Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM
 PP 5 TAHUN 2007

Tujuan
Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan
Aset Alih Kerajaan

Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Pengawal

i. Tubuhkan Unit Pengurusan Aset (UPA)
ii. Melantik :
a. Pegawai Aset
b. Pegawai Pemeriksa Aset
c. Lembaga Pemeriksa
d. Jawatankuasa Penyiasat
iii. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK)
iv. Kemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan
(sebelum 15 Mac tahun semasa)
(KEW.PA-8, KEW.PA-12, KEW.PA-20, KEW.PA-32 &
KEW.PA-33) 2
 PP 5 TAHUN 2007

Peranan dan Tanggungjawab UPA

i. Pengurusan aset alih
a. Penerimaan
b. Pendaftaran
c. Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan
d. Penyelenggaraan
e. Pelupusan
f. Kehilangan dan hapuskira
ii. Menguruskan :
a. Pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga
Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat
b. Pelupusan aset alih Kerajaan
c. Kehilangan dan hapuskira
iii. Menyelaras Laporan Tahunan
(KEW.PA-8, KEW.PA-12, KEW.PA-20, KEW.PA-32 &
KEW.PA 33)
3
 PP 5 TAHUN 2007

JKPAK
i. Merancang, pantau & selia pengurusan aset
ii. Mesyuarat sekali dalam tempoh 3 bulan (suku tahun)
iii. Agenda mesyuarat
a. Kedudukan semasa aset alih
b. Laporan pemeriksaan aset alih
c. Isu mengenai aset alih
d. Laporan tindakan surcaj atau tatatertib
e. Laporan tindakan pelupusan

Tempoh Mesyuarat
Bil Tarikh Laporan Tempoh
1 Jan Suku tahun ke-4 Okt-Dis
2 Apr Suku tahun pertama Jan-Mac
3 Jul Suku tahun ke-2 Apr-Jun
4
4 Okt Suku tahun ke-3 Jul-Sep
Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan

Bab E - Pelupusan

Bab F Kehilangan dan hapuskira

5
Klasifikasi dan Jenis Aset

Description of Picture goes here.

6
Definasi Aset

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.

PERKARA HARTA MODAL INVENTORI

Definisi Harga perolehan asal > RM 1000
Perlu penyelenggaraan berjadual
tanpa kira harga perolehan asal
Kategori Loji/Jentera Berat
Kenderaan
Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel/
Alat Pencegahan kebakaran
Catatan Penyelenggaraan Berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan
dalam manual/buku panduan pengguna
Harga perolehan asal < RM 1000
Perabot, hamparan, hiasan, langsir,
set pinggan mangkuk tanpa tanpa
kira
harga perolehan asal
NPA < RM 1000
Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel
Tanpa kira NPA
Perabot / hamparan, hiasan &
langsir / pinggan mangkuk
7
Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan

Bab E - Pelupusan

Bab F Kehilangan dan hapuskira

8
 Penerimaan
Istilah

Pegawai Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

Penerima terima dan sahkan aset yang diperolehi
dan dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai Pegawai yang memiliki kepakaran dalam

Bertauliah bidang tertentu
Objektif

Nationally and
Objektif
Spesifikasi aset
Internationally Kualiti/Kuantiti
benchmarked Keadaan aset

9
Penerimaan
Prosedur Penerimaan

Semak butiran Periksa (kira/ukur) Terima bersyarat*

Pengesahan
Pegawai Penerima KEW.PA-1 isi
KEW.PA-1 sah
(Surat Jaminan & borang**
Manual Pengguna)

* Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,

dikira, diukur, ditimbang dan diuji
** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan
10
Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan

Bab E - Pelupusan

Bab F Kehilangan dan hapuskira

11
Pendaftaran
Objektif & Tempoh

Pengka
lan
Data
Dua
Kesan
Selenggara,
Lupus &
Ganti
& (2)
Pantau
Minggu
Keadaan
aset
Description of Picture goes here.
12
Pendaftaran
Aset Hadiah & Lucuthak

