TUGAS KOMUNIKASI BISNIS

Disusun oleh:
Ambrosius Farrel (F0219011)

MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2020

ONLINE HAL 167

2. Berdasarkan artikel tersebut, apa yang perlu diperhatikan untuk membuat surat
pengaduan?
 Jelaskan semua fakta yang relevan tentang pengiriman yang salah
 Beri tahu pembaca apa yang Anda harapkan darinya, atau apa yang Anda rencanakan
 Nyatakan keyakinan Anda bahwa masalahnya dapat diatasi. Jika tidak, jelaskan
tindakan apa yang mungkin diperlukan
 Ingat bahwa sebagian besar bisnis menginginkan pelanggan yang puas, sehingga
mereka akan bersedia untuk mencari solusi yang adil. Surat Anda harus
berkomunikasi dengan jelas, tetapi dengan hormat, bahwa Anda tidak puas dengan
layanan yang telah Anda terima. Jika perusahaan telah berulang kali memberi Anda
layanan yang buruk dan menolak untuk memperbaiki situasi dan Anda merasa satu-
satunya jalan Anda adalah melakukan tindakan hukum, suarakan perasaan Anda
dengan cara yang bijaksana tetapi tegas.

4. Berdasarkan artikel tersebut, jelaskan secara ringkas, bagaimana menulis request letter?
 Secara umum, surat permintaan harus ditulis dalam gaya penulisan formal, lengkap
dengan perincian lengkap penulis, dan perincian lengkap tentang orang yang penulis
tangani, di bagian atas halaman. Isi surat itu harus singkat dan langsung; jangan
membingungkan pembaca dengan informasi tambahan yang dapat melemahkan pesan
yang ingin disampaikan. Tulisan bahasa Inggris juga harus mencerminkan kecerdasan
penulis, dengan menggunakan kosakata yang kaya, dan tata bahasa dan ejaan bahasa
Inggris yang sempurna.

7. Berdasarkan artikel tersebut, bagaimana sebaiknya menulis surat keluhan/pengaduan agar

memperoleh respons yang baik dari perusahaan?
 Surat anda harus tenang namun tegas saat anda menyatakan masalah dan peristiwa
yang mengarah pada penerima, dan jangan menghina atau mengancam penerima
surat. Anda tidak harus menjadi pengganggu untuk mendapatkan hasil. (Bahkan,
sering kali merupakan ide bagus untuk menyebutkan pengalaman positif masa lalu
yang Anda alami dengan perusahaan atau organisasi - itu sopan, dan membantu
membangun pengaruh sebagai pelanggan tetap yang lama atau potensial.) Jelaskan
masalah ini dengan jelas dan singkat. Jika anda memiliki detail seperti nama petugas,
tanggal, atau nomor produk atau pesanan, pastikan untuk memasukkannya dalam
surat. Buat fotokopi kwitansi, kontrak, garansi, dan dokumen terkait lainnya dan
sertakan dengan surat sebagai lampiran
 Surat itu juga harus menjelaskan tindakan atau tindakan spesifik apa yang anda
harapkan. Mungkin Anda menginginkan pengembalian uang, perbaikan, atau
pertukaran sederhana. Atau jika masalah atau ketidaknyamanan lebih kompleks
(seperti kerusakan pada peringkat kredit anda, atau liburan yang hancur), Anda dapat
menyarankan beberapa solusi rinci. Beberapa orang hanya menginginkan permintaan
maaf, atau janji untuk meninjau kembali kebijakan atau praktik yang bermasalah.
Juga, bersikaplah realistis dan berikan waktu yang cukup untuk respons dan tindakan.
Namun, tetapkan tenggat waktu: mungkin 5 hari kerja, 2 minggu, atau 30 hari. Jangan
lupa untuk memberi tahu penerima bagaimana anda dapat dihubungi
 Bahkan ketika anda mempertahankan nada sopan, masih tepat untuk menyebutkan
niat anda untuk melanjutkan masalah ini jika sebuah resolusi tidak segera dirilis.
Kadang-kadang, anda bisa menempuh jalan yang panjang dengan memberi tahu
penerima surat bahwa anda tahu tentang Better Business Bureau, organisasi
perdagangan, jaksa agung negara bagian, pengacara distrik county, badan pengatur,
 kelompok advokasi konsumen, dan media. (Jika situasinya memungkinkan, atau anda
menulis surat tindak lanjut setelah tidak ada penyelesaian, beri tahu penerima bahwa
anda telah menghubungi orang lain dengan memasukkan daftar "CC" di bagian bawah
surat itu. Anda juga dapat menyatakan penyesalannya bahwa perusahaan dapat
kehilangan bisnis anda jika situasinya tidak diperbaiki. Pilihan lain mungkin
mengancam tolak bayar dengan perusahaan kartu kredit anda, jika relevan
 Apa pun yang anda ambil, simpan semua proses pengaduan, termasuk salinan semua
kwitansi dan surat. Jika anda memiliki dokumentasi untuk mendukung anda, seperti
iklan, jaminan, perjanjian, tanda terima, cek yang dibatalkan, dan sebagainya,
sertakan juga salinannya. Dalam beberapa kasus, pantas untuk meminta anda
menerima balasan secara tertulis. Jika surat pengaduan tidak mendapatkan hasil yang
anda butuhkan, anda akan ingin memiliki semua korespondensi dan catatan jika
terjadi tindakan hukum.

ONLINE HAL 234

3. Berdasarkan artikel tersebut, sebutkan beberapa komponen penting dan format dalam
penulisan surat-surat bisnis?
 Informasi pengirim: alamat jalan, kota/negara, kode pos, nomor telepon, e-mail
pengirim
 Tanggal saat itu: tanggal, bulan, tahun
 Informasi alamat: nama,judul pekerjaan, alamat jalan perusahaan, kota/negara, kode
pos
 Penghormatan: sambutan diawal surat
 Teks tubuh:
o Pengantar, menjelaskan alasan surat dan apa yang ingin dicapai dengannya, atau
juga bisa menyebut hubungan timbal balik jika penerima surat tidak mengenal
siapa pengirimnya
o Paragraf ke-2, memberikan detail lebih lanjut mengenai apa permintaan dari
pengirim surat
o Paragraf ke-3, opsional jika paragraf ke-2 kurang cukup untuk menjelaskan situasi
secara penuh
 Penutupan: 1 atau 2 kalimat yang meminta penerima surat mengambil tindakan apa
pun yang diminta dalam surat
 Tutup gratis: frase keluar yang dimasukan sebelum tanda tangan, seperti hormat saya,
salam, dengan rasa terima kasih, dll
 Tanda tangan surat
 Lampiran: menunjukan bahwa amplop itu menyertakan dokumen lain, seperti brosur
dan formulir pemesanan.

