LECTURE NOTES

COMM6263
Business Communication

Week 3
You-Attitude, Positive Emphasis, &
Readers Benefits

COMM6263 – Business Communication-R1

 LEARNING OUTCOMES

1. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi You-Attitude. (LO3)

2. Peserta diharapkan mampu membandingkan dan mengontraskan situasi dalam

menggunakan You-Attitude. (LO2)

3. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi untuk penciptaan niat baik (good will)
melalui You-Attitude. (LO3)

4. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi untuk adaptasi point-of-view. (LO3)

5. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi penggunaan penekanan positif (positive

emphasis) dalam komunikasi bisnis. (LO3)

6. Peserta diharapkan mampu menganalisis situasi untuk penekanan etika positif. (LO4)

7. Peserta diharapkan mampu menjelaskan alasan pertimbangan aspek nada, kesopanan, dan
kekuasaan dalam komunikasi bisnis. (LO2)

8. Peserta diharapkan mampu menjelaskan fungsi dari keuntungan pembaca. (LO1)

9. Peserta diharapkan mampu mengidentifikasi pesan untuk keuntungan pembaca. (LO1)

10. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi keuntungan pembaca. (LO3)

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

1. Strategi You-Attitude

2. Perbandingan Kalimat dengan You-Attitude

3. Strategi Penciptaan Niatan Baik (Goodwill) dengan You-Attitude

4. Strategi Penggunaan Positive Emphasis

5. Situasi dalam Menggunakan Positive Emphasis

6. Nada (Tone), Kesopanan, dan Kekuasaan

COMM6263 – Business Communication-R1

7. Fungsi Readers Benefit

8. Identifikasi Reader Benefits dalam Pesan Bisnis

9. Strategi Readers Benefits

COMM6263 – Business Communication-R1

 ISI MATERI

I. Strategi You-Attitude

Dalam membuat pesan bisnis pemahaman tentang You-Attitude sangat penting agar
Anda dapat menempatkan posisi Anda pada posisi pembaca. You-attitude juga merupakan
dasar dalam kepercayaan (persuasion). Persuasi perlu dilakukan kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama
yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

Agar dapat melakukan komunikasi secara efektif, terdapat lima cara dalam
menciptakan you-attitude, yaitu:

• Berbicaralah tentang pembaca, dan bukan tentang diri Anda sendiri

• Merujuk pada permintaan pembaca atau permintaan khusus
• Jangan berbicara tentang perasaan, kecuali saat untuk mengucapkan selamat atau
menyampaikan simpati
• Dalam situasi yang positif gunakan kata Anda lebih sering daripada kata saya
• Gunakan juga kata “kita” ketika melibatkan pembaca
• Hindari kata Anda dalam situasi negatif

II. Perbandingan Kalimat dengan You-Attitude

Berikut ini adalah contoh dan perbandingan kalimat yang tidak menggunakan dan
kalimat yang menggunakan strategi you-attitude.

• Tidak menggunakan you-attitude:

Sebelum kami memproses pembayaran Anda, kami harus menerima faktur yang telah
ditandatangani oleh direktur.
• Menggunakan you-attitude:
Agar Anda dapat menerima pembayaran tepat pada waktunya, silakan kirimkan
faktur yang telah ditandatangani oleh direktur.

Kalimat (a) walaupun menyebut kata Anda dua kali, tetapi sudut pandang kami
cenderung memberi perintah kepada pembaca dan tidak menempatkan pembaca pada posisi
yang setara. Dalam kalimat (b) terdapat penekanan tentang kepentingan pembaca yang akan
mereka terima. Penulis pesan memotivasi pembaca untuk segera bertindak sesuai apa yang
sebenarnya diharapkan penulis. Kendati demikian, dalam beberapa kasus seperti yang
disarankan sebelumnya, Anda mungkin perlu menghindari menggunakan kata ganti Anda
demi pesan bernada positif dan mempertahankan goodwill.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Sebenarnya dalam pengertian penggunaan you-attitude tidak selalu berarti
menggunakan kata you (Anda), dan semua pesan bisnis yang menggunakan you-attitude bisa
berubah tergantung pada situasi, dengan berbagai kondisi sebagai berikut:

• Dalam pesan positif, berfokuslah kepada apa yang dapat dikerjakan oleh pembaca.
• Hindarilah kata Anda apabila hal itu akan mengkritisi pembaca atau membatasi
kebebasan pembaca.
• Di dalam surat lamaran pekerjaan, buatlah you-attitude dengan menunjukkan
bagaimana Anda dapat membantu memenuhi kebutuhan pembaca, tetapi usahakanlah
mengurangi penggunaan kata Anda.

