KOMUNIKASI MELALUI

SURAT
KELOMPOK 5
- HEREL PERMATA PUTRI 1703519033
- ANDI RAHMAN SALEH 1703519048
- CHAITRA NIKEN PUSPARINI 1703519049
 PENGERTIAN KOMUNIKASI MELALUI SURAT

KOMUNIKASI MELALUI SURAT ADALAH KOMUNIKASI YANG BIASANYA BERKAITAN

DENGAN PENGIRIMAN PESAN KEPADA PELANGGAN, SUPPLIER MAUPUN MITRA
BISNIS YANG LAIN. BERKOMUNIKASI MELALUI SURAT TERMASUK KOMUNIKASI
TIDAK LANGSUNG KARENA ANTARA PIHAK YANG BERKOMUNIKASI TIDAK SALING
BERTATAPAN (BERTEMU) DAN MELALUI PERANTARA MEDIA SURAT. CONTOH :
SURAT PENAGIHAN, SURAT KONFIRMASI UTANG/PIUTANG, SURAT PENAWARAN,
SURAT UNDANGAN DAN SEBAGAINYA.
 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM KOMUNIKASI MELALUI SURAT

1.   MENGGUNAKAN KERTAS BERKOP/KEPALA SURAT YANG MENUNJUKKAN INSTANSI/

PERUSAHAAN YANG MENGIRIMKAN SURAT. KOP SURAT INI BIASANYA MINIMAL BERISI
NAMA DAN ALAMAT INSTANSI/PERUSAHAAN.
2.   MENGGUNAKAN BAHASA FORMAL YANG DIMENGERTI OLEH PENERIMA SURAT.
3.   MENCAMTUMKAN TANGGAL, MOMOR DAN POKOK SURAT SERTA DITANDATANGANI OLEH
PIHAK YANG BERHAK PADA INSTANSI/PERUSAHAAN TERSEBUT.

4.    SURAT DAPAT DIKIRIM MELALUI KURIR PERUSAHAAN, JASA PENGIRIMAN POS, MELALUI
FAXIMILE ATAUPUN DIKIRIM MELALUI E-MAIL SESUAI URGENSI ISI SURAT.
 SYARAT PENULISAN SURAT BISNIS YANG BAIK
AGAR SURAT YANG DIKIRIM MENDAPAT TANGGAPAN POSITIF, MAKA PENULISANNYA HARUS MEMPERHATIKAN
SYARAT-SYARAT BERIKUT.

1.   PAHAMI PERMASALAHAN YANG DITULIS DENGAN BAIK

2.   GUNAKAN TATA BAHASA YANG BAKU

3.   PAHAMI PERATURAN-PERATURAN YANG ADA HUBUNGANNYA DENGAN PESAN AKAN DISAMPAIKAN ATAU
DITULIS

4.   GUNAKAN BAHASA YANG SEDERHANA DAN SINGKAT

5.   GUNAKAN ISTILAH-ISTILAH YANG UMUM DIPAKAI DALAM SURAT

6.   GUNAKAN KATA-KATA YANG TEPAT

7.   JANGAN MENGGUNAKAN SINGKATAN YANG TIDAK UMUM DIPAKAI DALAM SURAT MENYURAT

8.   GUNAKAN BAHASA YANG SOPAN DAN HORMAT

9.   UNGKAPAKAN ISI SURAT SECARA RINCI DAN JELAS AGAR TIDAK TERJADI SALAH TAFSIR ATAU SALAH
PENGERTIAN
 LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SURAT BISNIS

1.  MENENTUKAN TUJUAN
2.  PENCATATAN MASALAH-MASALAH YANG AKAN DIKEMUKAKAN
3.  MENYUSUN MASALAH-MASALAH SECARA SISTEMATIS SESUAI DENGAN
URUTANNYA
4.  MENJABARKAN MASALAH-MASALAH NO.3 DALAM KALIMAT ATAU KONSEP
SURAT.
 DIRECT REQUEST

BUKANLAH BENTUK PERMINTAAN BARANG DAN JASA

SECARA LANGSUNG YANG DILAKUKAN DENGAN TATAP
MUKA. NAMUN, DIRECT REQUEST ADALAH SUATU
KEGIATAN YANG DILAKUKAN OLEH SESEORANG ATAU
SUATU ORGANISASI KEPADA PIHAK LAIN UNTUK
MEMINTA BERBAGAI INFORMASI PENTING DENGAN
SEGERA DENGAN MENGGUNAKAN BERBAGAI MEDIA
KOMUNIKASI YANG ADA.
 PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST

• BAGIAN AWAL

SAJIKAN IDE POKOK DENGAN DIIKUTI FAKTA-FAKTA YANG RINCI

• BAGIAN PERTENGAHAN
BIASANYA MENJELASKAN PERMINTAAN YANG SEBENARNYA
• BAGIAN AKHIR
NYATAKAN DENGAN JELAS TINDAKAN APA YANG DIINGINIKAN, KEMUDIAN AKHIRI
DENGAN SUATU PERNYATAAN YANG RAMAH
PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

DALAM MEMBUAT SURAT PERMINTAAN RUTIN PERLU

DIPERHATIKAN TIGA PERTANYAAN BERIKUT INI: (1) APA
YANG INGIN DIKETAHUI, (2) MENGAPA HAL TERSEBUT
PERLU DIKETAHUI, (3) MENGAPA HAL INI DAPAT
MEMBANTU. DALAM KAITANNYA DENGAN DIRECT
REQUEST, PERMINTAAN DAPAT BERASAL DARI DALAM
MAUPUN LUAR ORGANISASI BISNIS.
 PERMINTAAN DI DALAM ORGANISASI
BEBERAPA PESAN PERMINTAAN DAPAT DIBUAT LEBIH PERMANEN DALAM
BENTUK TERTULIS, SEPERTI MEMO. PENGIRIMAN MEMO DAPAT DILAKUKAN
ANTARA KARYAWAN DENGAN KARYAWAN, ANTARA PIMPINAN DENGAN KARYAWAN,
ANTARA PIMPINAN DENGAN SUPERVISOR ATAU ANTARA SUPERVISOR DENGAN
KARYAWAN.

BENTUK INI DIMULAI DENGAN PERNYATAAN YANG JELAS MENGENAI ALASAN

PENULISAN, KEMUDIAN DIIKUTI DENGAN PENJELASAN YANG LEBIH MENDALAM
DAN DIAKHIRI DENGAN TINDAKAN YANG DIKEHENDAKI.
PERMINTAAN KE LUAR ORGANISASI
SEBAGAI SEORANG PELAKU BISNIS, TENTUNYA KITA PERLU
BERKOMUNIKASI DENGAN PARA PELANGGAN, PEMASOK
DAN PERUSAHAAN LAIN UNTUK BERBAGAI KEPERLUAN
BISNIS YANG AKAN DIGUNAKAN UNTUK MEMPEROLEH
INFORMASI.

DISAMPING ITU, KITA BISA MEMBERI RESPONS TERHADAP

IKLAN YANG DIPASANG DISUATU SURAT KABAR.
 MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK
PENGADUAN

SURAT PENGADUAN (CLAIM LETTER) DAN

SURAT PENYESUAIAN (ADJUSTMENT LETTER) 
BERKAITAN ERAT DENGAN MASALAH KEPUASAAN
PELANGGAN (CUSTOMER SATISFACTION)
TERHADAP SUATU PRODUK ATAU JASA.
DALAM SURAT DIRECT REQUEST, KITA MUNGKIN DAPAT MEMINTA SALAH SATU
DARI BERIKUT INI:
• PENGEMBALIAN BARANG YANG SUDAH DIBELI (REFUND).
• MEMINTA PENGIRIMAN BARANG YANG BARU SESUAI YANG DIPESAN.
• PENGGANTIAN SEBAGIAN ATAU SELURUH BAGIAN YANG RUSAK.
• PERBAIKAN GRATIS.
• PENGURANGAN HARGA KERNA PRODUKNYA ADA YANG CACAT ATAU RUSAK.
• PEMBATALAN ATAS SUATU PESANAN PRODUK.
• PEMBUTLAN ATAS KELSALAHAN PENAGIHAN PRODUK.
• KOREKSI ATAS KESALAHAN DALAM NOTA PEMBAYARAN.
• PENJELASAN ATAS PERUBAHAN KEBIJAKAN ATAU PROSEDUR.
DALAM MENULIS SURAT PENGADUAN PERLU DIPERHATIKAN BEBERAPA HAL INI:
1) JELASKAN MASALAH YANG KITA HADAPI SECARA RINCI.
URAIKAN DENGAN JELAS DAN RINCI MASALAH ATAU KELUHAN YANG KITA RASAKAN,
SEHINGGA PEMBACA DAPAT DENGAN MUDAH MEMAHAMI APA MASALAH SEBENARNYA.
2) LAMPIRKAN INFORMASI PENDUKUNG, SEPERTI FAKTUR PEMBELIAN.
UNTUK LEBIH MEMPERKUAT SURAT PENGADUAN, KITA HARUS MEMBERIKAN BUKTI-BUKTI
ATAU DOKUMEN-DOKUMEN PENDUKUNG. SEHINGGA DAPAT MEMPERKUAT SURAT
PENGADUAN YANG KITA BUAT
3) USAHAKAN NADA SURAT KITA TIDAK MARAH ATAU EMOSIONAL.
DALAM MEMBUAT SURAT PENGADUAN, COBA USAHAKAN UNTUK BERSIFAT RASIONAL DAN
TIDAK BERSIFAT EMOSIONAL.
4) PERMINTAAN TINDAKAN KHUSUS.
DALAM SURAT PENGADUAN YANG KITA BUAT, PERLU DUKEMUKAKAN APA HARAPAN ATAU
KEINGINAN KITA DIKEMUDIAN HARI TERHADAP ADANYA PENGADUAN TERSEBUT. JANGAN
LUPA CANTUMKAN NAMA, ALAMAT, DAN NOMOR TELEPON SECARA LENGKAP.
 SURAT UNDANGAN

