Surat perkenalan

1). Surat Perkenalan Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi
tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan
berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi. Informasi tentang perursahaan
penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :
(1) nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
(2) gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
(3) pekerjaan/projek yang pernah ditangani
(4) harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
(5) khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri Tanda Daftar
Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
Contoh Surat Perkenalan
PT SURYA ABADI
Jalan Kemanggisan Nomor 21
JAKARTA BARAT 11530
_________________________________________________________________________
No. : 021/SA-B/IV/14 1 April 2014

Yang Terhormat
Pimpinan PT Mandiri Jati
JL. Pahlawan Revolusi No. 88
Jakarta Timur
Hal : Perkenalan Jasa Perjalanan

Dengan hormat,
Perusahaan kami PT Surya Abadi, bergerak dalam jasa bidang perjalanan, khusus
melayani berbagai perjalanan rohani atau ziarah.
Perjalanan yang biasa kami lakukan adalah perjalanan tour ke Loudres, Yerusalem,
Roma, dan tempat-tempat suci lainnya. Petugas-petugas kami sangat berpenganlaman dalam
memilih rute yang bisa menghemat biaya. Selain itu mereka dibekali pengetahuan yang
memadai tentang tempat ziarah tersebut.
Telah disediakan Tour Leader dalam beberapa bahasa sekaligus siap memadu
berbagai acara ibadat yang berkaitan dalam tur tersebut.
Bersama ini kami lampirkan brosur agar bisa lebih menjelaskan keterangan kami.
Kepercayaan Bapak kami tunggu dan terima kasih.

Hormat kami,
Manager Penjualan

Adi Setiawan, S.H.

Surat permintaan
2). Surat Permintaan Penawaran Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya
meminta penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses
terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan
terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui harga,
syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli serta juga bisa
untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli.
Surat permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara
pasti keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan
gaya yang menarik. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli
menanyakan :
(1) nama dan jenisbarang
(2) cirri-ciri khusus(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain
(3) harga satuan
(4) potongan
(5) brosur
(6) cara pembayaran
(7) cara penyerahan
(8) kemudahan yang mungkindiperolehpembeli, seperti service gratis, garansi, danlain- lain
yang merupakanlayananpenjual (after sales service).
Contoh Surat Permintaan Penawaran
PT GUNUNG MERAPI
Jalan Mgr. Sugiyopranoto No. 25
SEMARANG
_________________________________________________________________________
No.: 004/GM/IV/14
16 April 2014

Yang terhormat
Direktur PT Indolook Bakti Utama
Jalan HR. Rasuna Said Kav. B-10
Jakarta

Hal: Permintaan Daftar Harga Lemari Besi

Salam hormat,

Setelah membaca dan menyimak kolom iklan di harian Kompas tanggal 15 April 2014,
mengenai penawaran lemari besi merk Chubb, kami sangat tertarik dan bermaksud segera
memesan.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin mengetahui informasi mengenai harga satuan,
syarat pembayaran, cara pengiriman, maupun potongan harga yang diberikan.

Selain itu, kami harap Saudara dapat melampirkan brosur dan daftar harga merk lain sebagai
bahan pertimbangan.

Tanggapan Saudara kami tunggu secepatnya. Terima kasih.

Salam kami,
Manager Pembelian

Ani Atih, S.E.

3.      Surat Penawaran (Offered)
Surat penawaran disebut juga surat jual atau offered. Kedudukan surat ini lemah,
maka harus menggunakan bentuk yang menarik, bahasa yang baik dan sopan serta
menyampaikan informasi secara lengkap. Isi informasi harus sesuai dengan barang yang
ditawarkan dan jangan menjerumuskan karena berlebihan.
Surat penawaran dibuat atas dasar surat permintaan penawaran atau karena akan
memasarkan suatu produk baru. Bila penawaran dilakukan karena ingin memperkenalkan
produk, maka bentuknya dapat lebih bebas dibandingkan dengan permintaan penawaran.

