PENULISAN DIRECT

REQUEST

Ns. Muhamad Rofii, S.Kp, M.Kep

 Pokok Bahasan Penulisan Direct
Request
• Pengertian Direct Request
• Pengorganisasian direct request
• Permintaan informasi rutin
• Menulis direct request untuk pengaduan
• Surat undangan, pesanan, dan reservasi
• Permintaan kredit
Pengertian Direct
Request
Pengertian Direct Request
• Pesan Bisnis yg berkaitan kegiatan bisnis sehari-hari yg
bersifat rutin, menarik, dan diorganisasikan dgn pendekatan
langsung digolongkan sbg permintaan langsung (Direct
Request).
• Direct request sering diartikan sebagai permintaan barang
dan jasa yang dilakukan dg tatap muka (face to face).
• Direct request : Suatu kegiatan yg dilakukan oleh seseorang
atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai
informasi penting dg segera dan dgn menggunakan berbagai
media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.”
• Bagian awal, disajikan ide-ide pokok (main idea) yg diikuti
dg fakta-fakta pendukung serta ditutup dg suatu pernyataan
yg tulus atas tindakan yg diinginkan.
 Permintaan Langsung (Direct
Request)
• Dilakukan untuk mendapat respon dari audience (pembaca)
secara langsung, berupa jawaban pertanyaan, pengiriman
barang/ jasa/ tindakan lain.
• Permintaan langsung dilakukan dengan asumsi, respon
pembaca menyenangkan.
• Aplikasi permintaan langsung: pesanan barang/jasa (order),
permintaan informasi penting suatu produk, mengajukan
klaim (aduan) dan penyesuaian (adjusment), permohonan
kredit, dan sebagainya
Pengorganisasian Direct
Request
Organisasi Direct Request
• Bagian awal
 Sajikan permintaan /ide-ide pokok yg diikuti dg fakta-fakta yg perlu secara
rinci, yg selanjutnya diikuti dg suatu pernyataan keramahan dari tindakan
yang diinginkan.
 Dapat memulai dg memperkenalkan diri.
 Cara yang baik adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat
pertama, kemudian diikuti penjelasannya.
 Gunakanlah bahasa yg sopan dalam penulisan surat direct request.
 Contoh, “saya senang sekali” atau “saya sangat berterima kasih ...”.
• Bagian pertengahan
 Menjelaskan permintaan yang sebenarnya
 Contoh “saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku referensi yang
anda tawarkan pada bulan Februari 2020 yang lalu”.
• Bagian terakhir
 Nyatakan dg jelas tindakan apa yg diinginkan, misalnya dimana audiens dpt
mencari informasi /produk, batas waktunya, dsb.
 Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang mengingatkan
audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya, “jika buku-buku
referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari
Juwita bookstore”.
 Isi surat Direct Request
1. Bagian Awal
• Bagian pendahuluan atau pembukaan
• Berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu.
• Kalimat harus jelas, singkat dan tidak bertele-tele.

2. Bagian Pertengahan
• Bagian penjelasan rinci dari maksud permintaan.
• Penyusunan kalimat dan kata-kata menggunakan serangkaian pertanyaan.
• Berisi tentang teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang diminta.
• Jika permintaan lebih dari satu jenis, buatlah daftar dan beri nomor urut.

3. Bagian akhir
• Bagian penutup
• Berisi permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu,
dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill.
• Cantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan
petugas yang dapat dihubungi.
Permintaan Informasi Rutin
Permintaan Informasi Rutin
• Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk
memperoleh opini dari seseorang atau memberikan saran
untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya perlu
bertanya.
• Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan
apa yang dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat
permintaan. Surat-surat permintaan secara rutin layak
memperoleh perhatian.
• Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti
itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen,
dan pemegang saham.Oleh karena itu, ketika menulis surat-
surat permintaan rutin, kita harus menjaga maksud/tujuan
menulis pesan dalam ingatan kita.
 Direct request dari dalam maupun luar
organisasi bisnis
1. Permintaan untuk Pihak Internal
Memo
• Dilakukan antar karyawan dg karyawan, pimpinan dgn karyawan, pimpinan dg
supervisior, atau supervisior dengan karyawan.
• Mengikuti suatu standar perancangan langsung.
• Mulai dgn pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan
penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dg suatu tindakan yg dikehendaki.
• Bentuk surat permintaan ini dilakukan di dalam organisasi perusahaan.
• Memo bisa dibuat dengan format khusus atau disusun secara bebas.

