Bab 8 : Penulisan Direct Request

A. Pengertian Direct Request

Pada umumnya, direct request sering diartikan kurang tepat sebagai bentuk
permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka.

Namun, pengertian direct request yang sesungguhnya ialah suatu kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak
lain (seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta berbagai media komunikasi
yang ada, termasuk media elektronik. Contoh : suatu organisasi tertentu mengajukan
permintaan informasi tentang produk baru pada suatu organisasi lain dengan
menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile, atau e-mail.

Hal yang dapat dilakukan agar direct request tercapai :

1. Menarik perhatian audiens

Apabila audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau mau bekerja
sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan
melalui pendekatan langsung (direct approach). Artinya, apabila audiens mulai
tertarik dengan apa yang komunikator sampaikan, pesan bisnis dapat dilakukan
secara langsung dengan bertatap muka. Hal ini lebih mempermudah komunikator
dengan audience untuk melakukan perjanjian bisnis terutama pada penerapan direct
request.
2. Sajikan permintaan beserta fakta-fakta rinci
Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok yang diikuti dengan fakta-
fakta yang perlu secara rinci, selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan
keramahan dari tindakan yang diinginkan. Pendekatan ini akan berjalan dengan
baik jika permintaan yang disampaikan tidak memerlukan taktik khusus atau
persuasi. Karena dengan persuasi, audiens akan mudah untuk menolak ajakan yang
kita ajukan dengan alasan tertentu. Namun, jika mulai dengan kata pujian dan

P a g e 1 | 16
 tentunya harus dengan penuh kesopanan agar dapat mempermudah komunikator
untuk menarik audiens. Sebagai contoh,“Saya senang sekali…” atau “Saya sangat
berterima kasih…”
Jika para pengirim direct request memulai dengan memperkenalkan diri, misalnya
“Saya adalah Manajer Pemasaran Toko Buku “JUWITA” dan tertarik untuk
mengembangkan buku-buku referensi”. Penulisan tersebut biasanya kurang tepat
karena permintaan khusus kurang terperinci bahkan hilang dalam pesan tersebut.
Cara untuk menyusun direct request yang baik adalah dengan menyatakan apa
yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Misalnya,
“Saya adalah Manajer Pemasaran Toko Buku “JUWITA”. Saya sangat
membutuhkan beberapa contoh buku referensi untuk mengembangkan strategi
pemasaran.”
3. Permintaan yang sebenarnya
Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yang
sebenarnya, misalnya “Oleh karena itu, saya ingin sekali memesan beberapa contoh
buku referensi yang Anda tawarkan pada bulan Januari 2005 yang lalu.”
4. Menyatakan dengan jelas tindakan yang perlu dilakukan
Pada bagian akhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, misalnya
dimana audiens dapat mencari informasi mengenai produk, batas waktunya, dan
sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah/baik yang
mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut.
Sebagai contoh,”Anda dapat mengakses buku-buku referensi tersebut di
www.tokobukuonline.com dan jika buku-buku referensi terjual lancar, Anda dapat
memesan buku-buku tambahan dari Juwita Bookstore”

P a g e 2 | 16
B. Pengorganisasian Direct Request

Pengorganisasian direct request mencakup :

1. Pembukaan
Menulis pembukaan dari suatu direct request adalah menulis yang tidak sekedar
dipahami. Tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman antara komunikator
dengan audiens.
Sebagai contoh yaitu jika Anda meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga
pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan Anda tersebut
tidak tahu apakah yang Anda inginkan adalah suatu rangkuman data yang terdiri
dari satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang berjumlah ratusan
halaman. Komunikator harus berusaha agar tidak terjadi makna ambigu pada kata
yang disampaikan tersebut
Oleh karena itu, pada kalimat permulaan Anda harus menyatakan permintaan
secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami
maksud isi surat tersebut.
2. Penjelasan Rinci
Untuk memberikan penjelasan terhadap kata-kata pembukaan lebih lancar,
Anda perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat dengan
berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain yang mungkin dapat diterapkan untuk bagian pertengahan
adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan Anda
menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Mungkin saja Anda bertanya
tentang spesifikasi dari perlengkapan baik secara teknis, dimensi, dan kegunaan
suatu produk. Pertanyaan pertama tentunya merupakan pertanyaan yang sangat
penting dan harus ditanyakan paling awal, misalnya “Berapa harga mesin offset?”
Kemudian untuk pertanyaan selanjut, mungkin Anda dapat bertanya yang lebih
khusus berkaitan dengan mesin tersebut, seperti “Apakah ada kesulitan dengan
suku cadang yang ada?”

