Air Waybill
DAFTAR ISI
Daftar Isi ......................................................................................................................... 1
Tujuan ............................................................................................................................. 2
I. INTERNATIONAL AIR WAYBILL..................................................................................... 3
I.1. Ketentuan-ketentuan IAWB ....................................................................................... 3
I.2. Fungsi-fungsi IAWB ................................................................................................... 3
I.3. Tanggung Jawab Pengisian IAWB .............................................................................. 4
I.4. Bagian-bagian IAWB .................................................................................................. 4
I.5. Beberapa macam AWB Internasional yang Digunakan .............................................. 12
I.6. Melengkapi IAWB ...................................................................................................... 14
I.7. Audit International Air Waybill .................................................................................... 16
I.8. Tata Cara Pengisian Nomor Pelanggan (Account Number)
Untuk Pengiriman Internasional dalam FedEx Air Waybill ......................................... 19
Latihan Soal .................................................................................................................... 25
II. DOMESTIC AIR WAYBILL ............................................................................................. 27
II.1. Kolom-kolom pada Air Waybill Domestik .................................................................. 28
II.2. Bagian-bagian dari Air Waybill Domestik ................................................................. 29
II.3. Tata Cara Pengisian Nomor Pelanggan (Account Number)
Untuk Pengiriman Domestik dalam RPX Air Waybill ................................................. 35
II.4. Audit Air Waybill Domestik ....................................................................................... 41
Latihan Soal .................................................................................................................... 42
Package Acceptance
Air Waybill
TUJUAN
Dengan diberikannya penjelasan mengenai Air Waybill dari International Air Waybill
Federal Express dan RPX Domestic, diharapkan peserta mampu:
Memahami tentang kolom kolom yang tertera pada Air Waybill.
Mengisi bagian bagian dari Air Waybill, yang memang sudah menjadi tugas dari
perwakilan perusahaan (kode kota asal dan kode kota tujuan).
Mengetahui kolom kolom apa saja yang wajib diisi oleh pelanggan.
Melakukan pengauditan terhadap Air Waybill.
Package Acceptance
Air Waybill
Namun sebaliknya, jika Air Waybill tidak dilengkapi dengan data yang lengkap dan
akurat maka akan terjadi :
Package Acceptance
Air Waybill
2
4
5
6
10
Package Acceptance
No.
1.
Bagian AWB 1
Date
2.
Senders FedEx
Account Number
3.
Senders Name
4.
6.
Telephone, telex,
fax number
Senders Company
Name
Street Address
7.
8.
9.
10.
City
State or Province
Country
Zip or Postal Code
5.
Air Waybill
Keterangan
Tanggal pengiriman dengan format penulisannya adalah bulan,
tanggal, tahun
Nomor account pengirim, yaitu nomor account yang terdiri dari
sembilan digit wajib diisi untuk proses pengeluaran invoice /
penagihan. Jika pembayaran cash maka tidak perlu menuliskan nomor
account.
Nama pengirim : Nama lengkap pengirim wajib diisi
Nomor telepon, telex, fax : Wajib diisi, akan sangat membantu jika
FedEx membutuhkan informasi tambahan dari pelanggan
Hanya diisi jika ada
Alamat 2 baris : Nama jalan, no. jalan, suite atau apartemen,
departemen dan atau no. lantai
Kota
Propinsi
Negara
Kode Pos
2
3
7
9
No.
1.
Bagian AWB 2
Recipients Name
2.
Phone
3.
4.
Company
Address
5.
6.
7.
8.
9.
City
State or Province
Country
Zip or Postal Code
Recipients Tax I.D.
Number for Custom
Purposes
Keterangan
Nama lengkap penerima (Nama sendiri dan nama keluarga, bila
ada)
Nomor telpon, telex atau fax penerima. Pastikan pengirim
mencantumkan nomor telpon penerima.
Nama Perusahaan Penerima
Nama, nomor suite atau lantai, nama departemen. Untuk
pengiriman Hold at Location, cantumkan alamat asli penerima,
bukan alamat FedEx station.
Kota
Propinsi
Negara
Kode Pos
Nomor identifikasi pelanggan (IN), Nomor Pajak Pertambahan
Nilai (Value Added Tax / VAT), nomor identifikasi karyawan (EIN)
atau nomor social security (SSN) mungkin dibutuhkan untuk proses
kepabeanan barang impor antar negara (hanya jika pengirim
memiliki nomor-nomor tersebut).
Package Acceptance
Air Waybill
a
= kg
= O kg
8
9
No.
1.
Bagian AWB 3
Total Package
2.
Total Weight
3.
DIM (Dimentional
Weight)
4.
Commodity
Description
5.
Harmonised Code
6.
Country
Manufacture
7.
8.
Total
Declare
Value for Carriage
9.
Specify Currency
of Declare Value
of
Keterangan
Total jumlah paket pada setiap pengiriman. (Untuk FedEx Envelope,
10kg atau 25kg untuk tiap Air Waybill hanya boleh digunakan untuk
satu paket).
Total berat aktual seluruh paket pada setiap pengiriman. Beri tanda
pon atau kg. (Berat FedEx Envelope tidak boleh lebih berat dari 0,5 kg
atau 1 pon).
Dimensi paket. Pelanggan mengisi besar DIMENSI pada bagian ini
(untuk kemasan pelanggan sendiri, yaitu diluar kemasan dari FedEx).
a.
Bagian ini harus diisi jika berat dimensinya lebih besar daripada
berat aktualnya. Kemudian ditulis berapa kg diatasnya, dan
dilingkari seperti pada gambar diatas.
b. Namun kalau berat dimensinya lebih kecil daripada berat aktual
maka ditulis = 0 kg.
Tiap Air Waybill maksimal dapat mengirimkan sepuluh komoditi.
Deskripsi spesifik tiap komoditi (bukan tiap paket) harus dituliskan
dengan jelas. Pengirim harus memberikan informasi yang spesifik
seperti dibawah ini :
a. Barang apa itu ?
b. Terbuat dari apa ?
c. Jumlahnya ?
d. Penggunaannya buat apa ? (Jelaskan jika bukan untuk dijual
kembali)
Harmonised code number dibutuhkan oleh bea cukai, bukan oleh FedEx.
Harmonised Code number untuk Amerika dan Canada terdiri dari 10
digit. Nomor digit tiap negara berbeda-beda.
Negara tempat pembuatan barang sampai pada bentuk akhirnya. Jika
komoditi yang dikirimkan lebih dari satu dan dibuat di berbagai negara,
tuliskan country of manufacture untuk tiap komoditi.
Harga jual atau biaya penggantian (walaupun bukan untuk dijual
kembali) untuk isi atau komoditi, paket dan berat. Wajib diisi untuk
kepentingan customs.
Note : No Commercial Value (NCV) dapat digunakan untuk pengiriman
PIB (Personnal, Interoffice, Business) ke berbagai Negara (lihat
keterangan untuk dokumentasi pada Bab III SRG ).
Penggantian yang diberikan FedEx jika barang / paket yang dikirim
hilang atau rusak. Total Declare Value for Carriage tidak boleh melebihi
jumlah yang dituliskan pada kolom Total Declare Value for Customs.
Currency Code untuk nilai mata uang yang akan digunakan untuk
membayar biaya declare value (misalnya : JYE = Japanese Yen, SID =
Package Acceptance
Total Value
Custom
Air Waybill
for
Customs Value
Optional
Package Acceptance
Air Waybill
Pengirim memberikan tanda pada jenis layanan yang dipilih. Pastikan bahwa layanan yang
ditandai tersedia di negara tujuan. Hanya satu jenis layanan yang boleh ditandai. Untuk
ASC hanya boleh memilih FedEx Intl Priority.
Bagian 5 : Packaging
Pengirim menandai jenis kemasan yang dipilih. Karyawan FedEx harus memastikan
pemilihan jenis kemasan. Other Packaging ditandai untuk pengiriman dengan FedEx Box
atau Tube atau Customers Own Packaging. (Pengiriman menggunakan FedEx Envelope,
10kg atau 25kg hanya satu box per IAWB). Sedangkan untuk ASC, tidak diperkenankan
memilih box 10kg dan 25kg karena tidak menjualnya.
Bagian 6: Special Handling
Isi no account-nya
Pengirim menandai pilihan cara pembayaran biaya transportasi yang tersedia. Pengirim
hanya boleh memilih satu dari pilihan yang ada seperti dijelaskan dibawah ini:
Package Acceptance
Air Waybill
menandai pengirim
menandai penerima
menandai kartu
(tidak
berlaku
ASC/Agent)
kredit
untuk
Keterangan:
1. Untuk bagian box credit card dan cash check/cheque, pengiriman barang hanya bisa
dilakukan di FedEx direct saja. Indonesia tidak bisa.
2. Jika pengirim memilih penerima atau pihak ketiga, pengirim tersebut harus
mencantumkan nomor account FedEx penerima atau pihak ketiga tersebut.
Untuk ASC/agent, pastikan dengan langkah-langkah dibawah ini:
a. Telpon CS dan tanyakan apakah account number pihak penerima tersebut
masih aktif atau tidak.
b. Minta surat kuasa pihak ketiga tersebut bahwa dia bertanggungjawab
untuk biaya pembayarannya, dengan tanda tangannya atau dengan email.
c. Minta surat jaminan bahwa kalau pihak ketiga tersebut tidak mau
membayar biaya pengiriman, maka otomatis yang ditagih adalah si
pengirim. Ditandatangani diatas meterai Rp. 6000,d. Minta fotokopi KTP si pengirim.
Package Acceptance
Air Waybill
Pengirim juga memberi tanda tick (v) pada salah satu bagian Payment Duties and Taxes
Paid by: (FedEx tidak dapat memperkirakan biaya yang dikenakan oleh bea cukai).
Penagihan kepada pengirim atau pihak ketiga tidak berlaku di setiap tujuan.
Panduan Cara Pembayaran Bea Masuk dan Pajak
Jika Pengirim
menandai penerima
Jika pengirim memilih penerima atau pihak ketiga, pengirim tersebut harus
mencantumkan nomor account FedEx penerima atau pihak ketiga tersebut.
Bagian 8: Your Internal Billing Reference
Bagian ini boleh diisi dan juga boleh dikosongkan. Bagian ini dapat digunakan sebagai
referensi billing internal pelanggan yang berhubungan dengan pengiriman seperti nomer
file, nomer pemesanan atau nomor urut kerja. Informasi apapun yang tertera pada bagian
ini juga terdapat pada invoice pelanggan.
Sedangkan untuk Agent/ASC, pastikan bagian ini diisi account number ASC/Agent jika si
pengirim membayar dengan system prepaid (lihat informasi lebih lanjut pada Tata Cara
Pengisian Nomor Account di halaman 19).
10
Package Acceptance
Air Waybill
PENTING :
Perwakilan dari perusahaan Federal Express tidak
diperkenankan menanda tangani untuk pengirim.
11
Package Acceptance
Air Waybill
12
Package Acceptance
Air Waybill
13
Package Acceptance
Air Waybill
Origin Station ID: Tulis kode negara garis miring tiga digit origins station ID
ASC/Agent wajib
tahu cara
menuliskan
routing,
selebihnya
kewajiban kurir.
ID/HLP
HK/HHP
05/HHP
Destination Station ID: cara menuliskannya sama, namun pastikan kode routingnya
sesuai dengan kode pos atau nama kotanya (lihat Global SRG terbaru). Jika ada
X pada digit keempat pada kode routing maka artinya kode routing tersebut
merupakan daerah Extended Service Area dan dituliskan pada IAWB (contoh:
HK/HHPX.
URSA Routing Code: Hanya diisi oleh kurir FedEx saja. Untuk lokasi-lokasi yang
tidak menggunakan tracker silahkan lihat instruksi seperti dibawah ini. Begitu juga
untuk kurir yang membawa tracker silahkan lihat instruksi berikut:
For All Non-U.S. Destination
Manual
Tulis kode negara dan tiga digit atau empat digit kode routing,
seperti tertera pada Global SRG terbaru (contoh: HK/HHP)
Tracker
Tulis kode seperti yang terdapat pada Global SRG terbaru (contoh:
OLV)
Tracker
Jika pelanggan memilih HOLD at FedEx Location pada bagian 3, tulis kode routing
untuk FedEx HOLD Location (seperti yang tertera di Global SRG) pada kolom bagian
Destination Station ID. Tulis kode routing yang terdapat pada tracker pada kolom
URSA routing.
14
Package Acceptance
Air Waybill
I.6.2. Handling Units and Additional (hanya diisi oleh kurir FedEx/RPX saja)
Handling units adalah jumlah pallet yang dikirim. Contoh: Jika seorang pengirim
memiliki 300 paket yang terpisah dan disatukan kedalam tiga pallet, maka karyawan
FedEx harus menuliskan angka 3 pada bagian Handling Units.
Jika suatu pengiriman memerlukan Commercial Invoice, Shippers Export Declaration
dan atau Certificate of Origin dan dokumen lainnya yang dibutuhkan maka beri tanda
tick (v) pada kolom yang menjelaskan dokumentasi tersebut. Jika dokumentasi yang
dibutuhkan tersebut tidak dapat disediakan oleh pengirim, maka jangan terima /
jemput paket tersebut. Kurir harus melampirkan Pemberitahuan Pickup yang
menyatakan bahwa paket tidak dapat diterima karena dokumentasi yang kurang.
I.6.3. Charges (hanya diisi oleh kurir FedEx/RPX saja)
Informasi biaya dituliskan pada bagian ini jika pengirim membayar pengiriman
tersebut langsung dimuka. Cara pembayaran mengikuti prosedur lokal. Kurir dapat
menelepon Call Center atau station untuk biaya transportasi.
15
Package Acceptance
Air Waybill
Recipient (penerima)
Bagaimana hasilnya?
16
Package Acceptance
FedEx
Anda
Air Waybill
keuntungan untuk pihak perusahaan. Keterlambatan atau
masalah lain dalam pengiriman yang disebabkan oleh
kesalahan yang tidak kita perbaiki, bukanlah alasan yang
dapat kita berikan pada pelanggan.
Segala sesuatu yang mempengaruhi kita sebagai
perusahaan akan dapat pula mempengaruhi anda sebagai
karyawan / pekerja. Anda perlu melakukan segala hal yang
mungkin dapat dilakukan untuk memastikan bahwa Air
Waybill telah terisi dengan baik dan benar ketika anda
menerima paket. Karena hal tersebut yang dapat
membuat anda merasa yakin bahwa semuanya akan
berjalan dengan sukses pada sistem dalam perusahaan.
17
Package Acceptance
Air Waybill
Service (Bagian 4)
Hanya salah satu jenis layanan yang
dipilih
Packaging (Bagian 5)
Hanya satu jenis packaging yang dipilih.
oleh pelanggan)
Required Signature (Bagian 9)
Tanda tangan yang dapat dibaca
Tanggal tannda tangan dibuat
FedEx Use Section
Station Identifiers /URSA
Origin Station yang benar
Destination Station yang benar
ODA ditandai dengan X (jika
berlaku)
Kode URSA yang benar
Handling Units
Received at : Hanya satu box yang
ditandai
Forms Attached : Box ditandai
berdasarkan dokumen yang dilampirkan
Base Charges : Total biaya transportasi
Declare Value Charges : Total biaya
tambahan Declare Value
Other : Total biaya untuk biaya tambahan
lainnya
ODA/OPA : Total biaya tambahan untuk
pengantaran dan pickup di luar area
service
Credit Card Authorization : Kode disetujui
pembayaran dengan credit card (sesuai
prosedur local)
Employee Number : Lengkap dan bisa
dibaca
Pickup Date : Lengkap dan bisa dibaca
Ply
SENDER
MANIFEST BILLING
ORIGIN
CUSTOMS
DESTINATION
At Pickup
At Delivery
18
Package Acceptance
Air Waybill
I.8. Tata Cara Pengisian Nomor Pelanggan (Account Number) Untuk Pengiriman
Internasional dalam FedEx Air Waybill
Ada 4 macam cara pengisian FedEx Account # pada AWB:
I.8.1. KASUS I
Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX outlet. Pengirim tidak memiliki nomor
pelanggan (account number) dan biaya pengiriman paket/barang dibayarkan oleh
pengirim secara Tunai (cash) kepada RPX outlet. Di bawah ini tercantum data RPX
Outlet, Pengirim dan Penerima:
Data RPX Outlet:
Nama Outlet: Soccer Shop (PT. Milanisti
Indonesia)
Alamat: Jl. Sudirman No 62 Jakarta XXXXX
Tlp: 021-510929
Acc #: 327143923
Data Pengirim:
Nama Pengirim: Nn. Luna Maya
Alamat: Jl. Rahayu Hati No 27 Bogor YYYYY
Telp. 0251-320384
Acc #: Tidak memiliki Acc #
Data Penerima:
Nama Penerima: Ms. Salma Hayek
Alamat: Golden Gate Singapore ZZZZZ
Tlp. 000-000000
Acc #: Tidak memiliki Acc #
Berikut tata cara pengisian nomor pelanggan pada NOMOR ACCOUNT PENGIRIM,
NOMOR ACCOUNT PEMBAYAR, KOLOM REFERENSI PENGIRIM yang benar dalam
RPX Air Waybill yang dilakukan oleh RPX Outlet:
327143923
327143923
19
Package Acceptance
Air Waybill
I.8.2. KASUS II
Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX outlet. Pengirim telah memiliki nomor
pelanggan (account number) dan pengirim menginformasikan kepada RPX outlet
bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar dengan menggunakan nomor
pelanggan miliknya (Prepaid). Biaya pengiriman paket/barang akan langsung
ditagihkan oleh RPX kepada pengirim sesuai dengan nomor pelanggan yang
diberikan oleh pengirim kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak
akan menerima sejumlah uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee
kepada RPX outlet dimana besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan
didalam perjanjian kerjasama. Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan
Penerima:
Data RPX Outlet:
