CUSTOM AND SHIPPING

Prosedur ekspor
&
prosedur impor (part ii)

PRODI MANAJEMEN ADMINISTRASI D3

UNIVERSITAS BINA INSANI
2021
Manfaat Bisnis Impor

• Pemenuhan kebutuhan barang di dalam negeri

• Membangun hubungan yang baik dengan negara lain
• Meningkatkan neraca pembayaran serta mengurangi adanya keluar devisa pada
negara lain.
• Produk beredar dimasyarakat dapat beragam jenis, serta
• Meningkatkan potensi pada suatu negara dalam mendapatkan bahan baku,
barang serta jasa pada suatu jenis produk tertentu yang jumlahnya terbatas atau
tidak mampu diproduksi dari dalam negeri.
 Dokumen Impor
•  Perizinan Kepabeanan
Meliputi NPWP,NIK,API-U/API-P (Dokumen ini hanya di peruntukan badan usaha saja dan bukan perorangan).

• Dokumen Impor yang meliputi :

1. AWB ( Air Way Bill )
2.  Invoice (Faktur Perdagangan)
3.  Packing List
4. COO ( Certificat Of Origin )
5. Phytosanitary Certificate adalah sertifikat yang menyatakan bahwa barang yang di impor bebas dari
kandungan hama(phyto).Dokumen ini digunakan untuk impor makanan,minuman,bahan bak yang berasal dari
hewan maupun nabati,tanaman,hewan,bibit,kayu,dll.
6. Health Certificate adalah sertifikat kesehatan yang biasanya berisi barang konsumsi oleh manusia.Untuk
produk makanan,minuman olahan,regulasi indonesia masyarakat health certificate yang dikeluarkan oleh FDA
Dept (Food Drugs and Administration dari negara asal
7. PIB (Pemberitahuan Impor Barang )
8. Free Sale Cerificate adalah sertifikat yang menyatakan bahwa barang yang kita impor di negara asal sudah
berdar di negara asalnya
9. Radioactivity Certificate adalah sertifikat yang menyatakan bahwa barang yang kita impor bebas dari radiasi
nuklir ,biasanya hanya digunakan untuk barang yang kita impor dari jepang.
10. Surat Laporan Surveyor (Jika ingin mengimpor garment, impor mainan, impor besi baja, impor mesin bekas,
Impor barang bekas serta Barang barang impor yang terkena aturan lartas lainnya).
ISTILAH DALAM BISNIS IMPOR
TERM PEMBELIAN:

• EXW (nama tempat) Ex Works = Pihak penjual menentukan tempat pengambilan barang saja, Harga Barang belum
termasuk biaya pengiriman, Asuransi, Pick-up barang , handling dan Custom di pelabuhan asal barang.
• FOB (nama pelabuhan keberangkatan/ Gudang penumpukan) = Free On Board adalah Pihak penjual bertanggung jawab
mengurus izin export, memuat barang di kapal atau mengirimkan barang ke gudang yang di tunjuk oleh buyer.
• CIF (nama pelabuhan tujuan): Cost, Insurance and Freight = Pihak penjual bertanggung jawab mengurus ijin export ,
Ocean/Air freight dan asuransi hingga barang tiba di negara tujuan
• Freight Prepaid = Biaya transportasi yang dibayarkan di Negara Asal (Seller, Shipper )
• Advance payment : Transaksi pembayaran yang dibayarkan kemudian
•  FCA (nama tempat): Free Carrier =Pihak penjual hanya bertanggung jawab untuk mengurus izin ekspor dan
menyerahkan  barang ke pihak pengangkut di tempat yang telah ditentukan
• L/C = Letter of CREDIT, cara pembayaran dengan melibatkan pihak perbankan dengan mengacu kepada sales contract
(kontrak jual beli)
• Polis Assuransi adalah bukti perjanjian tertulis yang dilakukan oleh pihak perusahaan asuransi (penanggung) dengan
nasabah pengguna layanan asuransi (tertanggung), yang isinya menjelaskan segala hak dan kewajiban antara kedua belah
pihak tersebut.
• Air Freight ( A/F ) adalah biaya pengiriman barang dengan menggunakan pesawat
ISTILAH LAIN NYA:

