PROSEDUR EKSPOR

&
PROSEDUR IMPOR

PRODI MANAJEMEN ADMINISTRASI D3

UNIVERSITAS BINA INSANI
2021
Manfaat Bisnis Ekspor

• Memperluas Pasar Produk Indonesia

• Menambah Devisa Negara
• Memperluas Lapangan Pekerjaan
• Meningkatkan Pendapatan Perusahaan
• Memperluas Diversifikasi Produk
• Membiasakan bersaing Di Pasar Internasional
 Dokumen Ekspor
1. Sale Contract ( Kontrak penjualan )
2. Commercial invoice ( Faktur Perdagangan )
3. Letter of Credit ( L/C )
4. Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )
5. Bill of Lading ( B/L ) / Air Way Bill ( AWB )
6. Polis Assuransi
7. Packing List
8. Certificate of Origin/ Surat Keterangan Asal ( SKA )
9. Quality Statement/ Surat Pernyataan Mutu
10. Bill of Exchange / Wessel ekspor for Eksportir
ISTILAH DALAM BISNIS EKSPOR
PENGIRIM BARANG
•Shipper : Exporteer atau si Pengirim barang.
•Consignee : Importeer atau si Penerima barang.
•Notify Party : sebutan untuk pihak kedua setelah Consignee yang berhak
untuk di beritahu tentang adanya suatu pengiriman dan penerimaan barang
export / import.

DATA BARANG
•Shipping Mark & Number : Jumlah KEMASAN dan tanda pengiriman yang
tercantum di kemasan barang.
•Description of Goods : Adalah perincian barang.
•GW : Gross Weight /berat kotor.
•NW : Net Weight / berat bersih.
• LCL : Less than Container Loaded.
LCL adalah istilah untuk jenis pengiriman barang partial, dan barang dikirim itu
ditujukan ke Gudang penumpukan dari shipping agent. Dari pihak Gudang
tersebut kemudian akan mengumpulkan barang-barang kiriman LCL lain
hingga memenuhi quota untuk di loading / di muat ke dalam container.
• FCL : Full Container Loaded.
FCL adalah istilah untuk jenis pengiriman barang dengan menggunakan container.
tetapi jika shipper mengirimkan barangnya dengan menggunakan container
maka jenis pengiriman ini disebut dengan FCL. Pengiriman barang dengan
mode FCL maka kita harus mendatangkan container ke Gudang kita untuk
process stuffing (proses pemuatan barang). Setelah stuffing selesai, container
itu kita segel dan kita kirimkan ke tempat Penumpukan Peti Kemas di
pelabuhan.
• CFS : Container Freight Station, CFS merupakan istilah untuk mode pengiriman
dari Gudang LCL Negara asal sampai ke Gudang LCL Negara tujuan. CFS-CFS.
• CY : Container Yard. CY merupakan istilah untuk mode pengiriman dari
Tempat Penumpukan Peti Kemas Negara asal sampai ke Tempat Penumpukan
Peti Kemas Negara tujuan. CY-CY
• Closing Time : Tiap-tiap Shipping Schedule selalu mencantumkan tanggal
dan waktu closing time. Dan jika cargo masuk ke TPS itu melewati dari
waktu Closing Time yang telah ditetapkan maka pihak shipper akan
dikenakan sanksi / denda.
• N.P.E. : Nota Pelayanan Export. (persetujuan ekspor dari Bea cukai )
• P.E.B : Pemberitahuan Export Barang. di ajukan dengan system online
melalui system EDI. Jika pemeriksaan PEB di setujui, maka akan keluar N.P.E.
• Feeder Vessel : Kapal pengangkut dengan kapasitas kecil. yang mengangkut
container dari pelabuhan asal ke pelabuhan transit
• Mother Vessel : Kapal pengangkut dengan kapasitas besar yang
mengangkut container dari pelabuhan transit menuju pelabuhan tujuan.
• Voyage : Nomor Keberangkatan Kapal yang biasa disingkat dengan V. atau
Voy..
• ETD : Estimation Time of Departure
• ETA : Estimation Time of Arrival
•BERDASARKAN DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG
•Bill Of Lading : atau B/L, arti adalah Konosemen atau bukti pengiriman
barang dan pengambilan barang atau surat kontrak angkutan atau
dokumen kepemilikan .
•POL : Port Of Loading / Pelabuhan Muat
•POD : Port Of Discharge/ Pelabuhan Bongkar
•Packing List : Daftar Rincian barang secara mendetail yang berisikan nama
Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel & Voy, Dimensi Barang, Gross
Weight dan Net Weight per Item barang maupun total keseluruhan, Jumlah
barang.
•Commercial Invoice : Daftar rincian barang mendetail yang berisikan nama
Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel & Voy, Nilai Invoice per Item
barang maupun total keseluruhan, Jumlah barang.
Contoh Dokumen LCL Ekspor
Perusahaan jasa kirim barang ekspor LCL setelah mendapat
shipping instruction export akan mengumpulkan barang di
dalam area gudang kepabeanan yang di tangani pihak swasta

