Bab 13 Penulisan Surat Lamaran Kerja

PENGERTIAN SURAT LAMARAN KERJA

Istilah surat lamaran kerja (job application letters. Secara umum, surat lamaran kerja dapat
didefinisikan sebagai surat yang dibuat oleh pelamar kerja atau pencari kerja untuk mengisi
lowongan kerja yang ditawarkan oleh pihak lain baik perseorangan, perusahaan, maupun
instarai pemerintah.
Dalam surat lamaran kerja seorang pelamar kerja memperkenalkan dirinya kepada
pihak lain (perseorangan atau perusahaan yang menawarkan peluang kerja). Karena itu,
penulisan surat lamaran kerja harus dilakukan secara persuasif yaitu meyakinkan pihak lain
bahwa segala persyaratan dan kualifikasi yang dimiliki pelamar kerja memenuhi atau sesuai
dengan harapan pihak lain tersebut.
Surat lamaran kerja dapat juga dikatakan sebagai surat penjualan (sales letters)
sebagaimana seorang penjual produk yang berusaha meyakinkan para pembeli (konsumen)
bahwa produk yang ditawarkan dapat memenuhi atau memuaskan kebutuhan mereka.
Informasi yang berkaitan dengan lowongan kerja atau peluang kerja ada yang
diumumkan secara terbuka untuk publik (masyarakat umum), seperti iklan lowongan kerja di
berbagai media cetak atau media elektronik. Namun, ada juga yang terkesan tertutup di mana
hanya orang-orang tertentu dalam suatu perusahaan yang mengetahui tentang adanya
lowongan kerja tersebut. Masing-masing pemberitahuan informasi lowongan kerja baik
secara terbuka maupun tertutup memiliki sisi kelebihan dan kekurangannya.
Lowongan kerja yang diumumkan secara terbuka memiliki beberapa kelebihan, antara
lain: melalui pengumuman secara terbuka akan memberikan peluang sebanyak mungkin
kepada masyarakat yang berminat untuk mengirimkan surat lamaran kerja ke perusahaan
bersangkutan. Di samping itu, perusahaan juga diharapkan dapat memperoleh pelamar kerja
yang terbaik di antara sekian banyak pelamar kerja yang mendaftar.
Di samping memiliki keunggulan/kelebihan, pengumuman secara terbuka juga
memiliki kelemahan, seperti jika jumlah karyawan atau pegawai baru yang diperlukan sangat
sedikit (misalnya, hanya satu orang), sementara jumlah pelamar kerja yang mendaftar sangat
banyak (misalnya, hingga ratusan orang), maka waktu dan tenaga yang diperlukan untuk
memproses perekrutann tersebut menjadi lebih lama dan relatif mahal.
Sementara itu, apabila pengumuman lowongan kerja disampaikan secara tertutup,
maka kelebihannya adalah bahwa proses penyelesaian rekruitmen dapat dilakukan lebih
mudah dan cepat. Kelemahannya, kualitas hasil seleksi pelamar kerja menjadi kurang
optimal, karena jumlah pelamar kerja relatif terbatas. Di samping itu, kesan munculnya
proses rekruitmen yang tidak fair dan tidak transparan tak dapat dihindarkan.
Penulisan surat lamaran kerja umumnya dilengkapi dengan sejumlah lampiran seperti
resume (daftar riwayat hidup), surat keterangan kelakuan baik, surat keterangan kesehatan,
surat rekomendasi, dan kartu kuning. Salah satu tujuan penulisan surat lamaran kerja adalah
untuk dapat mengikuti wawancara kerja.
Dalam penulisan surat lamaran kerja yang baik, ada beberapa poin
perlu diperhatikan, yaitu:
 Pilihlah kertas HVS ukuran kuarto (A4).
 Ketebalan kertas tidak terlalu tipis dan tidak terlalu tebal, antara 60-70 gram.
 Pilihlah kertas yang berkualitas baik, bersih, tidak berwarna (putih).
 Hindari penulisan surat lamaran kerja pada kertas secara timbal-balik.
  Apabila diketik dengan menggunakan program komputer, pilihlah jenis huruf (fonts)
yang lazim digunakan dalam berkorespondensi, seperti times new roman, arial, atau
verdana, jarak 1,5 spasi, dengan ukuran 12. Hindari penulisan surat lamaran kerja
dengan jenis huruf yang terlalu berseni (sulit dibaca), seperti: webdings, wingdangs,
ms outlook, dan marlett.
 Apabila ditulis dengan tulisan tangan, maka usahakan ditulis sendiri dengan format
tulisan yang baik.
 Pilihlah amplop yang baik sesuai dengan besarnya ukuran surat lamaran kerja.
Usahakan surat tersebut tidak dilipat-lipat (jawa: ditekuk-tekuk).
 Hindari coretan atau penggunaan tippex dalam penulisan surat lamaran kerja.
Dalam surat lamaran kerja akan dijelaskan tentang berbagai kemampuan yang
dimiliki seseorang sesuai dengan posisi pekerjaan yang ditawarkan, atau sesuai dengan
kebutuhan perusahaan, dan kemukakan apa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan yang
menawarkan peluang kerja tersebut.

