MEDIA MENGAJAR

ADMINISTRASI
TRANSAKSI
Program Keahlian
Bisnis Daring dan Pemasaran
UNTUK SMK/MAK KELAS XI
BAB 5

Dokumen Administrasi
Penjualan Barang

Sumber: pixabay.com
 PETA KONSEP
Dokumen Administrasi
Penjualan Barang

Penjualan Administrasi Administrasi Konfirmasi

Barang Penjualan Penjualan Saldo
Dagang Tunai Kredit Piutang
A. Penjualan Barang Dagang
1. Perusahaan Dagang Berdasarkan Konsumen
a. Perusahaan Dagang Besar (Wholesaler)

Perusahaan yang secara langsung

membeli produk dari pabrik dalam
jumlah yang besar, kemudian
menjual barangnya ke sebagian
pedagang melalui perantara dengan
volume penjualan yang cukup besar. Sumber: pixabay.com

Contoh perusahaan dagang

besar, yaitu toko keramik.
b. Perusahaan Dagang Sementara (Middleman)

Perusahaan dagang sementara

(middleman) adalah
perusahaan yang membeli
dalamjumlah besar untuk
dijual kembali ke pengecer
dalam jumlah sedang.
Contohnya, subgrosir.

Sumber: pixabay.com
c. Perusahaan Dagang Pengecer (Retailer)

Perusahaan
yang langsung
menjual kepada
konsumen
secara eceran.
Retailer sering Sumber: pixabay.com

kita jumpai di
lingkungan Sumber: wikipedia.org
Alfamart dan pasar
sekitar kita. swalayan merupakan
contoh dari perusahaan
dagang pengecer (retailer).
2. Penjualan

Penjualan merupakan
kegiatan menjual Berikut dua jenis
barang atau jasa transaksi penjualan.
kepada pihak lain. • Penjualan tunai
Transaksi penjualan • Penjualan kredit
dapat berupa tunai
ataupun kredit.

Sumber: pixabay.com
Berikut penjelasan mengenai dua transaksi penjualan.
a. Penjualan Tunai
Penjualan tunai merupakan penjualan yang penyerahan barang dan
pembayarannya dilakukan secara bersamaan. Bukti transaksi tunai
berupa copy nota kontan, copy kuitansi, atau bukti internal berupa bukti
kas masuk.

b. Penjualan Kredit
Penjualan kredit merupakan transaksi jual beli barang yang dilakukan
oleh penjual dan pembeli dengan cara pembayaran dilakukan di
kemudian hari sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan. Bukti
transaksi yang dibuat oleh penjual berupa faktur penjualan kredit.
3. Retur dan Potongan Penjualan
Retur penjualan merupakan kegiatan
pengembalian barang yang dijual oleh pembeli
karena ketidaksesuaian, baik dari kuantitas,
maupun kualitas, atau terjadinya kerusakan.

Potongan penjualan merupakan potongan harga

yang diberikan oleh penjual kepada pembeli
untuk merangsang pembeli agar segera
membayar utangnya, sebelum tanggal jatuh
Sumber: pixabay.com tempo yang ditetapkan.
B. Administrasi Penjualan Tunai
1. Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
a. Prosedur Penerimaan Kas dari Over The Counter Sales

Dalam penjualan tunai, perusahaan

menerima uang tunai, cek pribadi,
atau pembayaran langsung dari
pembeli melalui kartu kredit
sebelum barang diserahkan kepada
pembeli.

Sumber: wikipedia.org
Penerimaan kas dilaksanakan melalui prosedur berikut.
1)
Pembeli memesan langsung kepada wiraniaga (sales person) di bagian
penjualan.

2)
Bagian kassa menerima pembayaran dari pembeli, dapat berupa uang
tunai, cek pribadi, atau kartu kredit.

3)
Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk
menyerahkan barang kepada pembeli.

4)
Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
5)
Bagian kassa menyetorkan kas yang diterima ke bank.

6)
Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal
penjualan.

7)
Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai
dalam jurnal penerimaan kas.
b. Penerimaan Kas dari COD Sales

Cash on delivery sales

(COD sales) merupakan
transaksi yang
penjualannya
melibatkan kantor pos,
perusahaan angkutan
umum, atau angkutan Sumber: wikipedia.org

perusahaan sendiri Credit card merupakan sarana pembayaran

dalam penyerahan dan bagi pembeli, baik dalam over the counter
penerimaan kas dari sales maupun dalam penjualan yang
hasil penjualan. pengiriman barangnya dilaksanakan melalui
jasa pos atau angkutan umum.
Penerimaan kas pada COD sales dengan melibatkan kantor pos
dilaksanakan dengan prosedur berikut.
1) Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos.

2) Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara

mengisi formulir COD sales di kantor pos.

3) Kantor pos pengirim mengirimkan barang dan formulir COD sales sesuai
dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima.

4) Pada saat menerima barang dan formulir COD sales, kantor pos
penerima menginformasikan kepada pembeli bahwa barang COD sales
telah diterima.
5) Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan
melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD
sales.

6) Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD

sales telah dilaksanakan.

7) Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah

selesai dilaksanakan sehingga penjual dapat mengambil kas yang
diterima dari pembeli.
c. Penerimaan Kas dari Credit Card Sales

Pada dasarnya, credit card bukan

merupakan suatu tipe penjualan, tetapi
merupakan salah satu cara pembayaran
bagi pembeli (baik dalam over the counter
sales maupun dalam penjualan yang
pengiriman barangnya dilaksanakan melalui
jasa pos atau angkutan umum) dan sarana
penagihan bagi penjual, yang memberikan
kemudahan bagi kedua pihak.

Sumber: pixabay.com
Berikut tiga kelompok kartu kredit.
1) Kartu Kredit Bank (Bank Cards)
Kartu kredit ini diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan lain. Kartu
kredit yang banyak beredar adalah Visa dan Master Card.

2) Kartu Kredit Perusahaan (Company Cards)

Kartu kredit ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para
pelanggannya.

3) Kartu Bepergian dan Hiburan (Travel and Entertaintment Cards)

Kartu kredit ini digunakan dalam bisnis, restoran, hotel, dan motel.
Namun, banyak pula toko yang menerima kartu kredit tersebut sebagai
alat pembayaran.
2. Dokumen Pendukung
Daftar Harga
a. Daftar Harga
No. Kode Nama Barang Tipe Satuan Harga (Rp)
Daftar harga
A01 Kompor Gas
merupakan daftar
informasi 1. A011 Kompor Gas 1 tungku Unit 92.000,00
Bio-L
mengenai nama
2. A012 Kompor Gas 2 tungku Unit 129.000,00
barang dan tipe Fukuda FGS-28T
atau spesifikasi 3. A021 Gas Cooker Low Unit 3.139.000,00
barang, harga pressure
barang, dan B-888 G
program promo 4. A022 Gas Cooker Preasure Unit 379.000,00
ZL-30
yang diberikan
oleh penjual.
b. Daftar Pelanggan Daftar Pelanggan
No. Nama Pemasok Alamat Pemasok No. Telepon
Daftar
pelanggan 1. PT ABC FOODS Jl. M. T. Haryono No. 13 B, 024-7865855
Semarang
merupakan
2. PT CAKRAWALA Jl. Cendekiawan No. 45 Gang II, 0274-
catatan Yogyakarta 8765444
perusahaan 3. PT DEWI MADANI Jl. Slamet Riyadi No. 55, Klaten 0271-987655
mengenai
4. PT GRAND MAYA Jl. Muh. Yamin No. 5 Blok E, 024-466572
data Salatiga
pelanggan
5. PT NAJWA FRESH Jl. Candra Kirana Bo. 24, 0271-657884
berupa Surakarta
nama, 6. PT PRISMA Jl. Jend Katamso No. 22, 0271-699587
alamat, dan DAMAR Surakarta
nomor 7. TOKO TULIP INDAH Jl. Jaya Wijaya No. 3, Surakarta 0271-98764
telepon.
c. Daftar Pesanan Konsumen

Daftar konsumen sebagai

Daftar pesanan catatan untuk bagian
konsumen penjualan dan sekaligus
merupakan rekap mempermudah bagian
dari surat pesanan penjualan dalam meneliti
(PO) yang telah PO setelah dilakukan
dikirim pelanggan. pengiriman barang.
Sumber: pixabay.com
3. Nota kontan
Nota kontan Berikut hal-hal yang termuat
merupakan bukti dalam nota kontan.
transaksi penjualan
secar atunai yang • Kota dan tanggal
dibuta oleh penjual transaksi
untuk diserahkan • Nama dan alamat
kepada pembeli. Nota pembeli
kontan memiliki dua • Nomor nota kontan
rangkap, yaitu rangkap • Jumlah, jenis, harga
pertama untuk satuan, dan total
pembeli dan rangkap harga dari barang
kedua untuk penjual. yang dibeli.
Sumber: pixabay.com
4. Kuitansi
Lembar kuitansi terdiri
dari dua bagian, bagian
Kuitansi adalah bukti sebelah kanan
penerimaan sejumlah diberikan kepada pihak
uang yang dibuat dan pembayar, bagian kiri
ditandatangai oleh yang tertinggal disebut
penerima uang sus digunakan sebagai
(penjual), kemudian arsip bagi pihak
diserahkan kepada penerima uang.
pembayar uang
tersebut (pembeli).