Setelah barang terkumpul dari beberapa shipper di indonesia

dalam mengirim barang cargo export LCL maka mereka akan
memasukkan Cargo Ekspor Mesin LCL ke dalam kontainer
export yang mereka booking dari pelayaran jasa angkutan
barang melalui laut kita sebut di sini sea freight carrier, Hasil
dari shipping instruction shipper ke perusahaan consolidator
export LCL mereka akan membe rikan House Bill of
lading/HBL.
Contoh Dokumen FCL Ekspor
Shipping instruction FCL bisa di berikan dari dua arah :

Pertama shipping instruction bisa langsung dikeluarkan oleh shipper direct ke

perusahaan pelayaran setelah di harga di sepakati dengan bagian marketing
export perusahaan pelayaran/carrier agent dan jika shipper booking langsung ke
pelayaran international mereka akan memberikan master bill of lading kepada
shipper yang memberikan shipping instruction/shipper instruction.

Kedua shipping instruction dari perusahaan shipping freight forwarder kepda

perusahaan pelayaran international dari hasil shipping instruction tersebut pihak
pelayaran akan menerbitkan Master Bill of lading (MBL) atas nama perusahaan
shipping freight forwarder.

Shipping freight forwarder akan mengeluarkan House Bill of lading kepada shipper
yang juga menge luarkan shipping instruction kepada shipping freight forwarder
dan tidak langsung ke pelayaran international/carrier agent. Booking shpment ke
pelayaran hanya berlaku sistem port to port only jika shipper mau menggunakan
incoterm Door to door FCL export di sinliah peran serta shipping freight forwarder
menjadi faktor kunci untuk delivery cargo.
 Bill of Lading/ Air Waybill
Bill Of Lading (B/L) yaitu surat tanda terima barang yang telah dimuat di
dalam kapal laut atau tanda bukti kepemilikan barang, adanya kontrak dan
perjanjian pengangkutan barang melalui laut.

Sedangkan Air Waybill untuk pengangkutan barang menggunakan pesawat.

Dan Raillway Consignment Not untuk pengangkutan menggunakan

transportasi darat, seperti kereta api, dll.

Dalam bahasa Indonesia B/L disebut juga konosemen, yaitu merupakan

dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat
jaminan/pengamanan.

B/L menunjukan hak kepemilikan atas barang, tanpa B/L seseorang atau
suatu pihak yang ditunjuk tidak dapat menerima barang yang disebutkan
dalam B/L.
Fungsi Bill Of Lading (B/L)
• Bukti perjanjian pengangkutan dan penyerahan barang antara pihak pengirim dengan
pengangkut.
• Bukti kepemilikan atas barang (document of title) yang menyatakan bahwa orang
yang memegang B/L merupakan pemilik dari barang-barang yang tercantum dalam
B/L.
• Bukti tanda penerimaan barang yang diterima oleh pengangkut (carrier) dari
pengirim (shipper) ke tempat tujuan. Selanjutnya barang akan diserahkan kepada
pihak penerima (importir atau consignee)

