“PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN dan POSITIF,

PENULISAN BAD NEWS, Dan PENULISAN PESAN-PESAN

PERSUASIF”

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Menulis pesan-pesan bisnis baik yang berupa sura-surat, laporan, dan proposal
(usulan) untuk kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan dan memo
merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis. Telebih lagi, penulisan surat-surat
bisnis yang memberikan kesan positif atau citra yang baik bagi para pembaca
merupakan hal yang perlu memperoleh perhatian bagi organisasi perusahaan. Dalam
bab ini akan dibahas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan bagaimana strategi
penulisan permintaan rutin, pesan-pesan good news, dan goodwill, menulis jawaban
positif, menangani permintaan kredit rutin, surat rekomendasi, dan pemberitahuan
Dalam bab selajutnya akan dibahas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan
penulisan bad-news atau berita/ pesan yang kurang menyenangkan yang mencakup
bagaimana pendekatan organisasional untuk pesan-pesan badnews, pesan-pesan bad
news yang berkaitan dengan suatu pesanan (orders) dan bagaimana memberikan
jawaban terhadap pesan-pesan yang bersifat negative.
Setelah mengetahui bagaimana menuliskan pesan-pesan yang bersifat kuramg
menyenangkan, dalam bab ini akan dibahas mengenai penulisan pesan-pesan
persuasive. Dimulai dari komponen-komponen pesan persuasive, rencana
organisasional AIDA terkait pesan-pesan persuasif alat alat untuk memperkuat pesan
tersebut serta kunci dari penulisan pesan persuasif yang baik.
1.2. Rumusan masalah
Terkait dengan Macam-macam Penulisan Pesan bisnis dalam suatu perusahaan
maka masalah yang dikaji adalah sebagai berikut:
1. Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif
2. Penulisan Bad News
3. Penulisan Pesan-pesan persuasif
1.3. Tujuan
Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah :
1. Menjelaskan bagaimana strategi permintaan pesan-pesan rutin
2. Menjelaskan bagaimana strategi penulisan pesan-pesan positif
3. Menjelaskan penulisan pesan-pesan goodwill dan goodnews
4. Membuat surat konfirmasi suatu perusahaan
5. Menjawab surat permintaan informasi
6. Menjelaskan persetujuan suatu kredit
7. Menjelaskan bagaimana memberikan refrensi kredit
8. Menjelaskan bagaimana membuat surat rekomendasi
9. Menyebutkan beberapa komponen pesan-pesan persuasif
1
 10. Menjelaskan rencana organisasional AIDA untuk pesan-pesan persuasif
11. Menyebutkan beberapa alat untuk memperkuat pesan-pesan persuasif
12. Mengidentifikasi beberapa kunci dalam penulisan pesan-pesan persuasif yang baik
13. Menyebutkan beberapa komponen pesan-pesan persuasive
14. Menjlaskan rencana organisasonal AIDA untuk pesan-pesan persuasif
15. Mengidentifikasi beberapa kunci dalam penulisan pesan-pesan persuasif yang baik
1.4. Manfaat
Manfaat Penulisan Pesan Bisnis bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Sumber informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis
2. Untuk emberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar
3. Dapat melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis dengan orang lain.

BAB II
PEMBAHASAN

A. PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN dan POSITIF

1.1 Strategi Penulisan untuk permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif
Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, penerimaan produk kepada
pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian
penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat
kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin
dalam dunia bisnis.
Pengorganisasian pernintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis
pada dasarnya memiliki pola yang hamper sama dan menggunakan pendekatan lansung
atau deduktif, sebagaimana Nampak dalam Tabel 9.1
Kebanyakan pesan – pesan rutin, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-
pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis satiap
hari. Jika pesan-pesan itu memerlukan suatu hal yang khusus, ditujukan kepada audiens
dengan perbedaan budaya minimal , atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang
ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan lansung (direct approach)
atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.
Mulailah dengan pernyataan ide pokok (main idea) yang jelas, ikuti dengan
penjelasan secara rinci, dan akhiri dengan pernyataan keramahan (coutesy) dan harapan
tindakan (action) yang diinginkan. Pendekatan lansung memiliki beberapa keunggulan
dan kelemahan sebagai berikut.

2
 Tabel 9.1 Pendekatan lansung pesan rutin dan good news

Routine Messages (Pesan Rutin) Good News (Berita / Kabar Baik)

 Pembuka : pernyataan ide pokok
(main)
 Pertengahan / isi : Penjelasan rinci
 Penutup : meningkatkan kembali
ide pokok atau mencakup
pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan.
 Pembuka : pernyataan good news
 Pertengahan / isi : Penjelasan rinci
 Penutup : meningkatkan kembali
good news atau mencakup
pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan.

Keunggulan :
 Meningkatkan pemahaman secara komprehersiif (menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
 Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui pa maksud
pesan tersebut dan juga dapat memutuskan seger pada bagian amana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

Kelemahan :
 Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
 Kesulitan untuk mengubah pola piker yang cenderung “to the point”
 Hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya
1. Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin
Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim
dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan lansung untuk permintaan
pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/ permulaan dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapatkan perhatian. Untuk
menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan
secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga
mudah dipahami oleh pembaca.
Selanjutnya, ikuti penjelasan lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-
pesan rutin, yang dikehendaki. Selain itu, pada bagian pertengahan dari pesan rutin perlu
disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum, penjelasan yang
lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan
pendekatan Tanya-jawab (ask-question approach ), seperti meminta informasi tentang
spesifikasi produk, harga produk, system pengiriman produk, cara pembayaran produk,
pemberian garansi,ukuran produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan produk.
Pada bagian akhir dari permintaan pesan- pesan rutin kemukakan pernyataan
keramahan, apresiasi / penghargaan, dan tindakan khusus yang diinginkan. Untuk
memudahkan respons pembaca, kan lebih baik kalau dicantumkan informasi penting yang
dapat dihubungi segera seperti alamat kantor, nomor telepon, atau alamat emailnya, jam
dan hari kerja serta kontak informasi penting lalinnya.

