“Surat Niaga”

PENGERTIAN
Surat niaga atau juga disebut dengan
surat dagang adalah surat yang
ditulis untuk keperluan perdagangan
atau bisnis. Jenis surat ini biasanya
dikeluarkan oleh badan-badan usaha
maupun perusahaan untuk
kepentingan usaha mereka ataupun
menyampaikan informasi dan berita
perniagaan
MACAM-MACAM SURAT NIAGA
1. SURAT PERKENALAN
2. SURAT BALASAN PERKENALAN
3. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
4. SURAT PENAWARAN
5. SURAT PESANAN
6. SURAT KONFIRMASI PESANAN
7. SURAT PEMBATALAN PESANAN
8. SURAT PENOLAKAN PESANAN
9. SURAT JALAN
10. SURAT CLAIM
11. SURAT KONFIMASI CLAIM
12. SURAT TAGIHAN
13. SURAT PENANGGUHAN PEMBAYARAN
14. SURAT PENOLAKAN PENANGGUHAN
PEMBAYARAN
15. KONFIMASI PEMBAYARAN
 1. SURAT PERKENALAN

Surat perkenalan adalah salah satu

jenis surat niaga yang secara umum
merupakan media promosi untuk
memperkenalkan hasil produksi
perusahaan. Dalam surat perkenalan
memuat infomasi tentang penjual yang
dialamatkan kepada calon pembeli
2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat jenis ini dikirim oleh calon

pembeli yang ditujukan kepada
penjual yang secara umum berisikan
permintaan penawaran suatu barang
atau jasa kepada penjual.
2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena
calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang
diinformasikan melalui surat perkenalan. Namun,
surat permintaan penawaran juga bisa dibuat
berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan
penawaran ini secara umum berisikan permintaan
penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu
produk atau jasa yang hendak dibeli. Inti utama dari
surat ini adalah nama dan harga produk, cara
pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan
barang dan juga detail lain yang dianggap perlu
 3. SURAT PENAWARAN

Surat penawaran merupakan surat

yang diterbitkan oleh perusahaan
untuk menawarkan barang yang
dijual. Surat jenis ini biasanya
diterbitkan oleh penjual dan
ditujukan untuk calon pembeli untuk
menawarkan barang atau jasa.
 3. SURAT PENAWARAN
Isi pokok dari surat penawaran adalah
informasi tentang barang atau jasa yang mereka
tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara
pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak
penjual harus pandai untuk menawarkan
barang atau jasa yang mereka miliki
menggunakan bahasa yang menarik dan jelas.
Sehingga bisa menarik minat pembeli untuk
membeli barang atau jasa yang ditawarkan
 3. SURAT PENAWARAN

Surat penawaran biasanya dibuat atas

keperluan pribadi perusahaan ataupun sebagai
balasan untuk surat permintaan penawaran.
Bila dibuat untuk surat balasan, surat
penawaran harus mengacu pada infomasi yang
diberikan pihak penjual atau pengirim surat
permintaan penawaran. Surat penawaran
biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga
atau brosur untuk meyakinkan pembeli
 4. SURAT PESANAN

Surat pesanan adalah surat yang

diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan
kepada penjual untuk keperluan
pemesanan atau permintaan barang atau
jasa yang hendak dibeli. Surat ini
biasanya dibuat berdasarkan iklan
ataupun surat penawaran yang memang
dibutukan diperusahaan
 4. SURAT PESANAN

Inti dari surat pesanan harus

menyertakan nama dan jenis barang
yang hendak dibeli beserta harganya
dan cara pembayaran. Apabila
pembayaran melalui transfer bank,
maka pembeli harus menyertakan
bukti transfer dalam surat pesanan
5. SURAT KONFIRMASI PESANAN

Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual

untuk memberitahukan pembeli perihal
pesanan mereka. Inti dari surat
konfirmasi pesanan adalah
memberitahukan detail barang pesanan
oleh pembeli seperti nama dan jenis
barang, jumlah pembelian, syarat jual
beli, dan juga harga barang
 6. SURAT PEMBERITAHUAN
PENGIRIMAN BARANG
Surat ini diterbitkan oleh penjual jika
kedua belah pihak menyetujui transaksi
jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga
bertujuan untuk memberitahukan
pembeli bila pesanan telah siap dikirim.
tujuannya agar pembeli mengetahui
tentang kondisi barang pesanan dan siap
menerima barang tersebut
 6. SURAT PEMBERITAHUAN
PENGIRIMAN BARANG
Biasanya surat jenis ini dibuat untuk
pengiriman barang jarak jauh dan partai besar.
Dalam surat pemberitahuan pengiriman
barang dijelaskan tentang detail jenis dan
jumlah barang, serta metode pengiriman yang
digunakan dan perkiraan proses pengiriman
barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga
bisa dilampiri dengan dokumen pengiriman,
packing list, serta asuransi bila diperlukan
7. SURAT PENOLAKAN PESANAN

Surat penolakan biasanya dikirimakan

oleh penjual apabila mereka tidak bisa
memenuhi permintaan pembeli karena
suatu hal. Agar tidak mengecewakan
pembeli, surat penolakan pesanan
sebaiknya dikirimkan sesegera
mungkin
 8. SURAT PENGADUAN

Surat pengaduan dikirim oleh pembeli

kepada penjual karena adanya
ketidaksesuaian dengan barang yang
mereka terima. Ketidaksesuian
tersebut bisa berupa barang rusak,
kualitas dan jumlah barang yang tidak
sesuai dengan pesanan
9. SURAT JAWABAN PENGADUAN

Apabila penjual menerima surat

pengaduan, penjual harus sesegera
mungkin untuk menjawab surat tersebut
dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari
surat ini adalah ucapan terima kasih untuk
surat pengaduan dari pembeli serta
memberikan keputusan untuk
memecahkan masalah pengaduan tersebut
 10. SURAT PENAGIHAN

Surat penagihan dibuat karena

transaksi jual beli yang dilakukan
dengan menggunakan sistem utang.
Surat ini diterbitkan oleh penjual dan
ditujukan kepada pembeli untuk
membayar utang mereka karena sudah
jatuh tempo atau telah diluar perjanjian
11. SURAT PENGIRIMAN PEMBAYARAN

Apabila pembeli sudah menerima barang

yang mereka pesan dan tidak ada komplain
tentang barang tersebut, maka pembeli
wajib untuk melakukan pembayan. Surat ini
diterbitkan karena pembayaran dilakukan
non-tunai. Pada surat ini perlu dicantumkan
jumlah uang yang telah dibayarkan, cara
pembayaran, beserta bukti pembayaran
 12. SURAT PENANGGUHAN
PEMBAYARAN
Surat penangguhan pembayaran dibuat atas
dasar inisiatif dari pembeli karena menerima
surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan
pembayaran meliputi pernyataan tentang
adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak
bisa membayar sesuai dengan perjanjian. Serta
dalam surat tersebut juga berisi permohonan
penjadwalan ulang pembayaran yang telah
dijanjikan
 13. SURAT JAWABAN
PENANGGUHAN PEMBAYARAN
surat ini dibuat oleh penjual untuk
menjawab permohonan penagguhan
pembayaran dari pembeli. Surat ini
bisa berisikan persetujuan ataupun
penolakan untuk penangguhan
tersebut.