Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menulis Permintaan Rutin dan
Pesan Positif
Nyatakan permintaan atau gagasan
Apabila anda meminta sesuatu nyatakan apa yang anda inginkan dalam kalimat pertama
atau kedua dan penjelasan diletakkan sesudahnya.
Dilakukan sesuai dengan SOP Perusahaan
Pesan Rutin
Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menulis Permintaan Rutin dan
Pesan Positif
Berikan rincian yang perlu
Gunakan bagian tengah dari teks anda untuk menjelaskan permintaan semula disamping
menunjukkan manfaat yang akan dinikmatinya jika mengabulkan permintaan itu.
Tutup dengan permintaan yang tulus untuk melakukan tindakan spesifik.
Tutup permintaan anda dengan dua elemen penting: (1) permintaan akan jawaban yang
spesifik (lengkap dengan batas waktu jika berlaku) dan (2) nyatakan penghargaan dan niat
baik. Bantu penerima surat anda dengan menyertakan nomor telepon, jam kantor, dan
informasi kontak lainnya.
Pesan Rutin
Pengertian
Pesan good news dan good will adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan
positif dan menyenangkan kepada pihak lain.
Pesan-pesan Good News & Good Will
Beberapa Contoh
Good News tentang pekerjaan
Finansial
Kenaikan gaji
Bonus lembur kerja
Insentif
THR
Asuransi jiwa dan kesehatan
Nonfinansial
Promosi jabatan
Tanda penghargaan
Fasilitas kendaraan dan perumahan
Pesan-pesan Good News & Good Will
Beberapa Contoh
Good News tentang produk
Pemberian diskon
Buy 3 get 1 free
Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah langsung tanpa diundi
Produk rusak uang kembali
Layanan garansi
Pesan-pesan Good News & Good Will
Beberapa Contoh
Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga
hubungan bisnis.
Menuliskan memo kepada karyawan untuk membangkitkan motivasi, kedisiplinan dan prestasi
karyawan.
agian II
Penulisan Bad News
Bad News
Memberi pandangan ke masa depan
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad
News
Memilih Pendekatan Organisasional
Pendekatan Langsung
Diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai
alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Alasan menggunakan pendekatan langsung
Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke point yang dituju
Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
Pesan disampaikan secara empati
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News
menyukai keterusterangan.
Mengembangkan Pesan Persuasif
Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas merupakan kemampuan untuk dipercaya karena anda
dapat diandalkan dan percaya diri.
Salah satu cara terbaik untuk memperoleh kredibilitas adalah
mendukung pesan anda dengan fakta, misalnya dengan: kesaksian,
dokumen, garansi, statistik, hasil riset, dan lain-lain.
Cara lain untuk memperoleh kredibilitas termasuk:
menjadi seorang ahli
Bersikap antusias
Bersikap objektif
Bersikap jujur
Bersikap dapat dipercaya
Mempunyai niat baik
Menetapkan pijakan yang sama
Mengembangkan Pesan Persuasif
Kerangka Argumentasi
Attention
Meyakinkan penerima sejak awal bahwa anda mempunyai sesuatu yang bermanfaat
atau menarik untuk dikatakan. Awali setiap pesan persuasif anda dengan pernyataan
yang menyita perhatian yang:
Disesuaikan dengan orangnya
Berorientasi pada penerima
Langsung
Relevan
Menarik
Mengembangkan Pesan Persuasif
Kerangka Argumentasi
Interest
Menjelaskan hubungan pesan dengan penerima. Dalam bagian minat ini meliputi:
Lanjutkan tema pembuka dengan lebih rinci.
Kaitkan manfaat secara spesifik pada kalimat-kalimat yang merenggut perhatian.
Desire
Membuat penerima ingin berubah dengan menjelaskan bagaimana perubahan akan
menguntungkan mereka.
Dalam bagian keinginan ini, meliputi:
Berikan bukti pendukung pernyataan anda
Tarik perhatian pada lampiran
Mengembangkan Pesan Persuasif
Kerangka Argumentasi
Action
Menyarankan tindakan yang anda inginkan untuk diambil penerima. Dalam bagian ini
dapat diakhiri dengan:
Saran langkah spesifik yang dapat diambil penerima
Ulangi pernyataan manfaat bagi penerima bila bertindak seperti yang anda inginkan
Buat tindakan semudah mungkin
Mengembangkan Pesan Persuasif
Memilih Daya Pemikat
Daya tarik emosiaonal dan logis diperlukan untuk menulis pesan persuasif yang
berhasil. Menemukan keseimbangan yang tepat antara kedua jenis imbauan
tersebut tergantung pada 4 faktor, yaitu:
Tindakan yang ingin dicapai
Harapan pembaca
Tingkat penolakan yang harus diatasi
Sejauh mana anda merasa mendapat mandat untuk menjual atau menyampaikan
sudut pandang anda.