3
 2. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif
Tujuan yang ingin dicapai adalah mengkomunikasikan good news, menjawab semua
pernyataan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dan memberikan suatu bentuk
penghargaan yang baik terhadap pihak lain. Yang lebih penting apapun bentuk permintaan
yang iinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun tertulis,
bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana,
yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Upayakan bagian awal penulisan pesan-
pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik
perhatian pembaca.
Selanjutnya pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci (supporting
idea ). Bagian ini memiliki porsi bahasan terbanyak dibandingkan dengan bagian awal dan
akhir.
Bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang
baik atau pernyataan keramahan (close courtesy) dan pernyataan harapan tindakan khusus
yang diinginkan oleh pembaca.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang brkaitan dengan
komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.
a. Ide- ide pokok yang Jelas
Penulisan pesan-pesan positif yang meggunkan pendekatan lansung,pada umumnya
diawali dengan (lagi-lagi) pernyataan ide pokok yang jelas yang berkakitan dengan apa
pesan-pesan positif yang akan disampaikan kepada pembaca. Hamper semua komunikasi
bisnis mempunyai dua tujuan mendasar yaitu (1) menyampaikan informasi dan (2)
mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan pembaca atau
paling tidak membuat merekamau menerima pesan-pesan yang disampaikan.
Sebelum memulai menulis suatu pesan, coa tanyakan pada diri sendiri : pesan-pesan
apa yang paling penting dan menarik perhatian pembaca? Jawaban terhadap petanyaan-
pertanyaan tersebut akan memberikan petunjuk dalam menyampaikan pesan-pesan yang
bernada positif bagi pembaca.
b. Penjelasan Rinci
Bagian pertengahan dari suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news, dan
goodwill merupakan bagian penting dan memiliki posi bahasan terbesar serta perlu
penjelasan yang cukup rinci. Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan
sebuah atau dua buah kalimat. Tetapi perlu dijelasdkan poin-poin secara lengkap,
sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi atau subtansi pesan.
Disamping memberikan penjelasan yang rinci pada bagian pertengahan, anda uga harus
dapat menjaga pokok bahasan yang telah ditetapkan pada bagian-bagian awal.
c. Penutup Surat
Pesan- pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca
memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima
pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. Yakinlah kepada pembaca bahwa mereka
tahu apa yang akan dilakukan suatu organisasi bisnis, dan mereka tahu bahwa tindkan
tersebut memberikan manfaat bagi mereka. Lagi pula, yang tak boleh dilupakan adalah
akhiri bagian penutup surat dengan suatu pernyataan sikap keramahan dan kesopanan

4
 sebagai sebuah bentuk apresiasi (penghargaan, penghormatan) yang diberikan kepada
orang lain. Kalau anda merasa senang ketika orang lain menghargai idea tau gagasan
anda, maka berlatihlah untuk menghargai orang lain.
1.2 Pesan-pesan Good News dan Goodwill
Pesan –pesan ggod news dan goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan
kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan
goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembankan dan
menjaga hubungan baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/ pegawai, dan
masyarakat public pada umumnya. Apalagi dalam dunia bisnis seperti sekarang ini
cenderung bebas persaingannya semakin ketat, terbuka dan mengglobal, menjaga relasi
dengan para pelanggannya memiliki arti yang sangat penting bagi dunia bisnis.

1. Good News tentang Pekerjaan

Pada umumnya, surat yang menginformasikan kebar baik atau berita yang
menyenangkan (good news) menggunkan pendekatan lansung (direct approach) .
namun tidak tertutup kemungkinan, sesuatu yang menyenangkan atau menngembirakan
pihak lain diungkapkan dengan pendekatan tidak lansung (indirect approach), terutama
jika penyampaian pesannya dilakukan secara lisan.
Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan
masalah pekerjaan, baik yang bebentuk finansial maupun nonfinansial, antara seperti
yang terangkum dalam tabel 9.2.

Finasial Nonfiansial
 Kenaikan gaji  Promosi jabatan
 Bonus lembar kerja  Tanda penghargaan
 Insentif  Fasilitas kendaraan dan perumahan
 Tunjangan hari raya  Proposal (usulan) suatu proyek
diterima
 Kredit dengan bunga yang
sangat ringan
 Asuransi kesehatan dan jiwa

2. Good News tentang Produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi
bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas,
pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan metode promosi yang tepat, dan
pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.
Dalam dunia bisnis yang berkaitan dengan produk antara lain :
1. Pemberian diskon harga produk hingga 50 %
2. System beli 3 produk dapat tambah 1 produk gratis (buy 3 get 1 free)
3. Pemberian kupon diskon harga produk
4. Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah lansung maupun
diundi (seperti: kaos, jaket, helm, gantungan kunci, jam dinding, jam tangan dll )
5. Produk rusak uang kembali atau ditukar dengan produk yang baik

5
 6. Jaminan harga produk paling murah ( apabila ditempat lain ada yang menjual
dengan harga yang lebih murah untuk produk yang sama akan dapat bonus)
7. Jaminan layanan (garansi) produk hingga 3 tahun

3. Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga
hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai
pihak, seperti pelanggan, pemasok, atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian
pesan-pesan secara bersahabat yang secara tak lansung berkaitan dengan tujuan bisnis.
Sebagai contoh, CEO General Elektric, Jack Welch, dikenal dengan salah seorang CEO
yang relatif sering memberikan memo dengan tulisan tangan kepada semua
karyawannya. Welch menulis memo untuk memotivasi para karyawan agar mereka
dapat meningkatkan kedisiplinan dan prestasi kerja.
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan memlalui pemberitahuan ucapan selamat
kepada karyawan/ pegawainya atau pihak lain, seperti : naik pangkat atau jabatan,
dianggakat sebagai pimpinan suatu organisasi bisnis dan sejenisnya. Penyampaian
ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok,
seperti ungkapan selamat uang tahun, ucapan atas penyelesaian studi, merupakan hal
yang baik untuk menjaga hubungan diantara mereka.
1.3 Menulis Jawaban Positif
Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu
pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai
permintaan informasi yang positif tersebut , dapat digunakan pendekatan lansung yang
dimulai dengan pernyataan yang posistif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan
pernyataan atau penghargaan pada orang lain.
a. Surat-surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat suatu konfirmasi
(confirmation letter) , yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan
produknya telah diterima. Pada umumnya, surat konfimasi diperlukan apabila
terdapat pasanan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya,
apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil,
pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.
Dengan menggunakan pendekatan lansung, pragraf pertama dari surat
pengakuan berisi pernyataan tentang kabar/ berita baik. Dalam surat konfirmasi
tersebut, yang harus disampaikan adalah bahwa produk yang dipesan sedang dalam
proses pengecekan dan segera dikirimkan ke pelanggan secara cepat dan tepat sesuai
dengan yang mereka kehendaki.
Pada bagian pertengahan, harus dinyatakan secara jelas dan tegas sikap
profesionalisme dari suatu perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi
secara akurat dan jelas. Pada bagian terkhir surat pengakuan/ konfirmasi pesanan,
anda meyakinkan pemesanan apa yang dilakukan berikutnya dan manfaat apa yang
akan diperolehnya. Disamping itu, jangan lupa ucapan terimakasih atas kerja sama
yang baik yang ditunjukkan dengan adanya pesanan produk tersebut.
b. Menjawab Permintaan Informasi