PENULISAN SURAT UNDANGAN BIASANYA

MENGGUNAKAN PENDEKATAN LANGSUNG. DALAM HAL
INI, PENDEKATAN LANGSUNG MENCAKUP TIGA
KOMPONEN, YAITU:
• IDE POKOK (MAIN IDEA).
• PENJELASAN RINCI (EXPLANATIONS).
• PENUTUP (CLOSE COURTSEY).
 PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL
GOOD NEWS
PADA UMUMNYA, SURAT YANG
MENGINFORMASIKAN KABAR BAIK ATAU
BERITA YANG MENYENANGKAN (GOOD NEWS) ORANG UNTUK MENJAGA HUBUNGAN
MENGGUNAKAN PENDEKATAN LANGSUNG
(DIRECT APPROACH). NAMUN TIDAK
MENUTUP KEMUNGKINAN, SESUATU YANG
MENYENANGKAN ATAU MENGGEMBIRAKAN
PIHAK LAIN DIUNGKAPKAN DENGAN
PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG (INDIRECT
APPROACH), TERUTAMA JIKA PENYAMPAIAN
PESANNYA DILAKUKAN SECARA LISAN.
GOODWILL
GOODWILL ADALAH SUATU PERASAAN
POSITIF YANG DAPAT MENDORONG
BISNIS. PESAN-PESAN GOODWILL DAPAT
DISAMPAIKAN MELALUI PEMBERIAN
UCAPAN SELAMAT KEPADA
KARYAWAN/PEGAWAINYA ATAU PIHAK
LAIN, SEPERTI: NAIK PANGKAT ATAU
JABATAN.
 SURAT PESANAN DAN RESERVASI
SURAT PESANAN PALING TIDAK MENCAKUP TIGA KOMPONEN
PENTING, YAITU:
· PERNYATAAN RINCI APA YANG KITA PESAN.
· METODE PENGIRIMANNYA.
· CARA PEMBAYARANNYA.
KEMUKAKAN SECARA JELAS KUANTITAS/JUMLAH PRODUK
YANG KITA PESAN, UKURAN, WARNA, GAYA (STYLE), HARGA
PEMBAYARAN, LOKASI PEMESAN, TANGGAL PENGIRIMAN DAN
PETUNJUK KHUSUS LAINNYA.
 PERMINTAAN KREDIT
BAGAIMANA KITA DAPAT MEMPEROLEH KREDIT? SECARA SEDERHANA
ADA DUA TAHAP YANG PERLU KITA PERHATIKAN, YAITU :
1. MENGISI FORMULIR YANG TELAH DISEDIAKAN OLEH LEMBAGA
PERKREDITAN YANG ADA.
2. MENGIRIMKAN/MELAMPIRKAN BERBAGAI DATA PENDUKUNG PENTING
YANG DIPERLUKAN DALAM PROSES MEMPEROLEH KREDIT TERSEBUT.
DATA PENDUKUNG INI MENCAKUP: KARTU TANDA PENGENAL, LAPORAN
KEUANGAN TAHUN TERAKHIR, DATA PENDUKUNG LAINNYA, SERTA
SURAT PERMOHONAN KREDIT (CREDIT REQUEST).
 DALAM SURAT PERMOHONAN KREDIT, DISAMPING
DATA PRIBADI KITA, JENIS USAHANYA DAN JUMLAH BESAR
KECILNYA KREDIT YANG DIMINTA, JUGA HARUS DIDUKUNG
DENGAN BERBAGAI DOKUMENTASI PENTING DAN
PROSPEK BISNIS KITA DIMASA DEPAN.
HAL INI PENTING BAGI LEMBAGA PERKREDITAN UNTUK
MENILAI KELAYAKAN KITA DALAM MEMPEROLEH KREDIT,
BAIK DILIHAT DARI SISI BESARNYA KREDIT MAUPUN
JANGKA WAKTU PENGEMBALIANNYA.