OM

SWASTYASTU
GAGASAN
SURAT RUTIN
DAN PESAN
BERISI NIAT
BAIK

KELOMPOK 7
1. Strategi Untuk Surat Rutin

Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin

Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal

yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan
menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan
rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang
perlu mendapat perhatian.
 Karakteristik Surat yang Baik

Isi yang Jelas

Nada Niat Baik

Format yang tepat

 Dalam menyusun surat rutin, Anda dapat mengelola
pesan ke dalam tiga bagian :

Pembukaan : Pernyataan yang menyampaikan tujuan dengan segera.

Isi : Rincian yang menjelaskan tujuan

Penutup : Permintaan untuk tindakan atau kesimpulan yang sopan.

1.2 Surat Permintaan Langsung

Surat langsung bisa dibuka dengan pertanyaan atau permintaan. Pertanyaan-

pertanyaan dalam sebuah surat langsung harus paralel (seimbang secara
gramatikal).Surat permintaan langsung menjaga nada yang sopan, menguraikan
apa yang perlu dilakukan, san berfokus pada manfaat bagi pembaca. Banyak dari
surat bisnis rutin termasuk salah satu dari tiga kategori :
1) Meminta informasi atau tindakan
2) Memesan produk, atau
3) Membuat klaim yang meminta penyesuaian ketika sesuatu berlangsung
salah.
3. Surat Pesanan

Surat pesanan menentukan nama barang atau layanan, kuantitas, tanggal, harga,
dan metode pembayaran. Dalam pembukaan beritahukan segera kepada pembaca
bahwa surat itu merupakan otorisasi pembelian dan bukan semata-mata
permintaan informasi. Dari pada menulis Saya melihat sejumlah barang menarik
dalam katalog Anda, mulailah secara langsung dengan bahasa pemesanan seperti
Mohon kirimi saya via FedEx barang-barang dari katalog musim gugur Anda.
4. Membuat Surat Klaim Langsung

– Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman yang
dijanjikan terlambat, barang garansi mengalami kerusakan, atau pelayanan yang
mengecewakan. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat
klaim. Klaim langsung merupakan klaim yang Anda harap diterima dengan baik oleh
penerima. Membuat Secara Langsung. Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan
masalah yang jelas, didukung kliam yang spesifik, dan ditutup dengan pernyataan niat
baik. Ketika solusinya sudah jelas, nyatakan dengan segera (Mohon kirimkan kami 24
Royal hot air popcorn poppers untuk mengganti 24 hot oil poppers yang salah kirim
pada pengiriman tanggal 4 Januari). Ketika solusi kurang jelas, Anda mungkin meminta
perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan (Karena tiga
karyawan kami tidak memperoleh kamar, padahal mereka sudah mengonfirmasi
reservasi di hotel Anda pada tanggal 16 september, mohon Anda mengklarifikasi
kebijakan Anda terkait prosedur reservasi dan keterlambatan tiba).
5. Memenuhi Permintaan

Pembukaan sebuah surat balasan langsung memuat baris subjek. Baris subjek
membantu pembaca mengenali topik dengan segera. Biasanya disampaikan dalam
dua baris di bawah salam pembuka, baris subjek mengacu dalam bentuk singkat
pada korespondensi sebelumnya dan /atau meringkas sebuah pesan (subjek:
pertanyaan tanggal 12 Juli anda mengenai Peranti Lunak WorkZone). Baris subjek
tersebut sering tidak menggunakan kata sandang (suatu, sebuah), bukan
merupakan kalimat lengkap, dan tidak di akhiri titik.
Membuka secara langsung. Surat yang menjawab permintaan dibuka dengan baris subjek untuk
mengidentifikasi topik dengan segera. Dalam isi surat balasan Anda, berikan penjelasan dan informasi
tambahan. Karena surat yang ditulis pada kertas berkop perusahaan dianggap kontrak yang mengikat
secara legal, pastikan untuk memeriksa fakta dan angka dengan hati-hati.

Mengatur informasi secara logis. Saat menjawab sekumpulan pertanyaan atau memberikan banyak
data, aturlah informasi tersebut secara logis dan buat agar mudah dibaca dengan menggunakn daftar,
tabel, judul bagian, cetak tebal, cetak miring, atau sarana grafis lainnya. Merespons pertanyaan
konsumen merupakan sebuah kesempatan baik untuk mempromosikan bisnis Anda.

Menjelaskan surat balasan. Pada surat balasan langsung, pembukaan menyampaikan tujuan surat dan
membangun hubungan dengan pembaca dengan berterima kasih padanya atas dukungan pada musim
pertandingan sebelumnya. Isi surat memuat sebuah bullet dan penjelasan mengenai informasi yang
dikirim. Penutup yang ramah dan pribadi yang menyimpulkan surat balasan langsung tentu dilakukan
untuk membangun hubungan baik dan mempromosikan bisnis di masa depan sambil memberi
informasi yang ingin diketahui.
 6. Menulis Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi ditulis untuk mencalonkan orang untuk penghargaan dan untuk keanggotaan
dalam organisasi. Surat rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan objektif mengenai
individu dan membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan.