Pihak-pihak Yang Terlibat Dalam Bill Of Lading (B/L)

• Carrier yaitu pihak pengangkutan atau perusahaan pelayaran
• Shipper yaitu pihak yang bertindak sebagai beneficiary
• Consignee yaitu pihak yang diberitahukan tentang jadwal kedatangan barang
• Notify Party yaitu pihak yang ditetapkan dalam Letter Of Credit (L/C)

Jenis-jenis Bill Of Lading (B/L)

• Charter Party B/L 
Yaitu B/L yang digunakan apabila pengangkutan barang
menggunakan “charter” (sewa borongan sebagian kapal atau seluruh kapal)
• Combined Transport B/L
Yaitu B/l yang digunakan pada saat terjadi transhipment yang kemudian dilanjutkan
dengan pengangkutan darat
LANJUTAN…

• Liner B/L 
Yaitu B/L yang digunakan untuk pengangkutan barang dengan kapal yang telah memiliki jalur
perjalanan serta persinggahan yang telah terjadwal
• Long Form B/L 
Yaitu B/L yang memuat seluruh syarat-syarat pengangkutan secara terperinci
• Received for Shipment B/L 
Yaitu B/L yang menunjukan bahwa barang-barang untuk dikapalkan telah diterima oleh
perusahaan pelayaran tetapi belum benar-benar dimuat atau dikapalkan sampai batas waktu
yang ditetapkan dalam L/C. Resiko yang mungkin terjadi pada B/L jenis ini, yaitu :
– Kemungkinan barang akan dimuat dengan kapal lain
– Apabila terjadi pemogokan, barang-barang tersebut kemungkinan terbengkalai atau rusak
– Adanya kemungkinan penambahan ongkos atau biaya lain seperti sewa gudang dan yang lainnya
• Shipped on Bord B/L
Yaitu B/L yang dikeluarkan apabila perusahaan perkapalan yang bersangkutan mengakui
bahwa barang-barang yang akan dikirim benar-benar telah berada atau dimuat di atas kapal
• Short Form B/L
Yaitu B/L yang hanya mencantumkan catatan singkat tentang barang yang dikapalkan (dan
tidak termasuk syarat-syarat pengangkutan)
• Throught B/L 
Yaitu B/L yang dikeluarkan apabila terjadi transhipment akibat dari tidak tersedianya jasa
langsung ke pelabuhan tujuan
Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Menangani B/L :
• B/L harus diterima langsung dari maskapai pengapalan atas pengangkutan yang menerbitkannya
• Dalam B/L harus disebutkan nama dan alamat pengirim (eksporir), consignee, dan order dari
bank devisa
• B/L harus ditanda tangani oleh pejabat yang berhak menandatanganinya dan specimen tanda
tangan telah ada di bank
• B/L harus dicocokan dengan invoice dan L/C dalam hal :
– Nomor dan tanggal L/C serta nama bank pembuka L/C
– Nama, ukuran dan jumlah barang
– Pelabuhan pengiriman
– Pelabuhan tujuan
– Pihak pengirim da penerima
• Bank harus dapat mengenal dan membedakan syarat-syarat B/L yang dapat diterima dari jenis-
jenis pernyataan dalam B/L yang ada, diantaranya :
– Shipped onBord B/L, artinya dapat diterima
– Received for Shipment, artinya tidak dapat diterima dan harus minta L/C amandment
• Bank tidak dibenarkan menerima atau menegosiasi Unclean B/L kecuali syarat L/C dengan tegas
mengizinkannya
• Tanggal B/L tidak boleh melewati batas tanggal pengapalan
• B/L harus cocok dengan L/C tentang pelaksanaan pembayaran freight (prepaid, payable at
destination atau collect)
Contoh
Dokumen
Bill of
Lading
 Jenis- Jenis Invoice yang Umum Digunakan
1. Proforma Invoice
Jenis Invoice pertama ini jika dilihat dari kata “proforma” sudah pasti itu bersifat
sementara saja. Maksudnya adalah proforma Invoice merupakan Invoice yang dibuat
yang bersifat sementara dan masih bisa direvisi atau diubah agar dapat tercapai suatu
maksud atau tujuan penagihan tersebut. Biasanya dipakai untuk keperluan ekspor impor
dan sejenisnya.
 