Untuk tujuan pameran atau

pembelajaran (contoh: enjin
Aset Hadiah kenderaan di sekolah teknik)
Tidak perlu daftar
Perlu sedia senarai daftar untuk rekod

Daftar jika Kem/Jab hendak guna

Aset Pegawai Pengawal tentukan tindakan
Lucuthak ke atas aset untuk maksud tersebut
sahaja

13
 Pendaftaran
Punca Maklumat

Ikatan
Nota Lain-lain
Invois serahan/ perjanjian
SAP

LO
Kad Sewa
Jaminan Beli
Dokumen
Kontrak Beli Lain-lain
Surat
kelulusan
Salinan Sijil
* Aset belum daftar dan tiada punca daftar Lucuthak
maklumat rujuk fizikal atau maklumat
lain yang berkaitan
Sumber
* Aset disewa tidak perlu daftar Lain 14
Pendaftaran
Urusan Pendaftaran

PERKARA HARTA MODAL INVENTORI

Tanggungjawab Pegawai Aset Pegawai Aset

Borang diguna KEW.PA-2 Daftar Harta KEW.PA-3 Daftar

Modal Inventori
KEW.PA-4 Senarai Daftar KEW.PA-5 Senarai
Harta Modal Daftar Inventori

* Pendaftaran berkomputer, pastikan guna format yang sama

Catatan & ditandatangan oleh Ketua Jabatan.
* Daftar dikemaskini jika ada penambah/penggantian,
pemeriksaan aset, pelupusan atau hapuskira.
Disimpan dalam fail kulit keras dan dalam kabinet berkunci
15
Pendaftaran
Pelabelan Aset

KPM/JPNJOH153/JKA1001/H/08/1234

Singkatan Kementerian

Singkatan Jabatan/Bahagian dan Kod Fail

Kod Sekolah (EMIS)

Kod Pengkelasan Aset

Tahun

No. Siri 16
Pendaftaran
Pergerakan Aset & Senarai Aset Di Lokasi

Guna KEW.PA-6 Daftar Pergerakan

Pergerakan Harta Modal & Inventori
Aset Simpan di kabinet berkunci

Guna KEW.PA-7 Senarai Aset Alih

Kerajaan
Aset Buat 2 salinan
Di Lokasi Satu disimpan oleh Pegawai Aset / satu
lagi oleh pegawai bertanggungjawab
Dikemaskini dari semasa ke semasa
Dipamerkan di setiap lokasi
17
Pendaftaran
Laporan Tahunan

PERBENDAHARAAN

KPM

Kemuka KEW.PA Kemuka KEW.PA dan KEW.PS

BAHAGIAN BAHAGIAN JPN berkaitan bagi JPN dan PPD
dan KEW.PS
berkaitan bagi serta LAMPIRAN bagi sekolah
Kemuka KEW.PA Bahagian serta
dan KEW.PS semua LAMPIRAN
berkaitan bagi agensi bawahan
Kemuka KEW.PA dan KEW.PS
PPD
berkaitan bagi PPD serta
LAMPIRAN bagi sekolah
Kemuka KEW.PA
dan KEW.PS AGENSI
berkaitan BAWAHAN
Kemuka KEW.PA dan
SEKOLAH
KEW.PS berkaitan
Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan

Bab E - Pelupusan

Bab F Kehilangan dan hapuskira

19
Penggunaan, Penyimpanan &
Penyelenggaraan
Objektif & Penggunaan

Elak membazir Tujuan rasmi

Jimat kos Ikut fungsi

Pengendalian
Jangka hayat
(pegawai mahir)

Elak salahguna Direkod

Lapor kerosakan
Elak hilang
Description of Picture(KEW.PA-9)
goes here.
20
 Penggunaan, Penyimpanan &
Penyelenggaraan
Penyimpanan

Tempat selamat
Lokasi Sentiasa bawah kawalan
Patuhi Arahan Keselamatan Kerajaan

Rosak atau hilang

Tanggungjawab Tanggungjawab pegawai
Objektif

Aset Menarik
Nationally and & Mudah terdedah kepada risiko hilang
Nilai Tinggi
Internationally
benchmarked
Kawalan maksima

Description of Picture goes here.