6
 Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun
departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda menangani
permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukannlah
hal yang mudah.
Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk
mengambil beberapa tindakan tusan harus dilakukan oleh tingkat manajer/
pimpinanyang lebih tinggi oleh karena itu, proses pengambilan keputusan cenderung
lamban, permintaan informasi dari pelanggan atau pihak lain yang harus direspons
secara cepat dan tepat.

1. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial

Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial
(potencial sales) , terdapat tiga tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian
yaitu, : (1) member tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua
pertanyaan ; (2) mendorong penjualan yang kan dating; dan (3) memberikan kesan
yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan
tambahan informasi produk terbaru.
2. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi
dapat dilakukan dengan (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan
lengkap.dan (2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap
pelanggan.
1.4 Menangani Permintaan Kredit Rutin
Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan dari
dunia pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti IMF,
World Bank, ADB, maupun Islamic Development Bank untuk melakukan pembangunan
di berbagai bidang. Dengan kata lain, pertumbuhan perekonomian nasional tak dapat
dipisahkan dengan masalah kredit.
Pelaku bisnis sering membawa dompet yang berisikan kartu-kartu kredit dari berbagai
lembaga perbankan yang sangat bermanfaat bagi kelancaran operasional bisnisnya.
Melalui kartu kredit ini, para pelaku bisnis memperoleh berbagai kemudahan layanan
seperti pembelian aneka macam produk secara kredit (angsuran), mengambil uang tunai
melalui ATM, membayar rekening telepon, atai isi ulang pulsa secara elektronik.
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga
keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagi kepentingan. Oleh karena
itu kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan
permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters)
dan refrensi kredit (credit refrence).
1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada
pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan
dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut. Bagian pertengahan
surat persetujuan kredit mencakup beberapa hal, antara lain batas maksimal jumlah
kredit yang diberikan, lama ddan jumlah angsuran per bulan, Tanggal rekening

7
 dikirim beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi
lainnya yang berkaitan dengan masalah kredit tersebut. Dalam kaitannya dengan
persetujuan akad kredit dengan jumlah plafon tertentu, adakalanya dilibatkan oihak
notaris yang ada dalam sutu wilayah tetentu. Oleh karena merupakan dokumen
resmi, surat perjanjian peretujuan kredit harus di cek benar-benar baik disisi
penulisan kata, kalimat, penggunaan tanda baca secara tepat, tingkat akurasi,
kelengkapan isi/ sebtansi pesan, maupun penjelasannya.
2. Memberikan Referensi Kredit
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan
kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer
secara online. Teminal komputer dihubungkan secara lansung ke kantor cabang
yang mereka miliki. Indonesia sebagai salah satu negara yang sedang berkembang
juga sudah memulai sistem pelayanan di dunia perbankan secara online. Khususnya
perusahaan perbankan swasta nasional. Smentara perbankan yang tumbuh dan
berkembang di berbagai pelosok daerah tanah air seperti BPR nampaknya masih
membutuhkan waktu cukup lama dan suntikan dana segar yang cukup untuk
menuju sistem perbankan online. Sistem perbankan online memungkinkan kantor
pusat mudah melakukan monitor terhadap segala aktifitas yang ada pada cabang-
cabang mereka. Disamping itu, para nasabah juga memperoleh kemudahan layanan
yang berkaitan dengan penarikan uang tunai atau pemindahbukuan atau
pembayaran secara online.
Kadang kala, permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak
memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Akan tetapi, untuk jenis-jenis kredit
tertentu yang memiliki nilai kredit yang tinggi, umumnya pemberi kredit
memerlukan surat rekomendasidari pihak lain. Ada dua hal yang perlu diperhatikan
dalam surat rekomendasi, antara lain (1) permohonan surat rekomendasi harus
resmi tau disahkan, dan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-
buat.
1.5 Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan
Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang
memiliki posisi penting dalam suatu perusahaan. Dalam surat rekomendasi umumnya
dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan,
kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk
melanjutkan karirnya.
Selain para pebisnis, para dosen senior juga seringkali diminta untuk memberikan
surat rekomendasi kepada para alumni yang ingin melanjutkan studi laanjut baik dalam
negeri maupun luar negari. Selain untuk melanjutkan studi, kadang kala surat
rekomendasi digunakan untuk melamar pekerjaan.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan
erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik antara lain:
a. Nama lengkap pemohon
b. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
c. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendri
d. Hakikat hubungn antara penulis dan pemohon

8
 e. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi / kedudukan yang dicari.
Surat rekomendasi baiasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak
diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya surat
rekomendasi dikirimkan secara lansung ketempat tujuan yang dikehendaki oleh para
pemohon.
Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterimanya
sebagai pegawai baru atau keberhasilan malamar suatu pekerjaan. Setiap orang
tentunya akan senang sekali bila lamaran kerjanya membuahkan hasil, dengan
diterimanya ia sebagai pegawai/ karyawan disuatu organisasi (bisnis maupun
nonbisnis).

