pentadbiran
b). Klien datang sendiri (sukarela ) atau dirujuk oleh Guru Tingkatan /
Guru Disiplin / Guru Guru / Ahli Keluarga / lain-lain perlu
mengisi borang BK09 dan BK04.
e) Sesi dijalankan.
Peraturan Pentadbiran
JUMLAH UNIT
BIL. JENIS TUGAS MASA DIAMBIL
SEMINGGU
Jumlah Keseluruhan
Masa Diambil 1000 minit
Jawatan:
Tarikh: