TUGAS KOMUNIKASI BISNIS

PENULISAN KORESPONDENSI BISNIS

OLEH
AMINATUN AMALIA (A1C1150)
BAIQ INSAN JUNIA CINDANWATI (A1C115020)
DINA AYU LESTARI (A1C1150)
FILZA IYAMA (A1C115038)

S1 AKUNTANSI REGULER SORE

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MATARAM
2018
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Suatu Organisasi atau perusahaan yang harus mengadakan hubungan dengan organisasi
atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam
upaya menjalin dan membina hubungan tersebut 'surat' masih merupakan peran yang sangat
penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet
dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah
berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat
dalam menunjang kegiatan bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi
dari suatu pihak ke pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan,
pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan
perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa
harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti outentik tertulis hitam diatas putih.
Oleh karena itu, kata kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan
efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan
untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan citra diri' dari pengirimnya, menyadari hal tersebut
perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas
korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng
apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak
menguasai tekhnik dan etika korespodensi. Surat sebagai suatu pesan tertuang dalam bentuk
tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim
harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat
tersebut.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Permintaan Langsung (Direct Request) dan Memo

Pada umumnya, pesan rutin, berita baik, dan pesan yang berniat baik cukup menarik
bagi penerima karena berisi informasi penting untuk melakukan bisnis sehari-hari. Pesan
yang tidak memerlukan taktik atau persuasi khusus sebaiknya disusun dengan pendekatan
langsung atau deduktif. Pesan bisnis yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang
bersifat rutin, menarik, dan diorganisasikan dengan pendekatan langsung digolongkan
sebagai permintaan langsung (direct request).
Pada bagian awal, disajikan ide-ide pokok yang diikuti dengan fakta-fakta pendukung
serta ditutup dengan suatu pernyataan yang tulus atas tindakan yang diinginkan.
Permintaan/permohonan langsung (direct request ) juga sering diartikan sebagai
permintaan barang dan jasa secara yang dilakukan dengan tatap muka ( face to face ). Dalam
konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai “ Suatu kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai
informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang
ada, termasuk media elektronik.”

2.1.1 Organisasi Direct Request

Bagaimana pengorganisasian direct request ? Pada bagian awal, sajikan
permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu
secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan
yang diinginkan. Para pengirim direct request dapat memulai dalam pendahuluan
dengan memperkenalkan dirinya.
Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yang
sebenarnya.
Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan,
misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan
sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang mengingatkan
audiens akan pentingnya permintaan tersebut.
 Organisasi direct request mencakup :

1. Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari direct request adalah menulis
sesuatu yang tidak sekedar mudah dipahami, tetapi juga tidak menimbulkan
kesalahpahaman. Oleh karena itu, kalimat permulaan harus menyatakan
permintaan secara khusus sehingga pembaca dengan mudah dapat
memahami maksud isi surat.

2. Penjelasan Rinci

Penjelasan atas kalimat pembuka akan lebih lancar jika kalimat pertama
bagian pertengahan berorientasi pada pemberian manfaat bagi penerima.
Teknik lain yang dapat dipergunakan di bagian pertengahan adalah dengan
membuat serangkaian pertanyaan mulai dari yang bersifat umum sampai
khusus. Apabila pertanyaan cukup banyak, sebaiknya diberi nomor dan
diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan.

3. Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan permintaan untuk beberapa

tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya dan ekspresi terhadap
apresiasi atau pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, berikan
beberapa informasi penting seperti nama, nomor telepon, dan petugas yang
dapat dihubungi.

