BAB IV TUGAS KHUSUS

PROSEDUR EKSPOR FILLET IKAN

IV.1 Prosedur Ekspor
Yang dimaksud dengan prosedur ekspor-impor adalah tata
cara yang harus ditempuh dalam memenuhi ketentuan
peraturan pemerintah serta kelaziman yang berlaku dalam
pelaksanaan suatu transaksi ekspor dan impor. Prosedur yang
dimaksud misalnya tata cara pemeriksaan barang sebelum
pengapalan oleh surveyor, tata cara penyelesaian pembayaran
Pajak Ekspor dan Pajak Ekspor Tambahan (PE/PET), tata cara
pengisian formulir dan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB
atau Pemberitahuan Ekspor Barang Tertentu (PEBT) (Amir,
2004).
Ada 2 sistem ekspor yang diterapkan di PT. Inti Luhur Fuja
Abadi yaitu sistem kontrak dan biasa. Sistem kontrak lebih ketat
daripada sistem biasa karena pada sistem kontrak tanggal
pengiriman dan jenis produk yang dikirim harus sesuai dengan
permintaan. Apabila pada tanggal pengiriman stock yang ada
belum terpenuhi maka PT. ILUFA harus meminta penundaan
kepada pihak pembeli, jika tidak akan ada denda atau sanksi
lain yang dikenakan pada PT. ILUFA sesuai dengan kontrak
yang ada. Sedangkan untuk sistem biasa, pesanan dapat
dikirim kapan saja, apabila stock yang dimiliki sudah memenuhi
permintaan pembeli.
Tahapan prosedur ekspor yang diterapkan di PT. Inti Luhur
Fuja Abadi dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

13

Gambar IV.1 Diagram Alir Prosedur Ekspor PT Inti Luhur Fuji Abadi

IV.1.1 Pemesanan
Pemesanan produk diawali dengan penerimaan Purchase
Order yang dikirim oleh pihak buyer. Purchase Order atau yang
lebih dikenal dengan PO merupakan salah satu jenis surat
bisnis yang digunakan para supplier untuk mengetahui secara
detail barang-barang apa saja yang dipesan oleh buyer. Surat
ini berguna untuk mengatasi kesalahan dalam memproduksi
pesanan dan sebagai bukti transaksi laporan keuangan. Dalam
surat ini harus tertulis jenis dan jumlah barang yang dipesan,
spesifikasi atau permintaan khusus bila ada, tanggal
pengiriman, dan nomor PO. Nomor PO sangat penting untuk
dituliskan karena dapat digunakan untuk melakukan trak order
atau penelusuran apabila terjadi kekeliruan atau masalah
(Anonymous, 2012).
Pemesanan produk diawali dengan penerimaan PO yang
dikirim oleh pihak buyer. Surat PO yang diterima PT. ILUFA
dapat berasal dari 2 kemungkinan yaitu dari permintaan pembeli
dan dari stock PT. ILUFA yang sudah ditawarkan kepada pihak
pembeli. Jika stock yang ada tidak sesuai dengan permintaan
pembeli, maka ditawarkan terlebih dahulu apakah pembeli
sepakat dengan stock yang ada.
IV.1.2 Pengujian
Apabila pihak pembeli sepakat dengan penawaran yang
diberikan, maka dilakukan pengujian mutu ikan 1 bulan sebelum
produk diekspor dengan mengirimkan sampel ke Laboratorium
Pengujian Mutu Hasil Perikanan untuk mengetahui mutu produk
baik secara mikrobiologi maupun kandungan logam berat
14

didalamnya. Setelah 2 minggu sejak pengiriman sampel, PT.

