Kelompok 4

1. Tirta Handoko (
2. Rendi Luren Andreansyah 185211222
3. Zaituni Izzah Nur’aini 185211106
Penulisan
Direct
Request
 Permintaan Langsung (Direct Request)
● Pengertian
Permintaan/permohonan langsung (direct request ) sering diartikan
sebagai permintaan barang dan jasa secara yang dilakukan dengan tatap
muka ( face to face). Direct request secara luas dapat diartikan sebagai
suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada
pihak lain untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan
dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk
media elektronik. Direct request dilakukan untuk mendapat respon dari
audience (pembaca) secara langsung, berupa jawaban pertanyaan,
pengiriman barang/ jasa/ tindakan lain. Selain itu, permintaan langsung
dilakukan dengan asumsi, respon pembaca menyenangkan. Direct request
dapat diaplikasikan kedalam berbagai macam yaitu seperti: pesanan
barang/jasa (order), permintaan informasi penting suatu produk,
mengajukan klaim (aduan) dan penyesuaian (adjusment), permohonan
kredit, dan sebagainya.
 Pengorganisasian Direct Request

Organisasi direct request mencakup :

1. Pembukaan : Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak
sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Maka dari itu, pada kalimat permulaan
kita harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat
memahami maksud isi surat tersebut.

2, Penjelasan Rinci : Beri rincian yang diperlukan, Misal: manfaat. Pendekatan lain yang dapat diterpakan
untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita
menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan
dari suatu produk.
3. Penutup : Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan beberapa tanggapan khusus,
lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk
mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan
petugas yang dapat dihubungi.
 Permintaan Informasi Rutin

Apabila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dari seseorang
atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya perlu bertanya.
Sebagai contoh permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yang dapat anda
kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan. Surat-surat permintaan secara rutin
layak memperoleh perhatian. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti
itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, dan pemegang saham. Oleh
karena itu, ketika menulis surat-surat permintaan rutin, kita harus menjaga maksud/tujuan
menulis pesan dalam ingatan kita. Kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita
inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang kita sampaikan.
 Menulis Direct Request untuk Pengaduan
● Dalam surat direct request, kita mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini:
Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).
Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
Perbaikan gratis.
Pengurangan harga kerna produknya ada yang cacat atau rusak.
Pembatalan atas suatu pesanan produk.
Pembatalan atas kesalahan penagihan produk.
Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.
Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini
● Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :

Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci.

Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan, sehingga pembaca dapat dengan mudah
memahami apa masalah sebenarnya.
Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti atau dokumen-dokumen
pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat pengaduan yang kita buat.
Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional.
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak bersifat emosional.
Permintaan tindakan khusus.
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau keinginan kita dikemudian hari
terhadap adanya pengaduan tersebut. Jangan lupa cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara
lengkap.
Contoh surat pengaduan:
 Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi
Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan, pesanan dan reservasi adalah
Pendekatan Langsung (dirrect approach).

Surat Undangan.
● Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini, pendekatan
langsung mencakup tiga komponen, yaitu:
● Ide pokok (main idea).
● Ide pokok dalam paragraf pertama berisi undangan.
● Penjelasan rinci (explanations).
● Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut.
● Penutup (close courtsey).
● Berikutnya diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan
terimakasih

Surat Pesanan dan Reservasi.

● Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu:
● Pernyataan rinci apa yang kita pesan.
● Metode pengirimannya.
● Cara pembayarannya.
● Kemukakan secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita pesan, ukuran, warna, gaya (style), harga
pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman dan petunjuk khusus lainnya
 Permintaan Kredit

Secara sederhana ada dua tahap yang perlu kita perhatikan dalam permintaan kredit, yaitu :
Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada
Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit
tersebut Data pendukung ini mencakup: kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun terakhir, data
pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request).
Dalam surat permohonan kredit, disamping data pribadi kita, jenis usahanya dan jumlah besar kecilnya kredit
yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai dokumentasi penting dan prospek bisnis kita dimasa
depan. Hal ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam memperoleh kredit,
baik dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu pengembaliannya
Penulisan Rutin Pesan
Positif
 Pesan Rutin
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk
membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik
bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam
menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan
tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita.
Dalam komunikasi bisnis, biasanya pesan rutin dapat
berupa hal-hal dibawah ini:
• Pesanan
Pergunakan pendekatan langsung, yakni dengan langsung menyatakan keperluan dengan
jelas, tidak perlu menggugah minat terlebih dahulu. Adapun strategi yang diterapkan,
adalah seperti berikut:
Nyatakan permintaan
Sebutkan rincian yang diperlukan
Sediakan informasi mengenai pengiriman yang disediakan dalam katalog dengan jelas dan
lengkap
• Petunjuk dan Instruksi
Memberitahukan karyawan apa yang harus dilakukan. Hal ini merupakan pesan rutin dan
pembacanya dianggap bersedia melakukan hal yang diminta. Adapun strategi yang
kerap diterapkan, adalah sebagai berikut:
Buat instruksi dengan jelas
Sertakan daftar peralatan/ materi yang diperlukan
Membagi proses dalam langkah-langkah yang pendek dan sederhana
Tulis setiap langkah sebagai perintah
Beri petunjuk agar pembaca tahu langkah yang benar dan lengkap
Uji instruksi
 Pesan atau Informasi
Positif