2.      Permintaan untuk Pihak Eksternal

• Komunikasi dengan para pelanggan.
• Surat-surat memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku-
buku terbaru, keinginan kerjasama bisnis, keinginan berlangganan Koran, tabloid, atau
majalah.
• Memberi respon terhadap iklan yg dipasang di suatu surat kabar. Perlu diperhatikan :
A. Dimana anda membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tgl, hari, bulan, dan
tahun)
B. Jelaskan apa yang anda maksud/inginkan
C. Cantumkan alamat anda yang jelas dan lengkap untuk balasan surat anda tersebut
 Strategi pengorganisasian untuk
pendekatan langsung, diantaranya:
• Sajikan / nyatakan permintaan/ gagasan pokoknya
• Beri rincian yang diperlukan, Misal: manfaat
• Tutup dengan permintaan untuk melakukan tindakan khusus
dan lengkap, sebagai tanda ekspresi penghargaan dengan
memberikan informasi bagaimana cara mereka
menghubungai Anda. Misal: memberikan nomor telepon,
alamat, dan sebagainya.
 Permintaan informasi yang bersifat
rutin mencakup tiga pertanyaan
• Apa yang ingin diketahui ?
• Mengapa hal tersebut perlu diketahui ?
• Mengapa hal ini dapat membantu ?
Menulis direct request untuk
pengaduan
Direct request Aduan
• Istilah surat aduan (claim letter) dan surat penyesuaian
(adjustment latter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan
konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi
kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang
menyenangkan.
• Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu
organisasi perusahaan, khususnya dalam kaitannya dengan
indikasi bagaimana pelayanan (service) anda terhadap
konsumen.
Direct Request untuk aduan
• Terjadi jika kita (konsumen) merasa tidak puas dengan
produk/ jasa/ kebijakan perusahaan dan perlu diadukan
kepada orang yang berkompeten.
• Misal: pengembalian barang yang sudah dibeli dan uang yang
telah dibayar, pengiriman barang baru yang sesuai,
mengganti barang yang rusak, perbaikan gratis,
pengurangan harga, pembatalan pesanan, dan sebagainya.
• Aduan bisa dengan cara lisan dan tertulis
Direct request Aduan
• Pengambilan barang dan permintaan uang kembali
• Permintaan pengiriman barang baru
• Penggantian produk rusak
• Ketidaksesuaian produk dengan pesanan
• Perbaikan dalam masa garansi.
• Pembetulan atas kesalahan penagihan
• Pembatalan pesanan
• Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau
rusak
• Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran
• Penjelasan atau perubahan kebijakan atau prosedur
 Strategi penulisan direct reguest
untuk aduan
1. Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci.
• Uraikan dg jelas dan rinci masalah /keluhan yg kita rasakan.
2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur
pembelian.
• Berikan bukti-bukti atau dokumen-dokumen pendukung.
3. Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional.
• Usahakan untuk bersifat rasional dan tidak bersifat
emosional.
4. Permintaan tindakan khusus.
• Kemukakan apa harapan atau keinginan kita dikemudian
hari terhadap adanya pengaduan tersebut. Jangan lupa
cantumkan nama, alamat, dan no. telp. secara lengkap.
Surat undangan, pesanan, dan
reservasi
 Surat Undangan
• Agar penerima undangan tergugah untuk hadir, surat undangan
hendaknya mencantumkan ide pokok secara jelas, manfaat yg
di terima bagi peserta yg hadir, dan rincian informasi
mengenai pelaksanaan kegiatan, seperti hari, tanggal, jam,
tempat dan kode atau pedoman pakaian (dress code).

• Penulisan surat undangan dg pendekatan langsung. Pendekatan

langsung ada 3 komponen, yaitu ide pokok (main idea),
penjelasan rinci (explanations), dan penutup (close cortesy).

• Ide pokok dalam paragraf pertama berisi undangan.

Selanjutnya penjelasan yg lebih rinci tentang ide pokok di awal
surat tersebut. Diakhiri dgn penutup yg berisi suatu harapan
atau tindakan yg diinginkan dan ucapan terima kasih.
Surat Pesanan
• Melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahaan
lain dg menulis surat pesanan dgn pendekatan langsung.

• Surat pesanan minimal mencakup 3 komponen yaitu:

1. Pernyataan rinci apa yang kita pesan.
2. Metode pengirimannya. 
3. Cara pembayarannya.

• Kemukakan  secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita

pesan, ukuran, warna, gaya (style), harga pembayaran,
lokasi pemesan, tanggal pengiriman dan petunjuk khusus
lainnya.
Direct Request untuk
permintaan kredit
 Direct Request untuk permintaan
kredit
• Pendekatan langsung.

Adapun langkah-langkahnya:
• Isi form
• Nyatakan ide pokok
• Sebutkan informasi pendukung
• Referensi kredit harus sah/ resmi dan sesuai dengan fakta
Thank You