Dokumen Administrasi Pembelian

Barang
Pada setiap transaksi pembelian barang dagang, pasti
terdapat dokumen-dokumen yang menyangkut administrasi
pembelian barang. Dokumen-dokumen tersebut terdiri atas
beberapa hal, seperti surat permintaan pembeli,
surat penawaran barang, dan faktur pembelian. Selain itu,
transaksi pembelian barang terkait pula dengan hal-hal
seperti biaya angkut, potongan pembelian, serta transaksi
tunai dan kredit.
A. Transaksi Pembelian
Barang
1. Pembelian Barang
Pembelian barang adalah kegiatan pembelian barang dagang yang
dilakukan oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali, baik dengan
pembayaran tunai, kredit, maupun sebagian tunai dan sisanya kredit.
Terdapat dua jenis bukti transaksi pembelian, yaitu invoice (faktur) untuk
n secara tunai.
transaksi pembelian kredit dan nota kontan untuk pembelian yang
dilakukan secara
a. Pembelian tunai.
Tunai
Pembelian tunai merupakan seluruh pembelian yang dibayar pada saat
penyerahan barang. Bukti transaksi pembelian tunai
berupa kuitansi dan nota kontan asli yang diterima dari penjual atau bukti
internal berupa bukti kas keluar.
b. Pembelian Kredit
Pembelian kredit merupakan transaksi pembelian yang dilakukan
perusahaan dengan waktu pelunasan sesuai dengan kesepakatan
syarat pembayaran.
2. Retur dan Potongan Pembelian
Retur pembelian merupakan pengembalian barang karena adanya
ketidaksesuaian barang yang dibeli, baik dari segi kualitas maupun
kuantitas, atau adanya kerusakan saat dalam proses pengiriman.
Potongan pembelian adalah potongan harga yang diberikan oleh
penjual apabila pembeli dapat melunasi utangnya sebelum tanggal
jatuh tempo atau dalam jangka waktu yang telah disepakati
3. Biaya Angkut Pembelian
Biaya angkut pembelian adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan
angkut barang dagang yang dibeli. Pada setiap pembelian barang dagang,
perusahaan perlu mengeluarkan biaya transportasi (ongkos angkut) dari
pemasok untuk sampai ke gudang.
Bukti transaksi biaya angkut dapat berupa faktur atau nota kontan.

4. Pajak Masukan
Pajak masukan merupakan unsur Pajak Pertambahan Nilai (PPN) terutang
yang wajib dibayar oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang membeli atau
memperoleh barang kena pajak, jasa kena pajak, ekspor barang kena pajak
berwujud, ekspor barang kena pajak tidak berwujud, dan/atau ekspor jasa
kena pajak. คำสำคัญ คำสำคัญ คำสำคัญ คำสำคัญ
5. Utang Dagang
PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan) mendefinisikan utang atau
liabilitas sebagai kewajiban masa kini yang timbul akibat peristiwa masa lalu,
yang penyelesainnya mengakibatkan arus keluar sumber daya entitas yang
mengandung manfaat ekonomi.

Kriteria Utang:
a. Jumlah nominal jelas
b. Pihak penerima jelas
c. Berdasarkan pada transaksi yang telah terjadi di masa lalu
B. Tata Cara Pengisian
Formulir
Terdapat beberapa formulir yang harus dilengkapi oleh pembeli,
antara lain:

1. Syarat Penyerahan Barang

Syarat penyerahan barang merupakan kesepakatan antara penjual
dan pembeli mengenai pihak yang bertanggung jawab atas
pengiriman barang dari tempat penjual ke tempat pembeli.
Dalam transaksi jual beli, terdapat dua syarat penyerahan
barang, yaitu FOB Shipping Point dan FOB Destination Point.
a. Free On Board Shipping Point
Akibat yang ditimbulkan dari persyaratan ini adalah sebagai berikut.
1) Biaya pengangkutan barang menjadi tanggungan pembeli.
2) Biaya asuransi atau pertanggungan selama perjalanan menjadi tanggungan
pembeli.
3) Risiko atas barang (hilang atau rusak) menjadi tanggungan pembeli.