B. PENULISAN BAD NEWS

2.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News
Ketika memberikan tanggapan atas kelugan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan
tentang pesanan, atau memebritahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat
mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negative. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan,
yaitu (1) penyampaian bad-news, (2) penerimaan pesan tersebut, (3) menjaga goodwill sebaik
mungkin dengan audiesn. Disamping itu, perlu juga dijaga citra organiasi/ perusahaan sebaik
mungkin.
a. Menciptakan Audience-centered tone
Nada atau informasi dalam menyampaikan bad news mampu memberikan kontribusi
yang cukup penting bagi ektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal tersebut
mempunyai tiga tujuan sesifik :
1. Membantu audies anda mengerti bahwa bad-news menggambarkan suatu keputusan
yang tegas.
2. Membantu audiens anda megerti bahwa keputusan anda adil
3. Membantu audiens agar tetap memberikan goowill bagi perusahaan.
Dalam penyampaian pesan-pesan bad-news perlu diperhatikan bahwa anda perlu
menekankan apa tujuan audiens anda, carilh dan temukan apa yang terbaik bagi audiens,
dan gunakan pernytaan yang positif bukan negative.
b. Memilih Perencanaan Organisasional
Ada dua perencanaan organisasional yang dapat diterapkan dalam penyampaian
pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (bad-news), yaitu pendekatan tak
lansung (indirect approach) dan pendekatan lansung (direct approach).
1. Pendekatan Tak Lansung
Pendekatan tak lansung (indirect approach) merupakan pendekaqtan yang paling
familier atau lazim digunakan dalam penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak
kurang menyenangkan kepada audiens (bad-news).
Alam pendekatan tak lansung terdapat 4 bagian penting, yaitu (1) pembuka (2) alas
an pendukung untuk keputusan-keputusan negative, (3) pernyataan bad-news, dan (4)
penutup yang positif dan bersahabat.
Pembuka
Tahap awal dalam menggunakan pendekatan tak lansung adalah
menempatkan audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi

9
 audiens anda. Pernyataan netral mengantarkan pernyataan bad-news sering disebut
dengan buffer .
Dalam menulis paragraph pembuka, adaa beberapa hal yang perlu dihindari
antara lain:
 Mengatakan “tidak !”
 Menggunakan fase yang tidak relevan
 Permohonan maaf
 Penulisan buffer yang terlalu panjang
Alasan
Tahap berikutnya adalah memberikan alas an mengapa suatu keputusan tersebut
harus diambil / terjadi, sebelum menyatakan apa keputusan yang sebenarnya.
Dalam hal ini, seorang komunikator yang baik harus dapat memusatkan perhatian
terhadap apa manfaat yang dapat diambil oleh audiens anda. Sebagai contoh, takala
anda ingin menolak pengajuan kredit seorang nasabah, anda dapat memberikan
penjelasan kepada mereka bahwa apabila pengajuan tersebut dipenuhi akan berakibat
beban yang ditangguangnya menjadi semakin berat dikemudian hari.
Bad – news
Pada tahapan ini anda dapat secara lansung mengemukakan apa keputusan yang
diambil, seperti keputusan menolak lamaran kerja, menolak permintaan kredit,
pemutusan hubungn kerja (PHK) , mengumumkan kegagalan ujian (tidak lulus ujian)
dsb.
Penutup
Setelah anda menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, tahap
berikutnya adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat,
dan lebih menyenangkan. Disamping itu, anda dapat mengusulkan suatu cara
pemecahan masalah yang dihadapi oleh audiens anda. Dan yang lebih penting adalah
berikan kesan yang baik kepada audiens anda.
Apabila dinyatakan dalam sebuah bagan maka pendekatan tak lansung dapat dilihat
dalam peraga 10.1

Pembuka Alasan Bad-news Penutup

Penjelasan yang Nyatakan bad- Positif, bersahabat,
Pernyataan Netral logis news dan menyenagkan

2. Pendekatan Lansung
Suatu pesan yang kurang menyenagkan yang diorganisasikan dengan pendekatan
lansung (direct approach) akan diawali dengan suatu pernyataan bad news,
selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan
penutup yang bersahabat.
Walaupun relatif jarang diterapkan,pendekatan lansung ini memliliki suatu
keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai
pada ide pokok yaitu bad-news.
Suatu pendekatan alansung dapat diterapkan jika :
 Penerima pesan lebih menyukai pesan lansung ke poin yang dituju
10
  Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
 Pesan disampaikan secara empati.

Apabila dibuat dalam bentuk bagan, maka pendekatan lansung dapat dilihat dalam peraga
10.2

Bad- news Alasan Bad-news

Pernyataan Bad- Jelaskan alasan Positif dan
news Bad-News bersahabat

2.2 Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Memberikan jawan lansung sebgaai bentuk penolakan tau ketidak setujuan
terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi. Dalam situasi yang seperti
itu, keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji kemampuanya untuk
mengatakan “tidak” dengan tetap menjaga hubungan yang baik dengan pihak di
kemudian hari.
a. Bad-news tentang Produk
Seorang manajer harus mampu menimbag-nimbang kelebihan dan kekurangan
masig-masing pendekatan tersebut. Kesalahan dalam memlih suatu pendekatan akan
berakibat kurang baik bagi perusahaan.
Bad-news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk,
penarikan kembali produk, kadarluawasa produk, produk cacat/rusak. Penyampaian
bad-news tentang produk perlu mempertimbangkan dampak negatif yang
ditimbulkannya.
Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan (misal kenaikan
harga produk), lebih baik digunakan pendekatan tak lansung yang diawali dengan
pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan laasan yang logis, baru disampaikan
denga pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yng positif dan bersahabat.
Lain halnya, jika anda ingin menyampaikan bad-news tentang produk seperti
kenaikan harga produk yang ditujukan untuk keperluan internal perusahaan, pendekatan
yang digunkan adalah pendekatan lansung (direct approach). Dalam hal ini, dampak
yang ditimbulkan akan berbeda jika hal itu disampaikan kepada pelanggan.
b. Penolakan Kerja Sama
Dalam dunia bisnis, menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal
yang seharusnya dilakukan untuk lebih memperkuat jaringan pemasaran suatu
perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa saja terjadi suatu penolakan kerjasama
bilamana bentuk kerja samanya merugikan pihak lain.
Sebagai contoh, seorang staf promosi suatu perusahaan diminta kesediaanya
untuk ikut berpatisiapsi sebgai tim riset pemasaran suatu produk tertentu dari perusahaan
lain. Namun, perusahaan mempunyai suatu kebijakan tertentu untuk melarang
pegawainya ikut serta dalam riset pemasaran tersebut. Mengapa perusahaan melarang
pegawainya untuk berpatisipasi dlam kegiatan tersebut? Salah satu yang dikhawatirkan
oleh pimpinan perusahaan adalah kemungkinan pengungkapan karahasiaan perusahaan
yang akan berdampak kurang menguntungkan bagi perusahaan tersebut.
11
 c. Penolakan Undangan
Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis. Anda dapat
mengguanakan pendekatan lansung maupun pendekatan tidak lansung. Pengguanaan
pendekatan tersebut tergantung kepada seberapa dekat hubungan anda dengan pihak
lain.
2.3 Penyampaian Bad-News ke Pelanggan
Ketika anda menyampaikan pesan bad-news kepada pelanggan atau calon pelanggan
anda, perlu diperhatikan bagaimana menjada pembaca anda tetap merasa baik da dapat
meneruskan hubungan bisnis dikemudian hari. Oleh karena itu, ada tiga hal yang perlu
mendapat perhatian.
 Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang
(resale).
 Tetap menjaga instruksi atau informasi tamabahan sejelas mungkin
 Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca anda tidak kehilangan minat.

Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan produk yang

baik merupakan salah satu cara yang efektif untuk menumbuhkan penjualan ulang bagi
para pelanggan. Jangan sampai pelanggan kecewa hanya karna pemilihan pendekatan
yang salah. Hal ini harus diwsapadai, terutama bagi para pengambil kebijakan
perussahaan. Mejaga citra baik perusahaan merupakan tugas yang sangat berat.

A. Bad-News tentang pesanan

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyampaikan pesan-pesan bad-
news tantang pesanan (orders). Dalam kaitannya dengan penulisan bad-news kepada
pelanggan (customers), paling tidak ada jenis bad-news yang bisa disampaikan kepada
pelanggan anda yaitu, :
 Anda hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau
 Anda sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan
tersebut.

Bila anda hanya dapat memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan, anda
dapat mengguankan pendekatan tak lansung, yang isi paragraf pembukanya adalah
good news bahwa sebagian produk pesananannya dapat dipenuhi. Selanjutnya diikuti
dengan tindakan untuk mengingatkan penjualan produk. Berikutnya diakhiri dengan
penutup yang mampu mendorong ke arah pemenuhan semua transaksi tersebut.
Apabila sama sekali tidak dapat memenuhi pesanan produk pelanggan, anda
masih dapat menggunakan pendekatan tak lansung. Namun, paragrafpembuka atau
buffer hanya akan menginformasikan suatu penjualan, dan menjelaskan alasan anda
mengapa tidak dapat memenuhi atau mengirimkan produk pesanan anda.
a. Penolakan Sura Pengaduan dan Keluhan
Secara umum untuk menjawab penolakan surat pengaduan,anda dapat
menggunakan perencanaan organisasional pesan dengan pendeklatan tak lansung.
Yang menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengan surat. Sebagai contoh,
seorang pelanggan ingin mengembalikan produk yang telah dibeli kepada perusahaan
anda.
12
 Dalam kaitan ini, pada bagian awal anda dapat menyatakan yang bersifat
netral. Selanjutnya pada bagian berikutnya perlu dijelaskan alasan terhadap suatu
keputusan dan diikuti dengan pernyataan penolakan secara eksplisit. Pada bagian
akhir surat perlu kata penutup yang bersahabat dan menawarkan suatu informasi yang
diminati oleh pelanggan, seperti penawaran prodiuk baru.
b. Mengganti Produk
Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru
saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin
bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, anda dapat mengirim produk
pengganti tersebut kepada pelanggan.
Jika ragu-ragu, anda dapat mengirim surat kepada pelanggan disertai cara
pemesanannya. Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan
penggantian suatu produk adalah menggunakan pendekatan tak lansung.
Anda dapat membayangkan suatu tantangan yang menarik, manakala produk
pengganti lebih mahal daripada produk aslinya. Anda harus dapat
menunjukkankepada pelanggan anda mengapa produk pengganti tersebut lebih mahal
daripada produk aslinya. Apabila produk pengganti tersebut disetujui, perlu adanya
penyesuaian harga produk.
c. Tidak Memenuhi Pesanan
Kadang kala anda dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupujn dengan
produk pengganti (unfillable orders). Apabila hal ini terjadi, tugas anda adalah
menyatakan secara tegas bahwa anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan
anda. Pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak lansung. Salah satu
cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan anda adalah
membantu pelanggan dengan memberikan informasi dimana suatu produk dapat
diperoleh.
B. Bad- News tentang Orang
Para manajer sering kali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak
menguntungkan bila harus menyampaikan bad-news kepada karyawannya. Surat bagi
calaon manajer mungkin dapat ditulis dengan pendekatan lansung. Di lain pihak,
surat-surat untuk pelamar pekerjaan sering kali ditulis dengan pendekatan tak lansung
karena pembaca akan dipengaruhi secara emosional.
a. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi
Pada prinsipnya, penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat
dilakukan dengan pendekatan lansung dan tak lansung. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan
apa alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.
b. Penolakan Lamaran Pekerjaan
Pada umumnya, jumlah pencari kerja lebih banyak daripada lowongan kerja
yang tersedia. untuk dapat mengisi lowongan kerja, para pencari kerja harus
menulis surat lamaran kerja (job application letters). Utuk memberikan jawaban
surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan,
pendekatan lansung dapat digunakan. Namun untuk menolak surat lamaran kerja

13
 yang tidak memenuhi pesyaratan yang telah ditentukan, dapat digunkan
pendekatan tak lansung.
c. Surat Penolakan Kredit
Surat penolakan kredit oleh suatu organisasi dapat disebabkan oleh berbagai
alasan, baik yang berkaitan dengan persyaratan administrasi yang tidak lengkap,
tujuan kredit yang tidak sesuai dengan kebijakan organisasi, maupun karakteristik
atau konduite pinjaman yang kurang baik.
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, anda dapat
menggunakan pendekatan tak lansung. Pada bagian awal nyatakan secara netral,
kemudian berikan penjelasan secukupnya, termasuk adanya fakta-fakta
pendukung. Selanjutnya pada bagian akhir surat, anda dapat menyampaikan kata
penutup yang hangat dan bersahabat.

C. PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF

3.1 Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens
untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan
untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara yang membuat audiens (pembaca atau
pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuatnya mereka setuju.
Di dalam suatu oraganisasi , pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/
gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien,
mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan meminta bantuan dana bagi
pembiayaan suatu proyek tertentu.
Selain untuk kepentingan internal organisasi, penyampaian pesan-pesan persuasif juga
digunakan untuk kepentingan eksternal, misalnya permintaan atau informasi yang bersifat
menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerja sama. Bahkan, pesan-
pesan persuasif untuk kepentingan eksternal merupakan salah satu tugas yang sulit
dilakukan. Karena alasan kesibukan, mereka enggan untuk melakukan sesuatu yang baru,
terutama jika memerlukan waktu yang lama dan tidak memberikan jaminan atas suatu hasil
tertentu.
Tidak seperti permintaan rutin, pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi
audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Sebagai akibatnya, pesan-
pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis
yang cukup ketat.
Sebagaimana pesan-pesan rutin, pesan-pesan persuasif dimulai dengan melakukan
analisis audiens anda, mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memlilih pendekatan
lansung atau tidak lansung. Akan tetapi, di samping mengkomunikasikan ide dan alasan
anda, pesan-pesan persuasif juga berguna untuk memotivasi audiens anda agar melakukan
sesuatu. Untuk melakukan itu, anda harus menentukan kredibilitas, menyusun kerangka
argumentasi, memilih daya penarik, dan memperkuat posisi ketika mengembangkan pesan-
pesan anda.
a. Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan
menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk

14
 mengakomodasikan perbedaan individual, analisis audiens anda dan kemudian
susunlah suatu pesan yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Mulailah dengan
pertanyaan penting berikut ini : Siapa audiens anda? Anda ingin melakukan
apa? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana kredibilitas anda sebagai penyampai
pesan dalam mempengaruhi suatu pesan? Apakah anda juga mempertimbangkan
masalah-masalah yang paling penting? Bagaimana budaya organisasi dapat
mempengaruhi strategi anda?
b. Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman nda terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja membantu
anda dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu mereka
memandang anda. Hal ini mengingat bahwa cara memberikan persuasi untuk buda
yang berbeda akan berbeda pula. Sebagai contoh , di Swedia audiens memeliki
kecendrungan memfokuskan pertanyaan-pertanyaan teoretis dan implikasi strategis,
sedangkan di Amerika Serikat dan Jerman para audiens cenderung memperhatikan
hal-hal yang bersifat teknis dan praktis.
c. Memilih Pendekatan Organisasional
Sebagaimana dengan penyampaian pesan-pesan rutin dan bad-news, anda perlu
memilih pendekatan organisasonal yang tepat berdasarkan kemungkinan reaksi
audiens terhadap pesan yang anda sampaikan. Hakikat persuasi adalah untuk
meyakinkan audiens anda mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan mereka.
Dalam hal ini anda dapat menggunakan pendekatan tak lansung (indirect
approach) dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi, jika audiens
anda objektif atau jika anda tahu bahwa mereka lebih suka mendengar pesan-pesan
yang disampaikan secara segera, pendekatan yang tepat adalah pendekatan lansung
(direct aprroach).
3.2 Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu menetapkan
kredibilitas, membuat kerangka argumentasi, dan memperkut posisi anda dengan
penggunaan bahasa yang baik dantepat.
a. Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas anda ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan
anda. Kalau kredibilitas anda di hadapan audiens diragukan, mereka cenderung skeptis
dan tidak menerima begitu saja apa yang anda sampaikan. Oleh karena itu, anda harus
dapat mengatasi audiens yang memiliki sikap skeptis tersebut. Kredibilitas anda adalah
kapabilitas anda untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Tanpa kredibilits, upaya anda
untuk melakukan persuasi tampak sebagai bentuk tipuan.
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta.
Semua bentuk dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset merupakan bukti objektif
yang dapat mendukung kredibilitas anda.
Cara-cara lain untuk menambah kredibilitas antara lain : jadilah seorang yang ahli
(pakar) dalam bidang tertentu; antusias terhadap materi yang disampaikan; objektif
dalam melakukan penilaian sesuatu; sikap hormat dapat membantu memfokuskan
kebutuhan audiens; kejujuran dapat menumbuhkan respek audiens; intensitas yang baik

15
 akan membantu minat audiens; dan pengalaman latar belakang, baik sikap maupun
kepercayaan sebelumnytta yang dapat membantu mengidentifikasi audiens anda.
b. Kerangka Argumentasi
Ketika tyelahg cukup berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya. Anda telah siap
untuk membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti
rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire, dan Action).
1. Attention (Perhatian)
Pada fase ini, anda harus dapat meyakinkan audiens segera di bagian permulaan
bahwa anda mempunyai sesuatu yang berguna untuk anda sampaikan.
Perkenalkan kepada audiens anda dengan suatu masalah atau ide yang membuat
mereka mau mendengar pesan-pesan yang akan anda sampaikan.
2. Interest (Minat)
Pada fase ini, anda menjelaskan relevansi pesan-pesan anda dengan audiens.
Kembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan agak
rinci. Tujuan anda adalah bagaimana audiens anda mampu berfikir. Hubungkan
atau kaitkan pesan-pesan yang akan anbda sampaikan dengan manfaat secaura
spesifik yang dapat dinbikmati oleh audiens.
3. Desire (Hasrat)
Pada fase ini, anda membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan
menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat
yang lebih baik bagi audiens. Jika ide/gagasan anda sangat kompleks, cobalah
mengimplementasikannya. Yang lebih penting lagi, pastikan bahwa apapun bukti
yang anda gunakan untuk membuktikan gagasan anda secara lansung relevan
dengan pokok bahasannya.
4. Action (Tindakan)
Pada fase ini, anda menyarankan tindakan spesifik yang anda inginkan terhadap
audiens anda. Selanjutnya, perlu diingatkan kembali bagaimana audiens akan
memperoleh manfaat dari tindakan yang akan dilakukan tersebut. Yang lebih
penting dalahg bagaimana mempermudah udiens untuk tindakan tersebut.
c. Memilih Daya Pemikat
Kebanyakan pesan-pesan persasif menggurankan daya pemikat dengan logika
(logica appeals) dan daya pemikat yang emosional (emotional appeals) untuk
melakukan persuasi audiens.
Keseimbangan di antara keduanya bergantung pada empat faktor penting, yaitu (1)
tindakan yang anda harapkan (2) harapan audiens anda (3) tingkat resistensi yang
harus diatasi, dan (4) seberapa jauh anda mampu menjual ide/gagasan anda tersebut
pada audiens.
1. Pemikat Emosional
Untuk melakukan persuasi terhadap audiens, anda dapat memanfaatkan emosi
yang dilandasi dengan suatu argurmentasi atau dalam bentuk simpati kepada
aurdiens selama pemikat emosional (emotional appeals) terseburt sangat kuat.
Dalam hal ini, anda dapat menggunakan atau memilih kata-kata yang sangat
berpengaruh pada emosi seseorang, misalnya kebebasan, merdeka, keberhasilan,