Nama Outlet: Soccer Shop (PT. Milanisti
Indonesia)
Alamat: Jl. Sudirman No 62 Jakarta XXXXX
Tlp: 021-510929
Acc #: 327143923
Data Pengirim:
Nama Pengirim: Ms. Rieke Dyah Pitaloka
Alamat: Jl. Pondok Bambu Blok 3C, Jakarta
YYYYY
Telp. 021-712890
Acc #: 303380162
Data Penerima:
Nama Penerima: Ms. Drew Barymore
Alamat: xxxxxxxxxx, USA ZZZZ
Tlp. 000-000000
Acc #: Tidak memiliki Acc #
Berikut tata cara pengisian nomor pelanggan pada NOMOR ACCOUNT PENGIRIM,
NOMOR ACCOUNT PEMBAYAR, KOLOM REFERENSI PENGIRIM yang benar dalam
RPX Air Waybill yang dilakukan oleh RPX Outlet:
303380162
303380162
327143923
20
Package Acceptance
Air Waybill
Data Pengirim:
Nama Pengirim: Ms. Rieke Dyah
Pitaloka
Alamat: Jl. Pondok Bambu Blok 3C,
Jakarta YYYYY
Telp. 021-712890
Acc #: Tidak memiliki acc #
Data Penerima:
Nama Penerima: Ms. Drew Barymore
Alamat: xxxxxxxxxx, USA ZZZZ
Tlp. 000-000000
Acc #: 303351278
21
Package Acceptance
Air Waybill
327143923
303351278
I.8.4. KASUS IV
Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX Outlet. Pengirim menginformasikan
kepada RPX outlet bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar oleh Pihak
Ketiga/Third Party (bukan oleh pengirim maupun penerima) dengan menggunakan
nomor pelanggan milik Pihak Ketiga/Third Party (collect third party).
Biaya pengiriman paket/barang akan langsung ditagihkan oleh RPX kepada Pihak
Ketiga/Third Party sesuai dengan nomor pelanggan yang diberikan oleh pengirim
kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak akan menerima sejumlah
uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee kepada RPX outlet dimana
besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan didalam perjanjian kerjasama.
Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:
Data RPX Outlet:
Nama Outlet: Soccer Shop (PT. Milanisti
Indonesia)
Alamat: Jl. Sudirman No 62 Jakarta XXXXX
Tlp: 021-510929
Acc #: 327143923
Data Penerima:
Nama Penerima: Ms. Drew Barymore
Alamat: xxxxxxxxxx, USA ZZZZ
Tlp. 000-000000
Acc #: 303351278
Data Pengirim:
Nama Pengirim: Ms. Rieke Dyah Pitaloka
Alamat: Jl. Pondok Bambu Blok 3C, Jakarta
YYYYY
Telp. 021-712890
Acc #: Tidak memiliki acc #
Data Pihak Ketiga/Third Party
Acc # 314523151
22
Package Acceptance
Air Waybill
327143923
314523151
Untuk lebih ringkasnya, pengisian account number ini dapat dilihat pada tabel berikut
ini:
23
Package Acceptance
Air Waybill
For:
ASC
ASC acc #
Case II:
Prepaid
(ditagih oleh
RPX)
Case IV:
(dibayar oleh pihak
ketiga)
ASC acc #
Customer acc #
ASC acc #
ASC acc #
WSC acc #
Customer acc #
WSC
WSC acc #
WSC acc #
Note
24
Package Acceptance
Air Waybill
Latihan Soal
Package Acceptance Training
AWB
:
:
:
:
Surya Wijaya
Jl. Bendungan Hilir IV No. 45 Jakarta Pusat, 10210
963523471
021-35692354
Nama Penerima
Alamat
No. Telp
Informasi paket:
Textile material 70% Cotton, 30% Silk, for fashion exhibition
Total Pckg
: 1 pcs
Actual weight
: 60 kg
Dimension
: 80x70x54,4 cm
Customs value
: USD 700
Carriage value
: USD 700
Tgl Pengiriman
: Hari ini
Country Manufacture
: Indonesia
Pembayaran:
-
25
Package Acceptance
Air Waybill
26
Package Acceptance
Air Waybill
Domestic yang berfokus sebagai Domestic Provider juga mengeluarkan Air Waybill
R PXsendiri
guna memudahkan pengiriman. Air Waybill ini ditujukan dan harus digunakan
dalam segala bentuk pengiriman barang, baik yang menggunakan jasa: Domestic Express,
Domestic Freight serta untuk pengiriman Domestic Distribution Solution (project).
Jika diisi dengan lengkap dan jelas, maka Air Waybill akan menampilkan informasi lengkap
mengenai suatu transaksi pengiriman, seperti identitas pengirim dan penerima, identitas
paket yang akan dikirim, cara pembayaran dan lain lainnya.