Isi pokok surat penawaran antar lain:

a.       Nama, jenis, kualitas barang
b.      Harga satuan
c.       Sifat penawaran
d.      Cara pembayaran
e.       Cara penyerahan barang
f.       Besar potongan yang diberikan
g.      Besar uang muka yang harus dibayarkan
h.      Alat angkut barang
i.        Jaminan lainnya

Sifat penawaran ada tiga macam, yaitu:

1)      Penawaran tetap, yaitu penawaran yang tidak berubah sifat, baik mengenai harga maupun
syarat-syarat.
2)      Penawaran bebas, penawaran yang isi informasinya sewaktu-waktu bisa berubah, tanpa
pemberitahuan.
3)      Penawaran dengan jangka waktu, misalnya berlaku untuk 3 bulan, selam bualn promosi dan
sebagainya.
Ada beberapa macam syarat-syarat pembayaran yang biasa dilakukan yaitu:
a.       Pembayaran tunai/kontan, dibedakan atas:
1)      Cash and carry (C&C), dibayarkan sebelum barang diangkat
2)      Cash on delivery (COD), dibayarkan setelah barang dikirim
b.      Remburs, yaitu pembayaran yang dilakukan saat mengangkat barang.
c.       Membayar saaat dokumen tiba, yaitu untuk barang impor.
 Alat angkut yang bisa dimanfaatkan sehubungan dengan pengiriman barang antara
lain:
  EMKL (Ekpedisi Muatan Kapal Laut)
  AWB (Air Way Bill)
  ELTEHA

  Titipan Kilat
  Armada Angkatan Laut Perusahaan
  Pos, dan lain-lain
Sedangkan alat penawaran yang dapat dimanfaatkan antara lain: Surat, iklan, reklame,
poster, spanduk, brosur/selebaran, TV, radio, dan lain-lain. Harga satuan dan penyerahan
barang dalam penawaran sering disatukan.

Contoh
Harga per buah Rp. 50.000,00/franco
Artinya, harga per buah Rp. 50.000,00 dan barang diserahkan di gudang pembeli.

Beberapa istilah penyerahan barang yang perlu diketahui antara lain:

a.       Loco gudang: barang diserahkan di gudang penjual
b.      Franco: barang diserahkan di gudang pembeli
c.       Eks gudang: barang diserahkan di luar gudang penjual
d.      Fob: free on board, barang diserahkan di atas kapal
e.       For: free on rail, barang diserahkan di atas gerbong kereta
f.       Fos: free on station, barang diserahkan di gudang stasiun kereta
g.      Fas: free alongside ship, barang diserahkan di samping kapal
Bila penawaran yang disampaikan menyangkut tentang suatu produk, biasanya
disertai dengan contoh (sample) barang yang disertakan. Sample untuk:
  Kain, berupa album berisi berbagai jenis kain
  Mesin, berupa miniatur
  Hasil bumi, berupa kantong berisi hasil bumu tersebut
  Minyak wangi, berupa botol-botol kecil
Contoh Surat Penawaran
PT ECHOSTAR
Jalan Danau Sunter Utara
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 0924/ECH/IV/14 18 April 2014

Toko Electrica Nusantara

Jalan Gereja Lama No. 5
Semarang

Hal: Penawaran Alwedo Parabola

Dengan hormat,

Surat Saudara No. 011/EN/IV/14, tanggal 16 April 2014, perihal permintaan penawaran
Alwedo Parabola, telah kami terima. Untuk itu terima kasih.

Sehubungan dengan hal itu, dapat kami informasikan hal-hal berikut:

1. Harga satuan Rp. 2.150.000,00/franco
2. Pembelian lebih dari satu unit mendapat potongan 15%
3. Pesanan disertai uang muka 25% dari jumlah harga
4. Pelunasan pembayaran setelah barang diterima
5. Garansi 2 tahun

Selain itu, kami juga menjual parabola dengan harga grosir.

Agar lebih jelas, berikut ini kami lampirkan daftar harga dan leaflet. Terima kasih.

Hormat kami,
Manager Penjualan

Adi Setiawan, S.H.

 4. Surat Pengantar Barang (SPB)
Selain surat pemberitahuan pengiriman barang, dikenal juga jenis surat niaga lain yang
berkaitan dengan pengiriman barang, yaitu surat pengantar barang (SPB). Surat pengantar
barang disebut juga surat jalan. Surat in memiliki fungsi:
a.       Sebagai bukti penyerahan dan tanda terima barang
b.      Untuk menjamin bila ada pemeriksaan dalam perjalanan
Jenis angkutan dan surat yang dipergunakan:
a.       Untuk angkutan darat disebut surat pengantar barang
b.      Untuk angkutan laut disebut konosemen atau Bill of Lading atau surat muatan
c.       Untuk angkutan melalui udara dengan dokumen Air Way Bill (AWB)
Macam-macam Konosemen:
1)      Konosemen dengan nama atau konosemen recta, yaitu hanya yang tercantum dalam
konosemen itu yang berhak menerima
2)      Konosemen kepada order artinya barang dapat diserahkan kepada orang lain dengan
endosemen (keterangan hak diserahkan kepada orang lain)
3)      Konosemen dengan nama atau order artinya dapat diterimakan kepada yang namanya
tercantum atau dengan endosemen
4)      Konosemen kepada siapa yang membawa, artinya bisa diserahkan begitu saja
Contoh Surat Pengantar Barang (SPB)
PT DWITAMA
Jalan Malioboro Nomor 15
YOGYAKARTA
_________________________________________________________________________
Order Nomor: Yang terhormat,
………………..

