ALUR PROSEDUR IMPORT

Dalam proses cargo import terbagi dalam dua prosedur yaitu prosedur
perdokumenan dan prosedur pergudangan, Kedua proses tersebut dilaksanakan dalam
waktu yang bersamaan dengan lokasi yang berbeda. Prosedur perdokumenan dan
prosedur pergudangan sangat berketergantungan dalam hal ini, karena proses tersebut
dapat berjalan dengan adanya cargo/barang yang disertai dengan dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan cargo tersebut.
Prosedur Perdokumenan.

1. Acceptance
Acceptance yaitu unit yang bertugas sebagai penerimaan barang baik
outgoing maupun incoming, juga bertugas untuk memberikan break down plan
kepada petugas untuk mempersiapkan cargo tersebut, serta memiliki tugas
untuk melakukan verifikasi dokumen sebelum menjalani proses berikutnya.
Pada bagian ini data /informasi keberangkatan dan kedatangan pesawat
disampaikan oleh bandara keberangkatan, bandara transit, airlines dan shipper.
Pada tahap awal ini acceptance yang bertanggung jawab melaksanakan
tugasnya
dengan turun langsung ke apron untuk memulai kegiatan perdokumenan.
Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
1. Mendapatkan inward manifest dari PDE (Pertukaran Data Elektronik)
manifest.
2. Pengambilan dokumen AWB dari pesawat oleh acceptance untuk
dipersiapkan.
3. Lembar dokumen AWB di cek pada Inward Manifest.
4. Copy 4 AWB disimpan acceptance sebagai bukti, copy 2 di serahkan kepada
docpros untuk consignee.
5. Data AWB diInput dan dikirim ke docpros untuk DO (Delivered Order). 6.
Untuk cargo yang bermasalah dibuatkan CIR (Cargo Irregularity Report).

2. Docpros (Dokument Procesing)

Docpros atau dokument procesing adalah suatu proses dalam membuat
atau menyesuaikan dokumen sebagai pendukung dan syarat pengeluaran
barang. Dokumen tersebut berupa AWB (Air Way Bill) yang akan kembali
diproses dan dipersiapkan.
Pada tahap kedua ini yang bertanggung jawab atas proses perdokumenan
setelah acceptance menyerahkan wewenangnya dan menyelesaikan
tugasnya.Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
1. Dokpros mengambil AWB (Air Way Bill) dari acceptance.
2. Melakukan pemberitahuan NOA (Notice Of Arrival) kepada consignee,
melalui fax mengisikan lembar NOA, melalui telepon, dan E-Mail.
3. Pembuatan DO (Delivered Order) sebagai surat pengantar pembayaran sewa
gudang, copy putih (gapura), copy merah (bea cukai), copy biru (Kasir).
4. Pembuatan SIPB (Surat Izin Pengeluaran Barang).
3. Pajak/Administrasi
Dalam proses administrasi adanya pembayaran atas penyewaan gudang
dan biaya lain-lain yang terkait dengan kargo tersebut, yang dibayarkan oleh
consignee kepada operator pergudangan pada saat pengambilan barang yang
akan menghasilkan lembar faktur pajak. Faktur pajak yaitu bukti pungutan
pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKJ) karena penyerahan
Barang Kena Pajak (BKP) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP) atau oleh
Ditjen Bea dan Cukai karena impor BKP.
Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan Nota Pembayaran Jasa Gudang (NPJG) berdasarkan DO.
2. Pembayaran ke kasir atas sewa gudang.
3. Pembuatan Faktur Pajak berdasarkan NPJG.

4. Lokasi Import
Lokasi import adalah lokasi dimana proses pengambilan barang
berlangsung oleh consignee. Pada tahap ini terjadi proses penyerahan
dokumen-dokumen yang telah dipersiapkan dari tahap awal perdokumenan
hingga tahap terakhir.
Dokumen tersebut diserahkan sebagai syarat pengambilan barang oleh
consignee. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan Stock Opname
• Mencatat no Master AWB
• Mencatat no HAWB (House Air Way Bill)
• Mencatat Jumlah cargo
• Mencatat nama shipper/agent
• Mencatat no flight
• Melaksanakan komputerisasi / mendata pada managemen sistem
warehousing
• Croscek daerah tujuan akhir2. Mengeluarkan barang sesuai persyaratan
dokumen yang telah di lengkapi,
• MAWB (Master Air Way Bill), bila ada House dicantumkan HAWB (House
Air Way Bill)
• DO (Delivered Order)
• SIPB (Surat Izin Pengeluaran Barang)
• NPJG (Nota Pembayaran Jasa Gudang)
• SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran barang) dari Bea dan Cukai Prosedur
Pergudangan

a. Gudang
Gudang yaitu tempat penyimpanan barang/cargo yang akan
diangkut (outbound/export) maupun datang (inbound/import) melalui pesawat
udara yang menggunakan dokumen penerbangan. Lokasi ini adalah tahap awal
dimana barang/Cargo ditempatkan untuk melalui proses breakdown dan
penempatan pada area storage di lokasi import.

b. Breakdown
Breakdown Cargo adalah keiatan pembongkaran cargo dari ULD/gerobak yang
dilakukan oleh bagian kedatangan setelah Cargo tiba di gudang untuk
ditempatkan pada lokasi dalam gudang sebelum Cargo tersebut diambil oleh
consignee/penerima.
1. Yang perlu diperhatikan dalam breakdown adalah:
• Dibuatkan Checklist
• Packing • Labeling
• Special shipment
• Marking

2. Pelaksanaan breakdown adalah sebagai berikut:

• Petugas mendapatkan breakdown plan dari petugas acceptance.
• Memeriksa kondisi ULD.
• Membongkar Cargo.
• Mencatat kondisi ULD, nomor ULD, kondisi segel (apabila ada), nomor
MAWB dan jumlah per ULD, nomor HAWB dan jumlah per ULD, jenis,
warna, dan ciri kemasan.
• Melokasikan cargo sesuai permintaan, jenis cargo, dan tujuan.
• Untuk cargo lanjut, disiapkan cargo serta dokumen untuk diproses lebih
lanjut.
• Menyerahkan hasil breakdown ke petugas storage untuk ditempatkan.
• Mengirim hasil breakdown ke unit-unit terkait lainnya melalui telex dan atau
e-mail.

c. Lokasi Impor
Lokasi impor adalah lokasi dimana proses persiapan barang/cargo berlansung.
Lokasi tersebut berhubungan langsung dengan pergudangan tempat Cargo
impor disimpan pada area storage.
1. Import Storage, penempatan Cargo sesuai area-area yang sudah disediakan.
Adapun prosesnya sebagai berikut:
• Menerima Cargo hasil proses breakdown.
• Menempatkan Cargo pada area storage/rak-rak sesuai dengan lokasi yang
telah ditetapkan berdasarkan atas permintaan, jenis Cargo, nomor AWB, jenis
komoditas, ukuran atau berat.
• Menyiapkan Cargo yang akan diserahkan kepada consignee.