Dalam fungsinya sebagai satu satunya dokumen yang diperlukan dalam pengiriman
barang domestik, Air Waybill ini memegang peranan yang sangat penting. Kelengkapan
pengisian Air Waybill akan memastikan:
1. Pengiriman yang tepat waktu.
2. Penerbitan invoice yang akurat oleh billing.
3. Keuntungan / revenue bagi perusahaan.
4. Kepuasan dari pihak pelanggan.
Namun sebaliknya, jika Air Waybill tidak dilengkapi dengan data yang lengkap dan akurat
maka akan terjadi :
1. Pengiriman yang tidak tepat waktu.
2. Penerbitan invoice juga akan terganggu.
3. Kerugian bagi perusahaan.
4. Ketidakpuasan dari pihak pelanggan.
Air Waybill RPX Domestic ini dapat diisi dengan cara diketik maupun ditulis tangan. Dapat
digunakan untuk pengiriman maksimal 999 paket per Air Waybill (per sekali pengiriman).
Di dalam Air Waybill tertera 10 bentuk kolom beserta keterangan-keterangan pada setiap
bagiannya yang harus diisi secara lengkap dan jelas oleh si pengirim kecuali pada bagian 1
di kolom kode kota asal (origin station ID) dan kode kota tujuan (dest station ID), karena
pengisiannya menggunakan nomor kode routing yang daftarnya terdapat di DRG (diisi oleh
customer service, sales, dan semua perwakilan perusahaan).
27
Package Acceptance
Air Waybill
1
5
6
2
II. 1. Kolom- kolom yang terdapat pada Air Waybill Domestik terdiri dari:
Air Waybill RPX Domestic terdiri dari 5 rangkap (lembar), yang masing masing bagiannya
untuk kepentingan yang berbeda beda; contohnya :
Lembar 1 untuk kepentingan bagian billing / manifest RPX
Lembar 2 untuk kepentingan RPX kota asal/origin
Lembar 3 diserahkan kepada penerima/recipient
Lembar 5 untuk kepentingan pihak ketiga/third party (bisa untuk ASC/vendor)
Lembar 6 diserahkan pada pengirim/shipper.
28
Package Acceptance
Air Waybill
No
Bagian AWB 1
1.
Tanggal pengiriman
2. Kode kota asal
Keterangan
Tanggal, bulan, tahun.
Diisi oleh WSC atau ASC atau Agent sesuai kode
pos-nya (ditulis di kolom kode pos). Penulisannya
terdiri dari 3 huruf kode station / 3 huruf kode kota.
Contoh untuk kode pos 12310 kota Jakarta,
kodenya adalah HLP/JAK.
HLP / JAK
Menunjukkan kode
station, untuk
keperluan sorting
Menunjukkan kode
kota, untuk keperluan
biaya/tagihan
5.
6.
7.
8.
Nama
No. identitas
Nama perusahaan
Alamat
9.
Kota
10.
11.
Propinsi
Kode pos
12.
Telepon
29
Package Acceptance
13.
14.
Mobile
Email
15.
Referensi
Air Waybill
No
Bagian AWB 2
1.
Kemasan
2.
3.
Total packages
Serial number
4.
5.
Berat aktual
Dim Weight
Keterangan
Dipilih jenis kemasan yang dipakai, dituliskan
berapa banyaknya colly dan dijelaskan isinya. Jika
MPS dan menggunakan jenis kemasan lebih dari
satu, maka dituliskan semuanya.
Dituliskan berapa total jumlah colly yang dikirim
Apabila menggunakan security seal untuk layanan
MP, PP+, PR, GP, BC
Berat keseluruhan dari berat timbangan
Ukuran dimensi paket terutama apabila
menggunakan kemasan pelanggan sendiri. Jika
paket MPS, maka penulisan dimensi tersebut
30
Package Acceptance
Air Waybill
20
53
49
47
20.34
21
Chargeable weight
20
53
49
47
20.34
21
22
7.
8.
53
49
47
20.34
22
Bagian 3 : Penerima
No
1.
2.
3.
4.
Bagian AWB 3
Nama
Perusahaan
Alamat
Kota
Keterangan
Nama penerima
Dituliskan nama perusahaan apabila ada
Dituliskan alamat lengkap penerima
Kota penerima
31
Package Acceptance
5.
6.
7.
Propinsi
Kode pos
Telepon
8.
9.
Mobile
Email
Air Waybill
Jenis jenis pelayanan yang dapat dipilih oleh pelanggan untuk pengiriman barangnya:
Tick (V) salah satu dari box services tersebut, sesuai dengan permintaan customer.
