PROSEDUR & DOKUMEN EKSPOR

EKSPOR

• Kegiatan mengeluarkan barang dari daerah pabean.

• Kegiatan memasarkan komoditi kepada orang asing,
pembayaran dengan valuta asing dan berkomunikasi
dengan bahasa asing pula.
Manfaat Bisnis Ekspor

• Memperluas Pasar Produk Indonesia

• Menambah Devisa Negara
• Memperluas Lapangan Pekerjaan
• Meningkatkan Pendapatan Perusahaan
• Memperluas Diversifikasi Produk
• Membiasakan bersaing Di Pasar Internasional
JENIS – JENIS DOKUMEN EKSPOR
& PARA PELAKU EKSPOR
1. Invoice => Eksportir
2. Full set on board Ocean Bill of Loading / Airwaybill => Perusahaan
Penerbangan
3. Packing / Weight List => Eksportir
4. Certificate of Origin => Kantor Kementerian Perdagangan
5. Insurance Policy => Perusahaan Asuransi
6. Shipping Agent Certificate => Perusahaan Agen Pelayaran
7. Exporter’s Certificate => Eksportir
8. Manufacturer’s Certificate => Produsen/ Supplier
9. Beneficiary’s Certificate => Eksportir
10. Surveyor’s Certificate / Inspection’s Certificate => Independent Surveyor
11. Drafts => Bank
12. Certificate of Quality => Balai Pengujian dan Sertifikasi Mutu Barang
13.Manufacturer’s Quality Certificate => Pabrik Pembuat Barang Ekspor
14.Sanitasi Helath And Veterinary Certificate => Dinas Peternakan
15. Weight Note And Measurement List => Perusahaan Jasa Transportasi
Pelaku dan Dokumen Yang Diterbitkan
Pelaku Dokument Yang Terkait
Produsen 1. Kontrak Penjualan
2. Manufacture Certificate
3. Instruction Manual
4. Brochure, dll
Eksportir 1. Brochure
2. Offersheet
3. Sale’s Contract
4. Invoice
5. Consular Invoice
6. Packing List
7. Weight note
8. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Bank 1. L/C
2. Surat Setoran Pajak (SSP)
3. Surat Setoran Bea Cukai
4. Nota Perhitungan Pembayaran
Wesel Ekspor
Pelaku dan Dokumen Yang Diterbitkan
Pelaku Dokument Yang Terkait
Balai Pengujian dan sertifikasi 1. Certificate of quality
mutu 2. Test certificate
3. Chemical analysis
Usaha Jasa Transportasi 1. Packing List
2. Measurement List
3. Weight note
Dirjen Bea Cukai 1. Fiat Muat Barang (PEB)
2. PIB dan SPPB
Dinas Karantina 1. Phytosanitary certificate
Independen Surveyor 1. Certificate of quality
2. Certificate of weight
3. Chemical analysis
4. Survey Report
5. Inspection certificate
6. Test certificate
Pelaku dan Dokumen Yang Diterbitkan
Pelaku Dokument Yang Terkait
Dinas Peternakan 1. Vetenery certificate
Perusahaan Asuransi 1. Cover note
2. Insurance Policy
DGPEN-ITPC-Atase, Jetro, Kotra, 1. General information
dll 2. Trade promotion
3. Trade Misson
4. Trade fair
5. Trade consultation
Perusahaan Pelayaran 1. Bill of Lading (BL)
Angkutan Udara 1. Airway Bill (AWB)
Dinas Perindag 1. Surat Keterangan Asal (SKA)
2. Angka Pengenal Impor (API)
Kantor Pajak 1. NPWP
Kedutaan Asing 1. Consular Invoice
 Dokumen Ekspor
1. Sale Contract ( Kontrak penjualan )
2. Commercial invoice ( Faktur Perdagangan )
3. Letter of Credit ( L/C )
4. Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )
5. Bill of Lading ( B/L ) / Air Way Bill ( AWB )
6. Polis Assuransi
7. Packing List
8. Certificate of Origin/ Surat Keterangan Asal ( SKA )
9. Quality Statement/ Surat Pernyataan Mutu
10.Bill of Exchange / Wessel ekspor for Eksportir
ISTILAH DALAM BISNIS EKSPOR
PENGIRIM BARANG