PENDEKATAN AIDA
Sebagaimana penulisan resume, penulisan surat lamaran kerja juga perlu menggunakan
pendekatan Attention, Interest, Desire, and Action-AIDA untuk menggugah atau menarik
perhatian pembaca. Pendekatan AIDA ini lebih menekankan pada sisi sikap pelamar kerja
dan apa manfaat yang didapat oleh pembaca.
Secara lebih rinci, pendekatan AIDA adalah sebagai berikut.

Attention
Prinsip pertama dalam penulisan surat lamaran kerja adalah attention (perhatian). Artinya,
pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak lain atau organisasi/lembaga pencari kerja
(pembaca) bahwa dia memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa
tertarik bagi pihak lain itu. Jelaskan ide/gagasan yang membuat mereka antusias untuk
membacanya lebih lanjut. Pihak lain (yang menawarkan kerja) tentunya bertanya-tanya apa
manfaat yang dapat ia peroleh. Pelamar kerja dapat juga mengemukakan tentang bagaimana
ia mendapatkan informasi lowongan kerja dan alasan mengapa ia tertarik pada posisi/jabatan
tersebut. Dengan kata lain, pada paragraf pertama atau pembuka ungkapkan pernyataan yang
mampu menarik perhatian pihak lain.

Interest
Prinsip kedua dalam penulisan surat lamaran kerja adalah interest (minat). Artinya pelamar
kerja harus dapat menarik perhatian pihak lain dengan menjelaskan relevan pesan-pesan yang
disampaikan. Dalam hal ini, pelamar kerja perlu menjelaskan dan menegaskan bahwa
kualifikasi yang dibutuhkan tersebut relevan dengan kemampuan yang dimiliki dan ia yakin
mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik.

Desire
Prinsip ketiga dalam penulisan surat lamaran kerja adalah desire (hasrat). Artinya, pelamar
kerja harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca/pihak lain untuk mengetahui lebih jauh apa
yang sudah dituliskan dalam surat tersebut. Pelamar kerja juga harus dapat meyakinkan
pembaca melalui bukti-bukti pendukung yang relevan dengan posisi yang dikehendaki.
Action
Artinya, pelamar kerja harus dapat memberikan saran kepada pembaca/pihak lain untuk
mengambil suatu tindakan tertentu berkaitan dengan harapan/keinginannya dalam menulis
surat tersebut. Salah satu tindakan yang dapat dilakukan oleh pembaca adalah memberi
kesempatan pelamar kerja untuk melakukan wawancara kerja (job interview).