• Shipper = Exportir/pengirim barang

• Buyer = Pembeli
• Consignee = Importir/penerima barang
• Seller = Penjual
• Shipping = Perusahaan pelayaran
• Measurement = Ukuran kubikasi barang
• Port of delivery = Pelabuhan [tujuan] pengiriman
• Port of discharge / unloading = Pelabuhan bongkar
• Port of loading = Pelabuhan muat
• Shipping Mark & Number / Marking Code / Kode Marking = Jumlah carton dan KODE pengiriman yang tercantum di dus pada saat
pengiriman barang ke Gudang forwarder
•  MSDS (Material Safety Data Sheet ) = Memuat informasi mengenai sifat-sifat zat kimia, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pengunaan zat kimia pertolongan apabila terjadi kecelakaan, penanganan zat yang berbahaya
• HS code = Harmonized Commodity Description and Coding System Standar internasional atas sistem penamaan dan penomoran yang
digunakan untuk pengklasifikasi produk perdagangan dan turunannya yang dikelola oleh World Customs Organization (WCO)
• A.W.B; Airway Bill ( Master AWB) diterbitkan oleh Maskapai Pernerbangan, House AWB diterbitkan oleh Perusahaan Freight
Forwarders)
• Container = Kontainer / Peti kemas
• Description of Goods = Perincian barang ini terdapat didalam Packing List (Lengkap) dan Bill Of Lading
• Stuffing = Pemuatan barang untuk ekspor ke dalam peti kemas/ lainnya
• Trucking = Perusahaan pengangkut truk/ armada
• Seal = Segel kontainer / peti kemas
• Merchant / feeder vessel = Kapal pengumpan / kapal niaga sebagai pengangkut awal (pre-carriage) untuk menuju ke kapal besar
PROSEDUR CARGO A/F IMPOR
• Pihak-Pihak Terkait
Ada tiga pihak utama yang terkait dengan penerimaan cargo, yaitu pihak pengirim (shipper), penerima (consignee),
pihak pengangkut (carrier), pihak ground handling, warehouse operator. Shipper bisa berupa perorangan, badan usaha,
dilakukan secara langsung tanpa perantara, atau melalui jasa ekspedisi pengiriman barang yang dikenal dengan istilah
freight forwarder (agen cargo).

• Carrier/Pihak Pengangkut
Carrier bisa berupa cargo sales airline, cargo sales agent, airline/air charter yang juga berfungsi sebagai pengangkut
cargo. Pesawat yang dipakai khusus untuk mengangkut cargo saja disebut cargo aircraft atau freighter, sedangkan
pesawat yang bisa digunakan untuk mengangkut cargo atau sebaliknya untuk mengangkut penumpang
dikenal dengan istilah combine aircraft.

• Aturan main yang harus diperhatikan dalam pengiriman cargo pesawat yakni :
Dalam praktiknya, pengiriman cargo harus mengikuti aturan main yang telah ditetapan, dimana hal-hal berikut harus
diperhatikan, seperti jenis dan sifat barang yang dikirim, marking, labeling, berat dan jumlah barang yang dikirim, kota
dan negara tujuan barang akan dikirim, peraturan-peraturan setempat menyangkut dokumen-dokumen pelengkap serta
masalah biaya-biaya
Berikut adalah gambar yang memperlihatkan hubungan antara pengiriman, operator, dan penerima ;

Klasifikasi Cargo
Berdasarkan cara penanganannya, cargo dibagi dalam dua golongan besar, yaitu General Cargo dan Cpesial Cargo . Berdasarkan
cara pelayanan dan jenis produknya, menurut “IATA AHM” cargo dibagi menjadi General Cargo, Special Shipment,dan
Specialized Cargo Product

Prosedur Cargo Import

Dalam proses cargo import terbagi dalam dua prosedur yaitu prosedur perdokumenan dan prosedur pergudangan, Kedua proses
tersebut dilaksanakan dalam waktu yang bersamaan dengan lokasi yang berbeda. Prosedur perdokumenan dan prosedur
pergudangan sangat berketergantungan dalam hal ini, karena proses tersebut dapat berjalan dengan adanya cargo/barang yang
disertai dengan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan cargo tersebut.
• Prosedur Perdokumenan