Sumber: pixabay.com
5. Surat Jalan

Surat jalan merupakan dokumen yang

wajib disertakan ketika penjual akan
mengirimkan barang ke alamat pembeli.
Surat jalan berisi keterangan barang-
barang yang dikirim ke pembeli.

Sumber: pixabay.com
C. Administrasi Penjualan Kredit
1. Dokumen Pendukung
a. Daftar Pelanggan
Bagi perusahaan, daftar pelanggan berfungsi memudahkan perusahaan
dalam pengiriman barang dan menginformasikan hal-hal yang
berkaitan dengan transaksi jual beli.

b. Daftar Harga
Salah satu dokumen yang harus disiapkan oleh perusahaan dagang
adalah daftar harga yang berisi informasi mengenai nama, spesifikasi,
dan harga barang secara terperinci.
c. Purchase Order (Surat Pesanan)
Proses penjualan barang dalam suatu perusahaan dimulai ketika
terdapat pesanan dari pembeli.

d. Daftar Pesanan Pelanggan

Daftar pesanan pelanggan, baik untuk penjualan tunai maupun kredit
dibuat dalam satu buku. Hal yang membedakan adalah mengenai
kolom syarat pembayaran.
2. Faktur (Invoice)

Faktur adalah bukti transaksi dari penjualan secara kredit, yang dibuat
oleh penjual untuk diserahkan kepada pembeli.

3. Kuitansi

Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang dibuat dan

ditandatangani oleh penerima uang (penjual), kemudian diserahkan
kepada pembayar uang tersebut (pembeli).
4. Nota Debit

Nota debit adalah bukti yang dibuat oleh pembeli untuk penjual sebagai
pemberitahuan bahwa terjadi transaksi pengembalian atas barang yang
dibeli dikarenakan rusak atau tidak sesuai.

5. Nota Kredit

Nota kredit adalah bukti balasan atas nota debit yang dikirimkan oleh
pembeli. Di dalam nota kredit, diberitahukan bahwa penjual telah
mengkredit rekening piutang dagang pembeli.
6. Surat Jalan

Surat jalan merupakan dokumen yang wajib disertakan ketika penjual

akan mengirimkan barang ke alamat pembeli. Surat jalan berisai
keterangan barang-barang yang dikirim ke pembeli.
D. Konfirmasi Saldo Piutang
1. Konfirmasi Piutang

Konfirmasi merupakan kegiatan yang

dilakukan oleh auditor eksternal
perusahaan dengan cara menanyakan
kebenaran saldo piutang yang dicatat
perusahaan kepada debitur (pelanggan)
yang bersangkutan melalui surat
konfirmasi piutang.

Sumber: pixabay.com
2. Jenis Konfirmasi Piutang Berikut kriteria debitur yang akan dikirimkan
a. Konfirmasi Positif surat konfirmasi positif.

Pada saat akuntan publik • Tidak ada kepastian mengenai

mengirimkan surat kesalahan/ketidakberesan akibat hasil
konfirmasi piutang penilaian Sistem Pengendalian Internal
kepada debitur, debitur (SPI) lemah.
harus membalas dengan • Deibitur merupakan perusahaan,
menyatakan setuju atau bukan orang pribadi.
tidak setuju dengan • Jumlah saldo debitur bernilai material
data-data yang di antara daftar piutang lain.
tercantum dalam surat • Piutang berasal dari penjualan kredit.
konfirmasi piutang.
Sumber: pixabay.com
b. Konfirmasi Negatif
Berikut kriteria debitur yang akan dikirimkan
Konfirmasi yang surat konfirmasi negatif.
hanya dibalas
apabila debitur
tidak setuju • Hasil penilaian sistem
dengan data-data pengendalian internal sangat baik.
pada surat • Saldonya relatif kecil atau tidak
konfirmasi piutang material.
yang dikirimkan • Debitur merupakan orang pribadi.
oleh akuntan
publik.

Sumber: pixabay.com
3. Bentuk Konfirmasi Piutang
a. Konfirmasi Piutang Akhir Tahun
Hal yang diinformasikan kepada pelanggan hanya saldo akhir bulan tertentu.

b. Konfirmasi Satuan Piutang

Konfirmasi ini berbentuk satuan piutang yang dikirimkan kepada pelanggan
barupa saldo awal satu bulan.

c. Konfirmasi Faktur yang Belum Terbayar

Hal yang diinformasikan kepada pelanggan hanya faktur yang belum dibayar
sampai tanggal tertentu.