A.

Administrasi Pembelian

Bagi perusahan, transaksi pembelian yang dilakukan bertujuan

memenuhi kebutuhan bahan baku dalam beroperasi menghasilkan
produknya untuki memenuhi stok barang yang ada di gudang.
Pembelian barang dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu pembelian tunai
menggunakan nota kontan dari kuintansi serta pembelian serta
pembelian kredit hanya menerima faktur saja dari penjual.
1. Surat Permintaan Pembelian
adalah formulir yang digunakan apabila akan memesan atau
membeli barang ketika persediaan barangb yang bersangkutan sudah
mencapai titik minimum atau sudah habis.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon
penjual, yang isinya dimaksudkan untuk meminta keterangan mengenai
suatu harga barang yang dibutuhkan atau ingin dibeli.
• Cara membuat Surat Permintaan Penawaran
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam surat permintaan
penawaran, secara umum, yaitu:
1) Jenis barang yang dibutuhkan
2) Jumlah barang yang dibutuhkan
3) Kualitas barang disertai contoh
4) Potongan harga yang ada
5) Syarat penyerahan dan pembayaran
• Cara membuat surat permintan penawaran yang baik, yakni :
1. Mintalah keterangan yg rinci terkait barang apa saja yang
dibutuhkan
2. Nyatakan dengan jelas alasan yang mendorong anda mengajukan
surat permintaan penawaran tersebut
3. Bantulah pembaca dalam memberikan sesuatu yang anda butuhkan
dengan menunjukan semua data yg ada hubungannya dengan barang
yg dibutuhkan
4. Akhiri surat dengan kata kata yg saling menguntungkan kedua belah
pihal, semisal dengan ucapan terimakasih atau penghargaan
3. Surat Order Pembelian (Purchase Order)
adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukan
barang yg ingin mereka beli dari pihak penjual.

• Isi Surat Order Pembelian

Selain informasi yg memperlihatkan detail perusahaan yg terlibat
dan tanggal pesanan, purchase order juga berisi rincian penting tentang
barang yg akan dibeli oleh pihak pembeli termasuk nama produk,
jumlah barang yg dibeli, harga, dan juga ketentuan tambahan untuk
penjualan seperti diskon.
• Cara Membuat Surat Order Pembelian
Beberapa hal yg perlu diperhatikan dalam membuat order pembelian (purchase
order), diantaranya :
1) Sebagai pemesan, cantumkan identitas perushaan dengan jelas dalam purchase
order.
2) Cantumkan detail apa saja yg akan anda pesan, seperti merk, nama barang,
jumlah, dan informasi lainnya.
3) Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang anda pilih.
4) Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yg ditawarkan.
5) Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, jika dibutuhkan buatlah
daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
6) Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dam juga
cara pengirimn yg anda inginkan.
7) Cantumkan nomor PO (Purchase Order).
4. Laporan Penerimaan Barang
• Bagian penerimaan barang (receiving) merupakan bagian yang
menjalankan fungsi pengendalian biaya pada saat batrang dikirimkan
ke toko/tempat oleh supplier.
• Petugas receiving berhak untuk meniolak barang yang dikirim
supplier jika tidak sesuai dengan surat pesanan (purchase order) atau
spesifikasi yang disyaratkan (purchase specification ).
5. Bukti pengeluaran Kas
adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran
kas dari fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar
yang tercantum dalam dokumen tersebut.
6. Kartu Persediaan
Barang yang telah masuk / berada di gudang akan dicatat pada kartu
persediaan dan dilakukan secara manual maupun dengan komputerisasi.
Pada kartu persediaan, hal penting yang harus diperhatikan adalah Nama
Barang, Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.
7. Bukti Permintaan Barang
Bentuk formulir untuk permintaan dari gudang akan menyangkut hal-
hal sebagai berikut :
a. Jenis barang danj spesifikasinya
b. Banyaknya barang yang diminta
c. Otorisasi atau pengesahan dari Kepala bagian gudang.
d. Tanggal permintaan
 b. Administrasi Penjualan
1. Administrasi penjualan tunai
Pengertian penjualan tunai adalah merupakan salah satu bentuk
transaksi dari barang dan jasa.
 Prosedur penjualan tunai
Dokumen – dokumen yang digunakan dalam prosedur
penjualan tunai adalah sebagai berikut
1. faktur penjualan tunai
2. bukti setor bank
3. pita register kas
4. rekap harga penjualan
 Catatan – catatan yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai :
1. jurnal penjualan
2. jurnal penerimaan kas
3. jurnal umum
4. kartu persediaan
 Unit organisasi yang terkait dalam prosedur penjualan tunai :
1. bagian order penjualan
2. bagian kassa
3. bagian gudang
4. bagian pengiriman barang
5. bagian kartu persediaan
6. bagian jurnal , buku besar dan laporan
a) Faktur Penjualan Tunai
digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan
manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
b) Nota Kontan
adalah bukti transaksi untuk pembelian atau penjualan barang
secara tunai.
c) Bukti Penyerahan Barang
adalah surat yang menyatakan tentang serah terima satu barang
atau dokumen bahkan juga kadang – kadang dipakai saat berlangsung
hand over satu pekerjaan lantaran pergantian jabatan.
d) Bukti Penerimaan Kas
adalah tanda bukti perusahaan telah menerima uang tunai atau kas.
2. Administrasi penjualan kredit