Meskipun anda sudah melakukan revisi terhadap kalimat, namun Anda masih perlu
melakukan pengecekan terhadap isi dan pengorganisasian pesan bisnis. Dalam hal ini lebih
ditekankan pada keinginan pembaca agar dapat mengetahui maksud pesan yang diterima.
Oleh karena itu ada dua hal yang perlu diperhatikan yaitu menyangkut isi dari pesan dan
pengorganisasian pesan itu sendiri.

Untuk membuat suatu isi pesan yang baik, perlu memperhatikan:

• Kelengkapan informasi
Bila terdapat banyak informasi yang harus disampaikan, sebaiknya ditempatkan pada
lampiran, sedangkan isi pesannya yang dibuat lebih ringkas dan jelas.
• Perlu diantisipasi pertanyaan-pertanyan yang mungkin diajukan oleh pembaca.
• Bila Anda memasukkan informasi yang tidak diminta oleh pembaca jelaskan
alasannya mengapa hal itu penting.
• Tunjukkan kepada pembaca bahwa pokok dari isi pesan bisa mempengaruhi pembaca.

III. Strategi Penciptaan Niatan Baik (Goodwill) dengan You-Attitude

Untuk pengorganisasian goodwill, perlu diperhatikan:

• Tempatkan informasi yang sangat menarik bagi pembaca di bagian pertama.

• Susunlah informasi itu agar memenuhi kebutuhan pembaca dan bukan kebutuhan
Anda.
• Gunakan kepala surat dan sebuah daftar agar pembaca dapat menemukan kata-kata
kunci dengan cepat.

Melihat sudut pandang lain berarti lebih dari mengamati dan bersimpati, dan hal ini
berarti juga Anda berempati serta menempatkan diri “di sepatu orang lain”. Caranya adalah
dengan mulai berbagi pengalaman. Di dalam suatu organisasi yang terdiri banyak anggota,
akan terdapat banyak konflik yang muncul. Ketika konflik itu harus segera diupayakan untuk
diselesaikan, dan hal ini sering membutuhkan empati.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Belajar untuk melihat sudut pandang lain adalah suatu langkah pertama menuju
pertukaran yang sukses. Banyak perusahaan yang ingin memiliki karyawan yang bisa
berempati. Beberapa peneliti percaya bahwa "kecerdasan emosional" atau EO, adalah
penentu kesuksesan dalam hidup. Kunci untuk membangun hubungan yang sehat dengan
klien, pelanggan dan rekan kerja adalah mampu melihat sudut pandang lain.

Positive Emphasis

I. Strategi Penggunaan Positive Emphasis

Penekanan positif adalah cara untuk melihat sesuatu hal-hal secara positif. Setiap
orang akan memberikan persepsi atau pendapat yang berbeda ketika mereka melihat suatu
obyek yang sama persis. Misalnya ketika mereka melihat sebuah gelas yang berisi air putih
hanya setengahnya. Orang bisa mengatakan apakah gelas itu setengah gelas kosong atau
setengah gelas penuh. Artinya sama saja karena memang gelas yang mereka lihat itu tidak
terisi air putih secara penuh tetapi hanya terisi air putih setengahnya saja. Anda dapat
membuat penekanan positif dengan kata-kata, informasi, organisasi, dan tata letak yang Anda
pilih.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian

tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis
lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

II. Situasi dalam Menggunakan Positive Emphasis

Pembuatan penekanan positif dapat dilakukan dengan cara menghilangkan kata-kata

informasi yang bersifat negatif. Terdapat sejumlah cara yang dapat digunakan untuk
menghilangkan kata dan informasi negatif, yaitu:

a) Menghindari kata-kata negatif atau kata-kata dengan arti tambahan negatif.

b) Berfokus pada apa yang dapat dikerjakan pembaca daripada pembatasan.
c) Membenarkan informasi negatif dengan memberikan sebuah alasan atau
menghubungkannya dengan manfaat pembaca.
d) Apabila kata-kata negatif itu memang keberadaannya tidak penting, sebaiknya
dihilangkan saja.
e) Tempatkan informasi negatif itu di bagian tengah dan usahakan supaya rapi.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Berikut ini diberikan contoh bagaimana menggantikan kata-kata negatif dengan kata-
kata poisitif.

Negatif: Kita gagal membuat daftar inventaris.