•Shipper : Exporteer atau si Pengirim barang.
•Consignee : Importeer atau si Penerima barang.
•Notify Party : sebutan untuk pihak kedua setelah Consignee yang berhak
untuk di beritahu tentang adanya suatu pengiriman dan penerimaan barang
export / import.
DATA BARANG
•Shipping Mark & Number : Jumlah KEMASAN dan tanda pengiriman yang
tercantum di kemasan barang.
•Description of Goods : Adalah perincian barang.
•GW : Gross Weight /berat kotor.
•NW : Net Weight / berat bersih.
• LCL : Less than Container Loaded.
adalah istilah untuk jenis pengiriman barang partial, dan barang dikirim itu
ditujukan ke Gudang penumpukan dari shipping agent. Dari pihak Gudang
tersebut kemudian akan mengumpulkan barang-barang kiriman LCL lain
hingga memenuhi quota untuk di loading / di muat ke dalam container.
• FCL : Full Container Loaded.
FCL adalah istilah untuk jenis pengiriman barang dengan menggunakan container.
tetapi jika shipper mengirimkan barangnya dengan menggunakan container
maka jenis pengiriman ini disebut dengan FCL. Pengiriman barang dengan
mode FCL maka kita harus mendatangkan container ke Gudang kita untuk
process stuffing (proses pemuatan barang). Setelah stuffing selesai, container
itu kita segel dan kita kirimkan ke tempat Penumpukan Peti Kemas di
pelabuhan.
• CFS : Container Freight Station, CFS merupakan istilah untuk mode pengiriman
dari Gudang LCL Negara asal sampai ke Gudang LCL Negara tujuan. CFS-CFS.
• CY : Container Yard. CY merupakan istilah untuk mode pengiriman dari
Tempat Penumpukan Peti Kemas Negara asal sampai ke Tempat Penumpukan
Peti Kemas Negara tujuan. CY-CY
• Closing Time : Tiap-tiap Shipping Schedule selalu mencantumkan tanggal dan
waktu closing time. Dan jika cargo masuk ke TPS itu melewati dari waktu
Closing Time yang telah ditetapkan maka pihak shipper akan dikenakan
sanksi / denda.
• N.P.E. : Nota Pelayanan Export. (persetujuan ekspor dari Bea cukai )
• P.E.B : Pemberitahuan Export Barang. di ajukan dengan system online melalui
system EDI. Jika pemeriksaan PEB di setujui, maka akan keluar N.P.E.
• Feeder Vessel : Kapal pengangkut dengan kapasitas kecil. yang mengangkut
container dari pelabuhan asal ke pelabuhan transit
• Mother Vessel : Kapal pengangkut dengan kapasitas besar yang mengangkut
container dari pelabuhan transit menuju pelabuhan tujuan.
• Voyage : Nomor Keberangkatan Kapal yang biasa disingkat dengan V. atau
Voy..
• ETD : Estimation Time of Departure
• ETA : Estimation Time of Arrival
•BERDASARKAN DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG
•Bill Of Lading : atau B/L, arti adalah Konosemen atau bukti pengiriman
barang dan pengambilan barang atau surat kontrak angkutan atau
dokumen kepemilikan .
•POL : Port Of Loading / Pelabuhan Muat
•POD : Port Of Discharge/ Pelabuhan Bongkar
•Packing List : Daftar Rincian barang secara mendetail yang berisikan nama
Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel & Voy, Dimensi Barang, Gross
Weight dan Net Weight per Item barang maupun total keseluruhan, Jumlah
barang.
•Commercial Invoice : Daftar rincian barang mendetail yang berisikan nama
Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel & Voy, Nilai Invoice per Item
barang maupun total keseluruhan, Jumlah barang.
4 TAHAP PROSES KEGIATAN EKSPOR