2.1.2 Bentuk-bentuk Direct Request

1. Permintaan untuk pihak internal

Meskipun beberapa permintaan dapat dikomunikasikan secara lisan, tetapi
beberapa permintaan diperlukan dalam bentuk tertulis agar lebih permanen.
Bentuk permintaan langsung yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah
memo. Memo memiliki beberapa kelebihan seperti memberikan catatan
 permanen, menghemat waktu dan menunjukkan apa yang benar-benar ingin
dilakukan.
2. Permintaan untuk pihak eksternal
Beberapa surat untuk relasi bisnis merupakan permintaan informasi mengenai
produk, harga, cara mendapatkan produk, dan lain-lain. Apabila permintaan
dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi
mengenai di mana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

a. Pesanan (order)

permintaan langsung dalam bentuk pesanan seringkali dibuat oleh perusahaan

karena perusahaan tidak dapat memenuhi sendiri semua kebutuhannya.

b. Klaim

konsumen seringkali tidak puas dengan produk atau layanan penjual.

Ketidakpuasan tersebut bisa berkaitan dengan pengembalian barang dan
permintaan uang kembali, permintaan pengiriman barang baru, penggantian
produk rusak, perbaikan dalam masa garansi, pembatalan pesanan dll. Klaim
pada umumnya cepat menimbulkan tanggapan, tetapi mudah menimbulkan
suasana emosional. Oleh karena itu, sebaiknya klaim disusun secara berhati-
hati agar tidak merusak hubungan bisnis.
c. Permohonan kredit

Sebagian besar perusahaan melakukan bisnisnya dengan dana pinjaman

(kredit). Pembuatan surat permohonan kredit perlu diperhatikan dengan serius
dan mampu menguraikan secara jelas prospek bisnis serta gambaran
kemampuan perusahaan untuk mengembalikan kredit tersebut tepat pada
waktunya.
 d. Undangan

Perusahaan kadangkala mengadakan kegiatan yang memerlukan partisipasi

atau kehadiran pihak luar. Permohonan kehadiran tersebut biasanya
dilayangkan melalui surat undangan. Agar penerima undangan tergugah
untuk hadir, surat undangan hendaknya mencantumkan ide pokok secara
jelas, manfaat yang diterima bagi peserta yang hadir dan rincian informasi
mengenai pelaksanaan kegiatan, seperti hari, tanggal, jam, tempat dan
kode/pedoman pemakaian pakaian.

2.2. Pesanan dengan Niat Baik (Goodwill)

Hubungan bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi
perusahaan juga perlu menjaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para relasi.
Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau memiliki niat baik (goodwill) tersebut
berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis. Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat
perusahaan adalah :
1 ucapan selamat (congratulation)
iasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu. Msalnya, memperoleh
penghargaan, keberhasilan melakukan kegiatan tertentu dll. Pada pesan dengan niat
baik, ide pokok diletakkan di bagian awal. Setelah itu diuraikan alasan pemberian
ucapan. Pada bagian penutup diyakinkan bahwa perusahaan tersebut memang pantas
memperoleh keberhasilan dan memiliki harapan yang lebih baik di masa mendatang.
Contoh : Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT. Giga Solution
mendapatkan predikat ”Best Seller” Tahun 2004 dari Intel Indonesia Corporation.
Predikat bergengsi tersebut adalah bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap
perusahaan Anda. Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan loyalitas konsumen
Anda.
2 Penghargaan (messages of appreciation)
Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan mencapai
prestasi kerja tertentu. Penghargaan dalam bentuk uang saja tidaklah cukup.
Penghargaan dalam bentuk surat penghargaan akan memotivasi pekerja untuk mencapai
prestasi yang lebih tinggi lagi. Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat surat
 ucapan terimakasih dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat. Ucapan
terimakasih yang kurang tepat justru akan merusak iklim internal organisasi. Selain
kepada pihak internal, perusahaan juga perlu memberikan penghargaan atau ucapan
terimakasih kepada individu atau organisasi di luar perusahaan.
Contoh : Kami memberikan penghargaan yang seting-tingginya atas kepercayaan
saudara pada jasa layanan kami. Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi di
masa mendatang, kami mengaharapkan kesediaan saudara untuk memberikan kritik atau
saran dan harapan-harapan saudara di masa mendatang.
3 ucapan dukacita (condolence)
Ucapan dukacita lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon ataupun
datang secara langsung. Namun, karena alasan tertentu, ucapan dukacita dapat
disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa simpati, lalu
diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh serta ditutup dengan dorongan untuk
menghadapi musibah dengan tabah.
Contoh: Kami mendapatkan informasi dari berita televisi bahwa PT Abu Bakar
mengalami musibah kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah tersebut. Musibah dapat
menimpa siapa saja dan kapan saja. Mudah-mudahan hal tersebut dapat meningkatkan
kehati-hatian kita bersama. Semoga PT Abu Bakar dapat segera beroperasi kembali.