16
 nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan. Gunakan kata-kata yang dapat
membantu anda melakurkan persuasi kepada audiens anda.
2. Pemikat Logika
Dalam bnerbagai alasan, anda dapat menggunakannyta untuk melakurkan
perusuasi audiens, seperti membuatyy pengaduan (claim)dan selanjutnya
memberikan dukungan atas pengaduan tersebut dengan memberikan alasan dan
bukti-bukti yang ada.
Ketika anda memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan
berikut ini:
 Analogi
Analogi adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju
bukti-bukti spesifik pula. Untuk melakukan persuasi kepada karyawan agar mau
mengahadiri sesi perencanaan, anda dapat emnggunakan suatu analogi pertemuan
komunitas. Dengan membandingkan perusahaan anda dengan komunitas kecil
tempat karyawan anda memberikan nilai bagi anggota komunitas tersebut.
 Induksi
Induksi (induction) adalahg memberikan alasan dari burrktyi-bukti spesifik
menuju kesimpulan umum. Untuk meyakinkan pelanggan potensial bahwa
produk anda adalah yang terbaik, anda dapat melaporkan hasil tes pasar yang
memperlihatkan bahwa orang lebih menyenangi produk anda dibanding yang
lain.
 Deduksi
Deduksi (deduction) adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum
untukkesimpulan yang spesifik. Untuk melakukan persasi kepada pimpinan anda
dalam merekrut karyawan baru. Anda dapat menjelaskan dari proyeksi industri
yang dapat meningkatkan produk dalam empat bulan kedepan.
Oleh karena iti, anda memerlukan beberapa karyawanb baru unturk dapat
meningkatkan produk anda.
3. Pertimbangan Etika
Dalam pemahaman yang positif, persuasi dapat digunakan untuk mempengaruhi
audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam
berbagai hal. Pelaku bisnis secara etis menginformasikan kepada para pelanggan
hal yang berkaitan dengan manfaat ide, organisasi , produk, atau tindakan tertentu
yang dapat memenuhi kebutuhan mereka.
Tunjukan suatu perhatian kepada audiens anda dengan mengadopsi sikap audiens
dengan perhatian yang jujur untuk memenuhi kebutuhan dan minat mereka.
3.3 Menulis Permintaan Persuasif
Yang paling penting untuk diingat ketika menyusun permintaan persuasif
(persuasive request) untuk suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas
permintaanya. Oleh karena itu, dalam membuat suatu permintaan persuasif perlu
perhatian khusus terhadap manfaat yang didapat baik secara lansung atau tak lansung
dalam memenuhi permintaan tersebut.
Manfaat lansung (direct benefits) permintaan persuasif meliputi pengurangan beban
kerja seorang supervisior atau memberikan premi kepada seorang yang memberikan
17
 tanggapan atas survei. Adapun manfaat tak lansung (indirect benefits) permintaan
persuasif meliputi peningkatan / perbaikan moral karyawan dan peningkatan prestise atau
tanggapan untuk membuat kontribusi yang berati bagi perusahaan.
1. Menulis Persuasif untuk Tindakan
Apakah anda mengajukan surat permintaan anggaran atau sesuatu yang
menyenangkan, sebaiknya gunakanlah perencanaan organisasional AIDA untuk
merencanakan penulisan pesan-pesan persuasif anda.
Pada kalimat pembuka mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang
perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa nada mengetahui sesuatu yang
sifatnya memuji atau menyanjung tentang pembaca juga dapat dibenarkan.
Selanjutnya pada bagian peretengahan, gunakanlah kalimat yang mampu
menarik minat dan harapan pembaca yang mencakup apa yang sebenarnya anda
ketahui tentang situasi yang anda harapkan untuk suatu tindakan tertentu seperti
fakta yang ada, manfaat bantuan, dan pengalaman yag mampu mendorong minat
anda tersebut.
Apabila anda sudah betul-betul yakin pesan-pesan yang ingin anda
sampaikan relevan degan pembaca anda, akhiri tulisan anda dengan suatu
permintaan atau permohonan tindakan spesifik.
2. Permintaan dan Pengaduan Persuasif Untuk Penyesuaian
Meskipun suarat pengaduan persuasif dan surat permintaan kadang kala
merujuk kepada suarat keluhan (complaint letters), tujuan anda adalah melakukan
persuasi kepada orang lain untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian yang
diperlukan. Untuk mencapai tujuan anda tersebut, perlu ditunjukkan perbedaan apa
yang sebenarnya anda harapkan dengan apa yang sebenarnya telah anda terima.
Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan penyampaian
pesan-pesan rutin. Namun demikian, anda jga dapat menulias surat pengaduan
persuasif dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang
lebih menarik perhatian pembaca.
3.4 Penulisan Pesan-Pesan Penjualan dan Permohonan Dana
Ada dua jenis pesan-pesan persuasif, yaitu surat penjualan (sales letters) dan surat
permohonan bantuan dana (fundraising letters). Pesan – pesan ini meliputi brosur,
formulir jawaban, atau suart-surat khusus lainnya. Penulisan surat tersebut memerlukan
keterampilan tulis-menulis yang cukup tinggi.
Perbedaan antara pesan-pesan penjualan dengan pesan-pesan permohonan bantuan
dana adalah pesan-pesan penjualab biasanya dikirim oleh oraganisasi yang berorientasi
pada laba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar mengeluarkan sejumlah uang
atas produk mereka sendiri. Sedangkan pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya
dikirim oleh organisasi nirlaba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar
memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak lain.
Disamping memliliki perbedaan, kedua pesan ini memiliki persamaan yaitu keduanya
bersaing untuk bisnis dan kepentingan publik. Selain itu, keduanya juga berusaha
melakukan persuasi kapada pembaca untu mengeluarkan uang atau waktu untuk
menghasilkan suatu nilai tertentu yang ditawarkan.

