Berikan Detail dan Penjelasan yang Diperlukan

Bagian isi pesan rutin dan positif biasanya merupakan bagian yang terpanjang. Anda
membutuhkan banyak ruang untuk menjelaskan poin Anda secara lengkap, sehingga para
audiens tidak akan bingung atau ragu. Selain pemberian detail di bagian isi pesan, pertahankan
nada dukungan yang telah dibangun di bagian pembukaan.
Semakin lengkap deskripsi akan semakin tidak negatif dan semakin menekankan tentang
bagaimana cara audiens memperoleh manfaat dari perubahan yang terjadi. Walaupun
demikian, berhati-hatilah: Anda dapat menggunakan informasi negatif dalam jenis pesan ini
hanya jika Anda sangat yakin bahwa audiens akan merespon secara positif. Bila tidak, gunakan
pendekatan tidak langsung.

Akhiri dengan Penutup yang Sopan

Pesan Anda sangat mungkin akan berhasil bila para pembaca Anda ditinggalkan dengan
perasaan bahwa Anda memikirkan kesejahteraan pribadi mereka. Anda dapat menyelesaikan
tugas ini dengan menyoroti manfaat audiens atau dengan menyatakan penghargaan atau niat
baik.

Contoh Umum Jawaban Rutin dan Pesan Positif

Seperti permintaan rutin, Anda akan menemui perlunya berbagai macam jawaban rutin
dan pesan positif. Sebagian besar pesan rutin dan positif masuk ke enam kategori utama
berikut: menjawab permintaan informasi dan tinakan, mengabulkan klaim dan permintaan
penyesuaian, rekomendasi, pesan informatif, pengumuman berita baik, dan pesan niat baik.

Menjawab Permintaan Informasi dan Tindakan

Setiap profesional menjawab pemintaan informasi dan tindakan dari waktu ke waktu,
dan beberapa fungsi bisnis menjawab permintaan seperti itu berkali-kali dalam sehari. Bila
respons terhadap permintaan adalah jawaban yang sederhana seperti ya atau informasi
langsung lainnya, respons langsung adalah yang paling cocok.
Mengabulkan Klaim dan Permintaan Penyesuaian

Dalam beberapa kasus, bahkan perusahaan yang dikelola dengan sangat baik pun
kadang membuat kesalahan seperti salah menggunakan produk atau kerusakan barang ketika
dikirim. Hanya sedikit orang yang bersusah payah supaya dapat meminta penyesuaian kecuali
mereka benar-benar mempunyai masalah, jadi sebagian besar bisnis dimulai dengan asumsi
bahwa pelanggan adalah benar.

Memberikan Rekomendasi

Ketika menulis surat rekomendasi, tujuan Anda adalah meyakinkan para pembaca
bahwa orang yang direkomendasikan mempunyai karakteristik yang sesuai dengan pekerjaan,
penjugasan proyek, atau tujuan lain yang dicari oleh orang tersebut.

Menciptakan Pesan Informatif

Semua perusahaan mengirimkan pesan rutin yang informatif seperti pemberitahuan

untuk mengingatkan sesuatu kebijakan. Sebagian besar pesan informasi bersifat netral. Yakni,
pesan tersebut tidak mendorong respons positif maupun respons negatif dari para pembaca.

Mengumumkan Berita Baik

Untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan baik, peruahaan yang cerdas

mengenali bahwa perusahaan sebaiknya menyebarkan berita mengenai perkembangan positif
yang terkait dengan apakah perusahaan membuka fasilitas baru, memilih eksekutif baru,
memperkenalkan produk atau jasa baru, atau menjadi sponsor kegiatan masyarakat.