1. Acceptance
Acceptance yaitu unit yang bertugas sebagai penerimaan barang baik outgoing maupun incoming, juga bertugas untuk memberikan break
down plan kepada petugas untuk mempersiapkan cargo tersebut, serta memiliki tugas untuk melakukan verifikasi dokumen sebelum
menjalani proses berikutnya. Pada bagian ini data /informasi keberangkatan dan kedatangan pesawat disampaikan oleh bandara
keberangkatan, bandara transit, airlines dan shipper.
Pada tahap awal ini acceptance yang bertanggung jawab melaksanakan tugasnya dengan turun langsung ke apron untuk memulai kegiatan
perdokumenan. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
 Mendapatkan inward manifest dari PDE (Pertukaran Data Elektronik) manifest.
 Pengambilan dokumen AWB dari pesawat oleh acceptance untuk dipersiapkan.
 Lembar dokumen AWB di cek pada Inward Manifest.
 Copy 4 AWB disimpan acceptance sebagai bukti, copy 2 di serahkan kepada
docpros untuk consignee.
 Data AWB diInput dan dikirim ke docpros untuk DO (Delivered Order). 6. Untuk cargo yang bermasalah dibuatkan CIR (Cargo Irregularity
Report).

2. Docpros (Dokument Procesing)

Docpros atau dokument procesing adalah suatu proses dalam membuat atau menyesuaikan dokumen sebagai pendukung dan syarat
pengeluaran barang. Dokumen tersebut berupa AWB (Air Way Bill) yang akan kembali diproses dan dipersiapkan.
Pada tahap kedua ini yang bertanggung jawab atas proses perdokumenan setelah acceptance menyerahkan wewenangnya dan menyelesaikan
tugasnya.Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
 Dokpros mengambil AWB (Air Way Bill) dari acceptance.
 Melakukan pemberitahuan NOA (Notice Of Arrival) kepada consignee, melalui fax mengisikan lembar NOA, melalui telepon, dan E-Mail.
 Pembuatan DO (Delivered Order) sebagai surat pengantar pembayaran sewa gudang, copy putih (gapura), copy merah (bea cukai), copy biru
(Kasir).
 Pembuatan SIPB (Surat Izin Pengeluaran Barang).
3. Pajak/Administrasi
Dalam proses administrasi adanya pembayaran atas penyewaan gudang dan biaya lain-lain yang terkait dengan kargo tersebut, yang
dibayarkan oleh consignee kepada operator pergudangan pada saat pengambilan barang yang akan menghasilkan lembar faktur pajak.
Faktur pajak yaitu bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKJ) karena penyerahan Barang Kena Pajak (BKP)
atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP) atau oleh Ditjen Bea dan Cukai karena impor BKP.
Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan Nota Pembayaran Jasa Gudang (NPJG) berdasarkan DO.
2. Pembayaran ke kasir atas sewa gudang.
3. Pembuatan Faktur Pajak berdasarkan NPJG.

4. Lokasi Import
Lokasi import adalah lokasi dimana proses pengambilan barang berlangsung oleh consignee. Pada tahap ini terjadi proses penyerahan
dokumen-dokumen yang telah dipersiapkan dari tahap awal perdokumenan hingga tahap terakhir.
Dokumen tersebut diserahkan sebagai syarat pengambilan barang oleh consignee. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan Stock Opname
• Mencatat no Master AWB
• Mencatat no HAWB (House Air Way Bill)
• Mencatat Jumlah cargo
• Mencatat nama shipper/agent
• Mencatat no flight
• Melaksanakan komputerisasi / mendata pada managemen sistem warehousing
• Croscek daerah tujuan akhir2. Mengeluarkan barang sesuai persyaratan dokumen yang telah di lengkapi,
• MAWB (Master Air Way Bill), bila ada House dicantumkan HAWB (House Air Way Bill)
• DO (Delivered Order)
• SIPB (Surat Izin Pengeluaran Barang)
• NPJG (Nota Pembayaran Jasa Gudang)
• SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran barang) dari Bea dan Cukai Prosedur Pergudangan
a. Gudang
Gudang yaitu tempat penyimpanan barang/cargo yang akan diangkut (outbound/export) maupun datang (inbound/import) melalui
pesawat udara yang menggunakan dokumen penerbangan. Lokasi ini adalah tahap awal dimana barang/Cargo ditempatkan untuk melalui
proses breakdown dan penempatan pada area storage di lokasi import.