Harap diterima barang-barang di bawah ini:

No. Jumlah Satuan Jenis Barang Keterangan

Jakarta, …………………….

Penerima Pengirim

_______________ _____________
 5. Surat Tagihan
Tagihan terjadi karena pihak pemesan tidak melakukan pembayaran sesuai dengan
kesepakantan. Misalnya menunda pembayaran atau bahkan mundur cukup lama tanpa ada
pemberitahuan atau alasan yang pasti.
Ada beberapa tahapan pengiriman surat tagihan, mulai dari tagihan pertama hinngga
ketiga. Apabila setalah surat tagihan ketiga, pembeli tetap tidak memberikan tanggapan,
persoalan utang-piutang bisa diserahkan ke bank melalui inkaso. Bila hal ini juga tidak
diindahkan, maka langkah terakhir yang ditempuh adalah mengajukan surat gugat ke
pengadilan negeri setempat.

Cara Menyusun
1)      Hal: Tagihan Faktur Nomor….
2)      Alinea Pembuka
Akan melakukan tutup buku, ditemukan faktur yang belum diselesaikan pembayaran dll atau
batas waktu pembayran telah lewat, namun tidak ada kabar apapun dsb.
3)      Aline Isi (Tubuh)
a.       Permintaan agar faktur terutang segera dibayar
b.      Informasi bahwa penulis melampirkan faktur dan kopi pesanan
4)      Alinea Penutup
Permintaan penyelesaian pembayaran faktur terutang dan penyampaian ucapaan terima kasih.
Contoh Surat Tagihan
PT IMAMORA MOTOR
Jalan Jend. Sudirman Kav. 25-27
JAKARTA
_________________________________________________________________________
No.: 28/IM/V/14
25 Mei 2014

PT Suralaya
Jalan Kalijati No. 15
Subang

Hal: Tagihan Faktur No. 07/08

Dengan hormat,

Dengan ini, kami beritahukan kepada Saudara bahwa terdapat faktur dengan No. 07/08,
sebesar Rp. 2.250.000,00 (dua juta dua ratus lima puluh ribu rupiah) yang belum dibayar.
Seharusnya angsuran tersebut sudah dilunasi sejak 5 hari yang lalu.

Sehubungan dengan hal itu, kami harap agar Saudara segera melunasi kekurangan tersebut
melalui rekening kami.

Berikut ini kami lampirkan fotokopi pesanan dan faktur tersebut.

Penyelesaian pembayaran Saudara kami tunggu secepatnya. Terima kasih.

Hormat kami,
Manager Penjualan

Ani Atih, S.E.

 6. Surat tuntutan
Dalam kegiatan bisnis, surat klaim diajukan oleh pihak pembeli. Surat ini terjadi atau
dibuat karena ada masalah di dalam suatu transaksi bisnis.
Beberapa hal yang menjadi penyebab terjadinya klaim antara lain:
a.       Keterlambatan pengiriman barang
b.      Barang pesanan tidak sesuai dengan contoh yang pernah dikirim (kualitas lebih rendah)
c.       Barang pesanan rusak atau cacat
d.      Jumlah yang dipesan kurang atau tidak lengkap
e.       Merk berbeda dengan yang dipesan
Hal-hal di atas mengakibatkan timbulnya tuntutan atau klaim, misalnya:
1)      Membatalkan pesanan
2)      Minta ganti rugi
3)      Minta potongan harga
4)      Barang minta dibuka
5)      Minta tambahan barang sesuai dengan kekurangan
6)      Minta dikirim tenaga teknisi (pembelian kapal, pesawat, AC, dan sebgainya)

