BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi transaksi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencatat
perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan
secara kronologis dengan metode tertentu, sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain.
Dalam hal ini, administrasi transaksi memiliki manfaat dalam memudahkan
perusahaan dalam menghubungi pihak-pihak yang terkait melalui berbagai
media komunikasi, memperkecil resiko kehilangan barang karena setiap
transaksi terbukukan dengan rapi, memudahkan pemberian layanan purna jual
kepada konsumen, serta memudahkan pemilik perusahaan dalam mengikuti
perkembangan perusahaan melalui laporan hasil pencatatan.
Dalam transaksi adanya dokumen transaksi yang berfungsi untuk bisa
mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi, menjadi
media yang didalamnya berisikan seluruh data informasi keuangan, sebagai
dasar pencatatan transaksi dan bisa mengurangi kemungkinan kesalahan dengan
cara menyatakan transaksi dengan bentuk tulisan serta bisa menghindari
duplikasi pengumpulan data.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian administrasi, transaksi, dan pembelian?
2. Apa saja formulir bukti pembelian?
3. Bagaimana prosedur pembelian?
4. Apa saja SOP Pembelian?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengethaui pengertian administrasi, transaksi, dan pembelian
2. Untuk mengetahui formulir pembelian transaksi
3. Untuk mengetahui prosedur pembelian
4. Untuk mengetahui SOP Pembelian

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Dokumen Transaksi Pembelian

Dokumen menurut KBBI adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat
dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat
perjanjian.
Secara etimologis dokumen berasal dari kata document (Inggris) yang
memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai
keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan, disusun, di sediakan atau untuk
disebarkan.
Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London
1997;104)
 Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik
tertulis maupun lisan.
 Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja.
 Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan
surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah
dan sebagainya.
Transaksi adalah suatu aktivitas perusahaan yang menimbulkan perubahan
terhadap posisi harta keuangan perusahaan, misalnya seperti menjual, membeli,
membayar gaji, serta membayar berbagai macam biaya yang lainnya.
Menurut Skausen (2007:71) transaksi adalah pertukaran barang & jasa
antara (baik individu, perusahaan-perusahaan dan organisasi lain) kejadian lain
yang mempunyai pengaruh ekonomi atas bisnis.
Sedangkan menurut Indra Bastian (2007:27) transaksi adalah pertemuan
antara dua belah pihak (penjual dan pembeli) yang saling menguntungkan dengan
adanya data/bukti/dokumen pendukung yang dimaksukkan ke dalam jurnal setelah
melalui pencatatan.

2
 Menurut Mulyadi (2001:299), pembelian adalah suatu usaha yang
dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Pembelian adalah suatu peristiwa atau tindakan yang dilakukan oleh dua
belah pihak dengan tujuan menukarkan barang atau jasa.
Dari pengertian diatas dapat kita simpulkan bahwa dokumen transaksi
pembelian adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dipakai oleh perusahaan
yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan antara kedua belah
pihak dengan tujuan menukarkan barang atau jasa.

2.2 Formulir Administrasi Pembelian

1. Surat Permintaan Pembelian (SPP)
Surat Permintaan Pembelian Barang adalah formulir
yang digunakan apabila akan memesan atau membeli barang ketika
persediaan barang yang bersangkutan sudah mencapai titik minimum atau
sudah habis. Surat Permintaan Pembelian Barang dibuat oleh bagian
Gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat Permintaan
Pembelian Barang dibuat rangkap 2, lembar 1 diserahakan pada bagian
Pembelian dan lembar 2 digunakan untuk arsip bagian yang bersangkutan
misalnya bagian Gudang.