b. Breakdown
Breakdown Cargo adalah keiatan pembongkaran cargo dari ULD/gerobak yang dilakukan oleh bagian kedatangan setelah Cargo tiba di
gudang untuk ditempatkan pada lokasi dalam gudang sebelum Cargo tersebut diambil oleh consignee/penerima.

1. Yang perlu diperhatikan dalam breakdown adalah:

• Dibuatkan Checklist
• Packing • Labeling
• Special shipment
• Marking

2. Pelaksanaan breakdown adalah sebagai berikut:

• Petugas mendapatkan breakdown plan dari petugas acceptance.
• Memeriksa kondisi ULD.
• Membongkar Cargo.
• Mencatat kondisi ULD, nomor ULD, kondisi segel (apabila ada), nomor MAWB dan jumlah per ULD, nomor HAWB dan jumlah per
ULD, jenis, warna, dan ciri kemasan.
• Melokasikan cargo sesuai permintaan, jenis cargo, dan tujuan.
• Untuk cargo lanjut, disiapkan cargo serta dokumen untuk diproses lebih lanjut.
• Menyerahkan hasil breakdown ke petugas storage untuk ditempatkan.
• Mengirim hasil breakdown ke unit-unit terkait lainnya melalui telex dan atau e-mail.
c. Lokasi Impor

Lokasi impor adalah lokasi dimana proses persiapan

barang/cargo berlansung. Lokasi tersebut
berhubungan langsung dengan pergudangan tempat
Cargo impor disimpan pada area storage.
1. Import Storage, penempatan Cargo sesuai area-
area yang sudah disediakan. Adapun prosesnya
sebagai berikut:

• Menerima Cargo hasil proses breakdown.

• Menempatkan Cargo pada area storage/rak-rak
sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan
berdasarkan atas permintaan, jenis Cargo, nomor
AWB, jenis komoditas, ukuran atau berat.
• Menyiapkan Cargo yang akan diserahkan kepada
consignee.
Air waybill (AWB)
• Airway Bill (AWB) adalah kontrak untuk pengangkutan kargo udara antara pengirim dan pengangkut, dan juga
sertifikat untuk pengangkutan barang (setara dengan penerimaan barang).
• Pengangkutan dan biaya lainnya dinyatakan pada air waybill, biasanya dinyatakan dalam mata uang nasional
asal. Sebagai contoh, Beijing PEK-Cairo CAI, stasiun asal adalah Beijing, sehingga biaya di atas dinyatakan dalam
CNY.
• Pengangkutan atau biaya lain yang dibayarkan oleh pengirim. Pengirim di stasiun keberangkatan (bandara) disebut
Charges Prepaid, atau PP, dan juga akan ditampilkan di air waybill.
• Pengangkutan yang dikumpulkan oleh penerima barang di stasiun tujuan (bandara) atau biaya lain, yang disebut
pengumpulan tagihan, disebut sebagai CC, juga akan ditampilkan pada CC di air waybill.
Berapa biaya pengiriman dan biaya lain pada Air Waybill (AWB)?
1. Semua biaya yang terkait dengan transportasi udara, termasuk ongkos angkut dan biaya lainnya, dapat dibayar
secara tunai / transfer. Jika maskapai (maskapai penerbangan) telah setuju untuk menerima cek di muka, ia juga
dapat membayar dengan cek.
2. Biaya Pengiriman Udara dan Deklarasi untuk Pengangkutan harus dibayar di muka (PP) atau pada saat yang sama
(CC). Dengan kata lain, angkutan udara dan biaya tambahan nilai yang dinyatakan adalah prabayar atau
dibayar; tidak ada yang bisa dibayar di muka, ada yang dibayar.