b. Free On Board Destination Point

Akibat yang ditimbulkan dari persyaratan ini adalah sebagai berikut.
1) Biaya pengangkutan barang sampai barang tersebut diserahkan kepada
pembeli menjadi tanggungan penjual.
2) Biaya asuransi atau pertanggungan selama perjalanan menjadi tanggungan
penjual.
3) Risiko atas barang (hilang atau rusak) menjadi tanggungan penjual.
2. Syarat Pembayaran dan Potongan Harga.
Syarat pembayaran dan potongan tunai yang umum berlaku di
masyarakat
a. 2/10 n/30 adalah potongan yang diberikan sebesar 2% (dihitung dari
harga faktur) apabila membayar dalam waktu 10 hari setelah tanggal
faktur. Batas waktu pembayaran adalah 30 hari setelah tanggal faktur.
b. 2/10 n/30 ROG (Receipt of Goods) adalah potongan yang diberikan
sebesar 2% (dihitung dari harga faktur) apabila membayar dalam waktu
10 hari dari tanggal penerimaan barang. Batas waktu pembayaran adalah
30 hari dari tanggal penerimaan barang.
c. 3/5 1/10 n/30 adalah syarat pembayaran yang memberikan dua
macam potongan. Potongan pertama sebesar 3% jika pembayaran
dilakukan dalam 5 hari dari tanggal penerimaan barang. Potongan kedua
1% jika pembayaran dilakukan pada hari ke-6 sampai hari ke-10 hari dari
tanggal penerimaan barang.
d. n/30 atau disebut juga dengan EOM (End of Month) adalah syarat
pembayaran yang tidak memberikan potongan harga dan hanya
C. Administrasi Transaksi Pembelian
Untuk memenuhi kebutuhan kantor, seperti peralatan dan perlengkapan
administrasi, perusahaan melakukan transaksi pembelian barang, baik yang
dilakukan secara tunai maupun kredit. Dalam transaksi pembelian, baik tunai
maupun kredit, perusahaan membuat bukti transaksi yang sama.

1. Surat Permintaan dari Bagian Gudang/Bagian Penjualan

Surat permintaan ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang
memerlukan barang. Surat permintaan pembelian berisi hal-hal berikut.
a. Nama barang.
b. Jenis atau tipe barang.
c. Kuantitas dan kualitas barang yang diminta.
d. Waktu penerimaan barang.
e. Nama pihak yang membuat surat permintaan barang.
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat pesanan dibuat oleh bagian pembelian sebagai tindak lanjut dari
surat permintaan pembelian dari bagian penjualan atau bagian lain.
Apabila barang-barang yang diminta belum memiliki langganan pemasok,
perlu diajukan penawaran kepada beberapa pemasok. Surat permintaan
penawaran harga berisi hal-hal sebagai berikut.
a. Nama, jenis, tipe, kualitas, dan kuantitas barang yang diminta.
b. Batas waktu tanggal penerimaan barang yang diminta.
c. Permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat
penyerahan yang diminta oleh calon pemasok.
3. Surat Order Pembelian (Purchase Order/PO)
Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan
mengenai hal-hal sebagai berikut.
a. Nama dan alamat pemasok.
b. Nama, jenis, tipe, kualitas, dan kuantitas barang yang diminta.
c. Batas waktu penerimaan barang yang dipesan.
d. Syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.

4. Bukti Penerimaan Barang

Bukti penerimaan barang adalah dokumen yang harus ditandatangani oleh
penerima barang setelah barang sampai ke alamat pembeli. Dokumen
penerimaan ini sebagai bukti bahwa barang sudah sampai ke alamat pembeli
dan barang dalam keadaan baik, serta jumlah dan kualitas sesuai dengan
permintaan pembeli.
Bukti penerimaan barang berisi keterangan mengenai hal-hal sebagai berikut.
a. Tanggal penerimaan barang.
b. Nomor order pembelian yang bersangkutan.
c. Nama, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima.
d. Catatan hasil pemeriksaan barang, seperti kecocokan barang dengan
order, adanya barang yang rusak, dan sebagainya.

5. Bukti Pengeluaran Kas

Formulir ini diisi oleh bagian utang pada waktu mengadakan transaksi
pembelian secara kredit yang jangka waktu pembayaran sudah jatuh
tempo.
Terima
Kasih
Anggota Kelompok:
1. Alissa Apriliani
2. Melia Febri Riyani
3. Nayla Sabilah
4. Sreshi Sulaiman