PENGORGANISASIAN SURAT LAMARAN KERJA

Penulisan surat lamaran kerja yang baik perlu memperhatikan kaidah-kaidah baku dalam
penulisan surat lamaran kerja. Artinya, seorang pelamar kerja harus memahami dan
mempersiapkan dengan sebaik-baiknya apa saja yang perlu dituliskan dalam surat lamaran
kerja serta bagaimana pengorganisasian penulisannya. Hal ini memiliki arti penting baik bagi
pelamar kerja maupun bagian evaluasi lembaga atau organisasi penerima kerja.
Secara umum, pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian
utama, yaitu paragraf pembuka, pertengahan, dan penutup. Masing-masing dapat dijelaskan
lebih rinci berikut ini.

Paragraf Pembuka
Surat lamaran kerja sebagaimana bentuk surat-surat bisnis yang lain, harus dibuat sebaik
mungkin dan menarik perhatian (attention) bagi pembacanya. Surat lamaran kerja harus
menyatakan secara jelas bahwa pelamar kerja sedang melamar suatu pekerjaan, sehingga ia
perlu juga mengidentifikasi jenis pekerjaan yang diminati.
Surat lamaran kerja yang baik, yang menarik perhatian pembacanya, perlu
mencantumkan hal-hal berikut ini.
a. Rangkuman
Pada bagian awal surat lamaran kerja, pelamar kerja perlu mengemukakan kualifikasi yang
dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi
tersebut akan menguntungkan/memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang
menawarkan peluang kerja tersebut.
b. Nama
Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh pembaca (yang
menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan pelamar kerja untuk melamar
pekerjaan di perusahaan atau lembaga tersebut.
c. Sumber Publikasi
Sebutkan dari mana pelamar kerja mendapat informasi tentang adanya lowongan kerja di
perusahaan tersebut. Sumber informasi ini antara lain surat kabar, majalah, radio, televisi,
Internet (sebutkan nama surat kabar/majalah dan tanggal penerbitan, atau nama radio dan
tanggal diumumkan). Dalam surat lamaran jelaskan secara singkat bahwa pelamar kerja
memenuhi persyaratan yang dikehendaki oleh perusahaan.
d. Pertanyaan
Gunakan kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik perhatian pembaca yang
menunjukkan bahwa pelamar kerja mengetahui masalah, kebutuhan, dan tujuan suatu
organisasi serta mempunyai keinginan yang kuat untuk membantu memecahkan masalah
tersebut. Jadi, hal itu akan memberikan manfaat bagi pembaca/pihak lain yang menawarkan
peluang kerja.
e. Cuplikan Berita
Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau majalah yang
menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan membuka kantor cabang,
memperkenalkan produk baru, atau memerlukan staf administrasi, keuangan, pemasaran,
informasi produksi, dan sebagainya.