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan tatatertib
21
Penggunaan, Penyimpanan &
Penyelenggaraan
Pemeriksaan

Fizikal
Apa diperiksa ? Rekod
Penempatan

Semak keadaan & prestasi

Kenapa ?
Patikan aset ada didaftar dengan lengkap, tepat
dan terkini
Objektif
Pastikan lokasi aset betul

Nationally and
Siapa ? Pegawai Pemeriksa Aset
Internationally
benchmarked
Dilantik oleh Pegawai Pengawal

Bila ? Sekurang-kurangnya sekali setahun

22
 Penggunaan, Penyimpanan &
Penyelenggaraan
Laporan

KEW.PA-10
Pegawai Pemeriksa
Laporan Pemeriksaan Harta Modal
KEW.PA 10 & 11
KEW.PA-11
Ketua Jabatan
Laporan Pemeriksaan Inventori
KEW.PA 10,11&12

KEW.PA-12
Pegawai Pengawal
Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori
KEW.PA 12

Pemeriksaan Mengejut Perbendaharaan

Dilaksanakan oleh Ketua Jabatan dari semasa ke 23

semasa
Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan

Bab E - Pelupusan

Bab F Kehilangan dan hapuskira

24
Penyelenggaraan
Objektif

Aset Keselamatan Suasana

berfungsi pengguna kerja

Jangkahayat Jimat Imej

aset belanja kerajaan

Kurangkan Tingkat
rosak keupayaan

25
Penyelenggaraan
Jenis penyelenggaraan

Preventive Corrective
maintainance maintainance

Penyelenggaraan Baiki dan ganti

berjadual sumber fizikal

Periksa, servis, Pastikan

baiki @ ganti berfungsi

Pastikan
berfungsi
26
Penyelenggaraan
Panduan penyelenggaraan

Kenalpasti &
senaraikan selia & pantau
(KEW.PA-13) penyelenggaraan

Rancang Nilai program

penyelenggaraan penyelenggaraan

Rekod
Laksana
penyelenggaraan
penyelenggaraan
(KEW.PA-14)
27
Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan

Bab E - Pelupusan

Bab F Kehilangan dan hapuskira

28
Pelupusan
Definisi & objektif

Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan

Jimat ruang Hasil pulangan

Elak simpan
aset rosak & gunasama
tidak diperlu Tujuan
29
Pelupusan
Justifikasi

Tidak Syor
Ekonomi Tiada alat
Pemeriksa
Dibaiki ganti
Aset

Keupayaan
Perubahan
Obselete tidak
teknologi
optimum

Luput Tidak
Total lost tempoh diperlukan
30
Pelupusan
Kuasa melulus KPM

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009

Kuasa Melulus Nilai Perolehan Nilai Agregat Catatan

Asal (NPA) satu
aset
Perbendaharaan > RM 200,000.00 > RM 1,000,000.00

Kementerian < RM 200,000.00 < RM 1,000,000.00 semua Bahagian/

(SUB BPPA) Jabatan di KPM
Semua sekolah direct
Negeri > RM 10,000.00 > RM 100,000.00
dengan Bahagian/
(SUB BPPA)
Jabatan
Negeri < RM 10,000.000 < RM 100,000.00 termasuk semua sekolah
harian di bawah
kendalian JPN 31
Pelupusan
Urusetia pelupusan

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa

mengikut KEW. PA-15

Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP)

KEW. PA-16 (rujuk KEMBARAN A & B di TPA)
UNIT
Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa PENGURUSAN
KEW.PA-17 ASET
KEMENTERIAN/
Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan JABATAN
lengkap dan teratur