• Sale’s Contract Process

• L/C Opening Process
• Cargo Shipment Process
• Shipping Document Negotiation Process
 Prosedur Ekspor
1. Korespondensi / Contack person
Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir di luar negeri untuk menawarkan dan
negosiasi komoditi, dalam hal ini harus dicantumkan jenis barang, kualitas, kuantitas, syarat­
syarat pengiriman dll
2. Pembuatan kontrak dagang
Apabila importir menyetujui penawaran yangdiajukan oleh eksportir, maka importir dan eksportir
membuat dan menandatangani kontrak dagang dengan dicantumkannya hal­hal yang
disepakati bersama. 
3. Penerbitan letter of credit ( L/C )
Setelah ditandatangani kontrak dagang maka importir membuka L/C melalui bank koresponden
di negaranya dan mengirimkan L/C tersebut ke Bank Devisa yang ditunjuk, kemudian Bank
Devisa di negara eksportir kemudian Bank Devisa yang ditunjuk memberitahu diterimanya
L/C tersebut kepada eksportir
4. Mempersiapkan Barang ekspor
Dengan diterimanya L/C tersbut maka eksportir mempersiapkan barang­barang yang dipesan
importir. Keadaan barang­barang yang dipersiapkan harus sesuai dengan persyaratan yang
tercantum dalam kontrak dagang dan L/C.
 Prosedur Ekspor
5. Mempersiapkan dokumen barang
– Packing list
– Commercial invoice
– Sertifikat mutu barang / standar mutu
6. Mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )
Selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )ke Bank
Devisa dengan melampirkan surat sanggup bayar apabila ekspornya terkena pajak
ekspor.
7. Pemesanan ruang kapal
Eksportir memesan ruang kapal ke perusahaan pelayaran samudera atau perusahaan
penerbangan. Agar diperhatikan perusahaan angkutan mana yang memberikan
jaminan dalam pengiriman.
8. Pengiriman barang ke pelabuhan
Eksportir dapat melakukan sendiri pengiriman barang atau dapat menggunakan jasa
perusahaan pengiriman barang ( Perusahaan Freigh forwarder atau perusahaan
Expedisi muatan kapal laut ( EMKL ) dengan disertakan dokumen­dokumen ekspor.
 
 Prosedur Ekspor
9. Pemeriksaan Bea Cukai
Dipelabuhan dilakukan pemeriksaan dokumen dengan barang­barang yang
akan diekspor.
10. Surat Keterangan Asal ( SKA)
Jika diperlukan Eksportir mengajukan permintaan SKA. Kepada Dinas
Perindustrian Perdagangan.
11. Pencairan L/C
Apabila barang sudah dikapalkan Eksportir dapat mencairkan L/C ke Bank
dengan menyerahkan bukti dokumen­dokumen.
12. Proses pengiriman barang ke Importir. .
 Prosedur Ekspor
Langkah – langkah yang harus dilakukan oleh eksportir apabila melakukan ekspor. Prosedur Ekspor terdiri

dari 12 (dua belas) langkah sebagai berikut :

a. Korespondensi

Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir luar negeri untuk menawarkan dan menegosiasikan

komoditi yang akan dijualnya. Dalam surat penawaran kepada importir harus dicantumkan jenis barang,

mutunya, harganya, syarat-syaratnya pengiriman, dan sebagainya.

b. Pembuat Kontrak Dagang

Apabila importir menyetujui penawaran yang diajukan oleh eksportir, maka importir dan eksportir membuat

dan menandatangani kontrak dagang. Dalam kontrak dagang dicantumkan hal-hal yang disepakati bersama.

c. Penerbitan Letter of Credit (L/C)

Setelah kontrak dagang ditanda tangani maka importir membuka L/C melalui bank koresponden dinegaranya

dan mengirimkan L/C tersebut ke Bank Devisa yang ditunjuk memberitahukan diterimanya L/C tersebut

