BAB 11

PENULISAN DIRECT RECUEST

Dalam kontesk yang luas, direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun non bisnis) kepada pihak lain
(seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera
dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.
Sebagai contoh, suatu organisasi mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada
organisasi laindengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, facsimile, atau e-mail.

Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis apa yang
tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman.

Penjelasan Rinci
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancer, anda
perlu membuat kalimat pertama dibagian petengahan surat yang anda buat dengan berorientasi
pada pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang mungkin perlu diterapkan untuk
bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan anda
menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks.

Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa
respon/tanggapan khusus. Lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi
ataupun pemberian goodwill. untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi
penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Untuk memperoleh opini dari seseorang atau memberi saran untuk melakukan suatu
tindakan sederhana, anda biasanya hanya perlu bertanya. Contoh permintaan secara sederhana
adalah menanyakan apa yang dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat surat permintaan,
dengan anggapan bahwa pembaca dapat melakukan apa yang anda minta dengan segera.
Surat-surat pernyataan rutin harus diperhatikan dengan bijaksana. Dalam kebanyakan
organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan,
konsumen, klien, dan para pemegang saham.

Permintaan Dalam Organisasi

Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti
memo. Memo dalam bentuk bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens
mengetahui secara tepa tapa saja yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara
karyawan dengan karyawan,, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan
supervisor, atau antara supervisor dengan karyawan.

Permintaan Dari Luar Organisasi

Sebagai pelaku bisnis profesionaltentunya perlu komunikasi dengan para pelanggan,
pemasok(supplier), dan perusahaan lain sebagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat yang
harus dikirim keluar organisasi (perusahaan) untuk memperoleh berbagai informasi penting,
seperti informasi produk baru, katalog buku-buku terbaru.
Disamping itu juga dapat memberi respons terhadap iklan yang dipasang di suatu surat
kabar. Dalam hal ini perlu di perhatikan 3 hal :
1. Dimana anda membaca iklan tersebut
2. Jelaskan apa yang anda inginkan.
3. Cantumkan alamat anda yang jelas dan lengkap.

MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang
berkaitan dengan ketidak puasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bai kebanyakan
orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Dalam surat direct request, anda mungkin
dapat meminta salah satu dari berikut ini :
a. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang
tersebut (refund)
b. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan yang dipesan.
c. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
d. Perbaikan gratis.
e. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak.
f. Pembatalan atas pesanan produk.
g. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
h. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :
- Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci. Apa yang menjadi masalah atas keluhan
dalam kaitannya dengan pembelian suatu produk dan jasa.
- Lampirkan informasi pendukung, seperi faktur pembelian. Untuk lebih memperkuat surat
pengaduan.
- Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional. Dengan membuat surat
pengaduan, coba usakan bersifar rasional dan tidak bersifat emosional.
- Permintaan tindakan khusus. Dalam surat pengaduan yang anda buat, perlu kemukakan
apa harapan/keinginan anda dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut.

SURAT UNDANGAN, PESANAN, DAN RESERVASI.

Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini
pendekatann langsung mencakup tiga komponen, yaitu :
1. Ide pokok
2. Penjelsan rinci
3. Penutup

Surat Pesanan Dan Reservasi

Ketika perusahaan anda melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahaan lain,
maka perusahaan tersebut dapat menulis surat pesanan dengan menggunakan pendekatan
langsung (direct approach). Surat pesanan paling tidak mencakup 3 komponen penting, yaitu :
- Pernyataan rincian apa yang anda pesan.
- Metode pengiriman, dan
- cara pembayaran

PERMINTAAN KREDIT

Bagaimana anda memperoleh kredit ? secara sederhana, ada dua tahap yang perlu anda
perhatikan. Yaitu :
1. anda harus mengisi formulir yang telah disediakan oleh Lembaga perkreditan yang ada.
Untuk memperoleh nya, anda bias dating ke Lembaga perkreditan yang bersangkutan.
Kemudian anda harus mengirimkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan.
2. Dalam surat permohonan kredit, jenis usahanya, dan jumlah kedit yang diminta, juga
harus didukung dengan berbagai dokumentasi penting dan prospek bisnis anda di masa
depan. Hal ini penting bagi perkreditan untuk menilai kelayakan anda dalam memperoleh
kredit.