Pembukaan. Mulailah rekomendasi karyawan dengan mengidentifikasi kandidat dan posisi yang
diincarnya, jika hal itu diketahui. Nyatakan bahwa pernyataan Anda sifatnya rahasia, dan beritahu
bahwa Anda menulis atas permintaan pelamar (kandidat).Surat yang merekomendasikan orang
untuk penghargaan bisa dibuka dengan pernyataan yang lebih suportif.
Isi Surat. Isi surat rekomendasi pekerjaan sebaiknya menjelaskan kinerja dan potensi kandidat dalam
istilah yang spesifik. Rekomendasi yang baik menjelaskan kualitas umum (”keahlian keorganisasional
hubungan antar pribadi”) yang didukung oleh bukti-bukti spesifik yang menjelaskan kualitas
tersebut.

Kesimpulan. Pada paragraf akhir sebuah rekomendasi, Anda sebaiknya menawarkan evaluasi
keseluruhan. Tunjukkan bagaimana Anda memeringkat orang itu dalam kaitannya dengan orang lain
pada posisi yang sama. Banyak manajer yang menambahkan sebuah pernyataan yang menunjukkan
apakah mereka akan mempekerjakan kembali pelamar, kalau ada kesempatan.

Bagian penutup rekomendasi menyampaikan peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan

untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon. Surat rekomendasi yang umum, yang ditulis
ketika kandidat belum tahu posisi spesifik yang dituju, sering dimulai dengan salam KEPADA CALON
ATASAN. Rekomendasi yang lebih spesifik, untuk mendukung pelamar pada posisi yang sudah
diketahui, ditujukan pada individu.
 7. Mengabulkan Klaim dan Membuat
Penyesuaian

Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum dan keinginan untuk
memelihara hubungan baik dengan konsumen. Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka
kadang kala menerima klaim atau keluhan dari konsumen. Kebanyakan bisnis
mengabulkan klaim dan segera membuat penyesuaian, mereka mengganti barang
dagangan, mengembalikan uang, memperpanjang diskon, mengirim kupon, dan
memperbaiki barang.
Tips untuk Menulis Surat Rekomendasi :

1. Identifikasi tujuan dan kerahasiaan pesan.

2. Jelaskan hubungan Anda dengan pelamar.
3. Jelaskan lamanya pelamar bekerja dan pekerjaannya, jika
relevan.
4. Berikan contoh spesifik keahlian profesional dan kepribadian
pelamar.
5. Badingkan pelamar dengan orang lain dalam bidang yang
sama.
6. Tawarkan peringkat keseluruhan pelamar.
7. Ringkas atribut-atribut pelamar.
8. Tarik kesimpulan berkaitan dengan rekomendasi.
 Dalam merespons klaim konsumen, pertama-tama harus
memutuskan apakah akan mengabulkan klaim atau tidak. Kecuali kalau
klaim tersebut jelas-jelas curang atau menunjukkan jumlah yang
berlebihan. Ada kemungkinan besar untuk mengabulkannya.
Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan, mendapatkan kembali
kepercayaan konsumen, dan mempromosikan bisnis lebih lanjut.
Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat penyesuaian :
1. Meralat kesalahan, jika ada yang salah.
2. Mendapatkan kembali kepercayaan konsumen
3. Mempromosikan bisnis lebih lanjut.
8. Menulis Pesan Untuk Menangani
Niat Baik
Pesan niat baik itu adalah:
– Selfless (Tanpa pamrih). Pastikan untuk memfokuskan pesan semata-mata pada penerima
dan bukan pengirim.
– Specific (Spesifik). Buat pesan menjadi personal dengan menyebutkan kejadian spesifik
atau sifat khas penerima.
– Sincere (Sungguh-sungguh). Biarkan kata-kata Anda menunjukkan perasaan yang
sebenarnya.
– Spontaneous (Spontan). Jaga agar pesan Anda segar dan antusias.
– Short (Singkat). Meskipun pesan niat baik dapat sepanjang yang diperlukan, cobalah
untuk mencapai tujuan Anda dalam sedikit kalimat.
9. Menulis Pesan Internasional

Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan

organisasional, format, dan budaya negara penerima. Surat yang
ditujukan kepada individu di wilayah tertentu, seperti Jepang dan
Eropa, sebaiknya menggunakan pola organisasional yang kurang
langsung dan lebih formal nadanya, surat tersebut juga sebaiknya
disesuaikan dengan format surat regional yang tepat.
SESI DISKUSI
OM SANTI, SANTI,
SANTI OM