2. Commercial Invoice
Berbeda dengan yang satu ini, jenis Commercial Invoice ini adalah kebalikan
dari proforma Invoice. Maksudnya adalah jenis surat tagihan ini dibuat berdasarkan hasil
revisi atau perubahan dari jenis Invoice pertama, sehingga jenis surat ini merupakan
sebuah faktur penagihan yang bersifat final dan sudah pas. Biasanya dipakai untuk
keperluan ekspor impor dan sejenisnya.
 
3. Invoice Biasa
Nah, Jenis Invoice ini merupakan jenis surat penagihan yang sangat umum dan banyak
sekali digunakan untuk berbagai aspek atau kepentingan baik itu digunakan untuk
menagih tagihan listrik, pembelian barang diminimarket atau diswalayan, dan lain-
lainnya
Proses membuat Invoice yang baik dan benar sbb :
• Langkah pertama, ketika ingin membuat faktur tagihan yang benar, maka
ada baiknya anda melampirkan kop surat (formal) dan identitas penjual
(seller) atau penagih.
• Kedua, anda dapat menuliskan judul surat penagihan (Invoice) bersama
dengan tanggal pemesanan atau tanggal Invoice itu dibuat / diterbitkan
beserta nomor Invoice-nya.
• Ketiga, tuliskanlah tujuan penagihannya bisa berupa perorangan atau
perusahaan (konsumen/pelanggan).
• Keempat, masukkan list data barang atau jasa yang dibeli/ disewakan.
• Kelima, tentukan nilai atau harganya mulai dari harga satuan hingga total
biaya tagihan. silahkan anda tambahkan keterangan apabila ada PPN atau
sejenisnya.
• Keenam, silahkan anda tentukan media pembayaran bisa berupa bank
transfer, telegraphic transfer (TT), SKBDN, Letter of Credit (LC), dan lain-
lain. Dan jangan lupa dilampirkan nomor rekening tujuan beserta tempo
pembayarannya.
• Finally, sisipkan beberapa space untuk kolom tanda tangan sebagai penagih
(penting).
Contoh
Dokumen
Commercial
Invoice
Hal-hal yang harus dicantumkan didalam packing list:

1. Nama eksportir
2. Consingnee atau buyer (importir)
3. Nomor packing list dan tanggal
4. Quantity atau jumlah barang
5. Nama barang
6. Gross weight (berat kotor)
7. Net weight (berat bersih)
8. Vessel name (nama kapal)
9. ETD (Estimated Date Departure), tanggal keberangkatan kapal
10. Notify party (pihak ketiga setelah consignee)
11.Nomor L/C (Leter of Credit) jika ada.
Contoh
Dokumen
Packing List
4 TAHAP PROSES KEGIATAN EKSPOR