kepada eksportir.
 Prosedur Ekspor
d. Mempersiapkan Barang Ekspor
Dengan diterimanya L/C tersebut maka eksportir mempersiapkan barang-barang yang dipesan
importir. Keadaan barang – barang yang dipersiapkan harus sesuai dengan persyaratan yang
tercantum dalam kontrak dagang dan L/C.
e. Mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Dagang (PEB) ke Bank Devisa
dengan melampirkan surat sanggup apabila barang ekspornya terkena pungutan ekspor.
f. Pemesanan Ruang Kapal
Eksportir memesan ruang kapal ke Perusahaan Pelayaran Samudera atau perusahaan
penerbangan. Perlu dicek perusahaan perkapalan mana yang mempunyai tarif angkutan kargo
paling murah dan paling memberikan jaminan akan ketepatan waktu pelayaran.
g. Pengiriman Barang Ke Pelabuhan
Eksportir sendiri dapat mengirim barang kepelabuhan pengiriman dan pengurusan barang ke
pelabuhan dan ke kapal dapat juga dilakukan oleh perusahaan jasa pengiriman barang
(Perusahaan Freight Forwarding atau Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal laut / EMKL).
Dokumen-dokumen ekspor disertakan dalam pengiriman barang ke pelabuhan dan ke kapal.
 Prosedur Ekspor
h. Pemeriksaan Bea Cukai
Di pelabuhan, Dokumen ekspor diperiksa oleh pihak Bea Cukai. Apabila diperlukan, barang-barang
yang akan diekspor diperiksa juga oleh pihak Bea Cukai. Apabila barang-barang dan dokumen yang
menyertainya telah sesuai dengan ketentuan maka Bea Cukai menanda tangani pernyataan
persetujuan muat yang ada pada PEB.
i. Pemuatan Barang ke Kapal
Setelah pihak Bea Cukai menandatangani PEB maka barang telah dapat dimuat ke kapal. Segera
setelah barang dimuat ke kapal, pihak pelayaran menerbitkan Bill of Lading (B/L) yang kemudian
diserahkan kepada eksportir.
j. Surat Keterangan Asal
Eksportir sendiri atau Perusahaan Freight Forwarder atau EMKL/EMKU memfiat pemuatan
barangnya dan mengajukan permohonan atau ke kantor Dinas Departemen Perdagangan atau
memperoleh SKA apabila diperlukan.
k. Pencairan L/C
Apabila barang sudah dikapalkan, maka eksportir sudah dapat ke bank untuk mencairkan L/C.
Dokumen-dokumen yang diserahkan ke bank adalah B/L, Commercial Invoice, Packing List dan
PEB.
l. Pengiriman Barang ke Importir
Barang dalam perjalanan dengan kapal dari Indonesia ke pelabuhan di negara importir.
Prosedur Ekspor
 Sale’s Contract Process
a. Promosi
Kegiatan promosi komoditas yang akan diekspor melalui media promosi seperti iklan di media elektronik,
majalah, Koran, pameran dagang atau melalui badan/lembaga yang berhubungan dengan kegiatan promosi
ekspor seperti Ditjen PEN, Kamar Dagang dan Industri, Atase perdagangan dan lain sebagainya
b. Inquiry
Pengiriman surat permintaan suatu komoditas tertentu oleh Importir kepada eksportir (letter of inquiry). Biasanya
berisi deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman
c. Offer Sheet
Permintaan Importir akan ditanggapi melalui offer sheet yang dikirimkan eksportir. Offer sheet ini berisikan
keterangan sesuai permintaan Importir mengenai deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman. Selain itu
pada offer sheet ini biasanya ditambahkan tentang ketentuan pembayaran dan pengiriman sample/brochure
d. Order Sheet
Setelah mendapatkan penawaran dari eksportir dan mempelajarinya, jika setuju maka Importir akan mengirimkan
surat pesanan dalam bentuk order sheet (purchase order) kepada eksportir
e. Sale’s Contract
Sesuai dengan data dari order sheet maka selanjutnya eksportir akan menyiapkan surat kontrak jual beli (sale’s
contract) yang ditambah dengan keterangan force majeur clause  dan inspection clause. Sales contract ini
ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan sebanyak dua rangkap kepada Importir
f. Sale’s Confirmation
Sales contract akan dipelajari oleh Importir, apabila Importir setuju maka sales contract tersebut akan
ditandatangi oleh Importir untuk kemudian dikembalikan kepada eksportir sebagai sales confirmation. Sedangkan
satu copy lain dari sales contract ini akan disimpan oleh Importir
 