Mengembangkan Pesan Persuasif
Memilih Daya Pikat
Pemikat Emosional
Untuk membujuk penerima anda dapat menyentuh emosi manusia dengan
mendasarkan argumen anda pada kebutuhan atau simpati penerima, asalkan imbauan
emosional anda halus.
Menggunakan kata-kata seperti: sukses, prestise, catatan kredit, penghematan,
gratis, nilai dan kenyamanan; menempatkan penerima dalam kerangka pikiran
lain yang jelas, dan seterusnya sampai anda mencapai persamaan yang mendasar
Mengembangkan Pesan Persuasif
Memilih Daya Pemikat
Pemikat Logika
Daya pikat logika memerlukan alasan manusia. Imbauan ini dapat menggunakan:
Analogi. Yaitu memberi alasan dari bukti spesifik untuk bukti spesifik
Induksi. Yaitu alasan dari bukti spesifik kepada simpulan umum
Deduksi. Adalah alasan dari generalisasi kepada simpulan yang spesifik.
Mengembangkan Pesan Persuasif
Pertimbangan etika
Untuk mempertahankan etika tertinggi cobalah membujuk tanpa memanipulasi.
Arti positif dari membujuk adalah mempengaruhi penerima dengan memberikan
informasi kepada mereka untuk memilih.
Menulis Pesan Persuasif
Jenis-jenis Permintaan Persuasif
Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Melakukan suatu tindakan atau penyesuaian dalam mempertahankan permintaan anda
tetap dalam batas.
Gunakanlah perencanaan organisasional AIDA.
Menulis Pesan Persuasif
Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
Disebut juga surat keluhan; sasarannya adalah membujuk seseorang untuk
melakukan penyesuaian bagi kepentingan anda atau perusahaan anda.
Buat klaim persuasif anda:
Lengkap dan spesifik
Bernada percaya diri dan positif
Klaim seperti ini dapat terjadi dalam hubungan antara perusahaan dengan
pemasok. Kadang-kadang bisa terjadi barang yang dipesan tidak sesuai dengan
spesifikasi yang diminta, baik volume, jenis, kualitas ataupun karakteristik
yang lain.
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
Perbedaan antara pesan penjualan dan pesan pengumpulan dana:
Pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang mencari laba untuk
membujuk pembaca membelanjakan uangnya bagi produk mereka sendiri
Pesan pengumpulan dana biasanya dikirimkan oleh organisasi nirlaba yang
membujuk pembaca untuk menyumbangkan uang atau waktu kepada orang
lain.
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
Perencanaan Pesan-pesan Penjualan
Ketika merencanakan pesan penjualan, hal yang paling dasar yang harus
dilakukan adalah:
Kenali produk anda
Kenali penerima pesan anda
Kenali sasaran penjualan
Memutuskan tipe penjualan
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
Mengorganisasikan dan menyusun pesan penjualan
Menarik perhatian
Cara untuk menyiapkan surat penawaran supaya menarik perhatian,
antara lain:
Berita yang benar
Imbauan pribadi pada emosi dan nilai-nilai pembaca
Sifat yang paling menarik plus berkaitan dengan manfaat
Angka yang mencengangkan
Membangun minat
Dalam pesan untuk membangkitkan minat, anda menonjolkan sifat
utama dari produk. Untuk menetapkan sifat sentral dari produk yang
dijual, tanyakan pada diri sendiri:
Apa yang ditawarkan pesaing?
Apa yang khusus dari produk saya?
Apa yang sebenarnya dicari oleh pembeli potensial?
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
Mengorganisasikan dan menyusun pesan penjualan
Meningkatkan Hasrat
Untuk meningkatkan keinginan, surat terbaik adalah surat pendek. Surat itu
membeli.
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
Merencanakan Pesan Pengumpulan Dana
Empat Hal yang Harus diperhatikan
Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik
Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada
pihak lain
Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan
Jelaskan manfaat kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca