Korespondensi ekspor impor

dan Sales Contract

PERTEMUAN KE 5
 Tujuan Pembelajaran Materi Hari ini:

• Mahasiswa dapat mengidentifikasi sistem korespondensi

• Mahasiswa dapat membuat inquiry letter
• Mahasiswa dapat menjawab inquiry
• Mahasiswa dapat memahami mengenai negoisasi
• Mahasiswa dapat memahami urutan-urutan sales contract
• Mahasiswa dapat mengidentifikasi sales contract
• Mahasiswa dapat mengaplikasikan terminologi sales contract
• Mahasiswa dapat menentukan sahnya sales contract
 Korespondensi
Penyampaian maksud melalui surat dari satu
pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan
dalam suatu perusahaan/ organisasi dan dapat
atas nama perseorangan (individu).
 Hal-hal yang harus dikuasai dalam
Membuat Korespondensi Ekspor Impor
• Menguasai bahasa dalam korespondensi (kaya dengan istilah, gaya
bahasa, ungkapan, ekspresi, aturan dagang, dan sebagainya).
• Menguasai bisnis ekspor impor, rapi, bersih, dan cermat dalam
pekerjaannya.
• Mempunyai masalah/tema/ide atau pesan, yang akan disampaikan
(masalah/pesan harus jelas).
• Isi surat harus lengkap, singkat, jelas, padat sesuai keinginan kedua
belah pihak, jangan memberi peluang interpretasi yang salah
(hindari surat yang terlalu panjang).
• Menjauhkan kebiasaan “menterjemahkan” surat dalam bahasa
Indonesia ke dalam bahasa Inggris.
• Rajin berlatih membuat surat menyurat/ korespondensi dalam
bahasa Inggris. Meneliti kembali surat-surat yang telah dibuat, mana
yang kurang atau salah untuk diperbaiki.
Bahasa yang digunakan dalam Melaksanakan
Perdagangan Ekspor Impor

1. Bahasa Inggris (bahasa yang utama dalam korespondensi

ekspor impor)
2. Bahasa Perancis
3. Bahasa Spanyol
4. Bahasa Arab
5. dsb
 Korespondensi Ekspor Impor
(KEI)
• KEI dilakukan melalui beberapa macam media seperti :
a. Surat
b. Fax
c. Telex
d. Media lainnya
 Korespondensi Ekspor Impor
(KEI)
• Korespondensi ekspor impor tergantung maksud dan tujuan koresponden
itu sendiri. Beberapa maksud tersebut misalnya:
1. Memperkenalkan perusahaan (introduction letter)
2. Membuat penawaran (offering letter) / memberikan penawaran
3. Memberi informasi
4. Membuat atau menunda/ janji dan lain sebagainya (appointment)
5. Inquiry letter (surat permintaan)
6. Menjawab pertanyaan (reply) / Menjawab surat
7. Mengkonfirmasikan pesanan (order confirmation)
8. Menunda jawaban yang cepat (urgent letter)
9. Memberikan informasi kedatangan (arrival schedule)
10. Menyatakan untuk menunggu sampai esok (please wait)
11. Menyambung pembicaraan (follow up)
12. Memberikan informasi sederhana, seperti telah mengirim dokumen
melalui courier dan lain-lain (sending documents etc).
 Contoh Kalimat untuk Paragraph Pembuka
(Introduction Letter)
• We were advised by your embassy here in Jakarta to contact
you as a leading manufacturer and exporter of the following
articles to many countries as well as to Indonesia.
• We would like to introduce our company as a leading
manufacturer and an exporter of the following products. We
would like to introduce our new product which well known as
Cibaduyut Brand Sport Shoes in the local market.
 Contoh Surat Penawaran
(Offering letter)
• In reply to your request dated March 10, 2010. We have a
pleasure to quote herewith (subject to our final confirmation)
the following :
1) Description of goods : Sanyo Microwave Machine
2) Quality Specification : Quartz grill 1200W
3) Quantity : 350
4) Jakarta FOB Price : US $ 135/ unit
5) Shipment date : 05/05/2010 from Tg. Priok by MS
Kota Naga Voy. 09 (Pre Carriage) and NS Marks Line Voy.
020 from Singapore (Ocean Vessel)
6) Payment terms : Net 90
 Contoh Kalimat Penutup
We look forward to hearing from you soon and hope to establish
a mutual profitable business relationship with your company.

Yours Very Truly,

Toko Sumber Rejeki
Import Manager
 Contoh Sampul Surat
Jamur Raya P.T.
12, Jalan Nusantara
Jakarta-Indonesia
THE RIXAN INDUSTRIAL CORPORATION
290, Madison Avenue
New York 17, N.Y.

For the attention of the

Export Manager
 Inquiry
Surat pembeli (buyer) kepada penjual
(seller) untuk meminta daftar harga
atau katalogus.
Contoh Surat Inquiry
Contoh Surat Inquiry
Contoh Surat Export Quotation
 Sales Contract
• Kontrak induk dalam transaksi perdagangan luar negeri.
• Perundingan yang sudah mendekati kesepakatan biasanya
dituangkan dalam bentuk “Memorandum of Understanding”,
sedangkan persetujuan akhir dari suatu negosiasi bisnis
dirumuskan secara terinci dalam suatu contract.
• Dokumen/surat persetujuan antara penjual dan pembeli yang
merupakan follow up dari purchase order yang diminta
importer.
• Kesepakatan dari Eksportir dan Importir melakukan dagang
barang sesuai dengan syarat-syarat yang sama-sama disepakati
dan masing-masing pihak mengikat diri akan melaksanakan
semua kewajiban yang sama-sama disepakati.
 Sales Contract
• Sebelum terjadi sales contract atau contract of sale
atau agreement to sale, tentunya melalui beberapa
proses yaitu : Negosiasi bisnis. Negosiasi bisnis dapat
dilakukan dengan cara :
o Tanpa tatap muka
o Tatap muka
 Negosiasi Bisnis
Tanpa Tatap Muka
• Pada umumnya dapat dimulai dari pencarian buyer dengan
perkenalan baik lewat surat, fax maupun email.
• Diagram berikut menampilkan proses negoisasi :
 Negosiasi Bisnis
Tanpa Tatap Muka
• Free Offer : tidak mempunyai batas berlakunya,
sewaktu-waktu dapat berubah. Maka sering ditandai
Without Enggagement; Subject Unsold; Subject to
Our Final Confirmation.
• Firm Offer : Penawaran tetap, penjual dapat
mempertahankan kondisi penawarannya selama
dalam batas waktu yang ditetapkan didalam
offersheet “this offer will be valid until……”
 Negosiasi Bisnis
Tanpa Tatap Muka
Ordersheet atau purchase order yaitu :
Manakala calon pembeli kurang menerima
persyaratan penawaran itu maka ia mengajukan
“Counter Offer” yang bila disetujui oleh penjual
maka dibuat penawaran baru. Maka baru dikirim
Odersheet ke penjual. Kemudian barulah
mempersiapkan “Sales Contract”.
 Negosiasi Bisnis
Dengan Tatap Muka
Dalam menentukan Sales Contract setidaknya harus
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Identitas masing-masing pihak.
2. Description of good.
3. Quantity Weight.
4. Price (harga penyerahan) sebagaimana yang
disetujui.
5. Shipment (pengapalan).
6. Payment (pembayaran).
 Negosiasi Bisnis
Dengan Tatap Muka
7. Valuta yang dipergunakan.
8. Batas tanggung jawab pembeli dan penjual
(asuransi, biaya pengapalan, biaya lokal).
9. Kemasan dan merek.
10. Siapa yang menanggung beban komisi itu bila ada
untuk makelar/agen.
11. Persyaratan/ketentuan “Finalty”.
12. Ketentuan mengenai “Force Mayeur”.
13. Penunjukkan suatu pengadilan bila terjadi sengketa.
 Negosiasi Bisnis
Dengan Tatap Muka
14. Penunjukkan badan arbitrase sebagai penyelesaian
sengketa tanpa melalui pengadilan.
15. Dokumen yang harus dipenuhi oleh pembeli dan
penjual seperti faktur, konosemen, polish dan lain-
lain.
 URUTAN-URUTAN
SALES CONTRACT
• 13 hal yang perlu menjadi perhatian, agar tidak terjadi selisih
pendapat dikemudian hari :
1. Adanya penunjukkan oleh supplier kepada pihak
importir/buyer/distributor.
2. Setelah penunjukkan tersebut diterima secara resmi oleh pihak
yang ditunjuk, demikian kesempatan diantara kedua belah pihak
sudah terjadi yaitu mengenai perihal perjanjian pendistribusian
suatu komoditas tertentu dengan kondisi tertentu pula yang akan
ditentukan pada pasal-pasal berikutnya.
3. Untuk mencapai kesepakatan, yang tidak kalah pentingnya adalah
perlu adanya penegasan yang jelas tentang jenis komoditas apa
yang ingin didistribusikan.
 URUTAN-URUTAN
SALES CONTRACT
4. Setelah mengetahui jenis komoditas kita juga perlu penegasan
kemana komoditi tersebut didistribusikan beserta wilayah yang
dieksklusifkan.
5. Suatu kontrak didistribusikan disertai dengan kewajiban/target
yang harus dicapai oleh distributor tersebut, misalnya dalam satu
bulan harus mencapai sekian peti kemas atau sekian ratus metric
ton. Sebaliknya suppliernyapun diwajibkan untuk mematuhi
ketentuan-ketentuan yang menunjang kelancaran pencapaian target
tersebut, dalam hal ini bisa berupa supply yang berkesinambungan,
standar mutunya dan lain-lain.
6. Dalam hubungan ini, supplier dan distributor diwajibkan secara
bersama-sama menjaga hal-hal yang eksklusif pula, misalnya harga
penjualan, promosi maupun strategi pemasaran lainnya yang
menyangkut jangka pendek maupun jangka panjang.
 URUTAN-URUTAN
SALES CONTRACT
7. Dalam perjanjian tersebut mutlak harus diperjelas tentang kemungkinan
kejadian yang berada diluar jangkauan manusia yang merupakan bencana
alam seperti gempa bumi, kebakaran, banjir, meletusnya gunung merapi yang
semuanya ini dapat dikategorikan sebagai “Set of God” kehendak Tuhan.
Dalam hal terjadinya force-majeur, para pihak-pihak tidak dapat disalahkan
baik dalam pencapaian target maupun terjadinya kelambatan
pengiriman/delivery.
8. Pada saat yang bersamaan, perlu dijelaskan mengenai penggunaan merek
dagang/trade marks, merk jasa/service marks, logo, design, copyright/hak
cipta, paten dan lain-lain yang berhubungan dengan hak milik intelektual.
Jangan sampai disalahgunakan tanpa hak, atau didaftarkan ke instansi terkait
tanpa seizin yang berhak.
9. Syarat pembayaran dan pengiriman barang, merupakan suatu kelaziman
bahwa kontrak yang standar harus tercantum didalamnya metode pembayaran,
apakah dengan L/C atau non L/C yang mencakup open account, advance
payment, deferred payment, factoring, consignment, collection, dan lain-lain.
 URUTAN-URUTAN
SALES CONTRACT
10. Agar terdapat kepastian dalam hukum kontrak/perjanjian seyogyanya
hukum negara mana yang akan berlaku, jika sampai terjadi
sengketa/selisih pendapat. Inilah masalah yang paling dilematik, karena
masing-masing pihak menginginkan hukum negara merekalah yang
diperlukan. Karena sistem hukum tersebut yang paling dikuasai akhirnya
tidak tercapai kesepakatan dalam government law ini, jalan keluarnya
adalah sistem hukum ketiga yang diberlakukan. Padahal baik hukum
negara supplier maupun sistem hukum negara distributor masing-masing
ada kelebihan dan kelemahannya.
11. Kontrak tersebut akan berlaku secara efektif. Umumnya disarankan tidak
lewat dari tahun untuk kontrak yang pertama kali dibuat, dan minimal dua
tahun dan inilah yang dianggap paling ideal untuk menganalisa kinerja
dari realisasi transaksi dagang diantara para pihak. Lalu persoalan lainnya,
adalah dalam keadaan bagaimana perjanjian tersebut akan berakhir. Hal
ini juga merupakan bagian dari kontrak yang tidak terlepaskan. Apakah
perjanjian tersebut akan berakhir, bila supplier melakukan tindakan
wanprestasi dengan tanpa mengirim komoditas tanpa tepat waktu, ataupun
spesifikasi komoditas tidak sesuai dengan yang dijanjikan dan lain-lain
alasan.
 URUTAN-URUTAN
SALES CONTRACT
12. Jika terjadi “wanprestasi”, yaitu tidak terpenuhinya ketentuan-ketentuan
yang sudah disepakai di dalam kontrak atau perjanjian, maka pihak-pihak
yang merasa dirugikan dapat mengajukan gugatan atau claim ( diadakan
penyelesaian secara musyawarah ). Agar penyelesaian claims terealisir
dengan baik, tidak ada pihak yang merasa dirugikan, maka pengaturan
claims harus memenuhi unsur-unsur sebagai berikut :
a. Kriteria Klaim, artinya untuk mengajukan klaim harus memenuhi
kreteria yang sudah disepakati, dalam keadaan bagaimana suatu
klaim dibayar atau memenuhi syarat klaim.
b. Besarnya klaim, berupa besarnya nilai klaim yang dapat diajukan
kepada supplier, apakah hanya terbatas pada nilai free on board
(FOB) atau nilai cost insurance freight (CIF), ataukah termasuk
didalamnya biaya-biaya inland transport, biaya-biaya penyelesaian
pabean, seperti bea masuk/impor duties.
 URUTAN-URUTAN
SALES CONTRACT
c. Jangka waktu klaim yang diijinkan, biasanya diberikan tidak
lebih dari 3 bulan sejak keberangkatan kapal atau setelah
tibanya barang. Jika tidak ditegaskan klaim akan datang
setelah jangka waktu yang telah berlarut-larut, bahkan setelah
bertahun-tahun pengapalan.
d. Bukti klaim, agar klaim dapat diproses sebagaimana
mestinya, pihak yang mengajukan klaim harus melengkapi
permintaan klaim dengan sejumlah dokumentasi.
Dokumentasi-dokumentasi yang minimal harus dipenuhi
adalah : surveyor’s report, adjuster’s report, packing memo,
defective sample, photo. Dengan bukti tersebut suatu klaim
semestinya dapat dipertimbangkan untuk dibayar.
 URUTAN-URUTAN
SALES CONTRACT
13. Hal-hal lainnya, diluar ke- 12 (dua belas) rincian yang harus
dicantumkan di dalam suatu kontrak distribusi, maka perlu
dicantumkan juga dan perlu dicantumkan hal-hal lainnya,
yang kelihatannya tidak terlalu prinsip namun tetap akan
menjadi batu sandungan, jika tidak dipelajari dari awal. Hal-
hal yang kelihatannya sepele ini antara lain : biaya pembuatan
kontrak, pihak mana yang menanggung, masalah bantuan
teknis, after sales service, jika terjadi kepailitan/likuiditas,
pihak-pihak mana yang harus meneruskan realisasi transaksi
bisnis, asuransi terhadap pihak ketiga (third party liability)
dan lain-lain masalah yang berkaitan dengan kontrak.
ISI DARI SALES CONTRACT
1. Nilai, harga satuan dari komoditi.
2. Kwantum/volume dari komoditi.
3. Metode pembayaran/terms of payment, L/C atau non L/C.
4. Metode penyerahan barang/terms of delivery, FOB/CFR/CIF.
5. Dokumen yang diminta/diperlukan, minimal terdiri dari :
commercial invoice/faktur dagang, draft/Bill of Exchange, wesel,
konosemen/Bill of Lading (Surat Bukti Angkutan), polis
asuransi/insurance policy, packing list, weight list, certificate of
origin/surat keterangan asal barang/SKA. Kadang-kadang diminta
juga certificate of analysis, processing certificate, certificate of
health, sanitary certificate, consular invoice. Khusus untuk
angkutan yang dilakukan melalui udara, akan diminta Airway Bill
(AWB). Perlu diperhatikan di sini bahwa AWB bukan dokumen
“title”, artinya AWB tidak diperlukan lembar aslinya untuk
menembus komoditi pada perusahaan penerbangan. Sebaliknya
B/L, adalah dokumen “title”. Untuk itu pada saat menebus
komoditinya digudang perusahaan pelayaran diperlukan B/L asli.
6. Cara-cara pengapalan/Partai Shipment/Transhipment.
ISI DARI SALES CONTRACT
7. Cara pembuatan dokumen pengapalan maupun dokumen
financial.
8. Perusahaan pelayaran mana yang dikehendaki termasuk
didalamnya bendera kapal usia kapal yang ditentukan.
9. Nama bank penyampaian L/C/Advising Bank.
10.Jenis dan bentuk L/C, termasuk cara penyampaian L/C.
11.Pihak yang menanggung biaya yang ditimbulkan L/C.
12.Cara penyelesaian klaim.
13.Klausa asuransi.
14.Pelabuhan muat dan bongkar, termasuk tempat penyerahan
barang dan tempat penerimaan Place of Delivery and Place of
Receipt.
15.Tanggal pengapalan terakhir Lates Shipment Date dan
Kadaluwarsa L/C – Expire Date.
ISI DARI SALES CONTRACT
16.Jangka waktu penyerahan dokumen
Period of Representation of Document.
17.Shipping Marks pada kemasan.
18.Klausa khusus/special Conditions.
 TERMINOLOGI SALES CONTRACT
• Order Sheet,
Disiapkan oleh buyer /importir, berisikan rincian yang sama
dengan sales contract, disepakati oleh kedua belah pihak
dengan membubuhkan tanda tangan masing-masing sebagai
tanda persetujuan.
• Purchase Order (PO)
Disiapkan oleh buyer untuk melakukan suatu pesanan kepada
seller, berdasarkan PO ini para pihak menyelesaikan transaksi
dagang antara negara ataupun transaksi perdagangan lokal.
• Indent Letter (surat pesanan)
Dokumen ini juga disiapkan oleh importir/buyer, dengan
menuangkan rincian yang sudah disepakati sebelumnya yang
mencakup harga satuan maupun dokumen yang diperlukan
pesanannya .
 TERMINOLOGI SALES CONTRACT
• Proforma Invoice
invoice/faktur yang belum resmi, masih berbentuk sementara.
Namun dalam prakteknya faktur dagang ini sudah dianggap
dokumen, akhirnya yang dijadikan dasar pembukaan L/C oleh
importir. Dalam praktek, dokumen semacam ini disiapkan oleh
penjual/eksportir/shipper.
• Sales Confirmation
Penegasan penjualan, yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli
sebelum komoditi dikirim dan sebelum L/C dibuka. Disinilah fungsi
sales confirmation untuk melandasi transaksi dagang yang
berlangsung.
• Memorandum of Understanding (MOU)
Nota kesepahaman disepakati oleh kedua belah pihak setelah
memahami perundingan atau proses negoisasi yang alot dan
panjang.
SAHNYA SALES CONTRACT
• Syarat Subyektif :
1. Adanya unsur kesepakatan antara para pihak yang membuat perjanjian.
2. Adanya unsur kedewasaan diantara para pihak yang membuat perjanjian
tersebut.
• Syarat Obyektif :
1. Terpenuhinya “hal tertentu” yang diperjanjikan.
2. Hal tertentu/pokok masalahnya tidak bertentangan dengan peraturan
perundangan yang berlaku, maupun ketertiban umum atau kesusilaan.
 3(tiga) landasan utama suatu
perjanjian SALES CONTRACT
1. Adanya kesepakatan antara kedua pihak secara
sukarela.
2. Kesepakatan antara kedua pihak dimaksudkan akan
mengikat kedua belah pihak dengan berjanji akan
menjalankan semua hak dan kewajiban masing-
masing yang dituangkan dalam Kontrak Dagang
Ekspor itu.
3. Kedua belah pihak bersedia memberikan ganti rugi
kepada pihak lain, bila tidak dapat memenuhi
janjinya dalam menjalankan kewajibannya.
Tahapan-tahapan yang ditempuh
bila terjadi sengketa
a. Tahap pertama melakukan musyawarah langsung
antara pihak eksportir dan importir.
b. Bila cara pertama tidak berhasil barulah ditempuh
cara Arbitrasi atau melalui sidang pengadilan di
negara yang ditentukan dalam kontrak dagang
ekspor itu.
 KENAPA “EXPORT SALE’S CONTRACT”
ITU SEBAIKNYA TERTULIS
Kendati pun kontrak dagang ekspor dapat dilakukan
dengan cara lisan namun karena antara eksportir dan
importir berdomisili di dua negara yang berbeda
mempunyai hukum yang berbeda, maka bahasa yang
berbeda maka untuk menghindari salah pengertian,
maka sebaiknya hak-hak dan kewajiban dari masing-
masing pihak dirumuskan dalam bentuk tertulis yang
kelak dapat dijadikan bukti dalam perkara bila terjadi
perbuatan ingkar janji yang membawa sengketa ke
pengadilan.
Contoh Sales Contract
Contoh Sales Contract
 Tugas Kelompok
Pertemuan Berikutnya
TERIMA KASIH