Paragraf Pertengahan
Pada paragraf pertengahan, pelamar kerja perlu menyajikan kualifikasi yang dimilikinya
untuk mengisi suatu pekerjaan yang diinginkannya. Dalam penulisan surat lamaran kerja
usahakan untuk tidak mengulang apa yang sudah dinyatakan dalam resume. Usahakan
penjelasan dalam paragraf tersebut benar-benar sangat diminati (interest) dan sangat
diharapkan (desire) oleh pembaca.
Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang
dimilikinya dari sudut pandang pembaca (employer) yang mencakup:
a. Pendidikan
Kebanyakan para lulusan suatu perguruan tinggi mempertimbangkan pendidikan sebagai
kualifikasi yang paling penting. Jika demikian, mereka harus menempatkan pendidikan pada
bagian pertama, baik pada surat lamaran kerja maupun pada resume. Pada bagian pendidikan
ini, pelamar kerja akan dapat:
 Menunjukkan bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup
luas dan bidang tertentu secara mendalam.
 Menunjukkan bagaimana pendidikannya relevan dengan jenis pekerjaan yang
dilamar.
 Menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menambahkan bidang studi pilihan penting
di luar bidang studi inti.
b. Pengalaman kerja
Berbagai jenis pekerjaan yang pernah dilakukan (memiliki pengalaman kerja), terutama yang
berhubungan dengan pekerjaan yang dilamar, dapat digunakan untuk membantu memperkuat
kualifikasi yang dimilikinya. Dalam hal ini, pelamar kerja perlu menyatakan secara jelas
berbagai fungsi atau kegiatan yang dapat dilakukan. Atas dasar itu, pelamar kerja akan dapat
menunjukkan kepada pembaca bahwa:
 Pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman yang dapat membantu mempercepat
penyelesaian tugas/pekerjaan baru.
 Pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama dengan
lingkungan yang baru.
 Pelamar kerja dapat memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan lebih baik.
 Pelamar kerja adalah orang yang bersemangat dan mampu bekerja keras.
c. Sikap, Minat, Aktivitas, dan Kualitas
Selain latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja, pelamar kerja dapat menambahkan
berbagai informasi penting lainnya yang dapat mendukung pekerjaan yang dilamar Pelamar
kerja juga dapat menjelaskan tentang kemampuannya dalam melakukan kerja sama,
bemegosiasi, dan berkomunikasi dengan orang lain, keterampilan yang dimiliki, sikap
pelamar kerja terhadap bidang pekerjaan, perusahaan, suasana kerja, serta kualitas personal
(kegiatan ekstrakurikuler dan sejenisnya).

Paragraf Penutup
Paragraf terakhir dari surat lamaran kerja pada umumnya berisi suatu harapan tindakan
(action) sebagaimana yang terdapat pada surat-surat penjualan. Pelamar kerja dengan jelas
menyatakan keinginannya untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah
disediakan oleh perusahaan atau lembaga yang dilamar.
Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubunginya, pelamar kerja perlu
memberikan alamat yang jelas dan lengkap, termasuk nomor telepon (termasuk nomer HP),
faksimile (kalau ada), alamat e-mail (bila ada), dan jam berapa pelamar kerja dapat
dihubungi, pagi, siang, atau malam hari.

TIPS UNTUK PELAMAR KERJA

Satu hal yang tak boleh dilupakan oleh pelamar kerja adalah bahwa pelamar kerja sebenarnya
sedang menjual potensi diri kepada perusahaan secara tertulis baik mencakup kepribadian,
kualifikasi, pelatihan yang pernah diikuti, pengalaman kerja, dan hobi yan relevan dengan
posisijabatan pekerjaan yang ditawarkan oleh suatu perusahaan. Sebagai surat penjualan,
paling tidak surat tersebut harus mudah dipahami, jelas, ringkas, tepat atau sesuai dengan
pekerjaan, dan rapi dalam penampilan.

Hal yang Perlu Anda Perhatikan

 Pelamar kerja hana mempunyai kualifikasi atau pengalaman kerja untuk meng posisi
pekerjaan yang dikehendaki dalam suatu perusahaan.
 Bangkitkan minat terhadap kualifikasi yang dimiliki.
 Tunjukkan hal-hal yang positif.
 Usahakan surat lamaran kerja rapi, bersih, dan menarik
 Tulislah surat dari sudut pandang pembaca, bukan dari sudut pandang penulis.
 Tekankan hal-hal yang membedakan dengan pelamar lainnya.

Hal yang Harus Anda Hindari

 Jangan melamar pekerjaan di luar kemampuan Anda.
 Jangan mengirimkan surat lamaran kerja hasil fotokopi.
 Jangan mengatakan bahwa Anda menerima jenis pekerjaan apa saja.
 Hindari kata-kata yang berlebihan.
 Jangan meminta belas kasihan terhadap perusahaan yang dilamar.
 Hindari untuk mempermasalahkan gaji, kecuali ketika ditanyakan pada saat
wawancara kerja.
 Jangan memberi komentar langsung tentang karakter pribadi kalau tidak diminta.