PURCHASING AND RECEIVING

Di Susun oleh:
1. Yuliana Dwi Marwa ( 2181102043)
2. Della Tairas ( 21811020
3. Amelia Nur Halimah ( 21811020
Kelas: FB A Semester 4
 PENGERTIAN PURCHASING
Beberapa pengertian purchasing dari para ahli:
1. Menurut Sofjan Assauri (2008,p.223) Pembelian
merupakan salah satu fungsi yang penting dalam
berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani
tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas
bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan
harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan
perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena
pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan
dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik.
 Lanjutan...
2. Menurut Kho (2016) Kata Purchasing berasal dari
bahasa Inggris dan sering digunakan dalam industri-
industri luar maupun dalam negeri. Jika diterjemahkan
langsung, maka purchasing dapat diartikan sebagai
Pembelian dalam bahasa Indonesia. Jadi pada dasarnya,
purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan
pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan produksi.
Department yang menangani proses purchasing
tersebut biasanya disebut dengan Purchasing
Department.
 Lanjutan...
3. Sedangkan menurut Suarsana (2007b:2) Purchasing
berasal dari beberapa suku kata dalam bahasa Inggris
yaitu: “purchase” tepatnya “to purchase” yang diartikan
“membeli” atau melakukan pembelian. Dilihat dari asal
katanya, sebutan atau istilah “purchasing department”
dapat diartikan sebagai “salah satu departemen atau sub
bagian dari Departemen Akunting, yang mendapat
otoritas dari manajemen atau pemilik hotel, untuk
melakukan pembelian semua jenis barang keperluan
operasional perusahaan atau hotel”
 Lanjutan ...
Dari pengertian di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa purchasing  atau
pembelian adalah suatu usaha dalam
memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa
yang diperlukan oleh perusahaan dengan
melihat kualitas atau mutu, kuantitas dari
barang yang dikirim, serta harga dan waktu
pengiriman yang tepat.
 TUGAS dari PURCHASING
1. Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya
ke supplier, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai
dengan jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
2. Melakukan input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang
yang dibebankan kepada penerima barang.
3. Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO,
untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan
keputusan.
4. Melakukan pembelian alat- alat , barang, seperti office supplies, agar
tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap departemen.
5. Setiap nama barang atau item yang ada di dalam PR (Purchase
Requisition ) harus membuat perbandingan harga (quotation) paling
sedikit 3 supplier untuk pembelian alat-alat, barang, obat dan lain-
lain, yang nantinya akan dilampirkan kedalam PR tersebut.
 Lanjutan...
6. Membuat perbandingan harga untuk sayuran, buah-
buahan, daging, poultry, seafood, dairy dan groceries
yang selau dilakukan setiap bulannya.
7. Mencari kualitas barang dan harga barang untuk
keseluruhan PR dari setiap department yang berbeda.
8. Bertanggung jawab atas kelancaran pesanan,
pengiriman dan pengembalian pembelian barang.
9. Menjaga komunikasi yang terbuka dan efektif antara
departemen lainnya.
10.Menjaga komunikasi dan hubungan yang baik
dengan supplier.
TANGGUNG JAWAB dari PURCHASING
1. Bertanggung jawab 2. Bertanggung jawab atas
atas pelaksanaan usaha-usaha untuk dapat
pembelian bahan-bahan mengikuti perkembangan
agar rencana operasi bahan - bahan baru yang
dapat mengguntungkan
dapat dipenuhi dan
dalam proses produksi,
pembelian bahan-bahan perkembangan dalam
tersebut pada tingkat desain, harga dan faktor-
harga yang perusahaan faktor lain yang dapat
akan mampu bersaing memengaruhi produk
dalam memasarkan perusahaan, harga dan
produknya. desainnya.
 Lanjutan...
3. Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau
meningkatkan perputaran (turn over) bahan, yaitu dengan
penentuan skedul arus bahan ke dalam perusahaan dalam jumlah
yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan
menyelidiki data dan perkembangan pasar, perbedaan sumber-
sumber penawaran (supply) dan memeriksa produk supplier
untuk mengetahui kapasitasnya dan kemampuan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
5. Sebagai tambahan, kadang bagian pembelian  bertanggung
jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah
diterima dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan.
 PRINSIP DALAM PEMBELIAN
(PURCHASING)
1.The Right Price 2. The Right Quantity
merupakan nilai Jumlah yang tepat
suatu barang yang dapat dikatakan
dinyatakan dalam sebagai suatu jumlah
mata uang yang layak yang benar-benar
atau yang umum diperlukan oleh suatu
berlaku pada saat dan perusahaan atau
kondisi pembelian perhotelan pada saat
dilakukan. tertentu.
 Lanjutan ...
The right time menyangkut The right place
pengertian bahwa barang mengandung pengertian
tersedia setiap kali
bahwa barang yang
diperlukan. Dalam hal ini
persediaan barang haruslah dibeli dikirimkan atau
diperhitungkan karena jika diserahkan pada tempat
ada persediaan barang yang dikehendaki oleh
tentunya ada biaya pembeli.
perawatan barang tersebut.

3. The Right Time 4. The Right Place

 Lanjutan ...
5. The Right Quality 6. The Right Source
adalah mutu barang mengandung pengertian
yang diperlukan oleh bahwa barang berasal dari
sumber yang tepat. Sumber
suatu perusahaan sesuai dikatakan tepat apabila
dengan ketentuan yang memenuhi prinsip-prinsip
sudah dirancang yang yang lain yaitu the right
paling menguntungkan price, the right quantity, the
perusahaan. right time, the right place,
and the right quanlity.
TUJUAN PURCHASING
 Tujuan manajemen purchasing adalah
mendapatkan efisiensi operasi melalui
intregrasi semua perolehan, pergerakan bahan
baku dan bahan pengemas di suatu
perusahaan.
 PROCEDURE DALAM PROSES
PURCHASING
1. permintaan pembelian bahan baku
Permintaan pembelian bahan baku harus menggunakan
purchase riquisition form.
2. Memilih pemasok
setelah menerima formulir permintaan pembelian dari
setiap divisi selanjutnya, pihak purchasing harus
memilih pemasok bahan baku yang diminta. Pihak
purchasing harus mengirimkan surat penawaran pada
pemasok terkait harga,kualitas,kuantitas,dan syarat
yang harus dipenuhi untuk memesan bahan.
3. Pemesanan
pemesanan dilakukan melalui PO atau purchase order
yaitu dokumen yang dikirimkan kepada pemasok terkait
bahan pesanan.
 Lanjutan ...
4. Memantau pesanan
saat formulir pesanan sudah diterima oleh
pemasaran, bagian purchasing harus
memantau atau menindaklanjuti pesanan oleh
pihak pemasok dan pemantauan bisa
dilakukan melalui email atau media lainnya.
 SYARAT-SYARAT PEMBELIAN
1. Keberlakuan
2. Penerimaan
3. Tanggal pengiriman
4. Kuantitas
5. Lokasi pengiriman
6. Syarat-syarat pengiriman
7. Kepemilikan dan resiko kehilangan
8. Pengemasan
9. Amandemen dan modifikasi
10. Pemeriksaan dan penolakan terhadap barang-
barang yang tidak sesuai
11. Harga
12. syarat-syarat
pembayaran
13. Jaminan
14. Ganti rugi
15. Pelaksanaan yang
aman
16. pengakhiran
 PENGERTIAN RECEIVING
 Bagian penerimaan barang (Receiving) merupakan
bagian  yang menjalankan fungsi pengendalian
biaya pada saat barang dikirimkan ke hotel oleh
supplier.  Petugas Receiving harus memiliki
dokumen  Standar Spesifikasi untuk memastikan
bahwa produk yang diterima dari segi kualitas,
jenis, bentuk, ukuran telah benar.  Mereka juga
harus mempunyai copy Surat Pesanan (Purchase
Order) untuk membandingkan kuantitas, kualitas,
dan harga yang telah disepakati.