P a g e 3 | 16
 Jika permintaan Anda lebih dari satu jenis, Anda sebaiknya membuat daftar dan
memberi nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat kepentingannya. Agar
permintaan Anda dapat diproses dengan cepat, ada dua hal yang harus di perhatikan
yaitu :
a. Buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya
b. Hindari meminta informasi yang sebenarnya dapat Anda peroleh sendiri

Jika Anda bertanya kepada beberapa orang dengan pertanyaan yang sama,
usahakan jawabannya adalah antara “ya” atau “tidak”, sehingga memudahkan
perhitungannya dan hal ini juga dapat diatasi dengan membuat kolom kecil.

3. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa
tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan balas jasa atas apresisasi
yang diberikan ataupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca,
cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan
petugas yang dapat dihubungi.

C. Permintaan Informasi Rutin

Surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan bijaksana. Surat
permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra
yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat
permintaan rutin, Anda harus menjaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan tersebut
tetap dalam ingatan Anda. Anda harus melakukan evaluasi mengenai apa yang Anda
inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang Anda sampaikan.
Ada 3 pertanyaan utama dalam membuat surat permintaan rutin:
1. Apa yang ingin diketahui
2. Mengapa hal tersebut perlu diketahui
3. Mengapa hal ini dapat membantu

P a g e 4 | 16
1. Permintaan di dalam Organisasi
Bentuk permintaan dalam organisasi dapat dilakukan secara lisan maupun
tertulis. Secara tertulis, biasanya komunikator membuat memo. Memo dalam
bentuk tertulis akan menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara
tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan
dengan karyawan, pemimpin dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor, atau
supervisor dengan karyawan.
Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu standar perencanaan
langsung. Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan
penulisan. Kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri
dengan suatu tindakan yang dikehendaki.
2. Permintaan ke Luar Organisasi
Adanya pelanggan, supplier, dan perusahaan lain tentunya menciptakan
komunikator menjalankan hubungan bisnis dengan menerjunkan surat direct
request. Tujuannya yaitu untuk memperoleh berbagai informasi penting, seperti
informasi produk baru, katalog buku-buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerja
sama bisnis, keinginan untuk berlangganan koran, tabloid atau majalah.
Jika Anda ingin memberikan respons terhadap iklan di surat kabar, ada
beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :
1. Dimana Anda membaca tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari,
bulan, tahun)
2. Jelaskan apa yang Anda inginkan/maksud
3. Cantumkan alamat Anda yang jelas dan lengkap untuk balasan surat Anda
tersebut.

P a g e 5 | 16
D. Menulis Direct Request Untuk Pengaduan

Jika seseorang tidak puas terhadap suatu produk, jasa atau kebijakan suatu
perusahaan, Anda perlu mengadukan masalah tersebut kepada orang-orang yang
berkompeten sesegera mungkin. Suatu organisasi perusahaan sangat ingin mengetahui
apakah pelanggannya merasa puas atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang
mereka berikan.

Konsumen yang merasa puas akan memberikan dampak positif bagi suatu
organisasi, sedangkan konsumen yang tidak puas atau marah akan memberikan
dampak negative terhadap organisasi tersebut, karena konsumen yang merasa tidak
puas secara langsung atau tidak langsung akan memberitahukan kepada orang lain,
yang pada akhirnya akan membentuk opini yang kurang baik terhadap organisasi
bersangkutan.