Catatan: Untuk layanan PP + pilih pada kotak PP.
Bagian 5 : Perlakuan Khusus
Apabila pelanggan menginginkan perlakuan khusus terhadap paketnya, bisa dipilih sesuai
dengan apa yang diinginkan oleh pelanggan. Salah satu contoh, misalnya, pelanggan
menggunakan servis PP+, maka kita check (v) kotak special handling. Apabila juga
memerlukan asuransi jika misalnya harga barangnya lebih dari Rp. 20 juta, maka kita check
(v) serta kotak insurance.
Bagian 6: Biaya Pengiriman/Payment
32
Package Acceptance
Air Waybill
Jika yang membayar adalah pihak ASC, dalam hal ini pelanggan tidak mempunyai
account number sendiri dan dia membayar secara cash kepada ASC, maka account
pembayarannya menggunakan account ASC .
Pilih salah satu cara pembayaran shipment pengirim.
Wajib diisi guna mempermudah proses pembayaran:
1. Pengirim (sender): jika pembayaran dilakukan oleh si pengirim barang (isi nomor
account)
2. Pihak Ketiga (third party): jika pembayaran dibebankan pada orang ketiga (untuk
pembayaran jenis ini diperlukan adanya guarantee letter yang menyatakan bahwa
pihak ketiga yang akan melakukan pembayaran).
3. Penerima (recipient): jika pembayaran dibebankan kepada si penerima barang (isi
nomor account).
4. Cash: jika pembayaran dilakukan secara cash / kontan oleh pelanggan (hanya untuk
WSC/RPX). Jika menggunakan kartu kredit, tulis masa kadaluarsa kartu kreditnya.
Lihat cara menuliskan pengisian account number pada Tata Cara Pengisian Account
Number pada halaman 36.
Bagian 8 : Persetujuan
No.
1.
Bagian AWB 8
Tanda tangan
Keterangan
Diisi tanggal dan waktu pengiriman paket, dituliskan nama
dan tanda tangan.
Keterangan mengenai aturan pengiriman, keterangan
mengenai ada atau tidaknya Dangerous Goods (DG) di dalam
shipment tersebut, dan yang paling penting untuk
dicantumkan adalah tanda tangan si pengirim atau cap
perusahaan (jika ada), sebagai tanda bukti transaksi
pengiriman yang sah.
Bagian ini merupakan bagian yang penting dan harus
diisi oleh pihak yang bersangkutan dalam kondisi
apapun karena :
- Tanpa tanda tangan dari pengirim, pihak
perusahaan tidak akan dapat melakukan penagihan
pembayaran.
33
Package Acceptance
Air Waybill
2.
3.
4.
Transportation
Charge
Surcharge
Diterima oleh RPX
5.
6.
Others
Total
PENTING :
Perwakilan dari perusahaan RPX
Domestic tidak diperkenankan
menanda tangani untuk pengirim.
34
Package Acceptance
Air Waybill
Data Pengirim:
Nama Pengirim: Nn. Luna Maya
Alamat: Jl. Rahayu Hati No 27 Bogor YYYYY
Telp. 0251-320384
Acc #: Tidak memiliki Acc #
Data Penerima:
Nama Penerima: Ms. Maya Rumantir
Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 03 Pekanbaru ZZZZZ
Tlp. 0761-320981
Acc #: Tidak memiliki Acc #
Berikut tata cara pengisian nomor pelanggan pada NOMOR ACCOUNT PENGIRIM,
NOMOR ACCOUNT PEMBAYAR, KOLOM REFERENSI PENGIRIM yang benar dalam
RPX Air Waybill yang dilakukan oleh RPX Outlet:
327143923
327143923
35
Package Acceptance
Air Waybill
II.3.2. KASUS II
Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX outlet. Pengirim telah memiliki nomor
pelanggan (account number) dan pengirim menginformasikan kepada RPX outlet
bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar dengan menggunakan nomor
pelanggan miliknya (Prepaid). Biaya pengiriman paket/barang akan langsung
ditagihkan oleh RPX kepada pengirim sesuai dengan nomor pelanggan yang
diberikan oleh pengirim kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak
akan menerima sejumlah uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee
kepada RPX outlet dimana besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan
didalam perjanjian kerjasama. Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan
Penerima:
Data RPX Outlet:
Nama Outlet: Soccer Shop (PT. Milanisti
Indonesia)
