PPKI-AEKI

KELENGKAPAN DOKUMEN EKSPOR KOPI

Jakarta, 21 Maret 2018

Antoni Tampubolon, SE
Pekerjaan
- Direktur PT.Sahabat Utama Indonesia
- Direktur LSP Ekspor Impor Indonesia
- Direktur PT. Armada Kosong Indonesia (ARKOS)
- Pengajar di Pusat pendidikan dan pelatihan Indonesia, ALFI Logistik, CBM Insitute , Inhouse
Training
- Dosen di Politeknik LP3I Cikarang, Bekasi
- Asesor Kompetensi BNSP
- Kuasa Hukum Pengadilan Pajak
- Agen Asuransi Bersertifikasi, AAUI
Pendidikan Organisasi
S1 FE UGM Ketua IKA PPEI
Training Ketua KAIN (ALUMNI ALFI INSTITUTE)
TOT UNESCAP Bangkok
FIATA Diploma
Logistik, AOTS , Jepang
Ahli Kepabeanan

Alamat
Email : antoni@sui.co.id
Telp : 021-2521327 Fax.021-2521327
Hp : 08129 8380 187
MATERI AJAR : KELENGKAPAN DOKUMEN EKSPOR KOPI

POKOK PEMBAHASAN :

1. Memahami kegiatan dalam mengekspor kopi

2 Memahami kelengkapan dokumen ekspor kopi
3. Memahami pengurusan dokumen ekspor kopi
1. Memahami kegiatan ekspor kopi
 EKSPOR
PENGELUARAN
Barang/Jasa/
Modal

Batas Wilayah
NEGARA B
IMPORTIR

NEGARA A Barang/Jasa/Modal
EKSPORTIR
PEMASUKAN
DAERAH PABEAN IMPOR
LUAR DAERAH PABEAN
5

KONSEP DASAR EKPSOR

Definsi
EKSPOR : kegiatan mengeluarkan barang dari daerah pabean

IMPOR : kegiatan memasukkan barang ke daerah pabean

DAERAH PABEAN : Wilayah Negara Kesaturan Republik Indonesia yang

meliputi wilayah darat, perairan dan ruang udara
(DP) diatasnya, serta tempat-tempat tertentu di zona
ekonomi eksklusif dan landas kontinen yang di
dalamnya berlaku UU Kepabeanan
LUAR DAERAH : di luar wilayah RI yang tidak termasuk daerah pabean
PABEAN (LDP)
Eksportir : orang perseorangan atau lembaga atau badan usaha,
baik yang berbentuk badan hukum maupun bukan
badan hukum, yang melakukan Ekspor
Importir : orang perseorangan atau lembaga atau badan usaha,
baik yang berbentuk badan hukum maupun bukan
badan hukum, yang melakukan Impor
4 HAL UTAMA TENTANG KEGIATAN EKSPOR
KOPI YANG PERLU DIKETAHUI
1. PELAKU NYA SIAPA ?

2. DOKUMEN APA SAJA YANG DISIAPKAN ?

3. PROSEDURNYA BAGAIMANA?

4. BIAYA APA SAJA YANG HARUS DITANGGUNG ?

1. Melakukan identifikasi komoditi dan negera tujuan ekspor.

2. Melakukan promosi dan strategi pemasaran ekspor

3. Melakukan korrespondesi dengan calon pembeli (promotion, offer

sheet)
4. Melakukan negosiasi dengan calon pembeli : spesifikasi dan mutu produk,
kemasan produk, harga jual, cara dan syarat pembayaran, syarat penyerahan
barang, waktu pengiriman, hak dan kewajiban penjual dan pembeli

5. Membuat sales contract

6. Mempersiapkan barang ekspor : packaging , marking and labelling, perijinan ekspor

7. Melakukan prosedur pengangkutan barang ekspor (membuat shipping instruction,

menunjuk freight forwarder)
8.Membuat dokumen ekspor (Invoice, Packing List , PEB, COO, dan
dokumen lain yang dipersyaratkan)
9. Mengurus pengiriman barang ekspor ke pelabuhan (trucking, kartu ekspor)
10. Melakukan proses custom clearance ekspor di pelabuhan (pemeriksaan fisik
(sesuai ketentuan), fiat PEB, Bayar Bea Keluar (jika ada)
11. Melakukan pengangkutan barang ekspor (pengapalan, ambil B/L)

12. Melakukan negosiasi dokumen ekspor (pencairan L/C)

 4 TAHAP PROSES KEGIATAN EKSPOR

TAHAP 4 TAHAP 1
Shipping document Sales contract process
Negotition process Proses terjadinya kontak dagang ekspor
Proses penguangan dokumen pengapalan

4 Tahap Proses
Kegiatan
Ekspor
TAHAP 3
TAHAP 2
Cargo shipment L/C opening
Process process
Proses Pengapalan Barang Proses pembukuan letter of credit oleh
pembeli
2. Memahami kelengkapan dokumen ekspor
 ETK/EKS
bill of exchange (wesel) SPEK
letter of credit
Finanacial Trade
Document Document

Certificate of Analysis,
Quality and
Certificate of Commercial Sales contract
Inspection
Fumigation, Documents packing list, invoice
Documents
Phytosanitary
Certificate**
Custom Shipping
Documents Documents
SI, DO Ekspor
BL, Certificate of
PEB, NPE Insurance
Certificate of Origin
ICO*
*tergantung permintaan importir
** tergantung permintaan importir dan jenis barang
Singkatan Kata Dokumen Ekspor
Istilah SINGKATAN
BL Bill of Lading
COA Certificate of Analysis
COQ Certificate of Quality
COO Certificate of Origin Form ICO
ETK Eksportir Terdaftar Kopi
EKS Ekspotir Kopi Sementara
DO Delivery Order (surat jalan)
L/C Letter of Credit
LS Laporan Surveyor (surveyor report)
NPE Nota Pelayanan Ekspor
PEB (BC 30) Pemberitahuan Ekspor Barang
SKA Surat Keterangan Asal
SPEK Surat Persetujuan Ekspor Kopi
SI Shipping Instruction (instruksi pengapalan)
 - MINTA
ETK/EKS SHIPPING
SCHEDULE
PELAJARI CEK L.D.S BUAT
- BUAT

SHIPPING PACKING LIST

START SALES LETTER OF
INSTRUCTION INVOICE
CONTRACTS CREDITS

SPEK

SKA
BANK FORM BL PEB DO
FINISH DRAFT ICO

BUAT BUAT TERIMA BUAT TERIMA

Fumigation
FLOW CHART Phyosanitary
ALUR DOKUMEN EKSPOR KOPI
3. Memahami pengurusan dokumen ekspor kopi
 1. Mengurus Perijinan Ekspor Kopi :
ETK/EKS
• Eksportir Terdaftar Kopi, yang selanjutnya
disingkat ETK adalah perusahaan yang telah
mendapat pengakuan sebagai eksportir terdaftar
kopi oleh Direktur Jenderal Perdagangan Luar
Negeri (Dirjen Daglu)

• Eksportir Kopi Sementara, yang selanjutnya

disingkat EKS adalah perusahaan yang telah
mendapat pengakuan sebagai eksportir terdaftar
kopi sementara dari Dirjen Daglu

15
 Persyaratan EKS
PERSYARATAN
1. Surat permohonan tertulis kepada Direktur
Jenderal dalam hal ini Direktur Ekspor Produk
Pertanian dan Kehutanan
2. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau surat
izin usaha di bidang industri makanan dan minuman
dari instansi teknis;
3. Tanda Daftar Perusahaan (TDP);
4. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP); dan
5. Rekomendasi dari Dinas yang ditunjuk sebagai
penerbit SPEK.
16
 Lama Penerbitan EKS
• Direktur Jenderal menerbitkan pengakuan sebagai EKS
paling lama 3 (tiga) hari kerja sejak permohonan
diterima secara lengkap dan benar, dengan tembusan
disampaikan kepada:
a. Direktur Jenderal Bea dan Cukai; dan
b. Dinas penerbit rekomendasi/SPEK
• Penerbitan pengakuan sebagai EKS sebagaimana
dimaksud pada dicantumkan nomor International
Coffee Organization (ICO) sebagai tanda pengenal EKS

• Pengakuan sebagai EKS berlaku selama 1 (satu) tahun

sejak tanggal diterbitkan

17
 Persyaratan ETK
1. Pengakuan sebagai EKS dapat ditingkatkan menjadi ETK jika EKS telah
melakukan kegiatan ekspor kopi paling sedikit 200 (dua ratus) ton dalam kurun
waktu 1 (satu) tahun kopi, dengan melampirkan fotokopi Pemberitahuan
Ekspor Barang (PEB) yang telah dilegalisir oleh Kantor Pelayanan Bea dan Cukai
setempat.

2. Pengakuan menjadi ETK diterbitkan oleh Direktur Jenderal paling lama 3

(tiga) hari kerja sejak permohonan diterima secara lengkap dan benar, dengan
tembusan disampaikan kepada:
a. Direktur Jenderal Bea dan Cukai; dan
b. Dinas penerbit rekomendasi/SPEK.

• Pengakuan menjadi ETK berlaku selama perusahaan yang bersangkutan

melaksanakan kegiatan ekspor kopi

• EKS dan ETK wajib melakukan ekspor kopi dalam jangka waktu 1 (satu)
tahun kopi.

Tahun kopi dimulai dari tanggal 1 Oktober sampai dengan 30 September

tahun berikutnya.
18
 2. Mendapatkan order ekspor kopi
dengan melakukan tanda tangan Sales
Contracts (Jual beli)
Sales contract – kontrak jual beli adalah
dokumen/surat persetujuan antara penjual
dan pembeli yang merupakan follow-up dari
purchase order yang diminta importer. Isinya
mengenai syarat-syarat pembayaran barang
yang akan dijual, seperti harga, mutu, jumlah,
cara pengangkutan, pembayaran asuransi
dan sebagainya. Kontrak ini merupakan
dasar bagi pembeli untuk mengisi aplikasi
pembukaan L/C kepada Bank.
 • 1. PROMOTION
SALES CONTRACTS
• 2. INQUIRY
PROCESS • 3. OFFER SHEET
KORESPONDENSI
• 4. ORDER SHEET

NEGOSIASI NEGOSIASI
-Price -Price
- Quantity - Quantity
SELLER - Quality - Quality BUYER
(EXPORTIR) (IMPORTIR)
-TOD -TOD
-TOP -TOP
-TOS -TOS
- Juridiction - Juridiction
6. SALES CONFIRMATION

5. SALES CONTRACTS
TOD: term of Delivery
TOP: Term of Payment
TOS: Term of shipment
 3. Mengurus SPEK
• Setiap mau melakukan ekspor kopi, wajib
mengurus SPEK (Surat Persetujuan Ekspor Kopi)
• SPEK adalah Surat persetujuan pelaksanaan
ekspor kopi ke seluruh negara tujuan
• EKS/ETKS yang akan melakukan ekspor kopi
wajib mendapatkan SPEK dari Dinas sebelum
ekspor kopi
(Dinas yang tugas dan tanggung jawabnya di
bidang perdagangan di provinsi/Kabupaten/Kota)

21
 Persyaratan Pengurusan SPEK
• Surat Permohonan Kepada Kepala Dinas
Perdagangan
• Fotocopy Akte Pendirian dan Pengesahan SK
Kehakiman
• Fotocopy SIUP, TDP, NPWP, Domisili
• Fotocopy KTP dan NPWP Direktur Perusahaan
• Fotocopy Bukti Kepemilikan Gudang / Fotocopy
Sewa/Kontrak Gudang (apabila sewa)
• Surat Kuasa (jika pengurusan diberikan kepada
pihak ketiga)

22
 Masa Berlaku SPEK
• Dinas menerbitkan SPEK paling lama 3 (tiga)
hari kerja sejak permohonan diterima secara
lengkap dan benar
• SPEK berlaku selama 30 (tiga puluh) hari sejak
tanggal diterbitkan dan hanya dapat
diperpanjang 1 (satu) kali.
• SPEK yang masa berlakunya melewati batas
akhir tahun kopi tidak dapat dipergunakan
sebagai persyaratan untuk melakukan ekspor
kopi, dan tidak dapat diperpanjang.
Tahun kopi dimulai dari tanggal 1 Oktober sampai dengan 30 September tahun
berikutnya. 23
 Lembaran SPEK
• SPEK diterbitkan dalam rangkap 5 (lima) terdiri dari:
a. lembar asli untuk Kantor Pelayanan Bea dan Cukai
setempat;
b. tindasan pertama untuk Bank Devisa dalam negeri;
c. tindasan kedua untuk Dinas penerbit SPEK;
d. tindasan ketiga untuk Direktorat Jenderal Perdagangan
Luar Negeri dalam hal ini Direktorat Ekspor Produk
Pertanian dan Kehutanan, Kementerian Perdagangan; dan
e. tindasan keempat untuk EKS atau ETK bersangkutan.

• SPEK dapat digunakan untuk pengapalan dari

pelabuhan ekspor di seluruh Indonesia.
24
 Aplikasi SPEK
• Aplikasi Surat Persetujuan Ekspor Kopi (SPEK)
INATRADE merupakan aplikasi perijinan SPEK
INATRADE milik Kementerian Perdagangan
(Kemendag) yang digunakan oleh petugas Dinas
Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag)
secara online melalui akses internet
• Petugas Disperindag dapat memproses perijinan
SPEK melalui Form Input yang telah tersedia pada
aplikasi INATRADE. Aplikasi perijinan SPEK
INATRADE dapat diakses melalui alamat:
http://inatrade.kemendag.go.id

25
 4. Membuat Packing List dan Invoice
• Packing List adalah dokumen yang berisi
uraian jumlah, jenis dan kemasan barang
• Invoice adalah dokumen yang berisi harga
barang (nilai ) barang yang diekspor.
• Setiap melakukan ekspor, eksportir wajib
membuat packing list dan invoice, sesuai
dengan data barang yang diekspor,
pemenuhan terhadap dengan sales contracts.

26
 5. Membuat Certificate Of Analysis
• Certificate of Analysis (COA) adalah Surat
keterangan dari pihak ketiga yang berwenang
atau produsen yang diperlukan untuk
suatu kontrak penjualan dan penyerahan barang,
yang membuktikan bahwa barang-barang
tersebut telah diperiksa. (kamus bisnis bank)
• Pengurusan COA ke PT.Sucofindo , PT.Geoservices
• Pengurusan COA melampirkan: sampel barang,
pengisian form COA, dan persyaratan dokumen
lainnya.
27
Certiticate of Analysis (COA)

28
 6. Mengurus CERTIFICATE OF
PHYTOSANITARY
• CERTIFICATE OF PHYOTSANITARY ADALAH
Sertifikat Kesehatan Tumbuhan yang
dikeluarkan/diterbitkan oleh Balai Besar Karantina
Tumbuhan. Sertifikat ini diberikan oleh pihak Karantina
Tumbuhan terhadap setiap permohonan ekspor
komoditas tumbuhan yang diwajibkan/disyaratkan oleh
Negara tujuan ekspor.
• Apabila pada saat pemeriksaan, ditemukan ada hama,
maka dilakukan tindakan fumigasi oleh perusahaan
fumigasi yang sdh terdaftar
• Setelah tindakan fumigasi dilakukan, maka Bala Besar
Karantina akan mengeluarkan sertifikat Phyotsanitary.

29
 7. Mengurus Cerificate of Fumigation
• Certificate of Fumigation (fumigasi) adalah
surat keterangan bahwa barang sudah
dilakukan tindakan fumigasi sehingga barang
tersebut terbebas dari hama.
• Pelaksanaan fumigasi dilakukan oleh
perusahan jasa fumigasi yang sudah terdaftar
di Badan karantina

30
• PROSEDUR PEKERJAAN

1. Verifikasi (survey)
· Memeriksa tipe dan volume komoditi
· Cakupan hama : untuk mengukur dosis dan waktu pelaksanaan
· Waktu Konsentrasi : waktu yang dibutuhkan untuk mencapai konsentrasi tertentu
· Lokasi Fumigasi : aman dari gangguan, cukup pencahayaan,ventilasi baik, lantai datar dan solid.

2. Persiapan
· Keamanan dan keselamatan : informasi kepada seluruh pihak
· Posisi komoditi : rapi dan bersih
· Penempatan dan penyebaran pipa gas dan selang monitoring
· Lokasi Fumigasi : aman dari gangguan, cukup pencahayaan,ventilasi baik, lantai datar dan solid.

3. Pelaksanaan : Pelepasan gas

4. Monitoring : monitoring awal dan akhir

5. Aerasi : pembebasan fumigan hingga status aman buat manusia (Threshold Limit Value)

6. Penerbitan Sertifikat
· Sertifikat Gas Clearance : jaminan kondisi lingkungan fumigasi yang aman
· Sertifikat Fumigasi : bukti pelaksanaan fumigasi

31
 Tindakan Fumigasi Kopi

Sumber foto: facebook green bean coffee

32
 8. Membuat PEB dan NPE
• PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang), BC 30
adalah dokumen pemberitahuan terhadap
barang yang akan diekspor kepada instansi
Bea dan Cukai.
• PEB dibuat setiap mau melakukan ekspor
• NPE (Nota Persetujuan Ekspor) adalah
Dokumen persetujuan oleh instansi bea cukai
atas barang yang diekspor.

33
 Membuat PEB Dan NPE
• PEB dan NPE dapat diurus melalui jasa
kepabeanan (PPJK,Pengusaha Pengurusan Jasa
Kepabeanan), Jasa EMKL dan atau Jasa Freight
Forwarder.
• Dokumen pelengkap pembuatan PEB untuk
ekspor kopi adalah Packing List, Invoice,
EKS/ETK, SPEK kopi,

34
 9. Mengurus Bill of Lading
• Bill of lading adalah dokumen pengangkutan
atas barang yang dikirim melalui angkutan
laut, jika udara disebut AWB
• Bill of lading diterbitkan oleh pengangkut,
perusahaan pelayaran
• Sebelum terbit B/L, eksportir membuat
Shipping Instruction terlebih dahulu kepada
perusahaan pelayaran

35
 Mengurus Bill of Lading
• Bill of lading diterbitkan setelah kapal
berangkat
• Bill of lading terdiri dari 3 (tiga) original dan
copy
• Jenis Bill of Lading :
1.Master B/L (ocean B/l) : diterbitkan oleh
perusahaan pelayaran
2. House of BL : diterbitkan oleh perusahaan
freight forwarder
36
 10. Mengurus COO Form ICO
Surat Keterangan Asal (certificate of origin) Form
ICO adalah surat keterangan yang digunakan
sebagai dokumen penyerta kopi yang diekspor
dari seluruh Indonesia, yang membuktikan
bahwa kopi tersebut berasal, dihasilkan
dan/atau diolah di Indonesia.
COO, dikenal dengan SKA diterbitkan oleh Dinas
Perdagangan

37
• Kopi yang diekspor wajib sesuai dengan
standar mutu yang ditetapkan Menteri
Perdagangan dan harus disertai dengan Surat
Keterangan Asal (SKA) Form ICO sebagaimana
dimaksud dalam Peraturan Menteri
Perdagangan mengenai Penerbitan Surat
Keterangan Asal (certificate of origin

38
TERIMA KASIH