Mengemukakan permohonan pelupusan kepada

Kuasa Melulus

Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk

tindakan 32
Pelupusan
Lembaga pemeriksa

Kuasa melantik oleh Pegawai Pengawal

Pelantikan Cadangan daripada agensi

Bilangan & Dua (2) orang (Pengerusi & ahli)

Tempoh Dua (2) tahun

Tidak terlibat secara langsung dengan Aset

Syarat Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu)
Keanggotaan Pegawai P&P atau Sokongan 1 atau setaraf
Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu
Nationally and
Internationally
benchmarked Sediakan jadual pelupusan
Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh1
bulan dari tarikh arahan)
Bidang tugas Maklumat sulit pada aset dikeluarkan
Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa
(KEW.PA-17)
Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17 33
Pelupusan
Perakuan pelupusan (PEP)

KEW. PA-16
Perakuan pelupusan (PEP)
Borang PEP Perkakasan komputer disediakan oleh
Pegawai Sistem Maklumat (PTM)/ PPTM /Guru
berkelayakan dalam bidang Sains Komputer

Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik dan

perkakasan komputer
Rujuk JKR atau pakar khusus
Disahkan oleh dua (2) pegawai yang ada
Keperluan pengalaman minimum 3 tahun & tidak terlibat
dengan aset
Nilai semasa sah setahun sahaja.
Selepas setahun perlu buat baru.
34
Pelupusan
Tempoh , pelanjutan & pinda kaedah

Tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

Tempoh

Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan

tamat
Pelanjutan
Tempoh
Pelanjutan lagi tiga (3) bulan
Sekali sahaja
Tamat tempoh ; permohonan baru

Nationally and Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat

Internationally
Pinda Kaedah
benchmarked
Jika tamat ; permohonan baru

35
Pelupusan
Kaedah pelupusan

Jualan (tender /
sebut harga / Pindahan Hadiah
lelong)

Musnah (tanam/
Tukar ganti
Jualan sisa bakar/ buang/
(cannibalize)
tenggelam)

Tukar barang Tukar beli

Lain-lain
(barter trade) (trade in)

36
Pelupusan
Jualan sisa

Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi

asal

Aset mengandungi logam (besi, tembaga dll)

Kaedah : tender / sebutharga/ jualan terus (e-waste

sahaja)

Sykt bumiputra berdaftar dengan MOF (keutamaan

sykt tempatan)

Jika kenderaan ; tidak boleh didaftar semula

37
Pelupusan
Musnah

Untuk aset tiada nilai jualan/nilai sisa @ berunsur

keselamatan

Kaedah : tanam / buang / tenggelam

Pastikan dapat kebenaran PBT,JAS,Jab.Laut (mana

berkenaan)

Pastikan komponen boleh guna dikeluarkan dahulu &

diketuk/gelek sebelum musnah

Sijil Penyaksian pemusnahan disediakan (KEW.PA-18)

38
Pelupusan
Musnah (sambungan)

Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24

Sept 2010 Bahan Buangan Berjadual

Pelupusan aset yang dikategorikan sebagai

buangan terjadual (peralatan ICT dan bahan kimia)
tidak boleh dimusnahkan atau secara jualan sisa
kerana tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Kualiti
Alam Sekeliling (Buangan Terjadual 2005)

Aset perlu dilupuskan kepada premis

pemerolehan kembali yang dilesenkan oleh
Jabatan Alam Sekitar (www.doe.gov.my)
39
Pelupusan
Tukar ganti (cannibalize)

Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TEB) tapi ada

bahagian/komponen masih boleh diguna

Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan

Asas tukar ganti : Pegawai Teknikal check & sahkan

Asas tukar ganti : tujuan baik pulih & penjimatan

Aset penerima perlu direkod dalam Bahagian B KEW.PA-

2 sebagai penggantian
40
Pelupusan
Pindahan

Aset boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh
agensi

Dilaksana berasaskan : keperluan/permohonan & tidak dikenakan

bayaran

Dilaksana berasaskan : Kos pengendalian ditanggung penerima & daftar

aset diserah kepada penerima

Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus

41
Pelupusan
Hadiah

Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TEB tapi boleh
dijadikan bahan latihan/pameran