Ada 2 jenis surat untuk menyatakan ketidakpuasan seseorang mengenai produk,

jasa, atau kebijakan, yaitu :

1. Surat Pengaduan
Surat yang dibuat khusus oleh konsumen kepada pihak yang berkepentingan
dalam suatu perusahaan atau individu yang memiliki tanggung jawab atas produk
dan jasa yang diadukan tersebut.

Pengajuan secara tertulis akan lebih baik karena secara rinci mencakup hal-hal
yang menjadikan Anda tidak puas. Reaksi Anda pertama kali terhadap pelayanan
yang jelek mungkin marah. Akan tetapi, perlu diingat bahwa surat pengaduan yang
bernada marah tentu menjadikan pembaca enggan untuk melakukan koreksi. Oleh
karena itu, dalam menulis surat pengaduan, perlu diperhatikan beberapa hal :

P a g e 6 | 16
a. Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci
Apa yang menjadi masalah atau keluhan Anda dalam kaitannya dengan
pembelian suatu produk dan jasa. Uraikan dengan jelas dan rinci, sehingga
pembaca dengan mudah dapat memahami apa masalah yang sebenarnya.
b. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, Anda harus memberikan bukti-bukti
atau dokumen-dokumen pendukung. Hal ini tentu saja akan sangat membantu
memperkuat surat pengaduan yang Anda buat.
c. Usahakan nada surat Anda tidak marah atau emosional
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan
tidak bersifat emosional (marah-marah, menggunakan kata-kata yang kasar,
menyakitkan, dan tidak sopan).
d. Permintaan tindakan khusus
Dalam surat pengaduan yang Anda buat, perlu dikemukakan apa
harapan/keinginan Anda di kemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut. Di
samping itu, jangan lupa cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara
lengkap. Hal ini akan mempermudah bagi manajer perusahaan dalam menganggapi
pengaduan Anda.

P a g e 7 | 16
 Contoh surat pengaduan yaitu :

Surakarta, 16 Januari 2011

Yth. Manajer Departemen Pakaian Olah Raga

Raganata Store
Surakarta

Dengan hormat,
Saya kirimkan kembali sweater yang telah Bapak kirim pada tanggal 15 Januari 2011
karena ukurannya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar sweater
tersebut diganti dengan ukuran dan warna yang saya kehendaki, yaitu ukuran L warna
biru muda.
Melalui telepon pada tanggal 10 Januari 2011, saya telah memesan sweater yang
berukuran L warna biru muda agar segera dikirim ke rumah saya. Namun, yang saya
terima adalah sweater ukuran S warna merah, dan tentu saja saya tidak bisa
memakainya.
Oleh karena itu, saya mohon agar dikirimi sweater ukuran L warna biru muda sesegera
mungkin. Apabila sweater yang saya kehendaki tersebut tidak tersedia, saya mohon
uang saya dikembalikan saja. Terima kasih.

Hormat saya,

(Pandu Dewanata)

P a g e 8 | 16
2. Surat Penyesuaian
Dalam setiap kesepakatan penawaran, maka kedua belah pihak yakni pembeli dan
penjual harus telah menyetujui syarat – syarat jual beli yang dilakukan. Syarat – syarat
yang telah disepakati ini hendaknya memuat tentang beberapa hal seperti :
1. Keadaan barang – barang (banyaknya, mutu, ukuran dan lainnya)
2. Waktu dan tempat penyerahan
3. Bagaimana proses pembayarannya
4. Kapan dilakukan pembayaran, dan lain sebagainya
Namun, meskipun kesepakatan telah dibuat dan disetujui oleh kedua belah pihak,
bukan tidak mungkin proses jual beli ini mengalami hambatan karena kondisi – kondisi
yang tidak sesuai dengan persyaratan yang ada.
Pada kenyataannya, seringkali terdapat hal – hal yang tidak bisa dihindari yang
membuat pesanan menjadi kurang menyenangkan bagi si pemesan. Misalnya saja
karena barang – barang yang diterima tidak sesuai kualitasnya dengan yang
diharapkan, jumlahnya kurang atau ada yang hilang di tengah perjalanan, banyak yang
rusak, waktu pengiriman yang terlambat, dan lainnya.
Jika hal seperti ini terjadi, maka pihak pembeli dapat mengajukan claim atau
pengaduan kepada si penjual. Untuk dapat mengajukan surat pengaduan kepada pihak
penjual, maka harus ada alasan – alasan yang kuat dan juga logis dan tidak bisa
dilakukan secara sembarangan.
Apabila seorang penjual telah menerima surat klaim ini, maka sudah seharusnya si
penjual segara menyelidiki atau mencari tahu tentang kondisi yang menyebabkan si
pembeli jadi merasa tidak puas atau mungkin merasa dirugikan. Ketika menerima surat
klaim ini, ada baiknya kalau si penjual selalu mengingat prinsip “the customer is
usually right”.
The customer is usually right merupakan sebuah prinsip untuk tidak selalu
menyalahkan pembeli, tapi justru untuk menghargainya karena ia selalu berada di
pihak yang benar dan ia mengajukan claim karena hal tersebut merupakan haknya
sebagai pembeli.