Positif: Kita belum berhasil membuat daftar inventaris.

Positif: Kita akan selesai membuat daftar inventaris sebelum hari Jumat.

Terkadang penulisan pesan bisnis itu bisa muncul dua kata negatif, dan perlu
dihilangkan. Berikut ini adalah contoh kata-kata negatif ganda yang harus dihilangkan:

Negatif: Jangan lupa untuk selalu back up flash disk Anda.

Positif: Selalu back up flash disk Anda.

Apabila Anda harus menggunakan kata-kata negatif, gunakan kata-kata negatif yang
paling tepat atau akurat, dengan contoh kalimat sebagai berikut:

Negatif: Tagihan Anda sebesar $835 tertunggak.

Lebih baik: Tagihan Anda sebesar $835 sudah lewat tenggat waktu
pembayaran.

Dalam menulis pesan bisnis Anda perlu berhati-hati terhadap kata-kata negatif yang
tersembunyi, yaitu kata-kata yang ketika dibaca tidak memiliki arti negatif, tetapi dalam
konteks kalimatnya bisa memiliki arti negatif. Anda perhatikan kalimat-kalimat di bawah ini:

Negatif: Saya harap informasi ini yang Anda inginkan (arti implisit: saya tidak
yakin apa ini informasi yang tepat untuk Anda)

Lebih baik: Terlampir adalah brosur yang berisi jadwal pembetulan jalan
sepanjang tahun 2012.

Negatif: Sekarang Crispy Crunch Rasanya Lebih Enak (arti implisit:

sebelumnya rasa Crispy Crunch tidak enak)

Lebih baik: Crispy Crunch Rasanya Lebih Enak Lagi

Anda bisa mengganti kata-kata negatif, dan itu tidak berarti menunjukkan
kesombongan atau kelancangan. Contohnya:

Negatif (berarti implisit kesombongan): Saya nantikan pesanan selanjutnya dari

Anda.

Lebih baik: Hubungi saya jika Anda membutuhkan servis kami lagi.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Apabila Anda menghilangkan kata-kata negatif perlu diperhatikan akurasinya agar
tetap dapat terjaga.

Sebaiknya Anda menghindari penggunaan legal phrases karena bisa memiliki

pengertian negatif untuk kebanyakan pembaca.

Berfokus pada apa yang dapat dikerjakan pembaca daripada pada pembatasan.
Apabila terkendala dengan keterbatasan atau tidak ada pilihan, gunakanah alternatif yang
mungkin bisa Anda pakai.

Membenarkan informasi negatif dengan memberikan sebuah alasan atau

menghubungkannya dengan manfaat pembaca. Dalam hal ini Anda harus berhati-hati
memberikan alasan jangan sampai tidak memberikan jalan keluar (loopholes).

Anda perlu menghilangkan informasi negatif, jika:

• Pembaca tidak membutuhkan infomarsi untuk membuat keputusan.

• Anda sudah siap memberikan informasi kepada pembaca dan pembaca memiliki akses
pada komunikasi sebelumnya.
• Informasi itu sepele.

Tempatkan kata-kata negatif itu di bagian tengah dan usahakan supaya rapi. Dalam
membuat pesan-pesan bisnis hal yang harus selalu diperhatikan adalah pada bagian awal dan
pada bagian akhir karena bagian itu merupakan penekanan positif. Oleh sebab itu
penempatan kata-kata atau informasi negatif sebaiknya ditempatkan pada bagian tengah.
Penempatan kata atau informasi negatif pada bagian tersebut diakukan hanyalah jika Anda
ingin memberikan penekanan informasi negatif.

Dalam membuat pesan bisnis perlu memperhatikan masalah etika. Demikian pula
ketika menggunakan penekanan positif. Penggunaan metode untuk mewujudkan penekanan
positif harus dilakukan secara hati-hati dan memenuhi standar etika. Karena apabila hal ini
tidak dilakukan dengan benar sesuai dengan pembuatan pesan bisnis, maka bisa
menimbulkan akibat yang tidak diinginkan, misalnya citra perusahaan menjadi tercoreng dan
bahkan mengakibatkan gugatan hukum. Menyajikan informasi secara rapi apabila tidak
dikemas dengan standar etika juga bisa berakibat terlalu jauh. Misalnya ketika manajer kredit
memberitahukan berita bagus bahwa pembayaran minimum bulan lalu telah menurun. Tetapi
ada lembaran terpisah yang menyebutkan bahwa tingkat bunga telah mengalami kenaikan.
Yang menyedihkan bahwa lembaran terpisah ini ditulis dengan huruf sangat kecil dan sangat
sulit dibaca, sehingga ketika pelanggan tidak memperhatikan dengan teliti bisa terkecoh.