Penyampaian good news dan good will dapat dilakukan dengan

pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena
pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin
disampaikan.
Jenis pesan ini, biasanya berupa:
• Rekomendasi (Permintaan Referensi) untuk melanjutkan studi/ mencari kerja,
dan sebagainya. Strategi penyampaian pesannya adalah pendekatan langsung:
Sebutkan nama lengkap yang bersangkutan
Utarakan maksud dan manfaatnya
Sebutkan atas permohonan siapa (atas inisiatif sediri)
Sebutkan hakekat hubungan
Tulis fakta yang relevan dengan posis yang dicari

• Pesan Berniat Baik (Goodwill)

Pesan positif yang mendorong orang lain untuk mempertahankan hubungan bisnis.
Strategi yang dilakukan biasanya berupa pendekatan langsung, seperti:
Memberi ucapan selamat (singkat)
Memberi pujian berdasarkan fakta
Akhiri dengan ucapan selamat atas nama pribadi
• Pesan Penghargaan
Untuk mendokumentasikan kontribusi seseorang (yang telah banyak memberikan
bantuan). Strategi yang dilakukan adalah dengan pendekatan langsung.

• Ucapan Ikut Bela Sungkawa

Memberikan ucapan bela sungkawa secara tertulis, sebagai tanda ikut berduka
akan memberikan kesan baik, sehingga pembaca akan merasa sedikit 87
terhibur. Hal ini cukup sulit mengingat suatu kesalahan, malah justru akan
menambah kesedihan. Strateginya adalah pendekatan langsung. Beberapa hal
yang disampaikan antara lain:
Ucapan bela sungkawa, seperti turut berduka
Nyatakan sifat baik/ kontribusi/ yang telah dibuat, oleh orang yang meninggal
tersebut
Tulis arti orang tersebut bagi bisnis Anda
Ucapkan bela sungkawa dan harapan, Misal: meringankan beban untuk masa
depan yang lebih cerah
 Adapun yang perlu diperhatikan dalam pengucapan bela sungkawa, antara lain:
Mengenang dengan singkat
Tulis dengan kata-kata sendiri jangan mengutip dan terlalu formal
Bijaksana
Hati-hati dalam penulisan nama yang benar
Sebutkan sifat khusus orang tersebut, dan sifat khusus orang yang ditinggalkannya

• Pernyataan Penerimaan Pesanan

Merupakan konfirmasi pesanan bahwa surat pesanan telah diterima. Hal ini merupakan
konfirmasi / pengakuan sebagai usaha untuk meyakinkan audience. Strategi
penyampaiannya dengan pendekatan langsung. Adapun hal-hal yang disampaikan,
diantaranya:
Merupakan berita baik
Nyatakan bahwa pesanan dengan diproses
Sebutkan profesionalisme perusahaan (rangkaian transaksi yang jelas dan akurat)
Yakinkan audience dan beri manfaatnya
Ucapan terima kasih
•Pernyataan Penerimaan Permohonan Kredit
Strategi yang digunakan adalah pendekatan langsung. Adapun yang
disampaikan, antara lain:
Nyatakan ide pokok, seperti persetujuan
Nyatakan informasi pendukung, seperti batas maksimal kredit, tanggal
rekening dikirim, potongan harga, bunga, jatuh tempo, dan sebagainya

•Pernyataan penerimaan lamaran kerja

Strategi yang digunakan adalah pendekatan langsung. Adapun yang
disampaikan, antara lain:
Merupakan berita baik
Nyatakan bahwa pelamar diterima dan dapat bekerja
Waktu mulai bekerja
Tugas yang diemban
 Pada dasarnya pesan atau berita buruk adalah
pesan yang kurang menyenangkan, tapi tetap
harus disampaikan dengan tetap menjaga/
memperhatikan dampaknya bagi audience.
Misalnya: berita duka cita, PHK, (Pemutusan
Hubungan Kerja), turun jabatan, penolakan kredit,
gagal dalam ujian, penolakan lamaran kerja, dan
sebagainya.
 ● Pendekatan Langsung
Strategi Penulisan
Dikakukan, jika orang yang bersangkutan ingin to
Bad News the point, dan setelah dipertimbangkan,
pengaruh pesan kecil, serta disampaikan sebagai
rasa ingin berempati. Tapi pendekatan ini jarang
digunakan.
● Pendekatan Tidak Langsung

Pendekatan ini lebih banyak dipilih dibandingkan dengan pendekatan langsung.

