2.

2 Purchase Documentation
Salah satu dokumen terpenting dalam mengimpor adalah perjanjian pembelian atau
dokumentasi pembelian. Seperti halnya dalam mengekspor, sebagian besar masalah yang
terjadi dalam impor dapat dihilangkan atau sangat dikurangi dengan menggunakan
perjanjian pembelian yang sesuai. Umumnya, berbagai jenis dokumentasi digunakan untuk
transaksi pembelian yang terisolasi sebagai lawan dari transaksi pembelian yang sedang
berlangsung. Berbagai jenis dokumentasi, termasuk ketentuan penting dalam perjanjian
pembelian internasional, perjanjian distribusi impor, dan perjanjian agen penjualan impor,
akan dibahas.

2.2.1 Transaksi Pembelian Terisolasi

Untuk tujuan pembahasan dalam bab ini, transaksi pembelian terisolasi didefinisikan sebagai
situasi di mana, misalnya, importir jarang membeli atau pembelian dilakukan atas dasar
percobaan untuk mengantisipasi membangun hubungan pembelian yang berkelanjutan, atau
ketika eksportir tidak mau memberikan kredit apa pun kepada importir sampai riwayat
pembayaran yang memuaskan telah ditetapkan. Perjanjian pembelian untuk transaksi
tersebut harus dibuat secara tertulis, dan penjual dan pembeli dapat menggunakan berbagai
bentuk umum yang telah dicetak sebelumnya. Importir/pembeli harus memeriksa dengan
seksama untuk mencoba menghilangkan sebanyak mungkin ketentuan yang bertentangan
antara formulir penjual/eksportir dan formulir yang digunakan oleh pembeli.

1. Pentingnya Perjanjian Tertulis

Di beberapa industri , pembelian dan penjualan dilakukan secara lisan melalui
pesanan dan akseptasi melalui telepon. Kadang-kadang kesepakatan lisan terjadi
dalam pembelian internasional ketika pembeli memberikan pesanan di pameran
dagang, melalui telepon jarak jauh, atau dalam pertemuan. Sangat disarankan untuk
meresmikan perjanjian jual beli dalam dokumen tertulis bahkan untuk pembelian
dalam negeri, dan ada banyak alasan tambahan mengapa pembelian impor harus
diabadikan dalam perjanjian tertulis. Di bawah Uniform Commercial Code yang
berlaku di Amerika Serikat, perjanjian untuk membeli, dan oleh karena itu
memerlukan pengiriman, dapat dilaksanakan oleh pembeli hanya jika perjanjian
tersebut dibuat secara tertulis jika nilai pembelian melebihi $500. Selain masalah
hukum, sebuah pepatah Cina kuno menyatakan: «Tinta paling ringan lebih baik
daripada ingatan paling terang.» Ini adalah salah satu cara untuk mengatakan bahwa
perselisihan dalam transaksi pembelian internasional sering muncul karena para pihak
tidak mencatat kesepakatan mereka atau gagal membahas suatu masalah dan
mencapai kesepakatan.
2. Pesanan Email atau Faksimail
Ada banyak syarat dan ketentuan pembelian lainnya yang harus dimasukkan dalam
perjanjian pembelian yang baik, dan pesanan sederhana oleh pembeli sebagai
tanggapan atas email atau faksimili penawaran untuk menjual akan jauh dari cukup
melindungi pembeli jika terjadi masalah. dalam transaksi. Oleh karena itu,
 penerimaan penawaran untuk menjual melalui email atau faksimili harus secara
spesifik dan tegas menyatakan bahwa pembelian tersebut mencakup syarat dan
ketentuan pembelian standar lainnya dari pembeli.
3. Pembentukan Perjanjian Pembelian
Perjanjian pembelian adalah kontrak formal yang diatur oleh hukum. Secara umum,
perjanjian pembelian dibentuk oleh kesepakatan antara penjual dan pembeli dan
merupakan penyerahan hak milik dan kepemilikan atas barang dengan harga tertentu.
Kesepakatan biasanya dicapai melalui proses penawaran dan penerimaan. Contoh
sederhana adalah di mana pembeli mengirimkan pesanan pembelian, dan penjual,
tanpa berkomunikasi, hanya mengirimkan barang, atau di mana penjual menawarkan
untuk menjual barang dan pembeli hanya mengirimkan pembayaran.
4. Bentuk Umum Pembentukan Perjanjian Pembelian
Ada beberapa bentuk yang biasa digunakan dalam pembentukan perjanjian jual beli.
Untuk menghemat waktu (dan mencegah perubahan oleh pihak lain), baik pembeli
maupun penjual sering membeli formulir pracetak dari alat tulis komersial atau
mengembangkan dan mencetak formulir mereka sendiri. Tidak semua dokumen
tersebut digunakan oleh penjual atau pembeli dalam semua transaksi pembelian.
Misalnya, penjual dapat mengajukan penawaran harga kepada calon pembeli tanpa
menerima permintaan penawaran harga, atau komunikasi pertama yang diterima
penjual dapat berupa pesanan pembelian dari pembeli. Namun, penting untuk
mengenal berbagai bentuk.
a. Daftar Harga
Terkadang penjual akan mengirimkan daftar harga kepada calon pembeli sebagai
komunikasi pertamanya. Biasanya, pembeli tidak boleh menganggap daftar seperti
itu sebagai penawaran untuk menjual yang memberi hak kepada pembeli untuk
menerimanya. Pembeli biasanya harus berkomunikasi dengan penjual (dengan
menyebutkan bahwa dia tidak melakukan pemesanan), meminta penawaran harga
dan memastikan bahwa ketentuan daftar harga masih berlaku.
b. Permintaan untuk Penawaran Harga dari Pembeli kepada Penjual
Terkadang dokumen pertama yang terlibat dalam pembentukan perjanjian
pembelian adalah permintaan dari pembeli kepada penjual untuk penawaran
harga. Saat meminta penawaran harga, pembeli harus sangat berhati-hati untuk
menentukan bahwa permintaannya bukan merupakan penawaran untuk membeli
dan bahwa penawaran tersebut hanya akan dibuat oleh pesanan pembelian
pembeli berikutnya. Pendekatan yang paling hati-hati adalah bagi pembeli untuk
mencetak semua syarat dan ketentuan pembeliannya dalam permintaan
penawarannya.
c. Kwitansi
Jika ini adalah komunikasi pertama dari penjual kepada pembeli, pembeli harus
berhati-hati untuk memastikan apakah kutipan itu berisi syarat dan ketentuan
penjualan lain selain harga, jumlah, dan tanggal pengiriman. Jika penjual mengacu
pada syarat dan ketentuan yang tidak secara tegas dinyatakan dalam kutipan, cara
terbaik bagi pembeli adalah meminta penjual untuk memberikan salinan syarat
 dan ketentuan penjualan tersebut sebelum mengirim pesanan apa pun. Jika syarat
dan ketentuan tersebut dinyatakan, pembeli harus meninjaunya dengan cermat
untuk menentukan apakah ada perbedaan antara syarat dan ketentuan pembelian
standar pembeli atau jika ada syarat dan ketentuan yang tidak menyenangkan
pembeli. Jika ada persyaratan yang tidak pantas, jauh lebih baik untuk
bernegosiasi dan menyelesaikan item ini sebelum melakukan pemesanan. Kutipan
tersebut dapat secara tegas menyatakan bahwa penawaran tersebut bersifat pasti
atau tidak dapat ditarik kembali untuk jangka waktu tertentu, dan dapat juga
menyatakan bahwa penawaran tersebut bukan merupakan penawaran untuk