4. Berdasarkan artikel tersebut, jelaskan 8 aturan yang berkaitan dengan efektivitas dalam
melakukan korespondensi bisnis?
 Kejelasan, memiliki instruksi yang jelas menghilangkan kemungkinan bahwa
pembaca akan bingung dan secara tidak sengaja membuat sesuatu yang tidak aman,
atau menghabiskan lebih banyak uang untuk mencoba memahami instruksi. Kejelasan
akan memungkinkan lebih banyak orang untuk menindaklanjuti dan membalas
dokumen atau email Anda.
 Akurasi, memiliki informasi yang akurat sangat penting dalam berhubungan dengan
pengusaha atau karyawan. Ini memastikan bahwa semua penerima menerima
 informasi yang sama dan benar, membuatnya lebih menyenangkan bagi semua orang
yang terlibat.
 Kelengkapan, meninggalkan informasi atau perincian dalam memo atau dokumen
akan mengakibatkan gangguan dari penerima, serta memotong sumber daya berharga
yang mungkin terlewatkan karena ketidakakuratan penulis. Untuk menindaklanjuti
instruksi, pembaca perlu petunjuk yang lengkap dan mudah dimengerti, dan bebas
dari detail yang hilang.
 Aksesibilitas, mengizinkan penggunaan lampiran, atau daftar isi memungkinkan
pembaca untuk dengan mudah menelusuri email Anda yang mengumpulkan informasi
yang mereka butuhkan, alih-alih membaca apa yang tidak mereka butuhkan. Juga,
memiliki beberapa tempat di mana dokumen tersedia akan membantu mereka yang
mungkin tidak bisa mendapatkan salinan elektronik atau cetak dan sebaliknya.
 Keringkasan, menghindari dokumen 'bertele-tele' dan format yang mudah diikuti
memungkinkan pembaca untuk melihat informasi Anda lebih mudah, dan
menghilangkan frustrasi karena kelebihan informasi. Ini membantu karyawan
mengetahui apa yang perlu mereka ketahui lebih cepat, dan lebih efisien.
 Penampilan Profesional, memo atau email dengan bahasa sehari-hari atau tampilan
yang tidak profesional dapat menghalangi kredibilitas dokumen Anda atau
membuatnya terdengar terlalu muda. Mengikuti format dan standar bahasa membantu
pembaca merasa bahwa dokumen Anda sah dan valid, dirancang dengan baik dan
dicetak atau diformat teks dan informasi.
 Kebenaran, memiliki informasi yang benar akan membantu menunjukkan validitas
dokumen, tanpa kesalahan ejaan atau tata bahasa yang akan membuat orang merasa
bahwa dokumen Anda secara sembarangan disatukan. Memiliki tanda baca dan semua
informasi yang benar, membantu pembaca memahami informasi dan mengetahui
bahwa mereka dapat mempercayai apa yang ada. dicetak, menghilangkan situasi
hukum sebagai akibat dari kecelakaan karena informasi yang tidak akurat.

5. Berdasarkan artikel tersebut, jelaskan beberapa jenis korespondensi bisnis yang ada
dalam dunia bisnis?
 Surat bisnis, surat bisnis adalah cara utama bisnis berkomunikasi secara resmi dengan
pelanggan mereka dan bisnis lainnya. Bagi banyak orang, surat bisnis masih identik
dengan korespondensi bisnis, meskipun saat ini frasa 'korespondensi bisnis' memiliki
makna yang jauh lebih luas. Seperti halnya surat lainnya, surat bisnis adalah produk
dari orang yang menulisnya dan tergantung pada preferensi pribadi. Di sisi lain, ada
banyak aturan yang ditetapkan untuk menulis surat bisnis; beberapa dari mereka ketat,
yang lain dapat diabaikan, kadang-kadang melanggar beberapa aturan bahkan dapat
membuat surat Anda lebih efektif.
 Memo bisnis, adalah bagian dari korespondensi antar kantor yang dikirim antara
karyawan di perusahaan atau di antara anak perusahaan untuk berbagi ide, keputusan,
permintaan atau pengumuman. Mereka lebih pribadi dan lebih formal daripada email
tetapi kurang formal daripada surat. Mereka juga dapat dibandingkan dengan laporan,
tetapi sangat pendek. Tipe-tipenya terdiri dari:
o Memo operasional
o Memo keuangan
o Memo lingkungan
o Pengumuman (perubahan kebijakan, rapat, dll.)
o Minta tindakan
o Memo formulir
 o Cover memo
o Arahan
o Menanggapi pertanyaan
o Laporan perjalanan
o Memo kode berpakaian
 Faks bisnis, sepotong korespondensi bisnis adalah dokumen kertas yang dibuat
sebagai hasil dari transmisi kata-kata tertulis atau dicetak, foto, gambar atau peta
dengan sinyal listrik. Memfaks melibatkan pemindaian optik, pengkodean sinyal,
modulasi, transmisi sinyal, demodulasi, pengodean dan pembuatan salinan.
 E-mail bisnis, Email adalah kombinasi pidato informal (bahkan dalam bisnis),
komunikasi tertulis formal dan pengiriman instan. Sebelum email hanya faks yang
merupakan jenis korespondensi bisnis yang mampu mengirim sendiri, tetapi email
memberikan pesan lebih cepat dan lebih mudah.
 Tipe lain dari korespondensi bisnis mencakup koran bisnis, majalah/jurnal, siaran
pers, dan mungkin kartu ucapan.