3
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat permintaan daftar harga adalah sebuah jenis surat yang dibuat
si calon pembeli kepada sang penjual yang berisi permohonan permintaan
daftar harga barang yang ada pada penjual. Surat permintaan harga barang
dibuat karena inisiatif si pembeli atau juga bentuk respon dari surat
penawaran yang telah dibuat oleh si penjual. Dalam Perusahaan Dagang,
Surat Permintaan Penawaran Harga adalah formulir yang dibuat apabila
perusahaan memerlukan jenis barang yang tidak tersedia pada pemasok
langganan dan biasanya pembelian dalam jumlah besar, SPPH dikirim ke
beberapa pemasok dengan tujuan agar perusahaan dapat memilih harga
yang terendah dan kualitas barang yang memenuhi syarat dari SPPH yang
telah diisi pemasok.
Surat Permintaan Penawaran Harga berisi :
1. Nama, jenis, type, kuantitas, dan harga barang yang diminta
2. Tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
3. Permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat
penyerahan yang diminta oleh calon pemasok.

4
3. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang isinya tentang
permintaan sebuh informasi atau keterangan yang berkaitan dengan harga,
diskon, cara pembayaran terhadap suatu barang atau produk. Fungsi pokok
surat permintaan penawaran barang adalah untuk memberikan bahan
pertimbangan sebelum seseorang pembeli melakukan pembelian suatu
barang/produk. Dengan begitu, pembeli dapat memilih dan membeli barang
yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan keuangannya. Beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam penulisan surat permintaan barang atau produk,
yaitu :
1) Menetapkan terlebih dahulu jenis barang yang diperlukan
2) Menentukan kapan barang tersebut dibutuhkan
3) Menanykan informasi mengenai pembayaran penyerahan
barang
4) Menanyakan tentang pemberian potongan harga
5) Meminta informasi tentang cara pengiriman barang
6) Menanyakan apa syarat yang diperlukan untuk melengkapi
surat permintaan tersebut
7) Menanyakan tentang kemudahan apa saja yang diperoleh
pembeli seperti service gratis, garansi, dll
8) Menanyakan tentang layanan jasa yang mungkin diberikan
oleh penjual
9) Meminta daftar harga, brosur, sampel, katalog, atau monster
barang yang akan dibutuhkan

5
4. Surat Order Pembelian (Purchase Order/PO)
Surat order pembelian (purchase order/PO), formulir ini diisi oleh
bagian pembelian. Formulir ini berisi mengenai :
1) Nama dan alamat pemasok
2) Nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
3) Tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
4) Syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

6
5. Laporan Penerimaan Barang
Bagian penerimaan barang (Receiving) adalah bagian yang
menjalankan fungsi pengendalian biaya pada saat barang dikirimkan oleh
supplier.
Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas
barang yang diterima dan dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi
keterangan mengenai :
1) Tanggal penerimaan barang
2) Nomor order pembelian
3) Nama, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima
4) Catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang
dengan order, adanya barang yang rusak dsb.

7
 6. Bukti Pengeluaran Kas
Bukti pengeluaran kas berfungsi sebagai bukti pengeluaran kas yang
digunakan untuk membayar pembelian. Formulir ini diisi oleh bagian
hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang jatuh tempo
pembayarannya.

2.3 Prosedur Pembelian

Transaksi pembelian dapat dilakukan secara tunai / dengan jatuh tempo.
Sebelum transaksi antara pembeli dan penjual dilakukan, biasanya akan dibuat
kesepakatan mengenai harga barang, term of payment / jatuh tempo pembayaran
dan syarat lainnya yang tercantum dalam faktur pembelaan.
Tahapan-tahapan prosedur pembelian sebagai berikut.
1) Prosedur permintaan pembelian
Prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dlam
formulir surat penerimaan kepada fungsi pembelian. Jika barang
tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang
langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan
permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan
menggunakan surat permintaan pembelian.
2) Prosedur permintaan penawaran harga pemilihan pemasok

8
 Prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga
kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditujukan sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3) Prosedur order pembelian
Prosedur ini funsi pembelian mengirimkan surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilib dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang
sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4) Prosedur penerimaan barang
Prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai
jenis, kualitas, dan mutu barang yang diterima dalam pemasok dan
kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
barang dari pemasok tersebut.
5) Prosedur pencatatan ulang
Prosedur ini fungsi akutansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan
utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan ulang,
6) Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.4 Standar Operasional Prosedur Permintaan Pembelian

