Cara Membuat Surat Niaga

SURAT NIAGA
PENGERTIAN
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan oleh orang-orang atau badan-badan
usaha yang bergerak di bidang bisnis dengan tujuan untuk mendapatkan keuntungan.
SURAT PENAWARAN
Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk
menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak
dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa. Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli
barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya
bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak
menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon
pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta
persyaratan mengenai jual-beli barang. Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap
mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat
permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan catalog atau brosur harga produk.
Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran
adalah sebagai berikut :
1. Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
2. Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman
barang, serta potongan harga lainnya.
3. Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.

SURAT PESANAN
Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi
pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :
• Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.
• Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk dafatar agar mudah
melayani dan mengeceknya.
• Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
• Menyebutkan cara pembayaran.
• Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
• Menyebutkan cara pengepakan.

SURAT PENGADUAN (KLAIM)

Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual,
karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat
karena jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang isi
perjanjian.
Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :
1.Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.
2.Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.
3.Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
4.Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti
yang nyata.
5.Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah
pihak.
SURAT PENGANTAR BARANG
Yaitu surat yang digunakan sebagai pengantar barang dari penjual kepada pembeli atau
pengantar paket barang-barang dan sebagainya.
Hal-hal yang harus dicantumkan dalam surat pengantar barang adalah:
• Nama dan alamat pengirim serta penerima surat/ barang
• Nomor surat pengantar
• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Jumlah, jenis, merek dan keterangan lain mengenai barang/dokumen yang akan dikirim.
• Tanda tangan dan nama terang pengirim surat pengantar, disertai cap/ instansi yang
bersangkutan
• Kolom untuk tanda tangan dan nama terang penerima barang.
SURAT PENGIRIMAN BAYARAN
Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual
yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera penuhi sesuai
dengan yang telah disepakati.
Isi pokok surat pengiriman pembayaran adalah sebagai berikut:
1. Menyatakan barang sudah diterima dengan baik.
2. Menjelaskan cara-cara pembayaran.
3. Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan kemitraan yang menguntungkan.
4. Minta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut.

SURAT TAGIHAN
Surat tagihan meruupakan surat yang dibuat oleh penjual atau pedagang (kreditur)
yang berisi peringatan/ mengingatkan pihak pembeli (debitur) untuk membayar sejumlah uang
atas barang-barang yang dibelinya. Dengan kata lain, surat tagihan dibuat karena pihak pembeli
belum membayar atau tidak mengirimkan uang pembayaran pada tanggal pelunasan yang telah
disepakati bersama.
Hal-hal yang perlu dimuat dalam surat tagihan itu diantaranya adalah:
• Memberitahukan dan mengingatkan mengenai pernyataan waktu pembayaran;
• Pembayaran yang harus segera dibayar/besarnya utang yang harus dibayar;
• Menunjukan tanggal, nomor surat dan faktur pembelian; serta
• Cara pelunasan yang harus dilakukan.

Unsur-unsur yang harus ada dalam membuat surat niaga

• Kepala surat
• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Perihal
• Alamat yang dituju
• Salam pembuka
• Isi surat (pembuka, inti, penutup)
• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang pembuat surat

Hal-hal yang harus di perhatikan dalam membuat syrat niaga

1.Menetapkan tujuan
2.Menetapkan isi surat
3.Nama dan jenis barang
4.Merk dan kualitas barang
5.Banyak barang yang ditawar
6.Penetapan tata urutan isi surat
7.Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu-persatu
8.Hindari penggunaan singkatan