18
1. Perencanaan Pesan-pesan Penjualan
Salah satu alasan ketika anda merencanakan pesan-pesan penjualan adalah
untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk anda. Dengan
menggunakan data produk yang telah anda kumpulkan, anda dapat membentuk
citra tentang produk yang anda ingin anda jual tersebut.
Selanjutnya coba cek tentang berbagai pertanyaan , seperti siapa audiens anda,
apa manfaat yang bisa mereka peroleh, bagaimana kulitas produk yang
dihasilkan, bagaimana memilih sarana promoso produk, adan bagaimana
menentukan harga produk. Dengan kata lain, dalam penyampaian pesan-pesan
persuasif, mulailah dengan melakukan analisis audiens anda dan memfokuskan
pada bagaimana kebutuhan, minat, dan emosional mereka.
Langkah selanjutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat yang
paling menarik bagi audiens. Ketika anda melakukan komposisi pesan-pesan
persuasif , fokuskan kepada poin penjualan produk yang mampu menjadi daya
pikat bagi audiens. sebagai contoh , bagaimana masalah harga, kulitas, dan
pelayanan atas penjualan produk seringkali menjadi perhatian audiens.
Bagaimana cara anda dalam menyampaikan pesan-pesan penjualan kepada
audiens anda? Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menyampaikan
pesan-pesan penjualan diantaranya adalah melalui pengiriman surat, brosur,
smapel, kartu, telepon, surat elektronik , dan iklan media massa dan elektronik
(termasuk internet).
Pemahanan yang baik terhadap audiens akan membuat anda dapat
menyampaikan pesan-pesan secara efektif, membantu anda dalam memilih
perbendaharaan kata-kata yang tepat, dan membantu anda dalam memlih manfaat
utama dari penyampaian pesan-pesan anda.
2. Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan
ebayakan surat-surat penjualan (sales letters) disusun berdasarkan
organisasional AIDA yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan persuasif.
Anda mulai dengan menarik perhatian audiens, menumbuhkan minat audiens,
mendorong hasrat audiens dengan menyampaikan apa manfaat terbaik bagia
uadiens dan diakhiri dengan saran tindakan yang diperlukan bagi audiens.
a. Menarik Perhatian
Para profesional menggunakan berbagai teknik untuk menarik perhatian
audiens. salah satu teknik yang umum digunakan untuk menarik perhatian
audiens adalah dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan paragraf.
Disamping itu, ada beberapa cara lain untuk menarik perhatian audiens,
diantaranya adalah dengan menekankan contoh produk terbaru, memberikan
ilustrasi, dan memberikan solusi atas suatu masalah.
b. Membangun Minat
Dalam hal ini, anda perlu melihat apa yang dilakukan oleh pesaing anda, apa
yang membedakan produk anda dengan produk pesaing, dan pa yang paling
diminati oleh potensial. Membangun minat audiens anda dapat dilakukan dengan
menempatkan titik penjualan utama dalam paragraf awal.
c. Meningkatkan Hasrat

19
 Untuk lebih meningkatkan hasrat audiens, anda dapat mengungkapkan
manfaat utama bagi pembaca anda dalam kata-kata atau gambar, grafik, atau
bagan yang lebih menarik.
Penulisan surat penjualan yang baik diupayakan agar singkat, sederhana, dan
jelas. Anda dapat ,emggunakan cetak tebal, cetak miring, atau dengan
memberikan tanda khusus untuk menekankan hal-hal tertentu yang penting.
d. Memotivasi Tindakan
Anda mampu memotivasi tindakan bagi para pembaca. Pilih media
penyampaian surat penjualan kepada para pembaca yang memungkinkan mereka
memberikan tanggapan atas surat tersebut.
Cobalah melakkan persuasi kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan
dengan segera. Yakinkan mereka bahwa apa yang diharapkan oleh pembaca dapat
ada penuhi dengan segera.
3. Perencanan Pesan-pesan Permohonan Bantuan Dana
Sebelum menulis surat permohonan bantuan dana tersebut, sebainya perlu
dipersiapkan dengan baik, dengan cara memahami siapa pembaca anda, pa bahasa
yang digunakan, apa manfaatnya dan bagaimana latar belakang pembaca pada
umumya. Hal ini diperlukan untuk lebih memahami apa yang dikehendaki oleh
pembaca anda.
Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan permohonan surat
bantuan dana yaitu :
 Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik
 Tunjukan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan
kepada pihak lain
 Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan
 Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pesan-pesan bisnis merupakan salah satu hal yang sangat vital dalam proses
pelaksanaan bisnis, karena di dalamnya terkandung informasi-informasi yang dapat
dijadikan sumber referensi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya. Tak
jarang bentuk pesan bisnis tersebut terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian sehingga
menimbulkan banyak hambatan informasi. Oleh karena itu, bertindak untuk merevisi
pesan-pesan bisnis tersebut adalah cara yang terbaik untuk dilakukan. Revisi merupakan
langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan
bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya
penyampaiannya, maupun format penulisannya.
Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam
memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah familliar/sudah
dikenal secara umum,singkat, dan hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda.
Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan mencangkup keseimbangan
pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kallimat sederhana,majemuk,kompleks.
20
 Kalimat-kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah
audiens anda dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan-pesan bisnis.
Dalam mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan berbagai macam
cara antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan mengenai
sebab akibat, melakukan klasifikasi, dan pembahasan mengenai pemecahan masalah
(problem solving). Pusatkan perhatian pada ide tunggal dan usahakan untuk setiap
paragraf singkat saja.
B. Saran
Sebaiknya dalam melakukan revisi pesan bisnis dan tata cara penulisan pesan bisnis,
harus lebih memperhatikan poin-poin pentingnya sehingga ketika pesan bisnis telah di
revisi dan penulisan formatnya dapat mudah dipahami oleh pihak-pihak yang terlibat
atau yang berkepentingan dalam bisnis, sehingga kita bisa mendapatkan respon dari para
pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan
yang lain

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. Komunika Bisnis (edisi kedua). Jakarta:Penerbit Erlangga, 2002

http://ernaawijayanti.blogspot.com/2014/04/makalah-penulisan-direct-request_8313.html
http://henrich27.blogspot.com/2014/05/penulisan-pesan.html
Ovee, dan Thill. (2007). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Indeks
Purwanto, Djoko. (2006). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga
Guffey, Rhodes, Rogin.(2005). Business Communication; Process and Product,
diterjemahkan oleh Ichsan Setyo Budi. Jakarta: Salemba Empat.

21