L/C Opening Process
 Tahap Permohonan Pembukaan L/C

1. Importir Membuka sebuah L/C kepada opening bank (issuing

bank) sebagai dana yang disiapkan untuk dibayarkan kepada
eksportir
2. Opening bank setelah menyelesaian jaminan dana L/C dari
importir, melalui pembukaan L/C melalui bank korespondensinya
(advising bank/ Confirming Bank) di negara eskportir
3. Advising bank setelah meneliti keabsahan amant pembukaan L/C
dari opening bank, meneruskan L/C tersebut kepada eksportir
yang berhak menerima dengan surat pengantar dari advising
bank (L/C advice)
Cargo Shipment Process
 Tahapan Cargo Shipment Process
1. Eksportir akan menerima L/C advice sebagai acuan untuk mengirimkan barang dan saat ini
eksportir akan melakukan shipment booking kepada shipping company sesuai
dengan term yang disebutkan dalam sales contract. Setelah itu eksportir harus mengurus
kewajiban Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) di Bea Cukai di pelabuhan muat. Serta hal lain
seperti pembayaran pajak ekspor (PE) dan Pajak Ekspor Tambahan (PET) di advising Bank
2. Shipping Company akan memuat barang dan menyerahkan bukti penerimaan barang, kontrak
angkutan, bukti kepemilikan barang (bill of lading) serta dokumen pengapalan lainnya jika
ada kepada eksportir, kemudian eksportir akan mengirimkannya kepada advising Bank untuk
dikirimkan ke opening Bank
3. Shipping Company akan mengangkut barang tersebut ke pelabuhan tujuan yang disebutkan
dalam Bill of Lading (B/L)
4. Importir akan menerima dokumen pengapalan jika kewajiban pembayaran kepada opening
Bank sudah dilakukan. Selanjutnya dokumen pengapalan ini digunakan untuk
mengurus import clearance dengan pihak bea cukai di pelabuhan dan untuk mengambil
muatan di shipping Company yang memuat barang yang dipesan
5. Shipping Agent akan menyerahkan barang kepada Importir jika biaya jasa shipping
agent telah dilunasi
Shipping Document Negotiation Process
Penyelesaian Pembayaran Kepada
Eksportir
Jika eksportir telah mengapalkan barang
dan menyiapkan dokumen-dokumen sesuai
dengan yang diisyaratkan didalam L/C,
maka eksportir tersebut dapat mengajukan
dokumen-dokumen kepada Bank untuk
dinegosiasi / dibayar / diaksep (negotiating
bank) untuk menerima pembayaran.
Penyelesaian Pembayaran Kepada
Eksportir
Penyerahan dokumen-dokumen tersebut
pada umumnya dilakukan dengan surat
pengantar dari perusahaan eksportir atau
dengan menggunakan formulir yang telah
disediakan oleh bank.
 Shipping Document Negotiation Process
1. Setelah menerima B/L dari shipping Company, Eksportir akan menyiapkan semua keperluan
dokumen lain yang diisyaratkan dalam L/C seperti Invoice, packing list, sertifikasi mutu, Surat
Keterangan Negara Asal (SKA) dan lain sebagainya. Semua dokumen tersebut akan diserahkan
kepada negotiating Bank, dalam hal ini advising Bank, yang ditentukan dalam L/C untuk
memeroleh pembayaran atas L/C
2. Negotiating Bank akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan yang
dikirimkan eksportir, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka negotiating Bank akan
melakukan pembayaran sesuai tagihan eksportir dari dana L/C yang tersedia
3. Negotiating Bank akan mengirimkan dokumen pengapalan kepada opening Bank untuk
mendapatkan reimbursement atas pembayaran yang dia lakukan kepada Eksportir
4. Opening Bank, akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan, jika cocok
dengan yang diisyaratkan L/C maka opening Bank akan memberikan pelunasan pembayaran
(reimbursement) kepada negotiating Bank
5. Opening Bank selanjutnya memberitahukan penerimaan dokumen pengapalan kepada
Importir. Importir akan menyelesaikan pelunasan dokumen itu untuk mendapatkan dokumen
pengapalan yang berfungsi untuk mengambil barang pesanan darishipping agent dan bea
cukai setempat
 MULTI MODAL TRANSPORT
Pengangkutan barang dengan, mempergunakan
sekurang-kurangnya dua Alat Angkut yang
berbeda dari satu tempat yang terletak dalam
suatu Negara lain, dengan mempergunakan
lebih dari satu modus pengangkutan yang
berbeda.
 MULTI MODAL TRANSPORT
Modal diperlukan untuk pelabuhan,
pembangunan infrastruktur kereta api dan
jalan juga kapal, Container dan peralatan
pendukung lainnya.
 JENIS OPERASI
1. Laut / Udara (Kapal dan Pesawat)
2. Udara / darat ( truk ) => (Pesawat dan Truck)
3. Angkutan kereta api / perairan laut
pedalaman / kereta api dan darat / angkutan
sungai (Kapal, Kereta Api, Truck, dan Sungai)
4. Mini Bridge (Kapal dan Kereta Api)
5. Piggy Back (Angkutan Jalan dan Kereta Api)
6. Sea Train (Kereta Api dan Kapal)