Alamat: Jl. Sudirman No 62 Jakarta XXXXX
Tlp: 021-510929
Acc #: 327143923
Data Pengirim:
Nama Pengirim: Ms. Rieke Dyah Pitaloka
Alamat: Jl. Pondok Bambu Blok 3C,
Jakarta YYYYY
Telp. 021-712890
Acc #: 303380162
Data Penerima:
Nama Penerima: Ms. Mona
Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 03 Pekanbaru ZZZZZ
Tlp. 0761-320981
Acc #: Tidak memiliki Acc #
Berikut tata cara pengisian nomor pelanggan pada NOMOR ACCOUNT PENGIRIM,
NOMOR ACCOUNT PEMBAYAR, KOLOM REFERENSI PENGIRIM yang benar dalam
RPX Air Waybill yang dilakukan oleh RPX Outlet:
303380162
327143923
303380162
36
Package Acceptance
Air Waybill
Data Pengirim:
Nama Pengirim: Ms. Rieke Dyah Pitaloka
Alamat: Jl. Pondok Bambu Blok 3C,
Jakarta YYYYY
Telp. 021-712890
Acc #: Tidak memiliki acc #
Data Penerima:
Nama Penerima: Ms. Cece Kirani
Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 03 Pekanbaru ZZZZZ
Tlp. 0761-320981
Acc #: 303351278
37
Package Acceptance
Air Waybill
327143923
303351278
II.3.4. KASUS IV
Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX Outlet. Pengirim menginformasikan
kepada RPX outlet bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar oleh Pihak
Ketiga/Third Party (bukan oleh pengirim maupun penerima) dengan menggunakan
nomor pelanggan milik Pihak Ketiga/Third Party (collect third party).
Biaya pengiriman paket/barang akan langsung ditagihkan oleh RPX kepada Pihak
Ketiga/Third Party sesuai dengan nomor pelanggan yang diberikan oleh pengirim
kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak akan menerima sejumlah
uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee kepada RPX outlet dimana
besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan didalam perjanjian kerjasama.
Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:
Data RPX Outlet:
Nama Outlet: Soccer Shop (PT. Milanisti
Indonesia)
Alamat: Jl. Sudirman No 62 Jakarta XXXXX
Tlp: 021-510929
Acc #: 327143923
Data Pengirim:
Nama Pengirim: Ms. Rieke Dyah Pitaloka
Alamat: Jl. Pondok Bambu Blok 3C, Jakarta
YYYYY
Telp. 021-712890
Acc #: Tidak memiliki acc #
Data Penerima:
Nama Penerima: Ms. Kurnia Sari
Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 03 Pekanbaru
ZZZZZ
Tlp. 0761-320981
Acc #: Tidak memiliki Acc #
38
Package Acceptance
Air Waybill
327143923
314523151
Untuk lebih jelasnya, pengisian account number ini dapat dilihat di tabel berikut:
39
Package Acceptance
Air Waybill
For:
ASC
ASC acc #
Customer acc #
ASC acc #
ASC acc #
Pilih recipient
box dengan acc
# penerima
Tulis customer
acc #
Customer acc #
WSC
WSC acc #
WSC acc #
1. Jika shipper
punya acc #,
maka sender acc
# nya pakai
punya dia
1. Jika shipper
punya acc #,
maka sender acc
# nya pakai
punya dia
2. jika shipper
tdk punya acc #,
maka sender acc
# nya pakai
punya WSC atau
temporary acc #
2. jika shipper
tdk punya acc #,
maka sender acc
# nya pakai
punya WSC atau
temporary acc #
3. Jika pick up
oleh kurir dan
shipper tidak
punya account #,
maka untuk acc
# sender
menggunakan
temporary
account # dari
CS.
3. Jika pick up
oleh kurir dan
shipper tidak
punya account #,
maka untuk acc
# sender
menggunakan
temporary
account # dari
CS.
Note
40
Package Acceptance
Air Waybill
41
Package Acceptance
Air Waybill
Latihan Soal
Package Acceptance Training
AWB
: Nama Anda
: Alamat Anda
: No Telp. Anda
Nama Penerima
Perusahaan
Alamat
No. Telp
Account #
:
:
:
:
:
Praba Suteja
CV. Wedding and Accessories
Komplek Ruko Sinar Mas Blok 7 No 3, Medan 20217
08139568235
853264128
Informasi paket:
Souvenir pernikahan, papan nama meja, 2000 pcs
Actual weight
Dimensi Box 1
Dimensi Box 2
Harga
Pengiriman
Service
:
:
:
:
:
:
100 kg (total)
80x70x56 cm (berisi 1200 pcs)
50x50x50 cm (berisi 800 pcs)
Rp. 22 juta (total)
Hari ini
NDP +
Pembayaran:
-
42
Package Acceptance
Air Waybill
43