a. Pengertian kredit
kata kredit berasal dari bahasa latin, yaitu “credere” yang artinya
percaya atau to believe atau to trust. Pengertian kredit menurut kesimpulan
kelompok kami adalah penyediaan barang, jasa, dan uang atas dasar
kepercayaan dari satu pihak (kreditur) ke pihak lain (nasabah atau
pengutang), dan penerima kredit melunasi hutang dalam jangka waktu
tertentu.
b. Unsur - unsur kredit

1) Adanya dua pihak, yaitu kreditur dan nasabah.

2) Adanya kerja sama pemberi krdit kepada penerima kredit
3) Adanya persetujuan, berupa kesepakatan kreditur dengan nasabah yang
berjanji akan membayar dan melunasi semua hutangnya.
4) Adanya penyerahan barang, jasa, uang dari kreditur kepada nasabah
5) Adanya unsur waktu
6) Adanya unsur resiko (degree of risk)
7) Adanya unsur bunga sebagai kompensasi kepada pemberi kredit
 c. Jenis-jenis kredit
1. Jenis kredit berdasarkan jangka waktu kredit
a) Short term credit (kredit jangka pendek)
b) Intermediate term credit (kredit jangka menengah)
c) Long term credit (kredit jangka panjang)
2. Jenis kredit berdasarkan lembaga yang menerima kredit
d) Kredit untuk badan usaha pemerintah/daerah
e) Kredit untuk badan usaha swasta
f) Kredit perorangan
g) Kredit untuk bank koresponden
3. Jenis kredit berdasarkan tujuan penggunaanya
a) Kredit modal kerja
b) Kredit investasi
c) Kredit konsumtif
4. Jenis kredit berdasarkan sektor ekonomi
Didasari atas kebutuhan untuk menentukan kebijakan pengarahan kredit
bank secara kualitatif yang dititikberatkan pada sektor ekonomi yang
diutamakan dalam pembiyaan dengan kredit bank itu.
5. Jenis kredit berdasarkan sifat
d) Kredit atas dasar transaksi satu kali
e) Kredit atas dasar transaksi berulang
f) Kredit atas dasar plafon trekait
g) Kredit atas dasar plafon terbuka
h) Kredit atas dasar penurunan plafon
6. Jenis kredit berdasarkan sumber dana
a) Kredit dengan dana bank sendiri
b) Kredit dengan dana bersama-sam dengan bank lain
c) Kredit dengan dana dari luar negeri
7. Jenis kredit berdasarkan bentuk
d) Cash loon
e) Non cash loon
8. Jenis kredit berdasarkan wewenang pemutusan
Kredit dibedakan atas wewenang kantor pusat dan wewenang kantor cabang
9. Jenis kredit berdasarkan sifat fasilitas
f) Committed facility
g) Uncommitted facility
10. Jenis kredit berdasarkan
h) Pinjaman dengan akad kredit
i) Pinjaman tanpa akad kredit
d. Tujuan dan fungsi kredit

• Menurut rivai
1) Profitability, memperoleh hasil dari kredit berupa
keuntungan dari bunga yang harus dibayar nasabah.
2) Safety, keamanan dari prestasi atau fasilitas yang diberikan
harus benar-benar terjamin sehingga tujuan profitabilyty
dapat tercapai tanpa hambatan yang berarti .
• Menurut tjoekam
1. Bagi kreditur (bank)
a) Sumber utama pendapatannya
b) Instrumen penjaga likuiditas, solvabilitas, dan profitabilitas bank
c) Memanfaatkan dan memproduktifkan dana yang ada

2. Bagi debitur
d) Sarana untuk mebuat kegiatan usaha semakin lancar dan kinerja usaha
semakin baik daripda sebelumnya
e) Meningkatkan minta berusaha dan keuntungan sebagai jaminan
kelanjutan kehidupan perusahaan
3) Bagi otoritas (pemerintah)
a) Sebagai instrumen moneter
b) Menciptakan kesempatan berusaha dan kesempatan kerja yang
memperluas sumber pendapatan negara
c) Sebagai instrumen untuk ikut turut serta meningkatkan mutu
manajemen dunia usaha

