1.

Menindaklanjuti dan memantau perkembangan Pesanan

Setelah pesanan dilakukan dan pemasok telah menentukan apa yang dibutuhkan,
langkah selanjutnya dalam proses pembelian adalah memantau kemajuan pesanan, yang biasa
disebut dalam industri sebagai "tindak lanjut". Langkah ini diperlukan agar pemasok dapat
menyediakan dan mengirimkan barang atau jasa yang dibutuhkan tepat waktu dan dalam
jumlah yang dijanjikan. Pembeli biasanya menanyakan kepada pemasok tentang perkembangan
barang dan jasa yang dibutuhkan melalui email, telepon atau kunjungan langsung ke
kantor/pabrik pemasok.
2. Penerimaan Barang dan Pemeriksaan
Menerima barang yang dikirim oleh pemasok dan membandingkan jumlahnya dengan
dokumen pesanan. Hasil penerimaan dan pemeriksaan barang dikomunikasikan kepada Bagian
Pembelian.
Proses penerimaan barang harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
 Tanda terima perjalanan biasanya berisi data seperti tanggal tanda terima
perjalanan, deskripsi barang, jumlah barang, dan nomor pesanan pembelian untuk
barang yang dikirim.
 Memeriksa jumlah Barang
Segera setelah Anda menerima surat perjalanan Anda, periksa untuk melihat apakah
itu cocok dengan barang yang Anda terima. Gunakan product type untuk mengecek
apakah produk yang dikirim adalah produk yang dipesan. Kami kemudian
membandingkan dan menghitung jumlah barang yang dikirim, terlepas dari apakah
barang tersebut cocok dengan dokumen perjalanan.
 Pengecekan Fisik Barang
Setelah menghitung jumlah barang yang sudah sampai, kegiatan selanjutnya adalah
melakukan pengecekan fisik terhadap barang yang sudah sampai. Lanjutkan dengan
hati-hati untuk melihat apakah ada yang rusak. Jika barang ditemukan secara fisik
kurang lancar, kami akan segera memisahkannya dan mencatat barang tersebut
sehingga dapat dikembalikan ke pemasok untuk diganti di lain waktu.
 Membuat Bukti Tanda Terima Barang
Terakhir, Anda perlu membuat dan mencetak bukti tanda terima barang Anda. Hal
ini menandakan bahwa barang yang dikirim oleh supplier telah diterima, diperiksa
dan dipesan. Tiga salinan konfirmasi penerimaan barang biasanya dibuat. Satu untuk
slip gudang, satu untuk pemasok sebagai lampiran selama penyelesaian
pembayaran, dan satu untuk akuntansi.

Proses penerimaan barang atau penerimaan barang membutuhkan standar SOP di perusahaan.
Di bawah ini adalah contoh SOP masuk:

1. Pekerja gudang menerima barang dari vendor dan mencocokkan tanggal penerimaan,
Status Anda akan diverifikasi.
2. Jika data pada dokumen perjalanan benar, buka segel karton truk dan periksa jumlah
dan kondisi barang. Dokumen dalam format foto atau video diperlukan.
 3. Tetapi, Apabila masih terdapat ketidaksesuaian antara jumlah barang dengan data
dokumen perjalanan maka akan segera dilaporkan ke pegawai gudang dan supplier dan
diperbaiki
4. Kualitas barang diperiksa oleh pekerja QC Incoming
5. Barang yang mengalami kecacatan atau barang dalam keadaan tidak baik setelah
dilakukan pemeriksaan oleh petugas QC akan dilakukan prosedur pengembalian sesuai
dengan instruksi pemasok.
6. Atas barang tersebut dilaporkan kepada petugas gudang untuk proses bongkar muat
dan penyimpanan selanjutnya di lokasi yang telah disiapkan
7. Setelah itu, proses input penerimaan barang pada system dan proses serah terima
barang
8. Penerimaan barang dicatat pada kartu barang dengan data rinci dan dokumen
perjalanan.

3. Faktur Pembayaran Faktur

Faktur tagihan adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang dikeluarkan
oleh penjual kepada pembeli. Faktur berisi rincian barang yang dibeli, harga satuan, jumlah
total, dan tanggal pembelian. Faktur tagihan lebih dikenal dengan invoice.
.
Faktur tagihan biasanya dibuat dalam 3 rangkap. Lembar pertama untuk pembeli ketika faktur
dibayar, salinannya untuk arsip departemen penjualan, dan lembar ketiga untuk laporan
keuangan. Lembar invoice berfungsi sebagai bukti transaksi kredit.

Semua perusahaan, baik perusahaan perdagangan maupun jasa, memerlukan faktur sebagai
dokumen penagihan resmi kepada pelanggan mereka. Setelah faktur ditinjau dan disetujui,
pembayaran akan dilakukan sesuai kesepakatan.

Fungsi Faktur Tagihan

Sebagaimana dijelaskan di atas, Faktur Tagihan digunakan untuk menagih pembelian yang
dilakukan oleh konsumen. Namun berikut ini kegunaan lain faktur tagihan yang dijelaskan
secara lebih terperinci :
1. Memberikan informasi tentang barang/jasa yang dibeli oleh konsumen.
2. Memberikan informasi tentang jumlah tagihan dan syarat pembayaran yang dibayar
konsumen.
3. Sebagai acuan yang sah dalam hal barang/jasa yang terdaftar dijual kembali kepada
pihak ketiga.
4. Sebagai referensi yang valid saat menambahkan transaksi ke set pembukuan.
5. Dalam beberapa kasus, faktur dapat digunakan sebagai referensi yang sah sebagai
faktur pajak.
6. Sebagai acuan kesalahan perhitungan dalam pengiriman dan jumlah tagihan.