P a g e 9 | 16
 Untuk memudahkan penyelidikan, perlu diketahui bahwa kesalahan mungkin
disebabkan oleh beberapa pihak, semisal :
1. Pihak penjual
2. Pihak pengangkut barang
3. Pihak pembeli sendiri
Apabila ternyata kesalahan atau kelalaian ini disebabkan oleh pihak penjual, maka
hendaknya segera menyatakan penyesalan dan minya maaf kepada pemesan dengan
mengemukakan alasan – alasan atas terjadinya kesalahan tersebut. Perlu juga penjual
menyampaikan penyelesaian yang dapat diberikan penjual atas masalah tersebut.
Penjual dapat menyampaikan hal ini melalui surat penyesuaian. Untuk lebih
jelasnya, berikut adalah contoh surat penyesuaian yang merupakan bentuk tanggapan
untuk membalas surat pengaduan yang dilayangkan oleh pembeli atas kesalahan
pengiriman.

P a g e 10 | 16
 Contoh surat penyesuaian :

Raganata Store
Po Box 111 – Surakarta
------------------------------------------------------------------------------------

18 Januari 2011
No : 11/GI/X/11
Lamp : -
Hal : Kekurangan sebanyak 50 kg

Saudara yang terhormat,

Surat Saudara tanggal 16 Januari 2011 No. 121/BG-X/11 telah kami terima. Setelah
kami mengadakan pengecekan di bagian pengiriman, ternyata telah terjadi suatu
kelalaian dari petugas kami. Oleh karena itu kami mohon maaf.

Untuk baju berukuran L warna biru muda, hari ini juga telah kami kirimkan melalui
kurir pengangkutan.

Mudah – mudahan tanggal 21 Januari barang tersebut telah Saudara terima dalam
keadaan baik.

Hormat kami,
PT Madu Barata

Bahri Sandaro

Manajer Departemen Pakaian Olah Raga

P a g e 11 | 16
E. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi
1. Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam
hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu ide pokok (main
idea), penjelasan rinci (explanations), dan penutup (close courtesy).
Ide pokok dalam paragraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan
penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya
diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan
dan ucapan terima kasih.
2. Surat Pesanan
Ketika perusahaan Anda melakukan pemesanan (order) produk kepada
perusahaan lain, maka perusahaan tersebut dapat menulis surat pesanan dengan
menggunakan pendekatan langsung (direct approach).
Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan
rinci apa yang Anda pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya.
Kemukakan secara jelas kuantitas/jumlah produk yang Anda pesan, ukuran, warna,
gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman, dan petunjuk
khusus lainnya
3. Reservasi
Reservasi adalah sebuah proses perjanjian berupa pemesanan produk barang
ataupun jasa namum belum ditutup dengan sebuah transaksi jual beli. Proses
reservasi ditandai dengan adanya proses tukar menukar informasi antara produsen
dan konsumen yang bertujuan untuk menciptakan adanya pemahaman yang benar
mengenai produk ataupun jasa yang ingin dipesan.
Contoh nya ialah reservasi hotel, reservasi penerbangan. Sebelum kita
melakukan pemesanan pada jasa tersebut, kita harus melakukan proses pertukaran
informasi mengenai kamar atau seat yang kosong yang bisa kita tempati. Setelah
terjadi pemahaman yang sama, konsumen akan melakukan pemesanan.