ILUFA akan menerima hasil pengujian (test result) ikan tersebut.
Apabila mutu sudah sesuai dengan standar yang ada, maka PT.
ILUFA mulai mempersiapkan hal-hal yang dibutuhkan untuk
ekspor seperti memesan kontainer dan kapal untuk mengangkut
produk ke pihak pembeli.
IV.1.3 Pemesanan Jasa Pengangkutan
Untuk mempersiapkan kontainer yang dibutuhkan untuk
mengangkut produk ke negara tujuan ekspor, PT. ILUFA
berkoordinasi dengan penyedia jasa pengangkutan. Pertamatama PT. ILUFA mengirimkan spesifikasi kontainer yang
dibutuhkan seperti ukuran kontainernya. Untuk pengiriman ke
Amerika dan Eropa, kontainer sudah harus ada di pabrik 3 hari
sebelum pengiriman untuk diperiksa suhu dan kebersihannya
serta untuk proses stuffing. Jika ada yang tidak sesuai, PT.
ILUFA dapat meminta kepada perusahaan jasa untuk mengganti
kontainer tersebut dengan kontainer lain yang sesuai.
Pengecekan suhu dilakukan dengan mendinginkan kontainer
selama empat jam hingga mencapai suhu -20 oC. Hal ini
menunjukkan kontainer benar-benar dalam kondisi baik. Suhu
dalam kontainer dapat dilihat dari mesin pencatat suhu yang
terdapat pada bagian luar kontainer. Kontainer dilengkapi
dengan genset yang berfungsi untuk menjamin suhu dalam
kontainer tetap terjaga selama pengangkutan.
IV.1.4 Stuffing
Stuffing adalah proses pemuatan produk fllet ikan dari
gudang penyimpanan beku ke dalam kontainer berpendingin.
Proses ini dilakukan setelah kontainer mencapai suhu -20oC.
Waktu yang dibutuhkan untuk stuffing tidak boleh lebih dari dua
jam, apabila lebih dari itu maka kontainer harus diberi perlakuan
pre-cooling kembali selama kurang lebih satu jam sebelum
proses stuffing dilanjutkan kembali.
Penyusunan karton produk fillet dalam kontainer juga
harus diperhatikan, tidak boleh terlalu penuh, di bagian samping
dan atas harus ada sela untuk sirkulasi udara. Di bagian atas
kontainer baris ke dua dari pintu sebelah kanan diberi alat delta
15

trak record untuk mencatat suhu ruang container selama

pengangkutan dari pabrik sampai ke pembeli.
IV.1.5 Pengiriman
Setelah produk dimasukkan dalam kontainer dan isi
(jumlah dan jenis produk) sudah sesuai dengan packing list
maka kontainer bisa disegel (seal). Selain oleh QA perusahaan,
ada buyer yang juga meminta supaya pengecekan dilakukan
oleh surveyor dari pihak independen seperti PT. Beckjorindo
Paryaweksana. Tidak semua buyer meminta adanya surveyor
karena sudah percaya dengan perusahaan (PT. ILUFA).
Kontainer baru diijinkan berangkat ke pelabuhan setelah suhu
dalam kontainer mencapai -18oC atau lebih rendah agar kualitas
produk dalam kontainer terjamin. Produk yang dibawa ke
pelabuhan juga dilengkapi dengan berbagai dokumen seperti
PEB, Commercial invoice dan dokumen-dokumen lain yang
diminta oleh pihak buyer sehingga produk dapat dikirim dan
diterima di negara tujuan dengan dokumen lengkap.
IV.2 Cara PT. ILUFA Menjamin Produk Lolos Ekspor
Ada beberapa cara yang dilakukan PT. ILUFA untuk
menjamin produknya lolos ekspor ke negara tujuan dan tidak
ditolak. Cara yang dilakukan adalah:
IV.2.1 Asuransi
PT. ILUFA mengasuransikan produknya kepada PT. Tokio
Marine. Biasanya perusahaan eksportir melakukan asuransi
terhadap produk yang diekspor untuk menghindari pihak
importir mengalami bangkrut / pailit, importir cidera janji atau
tidak membayar, dan importir menolak untuk menerima barang
yang bukan disebabkan kesalahan eksportir.
IV.2.2 Pemasangan Delta Trak Record
Delta trak record dipasang di daerah paling panas dalam
kontainer. Biasanya diletakkan di baris ke 3 dari pintu sebelah
kanan. Apabila suhu kontainer pada bagian itu terjamin, tentu
bagian lain suhunya lebih rendah daripada suhu yang tercatat di
delta track record. Perekaman suhu menggunakan delta trak
record dipilih oleh PT. ILUFA karena data yang terekam cukup
16

akurat, tidak mudah dimanipulasi atau diubah selama

perjalanan.
Alat ini memudahkan dalam pengambilan keputusan
apakah barang diterima atau ditolak di negara tujuan karena
memberikan catatan suhu dan waktu yang akurat selama
pengiriman barang. Apabila suhu yang tercatat oleh delta trak
record sekitar -200C dapat dipastikan produk masih berada
dalam kualitas yang baik.
IV.2.3 Sertifikat Dinas Perikanan
Sertifikat yang dikeluarkan oleh dinas perikanan
merupakan salah satu syarat agar produk dapat diekspor ke luar
negeri. Hal ini disebabkan karena adanya sertifikat
menunjukkan produk tersebut memiliki kualitas yang terjamin
dan memenuhi persyaratan yang ada secara kandungan
mikrobiologis dan kimia. Dengan dilampirkannya sertifikat dari
dinas perikanan ini, produk yang diekspor berarti sudah
memenuhi standar di negara penerima sehingga dapat dijamin
produk nantinya akan lolos ekspor.

17

18