Syarat-syarat pengajuan tuntutan

Mengajukan klaim harus dilakukan secara hati-hati sehingga tidak terjadi salah
paham. Oleh karena itu, harus diselidiki lebih dahulu dan data-data pendukung harus
dipersiapkan selengkap-lengkapnya, tidak hanya bersifat emosional saja. Ini perlu diusahakan
agar hubungan kerja/dagang tetap berjalan (tidak putus). Bila perlu dan memungkinkan
diadakan musyawarah untuk mencari penyelesaian yang terbaik, dan dihindari sengketa
jangan sampai ke pengadilan. Klaim dapat diajukan kepada penjual, pengangkut barang atau
kepada asuransi yang menanggung barang. Sebaiknya diajukan segera setelah diketahui ada
persoalan.
Ada beberapa hal yang tidak bisa diklaim, misalnya: barang yang rusak secara alami,
berat barang menurun karena semakin kering (misalnya: cengkeh, tembakau dan sebagainya).

Cara Menyusun
1)      Hal: Klaim atas Barang Kiriman (Pesanan)
2)      Alinea Pembuka
 Menyampaikan ucapan terima kasih atas barang yang telah diterima dan informasi waktu
penerimaan.
3)      Alinea Isi (Tubuh), bagian ini memuat hal-hal berikut:
  Setelah diteliti/dicoba/dihidupkan/dihitung kami kecewa karena….
  Kami minta ganti rugi berupa…./kami minta tukar dengan yang baru dan sebagainya
  Sebagai bukti, bersama ini kami lampirkan surat dari kepolisian…. (kalau ada)
4)      Alinea Penutup
Alinea penutup biasanya memuat tindak lanjut atau akibat dari kesalahan, dapat pula berupa
sanksi/ancaman, misalnya: sisa pembayaran akan kami selesaikan setelah klaim diselesaikan,
akan membatalkan pembelian, jika klaim tidak segera ditanggapi, dsb.
5)      Lampiran
Memuat dokumen yang ada
Contoh Surat tuntutan
HOTEL BANDUNG PLAZA
Jalan Bumi Siliwangi No. 12
BANDUNG
_________________________________________________________________________
No.: 117/HBP/K/V/14                                                                                    5 Mei 2014

PT Apolo Indah
Jalan Gajah Mada 115
Jakarta
Hal: Klaim atas Air Conditioning
Dengan hormat,
Kiriman Saudara berupa 10 unit Air Conditioning merk Apollo sesuai pesanan kami
No.116/HBP/P/V/14, tanggal 1 Mei 2014 telah kami terima.
Setelah beberapa hari AC tersebut digunakan, ternyata 2 unit AC dari 10 unit yang
Saudara kirim macet dan motornya sering mati. Selain itu, walaupun AC dihidupkan, udara
tetap tidak sejuk.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami harap agar Saudara mendatangkan montir
untuk memperbaiki dan memeriksa AC yang belum dipasang.
Berikut ini kami lampirkan fotokopi pesanan.
Harap Saudara segera mengirimkan montir untuk memperbaiki AC tersebut. Terima
kasih.

Hormat kami,
Manager Pembelian

Ani Atih, S.E.

7. Surat tanda bukti

Surat tanda bukti adalah yang dibutuhkan dengan tujuan agar karyawan perusahaan, terutama
bendahara tidak mudah melakukan kebohongan (korupsi) sehingga perusahaan/organisasi
bisa menghasilkan keuntungan yang lebih banyak.

Contoh surat bukti :

Kios Pasar beras Mulia Restu

Jl. Jend. Sudirman 50, Ajibarang.
                                                                                                     27 Agustus 2009
Perihal : Permintaan Beras

Yth. Manager Penjualan UD Angkasa Raya.

Jalan Ahmad Yani 57, Purwokerto.

Dengan Hormat,
        Sehubungan dengan surat perkenalan Bapak pada tanggal 8 Agustus 2007. Kami 
tertarik untuk memesan beras yang Bapak tawarkan kepada kami, memutus untuk memesan
beras sebagai berikut :
1. Beras Mentik Wangi                         14  kwintal
2. Beras Rojolele                                  15  kwintal
3. Beras IR 64                                      13  kwintal

      Beras yang kami pesan mohon dikirimkan ke alamat kami. Kios Beras Mulia Restu. Jl.
Jendral Sudirman No. 50 Ajibarang.  Kami berharap beras tersebut dapat kami terima
sebelum tanggal 1 September 2007. Kami akan membayar beras pesanan kami setelah beras
pesanan sampai alamat kami. Terima kasih atas perhatian Bapak.

                                                                                        Hormat kami,

                                                                                                 Agus Fitri Nugroho

                                                                                             Kios Beras Mulia Restu