menjual dan bahwa penjual tidak setuju untuk menjual sampai telah menerima
pesanan pembelian dari pembeli dan telah mengeluarkan tanda terima pesanan.
d. Pesanan Pembelian
Dokumen selanjutnya yang mungkin terjadi dalam transaksi pembelian adalah
Purchase Order yang dikeluarkan oleh pembeli. Sekali lagi, pesanan pembelian
mungkin bersifat informal, seperti dalam email, faksimili, atau surat, atau
mungkin dalam bentuk cetak. Jika pembeli bermaksud untuk menjual kembali
produk dalam bentuk impornya, pembeli harus menentukan apakah harga kuotasi
ditambah biaya impor tambahan masih memungkinkan pembeli untuk menjual
pada harga pasar AS yang berlaku dengan keuntungan yang wajar atau, jika
produk akan digunakan sebagai bahan baku atau komponen, yang biaya
pengirimannya akan lebih rendah daripada dari pemasok AS. Jika harga tidak
dapat diterima, pembeli harus melakukan penawaran balik dengan harga lebih
rendah sebelum mengirimkan pesanan pembelian. Cara penting di mana pembeli
dapat mencoba untuk menjaga terhadap hasil seperti itu adalah pembeli
menentukan dalam pesanan pembeliannya bahwa pesanan pembeliannya adalah
penawaran untuk membeli hanya dengan syarat dan ketentuan yang dinyatakan di
dalamnya dan bahwa setiap penerimaan dengan syarat dan ketentuan yang
berbeda. kondisi akan batal kecuali secara tegas diterima oleh pembeli secara
tertulis.
e. Pengakuan dan Penerimaan Pesanan Pembelian dan Konfirmasi Penjualan
Ketika pesanan pembelian diterima, beberapa penjual menyiapkan pengakuan
pesanan pembelian, penerimaan pesanan pembelian, atau formulir konfirmasi
penjualan . Pengakuan pesanan pembelian dapat menyatakan bahwa penjual telah
menerima pesanan pembelian dari pembeli dan sedang dalam proses
mengevaluasinya, seperti memeriksa kredit pembeli atau menentukan
ketersediaan bahan baku untuk pembuatan, tetapi penjual telah belum menerima
pesanan pembelian dan akan mengeluarkan penerimaan pesanan pembelian di
kemudian hari. Konfirmasi penjualan biasanya melakukan peran yang sama
dengan penerimaan pesanan pembelian. Penjual biasanya akan menyertakan
syarat dan ketentuan penjualan yang terperinci dalam pengakuan pesanan
pembelian atau penerimaan pesanan pembelian. Jika ada konflik, pembeli harus
segera bernegosiasi dan menyelesaikan konflik; jika tidak, penjual dapat
 melanjutkan pembuatan dan pengiriman, dan pembeli mungkin terikat oleh syarat
dan ketentuan penjual.
f. Faktur Komersial
Nantinya, ketika pembuatan sudah selesai dan produk sudah siap untuk dikirim,
biasanya penjual akan menyiapkan faktur komersial, yang merupakan pernyataan
resmi pembayaran untuk dikirim langsung ke pembeli atau diserahkan melalui
saluran perbankan untuk pembayaran oleh pembeli. Faktur tersebut juga dapat
berisi syarat atau ketentuan penjualan terperinci di bagian depan atau belakang
formulir (lihat contoh pada Gambar 3–9). Namun, jika ini adalah pertama kalinya
penjual menyampaikan persyaratan tersebut kepada pembeli, dan pembeli
sebelumnya telah memberi tahu penjual tentang persyaratan dan ketentuan
pembeliannya yang terperinci dalam permintaan penawaran harga atau pesanan
pembelian, pembeli harus segera keberatan jika syarat dan ketentuan penjual
bertentangan.
g. Ketentuan yang Bertentangan dalam Dokumentasi Penjualan Penjual dan Pembeli
Adalah hal umum dalam perdagangan internasional bagi penjual dan pembeli
untuk menggunakan formulir pracetak yang dirancang untuk mengurangi jumlah
negosiasi dan diskusi yang diperlukan untuk setiap perjanjian penjualan. Tidak
diragukan lagi, formulir tersebut telah dirancang oleh pengacara untuk masing-
masing pihak dan berisi syarat dan ketentuan pembelian atau syarat dan ketentuan
penjualan yang menguntungkan pembeli dan penjual, masing-masing. Dalam
kasus terburuk, pembeli mungkin menemukan bahwa perjanjian pembelian telah
dibuat secara sah atas semua syarat dan ketentuan kutipan penjual atau
penerimaan pesanan pembelian dan diatur oleh hukum negara penjual. Untuk
mengurangi atau menghilangkan masalah ini, seringkali pengacara pembeli
membuat draft permintaan untuk kutipan dan pesanan pembelian dengan bahasa
yang menyatakan bahwa, terlepas dari syarat atau ketentuan apa pun yang
mungkin terkandung dalam kutipan penjual atau penerimaan pesanan pembelian,
pembeli setuju untuk membuat membeli hanya dengan syarat atau ketentuannya
sendiri. Jika ada konflik tertentu atau di mana syarat atau ketentuan pembelian
penjual berbeda dari syarat atau ketentuan pembelian pembeli, pembeli harus
secara tegas memberitahukan hal itu kepada penjual, perbedaan tersebut harus
dinegosiasikan untuk kepuasan pembeli, dan sesuai perubahan harus dibuat dalam
bentuk pengendara pada perjanjian pembelian atau surat untuk memperjelas
kesepakatan yang dicapai antara para pihak .
h. Perjanjian Sampingan
Kadang-kadang, penjual mungkin menyarankan agar penjual dan pembeli
mengadakan perjanjian sampingan atau surat. Meskipun demikian, praktik yang
lebih baik adalah menggabungkan semua kesepakatan para pihak dalam satu
dokumen. Pembeli harus berhati-hati dalam membuat perjanjian tersebut kecuali
mereka sepenuhnya memahami konsekuensinya.