 PERANAN RECEIVING
1.  Menerima dan mencocokkan
semua barang-barang yang
datang di hotel sesuai dengan
order dan didukung oleh Purchase
Order atau Market List.
2. Menulis Receiving Report untuk
semua barang-barang yang
datang di hotel dan memindahkan
ke Daily Receiving Sheet yang
didistribusikan ke Cost Control.
3. Memberitahukan
kepada Storekeepers dan
Departemen terkait untuk barang-
barang yang datang, sebab
barang-barang tersebut harus
dipindahkan dari area Receiving
Clerk.
4. Memberikan cap pada faktur
atau Receiving Report dengan Cap
Receiving report dan tanda tangan
bila telah diterima.
5. Apabila barang yang datang tidak
memenuhi ketentuan standar,
dicatat dalam “Memorandum
Invoice” dan segera diberitahukan
kepada vendor
Tanda tangan oleh Receiving tersebut
dimaksudkan untuk membuktikan
bahwa barang yang diterima tersebut
benar-benar dipesan dan dibutuhkan
oleh pihak yang meminta barang.
 PROCEDURE PENERIMAAN BARANG
1. Department purchasing melakukan pembelian barang dan memilih supplier
sesuai dengan Purchase Requisition ( PR ) dari setiap department , Market List
( ML ) dari main kitchen setelah itu diproses menjadi Purchase Order (PO).
2. Supplier menyiapkan barang – barang yang akan dikirim ke hotel berdasarkan
Purchase Order (PO) dari purchasing
3. Purchase Order (PO) yang telah diproses diserahkan ke accounting (cost
control) untuk dilakukan pemeriksaan harga,kuantitas,dan jenis barang yang
akan di beli. Bila Purchase Order (PO) disetujui makaPO ditandatangani oleh
accounting dan diserahkan ke receiving bila tidak PO dikembalikan ke
Purchasing dengan catatan.
4. Receiving menerima Purchase Order (PO) dari accounting dan memeriksanya
untuk mengetahui barang jenis apa yang akan datang dan diterima oleh
receiver.
5. Supplier datang ke hotel dengan membawa barang yang dipesan oleh hotel /
purchasing disertai faktur rangkap 3 (tiga) dan diterima oleh bagian receiving.
6. Receiver memeriksa barang – barang tersebut berdasarkan kuantitas,
kualitas ,harga , dan delivery barang tersebut dan menyesuaikan dengan
Purchase Order (PO).
7. Bila ada perbedaan antara barang yang dikirim dengan Purchase Order (PO),
maka receiver berhak menolak serta mengembalikanya barang tersebutkepada
supplier.
8. Bila barang yang datangsesuai dengan Purchase Order (PO), maka barang yang
datang diterima oleh receiver dan faktur ditandatangan serta ditulis tanggal
penerimaan setelah itu di cap “ RECEIVING”. Faktur duplikat / surat jalan yang
sudah di cap dan ditandatangan tadi kemudian diserahkan pada supplier
untuk ditukarkan dengan PO pada saat kontra bon.
9. Barang yang telah diterima oleh receiving diinformasikan pada kitchen,
store ,atau POMEC.
10. Selanjutnya receiver membuat receiving report / laporan penerimaan barang
rangkap 3 (tiga) setelah itu receiving report tersebut di tandatangan dan
disatukan dengan Purchase Order (PO) dan faktur dari supplier dipisah
menjadi 3 rangkap.
11. Purchase Order (PO),faktur,dan receiving report duplikat diserahkan pada
account payable / bagian hutang untuk diproses sebagai bukti pengakuan
hutang usaha.