Antara Kem/Jab Kerajaan untuk latihan/pameran

Antara Kem/Jab Kerajaan dengan organisasi yang diiktiraf

Dilaksana berasaskan : permohonan/keperluan penerima & kos

pengendalian ditanggung penerima

Surat Akuan Penerimaan serah kepada Perbendaharaan bersama Sijil

Pelupusan KEW.PA-19

42
Pelupusan
Ringkasan lain-lain kaedah pelupusan

Untuk aset yang ada nilai pasaran / kuantiti banyak &

Lelong ada permintaan

Tukar barang Pertukaran aset dari jenis sama @ berbeza yang sama
(barter trade) nilai

Tukar beli aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tapi tidak
(trade in) diperlukan agensi & tiada agensi lain berminat
Pelupusan
Tindakan semasa & selepas pelupusan

Semasa Selepas
Kemaskini daftar
Label dipadam
Hartamodal/ Inventori

Kemukakan KEW.PA-19
Maklumkan JPJ kepada Kuasa Melulus
(kenderaan) bersama :
Resit jualan (Akaun
Hasil)
Kad pendaftaran serah Akuan terima
kepada pembeli KEW.PA-18 44
Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan

Bab A - Penerimaan

Bab B - Pendaftaran

Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab D - Penyelenggaraan

Bab E - Pelupusan

Bab F Kehilangan dan hapuskira

45
Kehilangan & hapuskira
Istilah

Kehilangan
Aset tiada lagi dalam simpanan akibat
kecurian, kemalangan, kebakaran,
bencana alam atau kecuaian pegawai
awam Hapuskira
Proses membatalkan rekod
yang hilang

Pegawai Pengawal
Ketua Setiausaha kementerian
atau Ketua Pengarah Jabatan
Ketua Jabatan
Ketua sesuatu cawangan,
daerah & pejabat
46
Kehilangan & hapuskira
Kuasa melulus (sambungan)

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 5 Februari 2009

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai
Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang

Kehilangan peralatan, elektronik, telekomunikasi dan ICT

yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 diberi
pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan
membayar balik mengikut nilai semasa

Kuasa melulus oleh KSU

Nilai semasa ;
Nilai semasa berlaku kehilangan
Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir
47
Diperakukan oleh JKPAK
Kehilangan & hapuskira
Kuasa melulus (sambungan)

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 31 Julai 2009

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai
Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang (Penambahbaikan)

Skop kehilangan diperluaskan kepada semua aset yang nilai

semasa tidak melebihi RM 5,000.00 kecuali aset melibatkan
keselamatan, aset sukar diperolehi, peralatan startegik atau
aset diguna untuk kepentingan negara

Kuasa melulus oleh KSU

Nilai semasa ;
Nilai semasa berlaku kehilangan
Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir
48
Diperakukan oleh JKPAK
Kehilangan & hapuskira
Urusetia kehilangan & hapuskira (tugas)

Kemukakan
Dapatkan Kemukan dokumen permohonan
maklumat aset lengkap untuk syor hapuskira kpd K.M
(KEW.PA-2 / 3) PP dalam tempoh 4
bulan

Dapatkan Sijil
Dapatkan Laporan Dapatkan Laporan
Hapus Kira
Awal (KEW.PA-28) Akhir (KEW.PA-30)
(KEW.PA-31)

Kemukakan
Laporan Polis,
Urusan pelantikan Kemuka laporan ke
KEW.PA-
JK Penyiasat Perbendaharaan
28,KEW.PA-2,
(KEW.PA-29) (KEW.PA-32)
gambar & pelan
lantai kepada PP
49
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira

Laporan Polis
Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan
Ketua Jabatan buat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari
WAKTU kehilangan diketahui.