2.2.2 Transaksi Pembelian yang Sedang Berjalan

Ketika importir mulai membeli secara teratur, atau ketika importir ingin melakukan
pembelian reguler dari pemasok tertentu, pembeli dan penjual harus membuat perjanjian
yang lebih komprehensif untuk mengatur hubungan mereka. Seringkali jenis perjanjian
ini adalah hasil dari kesediaan pembeli untuk berkomitmen pada pembelian reguler, dan,
oleh karena itu, untuk membeli barang dalam jumlah yang lebih besar, sebagai imbalan
untuk mendapatkan harga yang lebih rendah. Dalam salah satu dari tiga perjanjian di atas,
ada korelasi antara dokumentasi yang digunakan dalam transaksi pembelian yang
terisolasi dan dokumentasi yang digunakan dalam transaksi pembelian yang sedang
berlangsung. Selain itu, ada sejumlah ketentuan penting dalam perjanjian pembelian,
distributor, dan agen penjualan internasional yang tidak relevan dengan pembelian
domestik tetapi harus disertakan dalam perjanjian tersebut.

Dalam proses impor terdapat dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebagai salah satu
persyaratannya. Menurut Feriyanto (2015:97) dokumen impor terbagi menjadi 2, yaitu :
1. Dokumen Induk Yang dimaksud dengan dokumen induk adalah dokumen inti yang
dikeluarkan oleh Badan Pelaksanaan Utama Perdagangan Internasional, yang memiliki
fungsi sebagai alat pembuktian pelaksanaan suatu transaksi. Termasuk dalam dokumen
ini antara lain:
1.  B/L ( Bill of Lading ) adalah dokumen yang menjelaskan kepemilikan barang dari
jalur darat
2.  AWB ( Air Way Bill ) adalah dokumen yang menjelaskan kepemilikan barang dari
jalur udara
3.  Invoice adalah dokumen yang berisi resume dari proses jual beli berisi nama
importer,eksporter,nama barang ,jumlah barang dan nilai barang
4.  Packing List adalah dokumen yang berisi deskripsi barang yang meliputi rincian
barang ,dimensi,berat barang,semua barang di total berdasarkan berat barang yang
sudah tertera di B/L
5. COO ( Certificat Of Origin ) adalah adalah dokumen yang berisi keterangan asal
barang yang kita impor
6. Phytosanitary Certificate adalah sertifikat yang menyatakan bahwa barang yang di
impor bebas dari kandungan hama(phyto).Dokumen ini digunakan untuk impor
makanan,minuman,bahan bak yang berasal dari hewan maupun
nabati,tanaman,hewan,bibit,kayu,dll
7. Health Certificate adalah sertifikat kesehatan yang biasanya berisi barang konsumsi
oleh manusia.Untuk produk makanan,minuman olahan,regulasi indonesia masyarakat
health certificate yang dikeluarkan oleh FDA Dept (Food Drugs and Administration
dari negara asal
8. PIB (Pemberitahuan Impor Barang ) adalah pemberitahuan oleh importir yang berisi
deskripsi barang yang di impor berdasarkan dokumen impor yang ada.Pada PIB
sudah tercantum biaya Bea masuk dan pajak yang harus di bayar
9. Free Sale Cerificate adalah sertifikat yang menyatakan bahwa barang yang kita impor
di negara asal sudah berdar di negara asalnya
10. Radioactivity Certificate adalah sertifikat yang menyatakan bahwa barang yang kita
impor bebas dari radiasi nuklir ,biasanya hanya digunakan untuk barang yang kita
impor dari jepang
Sumber :
Johnson, Thomas E. & Donna L. Brade. (2010) Export/Import Procedures and Documentation,
4th Edition. Diakses pada 11 November 2021 dari
https://learning.oreilly.com/library/view/export-import-procedures-and/9780814415504/
ch7.xhtml
Oktavianawa. (2020). Dokumen Impor. Diakses pada 11 November 2021 dari
https://www.oktaexim.com/2020/02/dokumen-impor.html