Adapun strategi yang biasa dilakukan, antara lain:
Pembuka bersifat netral, hindari kata “tidak”, frasa yang tidak relevan,
permohonan maaf, buffer yang terlalu panjang. Buffer: pernyataan netral dan
tidak kontroversial, relevan dan tidak menyesatkan serta singkat.
Beri alasan yang logis, netral, terinci dan bijak
Kemukakan keputusan buruk yang diambil
Tutup dengan kata-kata positif, hangat, dan bersahabat, Misal: membina niat
baik, pandangan masa depan, saran dan tindakan
Usahakan nada: tegas, adil, berniat baik
Hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak
menyenangkan ini :

● Menciptakan Audience – Centerred Tone

● Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu
memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian
pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :
● Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu
keputusan yang tegas
● Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.
● Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan
dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan
perencanaan langsung (direct plan).
Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang
digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang
menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian
penting yaitu:
● Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta
penyataan yang tanpa beban bagi audiens.
● Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus
diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan
yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan
yang diambil adalah fair atau logis.
● Bad news, merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi audiens yang
mendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang
merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.
● Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka
tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat
positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan
suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.
● Perencanaan Langsung
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan
langsung akan

● diawali dengan suatu pernyataan bad news,

● selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya,
● dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.

Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu

yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news.
Pendekatan ini dapat diterapakan apabila :
Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.
Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
● Pesan disampaikan secara empati.
Pesan Persuasif
Persuasif adalah proses mengubah sikap/ mempengaruhi tindakan orang lain.
Tujuannya antara lain: untuk menjual gagasan, meminta bantuan,
mengumpulkan dukungan dan meminta dana.
Strategi
Pendekatan tidak langsung, jika reaksi diperkirakan tidak menguntungkan
Pendekatan langsung, jika pesannya panjang, rumit dan lebih suka terus
terang audiencenya
Hal yang perlu diperhatikan dalam memberikan pesan persuasive
Analisis penerimanya, seperti psikografis dan budayanya
Perhatikan kredibilitas Anda sebagai pemberi pesan. Kredibilitas ditentukan
oleh sejauhmana kita diAndalkan dan dipercaya. Kredibilitas tinggi, jika kita
ahli, jujur, antusias, obyektif dan dapat dipercaya
Didukung oleh argumentasi yang disertai dengan fakta, saksi, dokumen,
garansi, perhitungan statistik, maupun hasil riset
• Pesan persuasif juga berisikan kata-kata yang dipilih dengan pertimbangan
berikut ini:
Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas Anda ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan
keandalan Anda. Kalau kredibillitas Anda di hadapan audiens diragukan,
mereka akan cenderung skeptis dan tidak akan menerima begitu saja
setiap apa yang Anda sampaikan. Salah satu cara untuk meumbuhkan
kredibilitas adalah melalui fakta. Semua dokumen, statistik, jaminan dan
hasil riset merupakan bukti obyektif yang dapat mendukung kredibilitas
Anda.
• Kerangka Argumentasi
Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai fakta, butki, dan temuan lainnya, Anda
telah siap membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasif
mengikuti rencana organisasional AIDA(Attention, interest, Disire, and Action).
Attention (pehatian)
Pesan disusun dengan memberikan manfaat yang menarik dan bernilai
Interest (minat)
Pesan dibuat dengan memberikan manfaat yang lebih jauh dan menarik logika dan
emosi
Desire (keinginan)
Pesan dirancang dengan memberikan tawaran yang dapat membantu
Action (tindakan)
Pesan dibentuk dengan memberikan imbauan kuat, sederhana dan cara mudah untuk
langkah berikutnya.
• Memilih Daya Pemikat
Umumnya pesan-pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika
(logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan
persuasi audiens. Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila
tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi
yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut.
Pemikat Emosional
Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi
dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang
pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat
berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai,
penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.
• Pemikat Logika
Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat
aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan
alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas
berbagai alasan diantaranya:
Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-
bukti fisik pula.
Induksi, adalah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju
kesimpulan umum.
Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus.

Pertimbangan Etika
Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan
informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang paling
penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada
audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.
Menulis Permintaan Persuasif
Manfaat langsung direct persuasif yaitu pegurangan beban kerja seseorang supervisor
atau memberikan premi kepada seseorang yang memberikan tanggapan atas survey.
Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Pada kalimat pembuka mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian
pembaca yang menunjukkan bahwa anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan
pembaca.Bahkan pesan persuasif yang sifatnya memuji atau menyanjung tentang
pembaca juga dapat dibenarkan. Selanjutnya pada bagian pertengahan, gunakan
kalimat yang mampu menarik minat dan harapan pembaca. Akhiri tulisan Anda dengan
suatu permintaan atau permohonan tindakan spesifik.
Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan pernyataan pesan-pesan
rutin. Namun demikian, anda juga menulis surat pengaduan persuasif dengan
menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian
pembaca.
Terimakasih