Laporan Awal (KEW.PA-28)

Disediakan oleh Ketua Jabatan
Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah
Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal
(Disertakan bersama KEW.PA-2, gambar berwarna, lokasi
kejadian & bukti pecah masuk)
s.k. kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara &
wakil tempatan Ketua Audit Negara
50
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira

Jawatankuasa Penyiasat
Dilantik oleh Pegawai Pengawal guna KEW.PA-29 (dalam
tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan awal)
Keanggotaan
Pegawai tidak terlibat dengn kehilangan aset
Gred lebih tinggi dari pegawai terlibat
Sekurang-kurangnya 2 orang (lebih kanan sebagai
Pengerusi)
Tugas & tanggungjawab
Laksana siasatan (lawat tempat kejadian / semak
dokumen dll)
Semak samada TPA dipatuhi & kenalpasti kelemahan
membuat syor pencegahan daripada berulang
sedia dan tandatangan Laporan Akhir (KEW.PA-30)

51
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira

Laporan Akhir (KEW.PA-30)

JK Penyiasat serah kepada urusetia dalam tempoh dua (2)
bulan dari tarikh Laporan Awal
KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan
(sekiranya belum dikemukakan);
Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6 /
Gambar lokasi kejadian
Lain-lain

Ulasan syor dan keputusan

Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia
PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula
Semakan semula oleh JK Penyiasat sediada atau JK
Penyiasat lantikan baru.
Kemukakan keputusan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh
empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal
52
Kehilangan & hapuskira
Tindakan selepas kelulusan

Kelulusan hapuskira dicatat dalam KEW.PA 2 / 3

Maklumkan tindakan hapuskira (KEW.PA-31) kepada Kuasa

Melulus

Syor surcaj/tatatertib bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam

tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan

Maklumkan keputusan PBT atas syor surcaj/tatatertib ke

Perbendaharaan dalam tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh
kelulusan Perbendaharaan
53
Tatacara Pengurusan Aset
Tambahan Penerimaan hadiah

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 ( Garis

Peraturan Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di
terpakai Dalam Perkhidmatan Awam)
Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12
September 2008
Nilai setiap hadiah > RM 10,000.00 Kementerian
Kuasa melulus (KSU)
Nilai setiap hadiah < RM 10,000.00
SUB/Pengarah/Rektor
Diberi percuma tanpa sebarang ikatan
Peralatan baru dan mudah diperolehi alat ganti
Diberi secara sukarela dan bukan diminta oleh
penerima
Syarat
Tidak mewujudkan apa-apa jawatan baru
Peruntukan mencukupi untuk penyelenggaraan
Diguna mengikut hasrat pemberi
Nationally and Direkodkan
Internationally 54
benchmarked
Tatacara Pengurusan Aset
Tambahan Penerimaan hadiah (tatacara)

Bhgn/Jab terima hadiah

1

Kemukakan permohonan kepada kuasa melulus

Guna Lampiran E PP Bil. 3/1998
2

Kelulusan oleh Kuasa Melulus

3
Kuasa melulus kemukakan laporan penerimaan hadiah kepada
Perbendaharaan dan SK kepada Ketua Audit Negara Guna
4 Lampiran I

Nationally and
Syarat
Internationally 55
benchmarked
Tatacara Pengurusan Aset
Tambahan Penerimaan hadiah/ Sumbangan (Lampiran E)

LAMPIRAN E

PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN

i. Nama pihak yang memberi dan alamat

Alumni Sekolah Menengah Sains Selangor
Blok C, Aras 5, Plaza Merdeka, Kuala Lumpur
ii. Tujuan hadiah itu diberikan
Kegunaan pelajar dan guru untuk aktiviti luar sekolah
iii. Setakat mana kaitan pembeli dengan Jabatan,jika ada
Bekas pelajar sekolah
iv. Jenis/bentuk hadiah
Bas Coster 20 penumpang
v. Nilai hadiah
RM 150,000.00
vi. Syarat-syarat yang dikenakan oleh pembeli, jika ada
Tiada
vii. Kegunaan/faedah hadiah kepada Jabatan atau sebagainya
Keselesaan kepada guru dan murid serta imej sekolah
viii. Ulasan Ketua Jabatan
Sangat dialu-alukan kerana dapat membantu sekolah dalam aktiviti luar serta meningkatkan
imej sekolah .
ix. Maklumat-maklumat lain yang berkaitan
Tiada
Nationally and
Syarat 56
Internationally(tandatangan Ketua Jabatan)
benchmarked
Tatacara Pengurusan Aset
Ringkasan mengenai pelantikan

PELANTIKAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL (KSU KPM)

Pelantikan Tempoh Bilangan Pelantikan

Pegawai Aset Tiada had tempoh Seorang setiap PTJ / sekolah

Pegawai Pemeriksa Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Lembaga Pemeriksa Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Pemverifikasi Stok Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Jawatankuasa Penyiasat Mengikut keperluan Sekurang-kurangnya dua (2) orang

57
Tatacara Pengurusan Aset
Ringkasan mengenai pelantikan

PELANTIKAN OLEH KETUA JABATAN

Pelantikan Tempoh Bilangan Pelantikan

Pegawai Penerima Tiada had tempoh Mengikut keperluan

Pegawai Stor Tiada had tempoh Mengikut keperluan

Pegawai Tiada had tempoh Sekurang-kurangnya dua (2)

Pengangkutan (bukan orang
pemandu)

58
Tatacara Pengurusan Aset
Ringkasan pelupusan - dokumen

KEPERLUAN PELUPUSAN (SEBELUM)

Pelupusan Dokumen Yang Dihantar Kepada

Kuasa Melulus

Kenderaan KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh JKR Mekanikal
Peralatan ICT KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh PTM
Pindahan/hadiah KEW.PA-17
Surat permohonan hadiah daripada
penerima
Peralatan mekanikal, teknikal, KEW.PA-17
elektrikal, elektronik KEW.PA-16 oleh pakar
Tatacara Pengurusan Aset
Ringkasan pelupusan - dokumen

KEPERLUAN PELUPUSAN (SELEPAS)

Kaedah Pelupusan Dokumen Yang Dihantar Kepada
Kuasa Melulus
Jualan secara ; KEW.PA-19
Tender Resit
Sebut harga
Lelong
Jualan sisa
Tukar barang (barter trade) KEW.PA-19
Tukar beli (trade in)
Tukar ganti (Cannibalize)
Pindahan/hadiah KEW.PA-19
Surat Akuan Penerimaan
Musnah secara ; KEW.PA-19
Ditanam KEW.PA-18
Dibuang
Ditenggelam
Tatacara Pengurusan Aset
Ringkasan aspek perlu diurus berkait aset alih

Aktiviti Kekerapan Catatan

Mesyuarat JKPAK Setiap tiga (3) bulan sekali
Pemantauan Agensi Sekurang-kurangnya dua (2)
Bawahan kali setahun
Pemeriksaan Mengejut Sekurang-kurangnya sekali
setahun
Pemeriksaan Harta Modal Sekurang-kurangnya dua (2)
dan Inventori kali setahun
Oleh Ketua Bahagian/
Jabatan (gunakan Buku
Daftar Pemeriksaan Stor
AP309)
Oleh Pegawai
Pemeriksa

Laporan Pelupusan & Setiap suku tahun Jika ada

Hapuskira
Tatacara Pengurusan Aset
Laporan Tahunan (KPM ke Perbendaharaan)

LAPORAN ASET ALIH KERAJAAN

Tajuk Borang

Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8

Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12

Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih KEW.PA-20

Laporan Tindakan Surcaj/tatatertib KEW.PA-32

Laporan Kehilangan/Hapuskira Aset Alih KEW.PA-33