• Sale’s Contract Process

• L/C Opening Process
• Cargo Shipment Process
• Shipping Document Negotiation Process
 Prosedur Ekspor
1. Korespondensi / Contack person
Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir di luar negeri untuk menawarkan dan
negosiasi komoditi, dalam hal ini harus dicantumkan jenis barang, kualitas, kuantitas,
syarat­-syarat pengiriman dll.
1. 1. Mencari tahu apakah barang yang akan di ekspor tersebut termasuk barang yang dilarang untuk di
ekspor, diperbolehkan untuk diekspor tetapi dengan pembatasan, atau barang yang bebas diekspor
(Menurut undang-undang dan peraturan di Indonesia). Untuk mengetahuinya bisa dilihat
di www.insw.go.id.
1.2 Memastikan juga apakah barang Anda diperbolehkan untuk masuk ke negara tujuan ekspor.
2. Pembuatan kontrak dagang
Apabila importir menyetujui penawaran yang diajukan oleh eksportir, maka importir dan
eksportir membuat dan menandatangani kontrak dagang dengan dicantumkannya hal-­hal
yang disepakati bersama. 
3. Penerbitan letter of credit ( L/C )
Setelah ditandatangani kontrak dagang maka importir membuka L/C melalui bank koresponden
di negaranya dan mengirimkan L/C tersebut ke Bank Devisa yang ditunjuk, kemudian Bank
Devisa di negara eksportir kemudian Bank Devisa yang ditunjuk memberitahu diterimanya
L/C tersebut kepada eksportir.
 Prosedur Ekspor
4. Mempersiapkan Barang ekspor
Dengan diterimanya L/C tersbut maka eksportir mempersiapkan barang-­barang yang
dipesan importir. Keadaan barang­-barang yang dipersiapkan harus sesuai dengan
persyaratan yang tercantum dalam kontrak dagang dan L/C.
5. Mempersiapkan dokumen barang
– Packing list
– Commercial invoice
– Sertifikat mutu barang / standar mutu
6. Mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB )
Selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ke Bank
Devisa dengan melampirkan surat sanggup bayar apabila ekspornya terkena pajak
ekspor, serta Melakukan pemberitahuan pabean kepada pemerintah (Bea Cukai)
dengan menggunakan dokumen PEB beserta dokumen pelengkapnya.
7. Pemesanan ruang kapal (proses Stuffing)
Eksportir memesan ruang kapal ke perusahaan pelayaran samudera atau perusahaan
penerbangan. Agar diperhatikan perusahaan angkutan mana yang memberikan
jaminan dalam pengiriman.
 Prosedur Ekspor
8. Pengiriman barang ke pelabuhan
Eksportir dapat melakukan sendiri pengiriman barang atau dapat menggunakan
jasa perusahaan pengiriman barang (Perusahaan Freight forwarder atau
perusahaan Expedisi muatan kapal laut (EMKL)) dengan disertakan
dokumen­dokumen ekspor.
9. Pemeriksaan Bea Cukai
Dipelabuhan dilakukan pemeriksaan dokumen dengan barang-­barang yang
akan diekspor.
10. Surat Keterangan Asal ( SKA)
Jika diperlukan Eksportir mengajukan permintaan SKA. Kepada Dinas
Perindustrian Perdagangan.
11. Pencairan L/C
Apabila barang sudah dikapalkan Eksportir dapat mencairkan L/C ke Bank
dengan menyerahkan bukti dokumen­dokumen.
12. Proses pengiriman barang ke Importir. .
 1. Sale’s Contract Process
a. Promosi
Kegiatan promosi komoditas yang akan diekspor melalui media promosi seperti iklan di media elektronik,
majalah, Koran, pameran dagang atau melalui badan/lembaga yang berhubungan dengan kegiatan promosi
ekspor seperti Ditjen PEN, Kamar Dagang dan Industri, Atase perdagangan dan lain sebagainya.
b. Inquiry
Pengiriman surat permintaan suatu komoditas tertentu oleh Importir kepada eksportir (letter of inquiry). Biasanya
berisi deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman.
c. Offer Sheet
Permintaan Importir akan ditanggapi melalui offer sheet yang dikirimkan eksportir. Offer sheet ini berisikan
keterangan sesuai permintaan Importir mengenai deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman. Selain
itu pada offer sheet ini biasanya ditambahkan tentang ketentuan pembayaran dan pengiriman sample/brochure.
d. Order Sheet
Setelah mendapatkan penawaran dari eksportir dan mempelajarinya, jika setuju maka Importir akan
mengirimkan surat pesanan dalam bentuk order sheet (purchase order) kepada eksportir.
e. Sale’s Contract
Sesuai dengan data dari order sheet maka selanjutnya eksportir akan menyiapkan surat kontrak jual beli (sale’s
contract) yang ditambah dengan keterangan force majeur clause  dan inspection clause. Sales contract ini
ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan sebanyak dua rangkap kepada Importir.
f. Sale’s Confirmation
Sales contract akan dipelajari oleh Importir, apabila Importir setuju maka sales contract tersebut akan
ditandatangi oleh Importir untuk kemudian dikembalikan kepada eksportir sebagai sales confirmation.
Sedangkan satu copy lain dari sales contract ini akan disimpan oleh Importir.
 
2. L/C Opening Process
 Tahap Permohonan Pembukaan L/C

1. Importir Membuka sebuah L/C kepada opening bank (issuing

bank) sebagai dana yang disiapkan untuk dibayarkan kepada
eksportir
2. Opening bank setelah menyelesaian jaminan dana L/C dari
importir, melalui pembukaan L/C melalui bank korespondensinya
(advising bank/ Confirming Bank) di negara eskportir
3. Advising bank setelah meneliti keabsahan amant pembukaan L/C
dari opening bank, meneruskan L/C tersebut kepada eksportir
yang berhak menerima dengan surat pengantar dari advising
bank (L/C advice)
3. Cargo Shipment Process
 Tahapan Cargo Shipment Process
1. Eksportir akan menerima L/C advice sebagai acuan untuk mengirimkan barang dan saat ini
eksportir akan melakukan shipment booking kepada shipping company sesuai
dengan term yang disebutkan dalam sales contract. Setelah itu eksportir harus mengurus
kewajiban Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) di Bea Cukai di pelabuhan muat. Serta hal lain
seperti pembayaran pajak ekspor (PE) dan Pajak Ekspor Tambahan (PET) di advising Bank
2. Shipping Company akan memuat barang dan menyerahkan bukti penerimaan barang, kontrak
angkutan, bukti kepemilikan barang (bill of lading) serta dokumen pengapalan lainnya jika
ada kepada eksportir, kemudian eksportir akan mengirimkannya kepada advising Bank untuk
dikirimkan ke opening Bank
3. Shipping Company akan mengangkut barang tersebut ke pelabuhan tujuan yang disebutkan
dalam Bill of Lading (B/L)
4. Importir akan menerima dokumen pengapalan jika kewajiban pembayaran kepada opening
Bank sudah dilakukan. Selanjutnya dokumen pengapalan ini digunakan untuk
mengurus import clearance dengan pihak bea cukai di pelabuhan dan untuk mengambil
muatan di shipping Company yang memuat barang yang dipesan
5. Shipping Agent akan menyerahkan barang kepada Importir jika biaya jasa shipping
agent telah dilunasi
4. Shipping Document Negotiation Process
 Shipping Document Negotiation Process
1. Setelah menerima B/L dari shipping Company, Eksportir akan menyiapkan semua keperluan
dokumen lain yang diisyaratkan dalam L/C seperti Invoice, packing list, sertifikasi mutu, Surat
Keterangan Negara Asal (SKA) dan lain sebagainya. Semua dokumen tersebut akan diserahkan
kepada negotiating Bank, dalam hal ini advising Bank, yang ditentukan dalam L/C untuk
memeroleh pembayaran atas L/C
2. Negotiating Bank akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan yang
dikirimkan eksportir, jika cocok dengan yang diisyaratkan L/C maka negotiating Bank akan
melakukan pembayaran sesuai tagihan eksportir dari dana L/C yang tersedia
3. Negotiating Bank akan mengirimkan dokumen pengapalan kepada opening Bank untuk
mendapatkan reimbursement atas pembayaran yang dia lakukan kepada Eksportir
4. Opening Bank, akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan dokumen pengapalan, jika cocok
dengan yang diisyaratkan L/C maka opening Bank akan memberikan pelunasan pembayaran
(reimbursement) kepada negotiating Bank
5. Opening Bank selanjutnya memberitahukan penerimaan dokumen pengapalan kepada
Importir. Importir akan menyelesaikan pelunasan dokumen itu untuk mendapatkan dokumen
pengapalan yang berfungsi untuk mengambil barang pesanan darishipping agent dan bea
cukai setempat
Lanjutan di Pertemuan Ke 5 mengenai
Prosedur Impor, A/F, AWB dan Police
Insurance…

thanks for your attention 