Ada kolom di air waybill "Nilai yang Dideklarasikan untuk Pengangkutan" (nilai yang dinyatakan ke operator). Jika nilai
tidak dinyatakan ke operator, itu akan ditandai "NVD" - "No Value Declared" (tidak ada nilai yang dideklarasikan). 

3. Biaya lain yang timbul di stasiun keberangkatan (bandara) harus dibayar penuh. Biaya tambahan pengiriman dan nilai
deklaratif adalah biaya "satu kali". Selain pengiriman dan biaya tambahan nilai yang dinyatakan, biaya adalah
"dial". Biaya "panggilan yang sama" adalah prabayar atau dibayar.
Apa biaya lain yang dikeluarkan di stasiun keberangkatan (bandara)?

• Misalnya, biaya sistem AWC, biaya tambahan bahan bakar MYC, dan biaya tambahan keamanan SCC. Ketiganya
adalah "pengeluaran lain yang paling umum terjadi di stasiun asal (bandara)", dan ada tiga biaya untuk hampir setiap
kargo udara. Lainnya tidak terlalu umum, seperti PK : Biaya layanan pengemasan kemasan, RA : Barang Berbahaya
Biaya tambahan penanganan barang berbahaya, SO : Biaya penyimpanan berasal dari biaya penyimpanan stasiun, dan
UH: Biaya penanganan peralatan pengemasan ULD Handling.

• Jika barang transit, biaya lain yang dikeluarkan di stasiun perantara (bandara) harus dibayar pada prinsipnya. Misalnya,
SI: Stop in Transit menghentikan pengiriman, TR: Transit fee transit.
• Namun, biaya tertentu, seperti biaya tetap yang dikenakan oleh pemerintah atau pajak dari otoritas bandara, juga dapat
dibayarkan di muka jika diketahui sebelumnya di stasiun keberangkatan. Misalnya, selain Almaty (ALA), tujuan lain
di Kazakhstan dikenakan biaya transfer 100 USD per tiket. Biaya ini sering dibayar dimuka.
• Biaya lain yang dikeluarkan di stasiun tujuan (bandara) hanya dapat dibayarkan (CC). Ialah baik untuk memahami
bahwa biaya yang dikeluarkan di stasiun tujuan biasanya tidak "diketahui". Bahkan jika Anda tahu sebelumnya, Anda
tidak dapat menjaminnya. Secara khusus, beberapa biaya tambahan yang tidak terduga tidak dapat diketahui
sebelumnya.

• Seperti yang dinyatakan sebelumnya, biaya Air Waybill (AWB) umumnya dinyatakan dalam mata uang nasional
asal. Namun, dalam pembayaran aktual, tidak perlu menggunakan mata uang yang ditunjukkan pada waybill.

• Pembayaran dapat dilakukan dalam mata uang selain yang tercantum pada waybill, tergantung pada aturan pertukaran
mata uang, peraturan pemerintah, dan kemampuan operator untuk menerimanya. Misalnya, mata uang yang tercantum
pada waybill adalah CNY. Selama maskapai mau, itu juga bisa dibayar dalam mata uang lain seperti USD.

• Ada 2 macam dokumen jasa cargo pengiriman barang baik ekspor maupun impor melalui angkutan udara yakni :
1. MAWB adalah singkatan dari Master Air WayBill,Surat muatan udara yang dikeluarkan oleh Perusahaan
Penerbangan cargo udara,seperti, AirAsia Cargo,Thai Cargo,China Cargo China Eastern Cargo,Turkish
Cargo,JAL Cargo,MyIndo Car go ,All Nippon AirWays,serta perusahaan jasa angkutan udara internasional
lainnya .
2. HAWB adalah singkatan dari House AirWaybill yang dikeluarka oleh perusahaan jasa import-export freight
forwarder yang telah mempunyai izin usaha kalau dinegara kita disebut Surat Ijin Usaha Jasa Transportasi.
CONTOH MAWB SOUTH AFRICAN AIRWAYS

CONTOH HAWB DHL CARGO

Air Freight and Insurance … (slide
terpisah)
TERIMA KASIH 