Pengelolaan administrasi pembelian didukung dengan prosedur permintaan
pembelian, permintaan penawaran harga, order pembelian, penerimaan barang, dan
prosedur pencatatan.
Unit organisasi yang terkait dengan aktivitas pengelolaan pembelian adalah
sbb:
a. Bagian gudang melakukan pengecekan stok barang. Apabila jumlah barang
mencapai stok minimum, maka ia akan membuat surat permintaan

9
 pembelian barang dagang (SPPB) sebanyak 4 rangkap. Surat permintaan
pembelian diserahkan ke manajer divisi pembelian dan gudang untuk
diperiksa dan diotorisasi.
b. Apabila manajer divisi pembelian menyetujui SPPB, maka manajer
mengotorisasi SPPB dan menentukan vendor dan menentukan jenis
pembelian dilakukan secara tunai atau kredit. SPPB yang telah diotorisasi,
rangkap pertama diarsip oleh ke bagian gudang, rangkap dua diserahkan ke
bagian pembelian, dan rangkap ketiga diserahkan ke bagian akutansi,
rangkap 4 diserahkan ke bagian penerimaan.
c. Apabila manajer divisi pembelian dan gudang tidak menyetujui SPPB,
maka prosedur dihentikan.
d. Bila pembelian dilakukan secara tunai, bagian pembelian menanyakan
harga barang ke vendor dan membuat Surat Order Pembelian (SOP)
sebanyak 3 rangkap. SOP akan diotorisasi oleh manajer keuangan.
Selanjutnya, rangkap pertama akan disimpan sebagai arsip, rangkap kedua
diserahkan ke manajer keuangan dan akutansi, dan rangkap keriga
diserahkan ke bagian akutansi.
e. Manajer keuangan akan membuatkan bukti kas keluar berdasarkan SOP
sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama akan diserahkan ke kasir. Rangkap
kedua akan diserahkan ke bagian akutansi.
f. Kasir menyerahkan uang ke bagian pembelian. Kemudian bagian pembelian
melakukan pembelian ke vendor.
g. Apabila pembelian dilakukan secara kredit, maka bagian pembelian segera
menuju vendor yang telah ditunjuk untuk melakukan pembelian secara
kredit.

10
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dokumen transaksi pembelian adalah surat yang tertulis atau tercetak yang
dipakai oleh perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta
keuangan antara kedua belah pihak dengan tujuan menukarkan barang atau jasa.
Formulir Administrasi Pembelian antara lain, Surat Permintaan Pembelian (SPP),
Surat Permintaan Penawaran Harga, Surat Permintaan Penawaran, Surat Order
Pembelian (Purchase Order/PO), Laporan Penerimaan Barang, Bukti Pengeluaran
Kas. Tahapan-tahapan prosedur pembelian antara lain prosedur permintaan
pembelian, prosedur permintaan penawaran harga pemilihan pemasok, prosedur
order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan ulang. prosedur
distribusi pembelian Standar Operasional Prosedur Permintaan Pembelian antara
lain bagian gudang melakukan pengecekan stok barang, apabila manajer divisi
pembelian menyetujui SPPB, maka manajer mengotorisasi SPPB dan menentukan
vendor dan menentukan jenis pembelian dilakukan secara tunai atau kredit, apabila
manajer divisi pembelian dan gudang tidak menyetujui SPPB, maka prosedur
dihentikan, bila pembelian dilakukan secara tunai, bagian pembelian menanyakan
harga barang ke vendor dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3
rangkap, manajer keuangan akan membuatkan bukti kas keluar berdasarkan SOP
sebanyak 2 rangkap. kasir menyerahkan uang ke bagian pembelian. Kemudian
bagian pembelian melakukan pembelian ke vendor, apabila pembelian dilakukan
secara kredit, maka bagian pembelian segera menuju vendor yang telah ditunjuk
untuk melakukan pembelian secara kredit.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Buku Administrasi Transaksi Program Keahlian Tata Niaga SMK Bisnis

Manajemen, Penerbit CV Rizeva Utama, Kelas XII. Hal: 45-55.
https://brainly.co.id/tugas/377619

12