2.3. Pesan Buruk (Bad News)

Pesan-pesan yang diperkirakan dapat menimbulkan reaksi negatif sebaiknya disusun
dengan pendekatan tidak langsung atau induktif. Pesan buruk sebaiknya disampaikan tanpa
menjatuhkan kesalahan. Lima tahap yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan pesan
buruk yaitu (Vicks&Gildsof dalam Sri Haryani, 2001:138) : mulai dengan pesan yang sifatnya
umum jelaskan masalah yang dihadapi nyatakan pesan negatifnya ambil tindakan yang
diperlukan tutup dengan pesan positif
Contoh : Terlebih dahulu, kami mengucapkan terima kasih atas surat pesanan yang telah
disampaikan kepada kami. Kami telah melakukan berbagai upaya untuk mendapatkan bahan
baku dengan merek sesuai pesanan, tetapi hingga kini belum berhasil. Kami khawatir tidak
dapat memenuhi pesanan tepat pada waktunya. Untuk itu mohon dipertimbangkan untuk
menggunakan bahan baku merek ’Royal’ yang kualitas dan harganya setara serta lebih mudah
diperoleh. Kami menunggu informasi lebih lanjut, dan terimaksih atas perhatian yang
diberikan. Tidak semua pesan buruk harus disusun dengan pendekatan tidak langsung.
Apabila reaksi negatif berpengaruh kecil terhadap audiens, maka pesan buruk dapat juga
disampaikan dengan pendekatan langsung.
Indikator suatu pesan buruk dapat menggunakan pendekatan langsung adalah (Edward &
Burnet dalam Haryani, 2001:140):
 terjadi di lingkungan internal dan bersifat informal
 komunikator juga menerima pesan tersebut
 penerima pesan memiliki hubungan positif dengan komunikator
 pesan relatif ringan dan tidak menimbulkan masalah pribadi

2.4. Pesan Persuasif

Pesan persuasif adalah pesan yang dimaksudkan untuk mengubah pendapat, sikap,
kepercayaan atau perilaku individu maupun organisasi. Pesan persuasif biasanya disusun
dengan pendekatan tak langsung atau induktif yakni Attention, Interest, Desire, Action.
(AIDA)

 Attention (perhatian) : pada bagian awal diuraikan ide pokok yang menarik perhatian dan
bermanfaat bagi audiens.
 Interest(minat) : ide pokok yang relevan dengan audiens digambarkan dengan baik untuk
membangkitkan minat audiens.
 Desire(keinginan) : ide pendukung dikembangkan agar audiens merasa membutuhkan
atau bersedia mengambil tindakan seperti yang diinginkan komunikator.
 Action(tindakan): bagian akhir pesan dipergunakan untuk mendesak audiens agar
melakukan tindakan sesuai keinginan kominkator.

Jenis-jenis pesan persuasif adalah :

1. Pesan Persuasive untuk Tindakan

pesan persuasif untuk tindakan internal perusahaan pada umumnya lebih mudah
diorganisasikan. Contohnya permintaan promosi jabatan. Pesan persuasive untuk
 eksternal perusahaan biasanya lebih sulit dan diorganisasikan menggunakan pendekatan
tidak langsung. Contohnya, permohonan donasi. Dalam menyusun pesan persuasive,
penekanan dilakukan dengan manfaat yang diperoleh bila memenuhi permintaan dan
kewajaran permintaan.
Contoh : Seminar sehari tentang “Kesehatan Reproduksi Wanita” yang akan
dilaksanakan bulan depan bertujuan meningkatkan kesadaran wanita tentang pentingnya
menjaga kesehatan organ reproduksi.
Melalui surat ini kami bermaksud mengajukan permohonan agar “ PT Dian Medika “
berkenan menjadi sponsor utama dalam kegiatan tersebut. Berbagai manfaat yang
diterima dapat dilihat dalam proposal kegiatan terlampir. Besar harapan kami agar
Bapak/Ibu/Sdr dapat meluluskan permohonan kami.