4) Bagi masyarakat
d) Dapat mengurangi pengangguran
e) Dapat meningkatkan fungsi pasar
• Menurut Abdullah
a) Pendapatan mikro ekonomi guna mendapatkan suatu nilai tambah
bagi nasabah maunpun bagi bank sebagai kreditur
b) Pendekatan makro ekonomi melihat pemberian kredit merupakan
salah satu instrumen untuk menjaga keseimbangan jumlah uang
beredar di masyarakat
Fungsi kredit
1) Menjadi motivator dan dinamisator peningkatan kegiatan
perdagangan dan perekonomian
2) Memperluas lapangan kerja bagi masyarakat
3) Memperlancar arus barang dan jasa
4) Meningkatkan hubungan internasiaonal
5) Meningkatkan daya guna (utility) barang
6) Meningkatkan kegairahan berusaha masyarakat
7) Memperbesar modal perusahaan
8) Meningkatkan produktivitas dana yang ada
9) Meningkatkan income per kapita masyarakat
e. Syarat-syarat Kredit
1. Capacity ( kapasitas )
Kapasitas untuk membayar adalah yang penting penting dari lima faktor, ini
adalah sumber utama pelunasan – uang tunai.
2. Capital ( Modal )
Modal adalah uang yang diinvestasikan secara pribadi dalam bisnis dan merupakan
indikasi sebrapa besar risiko jika bisnis anda gagal.
3. Collscteral ( Jaminan )
Jaminan adalah bentuk keamanan tambahan yang dapat Anda berikan kepada pemberi
pinjaman.
4. Condition of Economy
Kondisi menggambarkan tujuan pinjaman.
5. Character ( karakter )
Karakter adalah pesan umum yang Anda buat pada calon pemberi pinjaman atau
investor.
• Pihak Yang terkait Penjualan Kredit
Unit-Unit organisasi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit,
diantaranya :
• Bagian Order Penjualan
• Bagian Kredit
• Bagian Gudang
• Bagian Pengiriman Barang
• Bagian Piutang
• Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya
• Bagian Jurnal Buku Besar Dan Laporan.
F. Penjualan kredit
adalah penyerahan produk milik penjual kepada pembeli dengan menerima
pembayaran uang muka dan sisanya diangsur sesuai yang diperjanjikan.
• Prosedur penjualan kredit
Biasanya dilakukan dengan cara pelanggan datang ke perusahaan dan melihat
barang yang diinginkan setelah mendapatkan barangnya dan cocok dengan harga
yang di ajukan, pelanggan mengajukan permohonan kredit, maka fungsi
penjualan akan memberikan formulir penjualan kredit dan menjelaskan
persyaratan untuk mengajukan penjualan kredit setelah formulir diisi dan di tanda
tangani pelanggan formulir tersebut di serahkan kepada fungsi penjualan kembali
beserta data-data yang diperlukan untuk diperiksa perlengkapan, setelah di cek
kelengkapan nya, fungsi penjualan akan mengirim formuliur penjualan kredit dan
persyaratan yang diperlukan ke fungsi kredit.
 Dokumen Penjualan Kredit
Dokumen yang digunakan dalam system penjualan kredit, diantaranya :
• Surat order pengiriman, yaitu dokumen yang merupakan lembar pertama surat order
pengiriman yang memberikan otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan jenis
barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut.
• Lembar disposisi (LD), yaitu alat kounikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan berisi
informasi atau perintah atau pimpinan.
• Surat Pengantar Barang (SPB),yaitu sebuah surat yang dipergunakan untuk mengantarkan
barang yang dikirimkan.
• Faktur penjualan (Sales invoice ) adalah lembar bukti tagihan atau bukti transaksi kepada
pelanggan atas pembelian suatu barang atau jasa.
• Surat penagihan, yaitu surat tagihan merupakan turn around document yang isinya dibagi 2
bagian, yaitu :
- Bagian Atas, Merupakan dokumen yang harus di sobek dan dikembalikan bersama cek oleh
pelanggan keperusahaan.
- Bagian Bawah, berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode
waktu tertentu.
 C. Essai
1. Jelaskan perbedaan surat permintaan pembelian dan surat permintaan penawaran harga !
2. Uraikan dokumen - dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan-penjualan tunai!
3. Terangkan unsur-unsur yang ada didalam kredit yang anda ketahui
4. Uraikan pihak-pihak yang terkait yang terkait dewngan penjualan kredit
5. Terangkan perbedaan antara prosedur penjualan tunai dan penjualan kredit yang anda
ketahui