P a g e 12 | 16
 Contoh surat undangan :
CV. MAJU BERKARYA
Jl. Jend. Sudirman no. 16 Jakarta Pusat
Telp/Fax: 021-567890
Email: majuberkarya@mail.com
——————————————————————————————————
Nomor : 010/URP/MB/IV/2016
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Perusahaan

Yth.
Bpk. Salimun Haris, S.kom
HRD CV. MAJU BERKARYA Cabang Pedurungan
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan CV. MAJU
BERKARYA, kami bermaksud mengundang Bapak untuk menghadiri rapat yang akan
dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Rabu, 17 Mei 2017

Waktu : 13.00-15.00
Tempat : Kantor Pusat CV. MAJU BERKARYA

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini
maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak.

Atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 10 Mei 2017

Hormat kami,

M. Aji Putro
(Direktur)

P a g e 13 | 16
 Contoh surat pesanan :
TOKO ANIK
Jalan MELATI No. 88, Bandar Lampung
Nomor : 12/DS /EJ/2015 22 Agustus 2015
Hal : Pemesanan Alat Perlengkapan Belajar

Yth. Manager PT. Dondon Pertiwi

Jalan Melati no. 88, Bandar Lampung

Dengan hormat,
Menindaklanjuti surat penawaran anda, tanggal 22 Juli 2015, perihal Alat
Perlengkapan Belajar. Dengan ini kami bermaksud memesan :
1. Meja Belajar 3 buah
2. Lampu Belajar 10 buah

Keseluruhan barang yang kami pesan harap diterima selambat-lambatnya tanggal 31

Agustus 2015.

Pembayaran terhadap seluruh pesanan kami, akan dilaksanakan 2 hari setelah barang-
barang pesanan seluruhnya kami terima. Sebagai bukti, kami akan mengirimkan
fotocopy tanda bukti pembayaran.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Manager Toko Anik

Sunik

P a g e 14 | 16
F. Permintaan Kredit
Dalam dunia perkreditan, yang paling penting adalah kemampuan Anda untuk
melunasi kredit sesuai dengan aturan seperti tepat waktu, tidak pernah menunggak,
dan lancar. Hal tersebut akan meningkatkan peluang kita untuk memperoleh kredit
pada periode-periode berikutnya.
Ada 2 tahap yang perlu diperhatikan untuk memperoleh kredit :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada
2. Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan
dalam proses memperoleh kredit tersebut
Dalam surat permohonan kredit, di samping data pribadi Anda, jenis usahanya,
dan jumlah (besarnya) kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai
dokumentasi penting dan prospek bisnis Anda di masa depan. Hal ini penting bagi
penilaian lembaga perkreditan apakah Anda layak untuk memperoleh kredit, baik
dilihat dari sisi besarnya kredit ataupun jangka waktu pengembaliannya.

P a g e 15 | 16
 Contoh surat permohonan kredit :
Jakarta, 06 Januari 2015

Kepada Yth,
Bapak Pimpinan PT. Bank Rakyat Indonesia
Kantor Pusat Gedung BRI 1
Di Jakarta

Hal : Permohonan Kredit

Dengan hormat,
Sehubungan dengan pengembangan usaha Bengkel Mobil, maka kami membutuhan
tambahan kredit sebesar Rp.250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah), untuk
itu kami mohon pinjaman fasilitas kredit dari PT. Bank BRI Kantor Pusat Jakarta.
Bersama ini kami lampirkan:
1. Proposal/rencana penggunaan kredit
2. Pas photo
3. Photocopy identitas diri
4. Photcopy perizinan
5. Photocopy agunan
6. Photocopy rekening tabungan
7. Photocopy NPWP
8. Catatan/Laporan Keuangan (neraca&rugi/laba)
9. Photocopy kartu keluarga
10. Dokumen lain yang dipandang perlu
Demikian surat permohonan ini kami buat sebagaimana mestinya, atas bantuan dan
perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,

Pemohon

P a g e 16 | 16