2. Pesan Persuasive untuk Klaim dan Penyesuaian

Penekanan pesan untuk klaim dan penyesuaian tindakan pada dasarnya terletak pada
keluhan atau aduan, tetapi harus mengisyaratkan adanya persuasive agar penerima
bersedia melakukan tindakan tertentu.
Contoh : Kami telah menerima faktur nomor 174 atas barang yang telah kami
terima pada tanggal 12 Januari 2005 yang lalu. Saying sekali pembayaran belum dapat
kami proses karena terdapat kekeliruan penulisan harga pada faktur tersebut. Kami tidak
dapat melakukan pembayaran selama faktur yang benar belum kami terima. Demikian
kami sampaikan. Terimakasih atas kerja sama yang baik.

3. Pesan Persuasive dalam Penjualan

pesan persuasive yang berkaiatan dengan tujuan penjualan bisa dengan menjaring
konsumen baru, membangkitkan minat calon konsumen , menanamkan nama perusahaan
ke dalam ingatan konsumen, menarik calon konsumen agar bersedia berkunjung dan
membangkitkan minat untuk menggunakan produk yang ditawarkan. Pesan
diorganisasikan dengan pendekatan AIDA dan dimulai dengan nada yang akrab, tidak
mencerminkan sikap serba tahu dan menunjukkan bahwa perusahaan tidak memilki sikap
yang bertentangan.
 Contoh: PT Kharisma adalah agen resmi toner printer merek HP untuk wilayah
Denpasar. Sebagai agen resmi, kami mendapat jaminan mengenai keaslian produk, suplai
produk dan harga yang bersaing.
Kami yakin Bapak telah memahami risiko yang dihadapi akibat tindakan mengisi ulang
(refill) cartridge dengan toner yang sulit dibuktikan keasliannya.
Penggunaan toner HP yang asli akan meringankan biaya pemeliharaan dalam jangka
panjang dan menghasilkan kualitas print-out yang lebih baik.

BAB III
 PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Permintaan/permohonan langsung (direct request ) sering diartikan sebagai permintaan
barang dan jasa secara yang dilakukan dengan tatap muka ( face to face ). Dalam konteks
yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai “ Suatu kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai informasi penting
dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk
media elektronik.”
Maksud direct request adalah untuk mendapatkan suatu respon dari para pembaca
apakah menjawab pertanyaan, mengirim barang atau jasa, atau suatu tindakan lain.
Strategi penulisan untuk permintaan rutin, dan pesan-pesan god news, serta goodwill
pada umumnya menggunakan pendekatan langsung yang memungkinkan para pembaca
secara langsung dapat mengetahui apa maksud penyampaian suatu pesan.
Maksud dari pesan-pesan bad news adalah untuk menyampaikan informasi yang kurang
menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana dampaknya bagi
audiens. Secara umum pendekatan organisasional yang banyak diterapkan untuk pesan-
pesan bad news adalah perencanaan tak langsung, yang dimulai dengan suatu pembuka yang
bersifat netral, kemudian diikuti dengan suatu alasan yang mendukung pernyataan bad news,
dan diakhiri dengan kata penutup yang memiliki dampak positif bagi audiens.

DAFTAR PUSTAKA
Dewi, Sutisna. Komunikasi Bisnis. 2006. Yogyakarta:Andi
https://feelinbali.blogspot.co.id/2014/09/penulisan-korespondensi-bisnis.html