COMM6263 – Business Communication-R1

III. Nada, Kesopanan, dan Kekuasaan

Dalam menyampaikan pesan-pesan positif Anda harus memberikan perhatian pada

nada, sopan santun dan kekuatan, karena hal ini sangat penting. Dalam berhubungan dengan
siapa pun setiap orang ingin melakukannya dengan orang-orang yang santun dan bukan
orang-orang yang kasar dan tidak menghargai atau memberi rasa hormat kepada orang-orang
lain. Seseorang bawahan yang berbicara kepada atasannya tentulah harus memperhatikan
nada dan penuh sopan santun. Demikian pula apabila seseorang itu menyebut nama orang
lain, tidak boleh dengan sembarangan, apalagi jika Anda berkomunikasi dengan orang-orang
di luar organisasi yang belum dikenal secara dekat.

Berikut ini diberikan contoh-contoh kalimat yang berhubungan dengan ketiga hal
tersebut (nada, sopan, dan kekuatan).

Order Turn in your time card by Monday. (tingkat kesopanan rendah)

Polite order Please turn in your time card by Monday. (tingkat kesopanan sedang)

Indirect request Time cards should be turned in by Monday. (tingkat kesopanan

tinggi)

Dalam berkomunikasi mungkin timbul kesalahan baik yang disengaja mau pun tidak
disengaja. Apa pun kesalahan yang terjadi, apalagi di dalam bisnis kita perlu meminta maaf
kepada seseorang tersebut. Apabila mau meminta maaf kepada orang lain baik itu atasan,
bawahan, rekan kerja atau bahkan rekan binis, sebaiknya permintaan maaf itu dilakukan lebih
dini, dengan kalimat ringkas dan dengan rasa tulus (tidak dibuat-buat). Tidak diperlukan
permintaan maaf secara eksplisit jika kesalahan itu merupakan kesalahan kecil dan jika Anda
telah mengoreksi kesalahan itu. Perhatikan kalimat di bawah ini:

Negatif: I’m sorry the clerk did not credit your account properly.

Lebih baik: Your statement has been corrected to include your payment of $263.75.

Readers Benefits

I. Fungsi Readers Benefit

Dengan memerhatikan keuntungan pembaca akan meningkatkan sikap positif dan

tindakan audiens. Pengirim informasi akan lebih mudah mendapatkan tujuannya jika audiens
merasa nyaman dengan proses komunikasi yang berjalan.

Teori ekspetansi menjelaskan bahwa hampir semua orang akan berusaha lebih keras
jika ia yakin ia akan berhasil. Audiens yang menyadari adanya keuntungan pembaca akan

COMM6263 – Business Communication-R1

lebih bersemangat untuk meraih apa yang mereka inginkan. Hal ini yang dijadikan dasar
penyampaian informasi, seberapa banyak pembaca akan diuntungkan dengan informasi ini.

Untuk menemukan dan merumuskan keuntungan pembaca kadang tidak mudah. Anda
harus benar-benar melakukan brainstorm. Ikuti dua langkah berikut untuk brainstorm:

1. Pikirkanlah tentang perasaan: rasa takut dan kebutuhan yang akan memotivasi
audiens. Kemudian identifikasi fitur dalam produk atau servis atau kebijakan yang
akan Anda tawarkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
2. Identifikasi tujuan dari produk atau servis atau kebijakan Anda. Kemudian identifikasi
produk, servis, atau kebijakan mana yang paling menguntungkan audiens.

Salah satu teori hierarki kebutuhan manusia dikemukakan oleh Abraham H. Maslow.
Ia menempatkan kebutuhan fisik sebagai dasar, kemudian dilanjutkan dengan kebutuhan
keamanan, dicintai dan memiliki, kepercayaan diri, dan terakhir kebutuhan untuk diakui oleh
orang lain. Lebih jelas teori hierarki kebutuhan Maslow dijelaskan dalam diagram berikut:

COMM6263 – Business Communication-R1

 II. Identifikasi Reader Benefits dalam Pesan Bisnis

Untuk menerapkan readers benefits dalam proses komunikasi bisnis, identifikasi fitur
dari produk, servis, atau kebijakan Anda yang menguntungkan audiens, contoh:

Fitur: Air minum kemasan

Fitur dengan readers benefits: Air minum kemasan yang bebas dari pencemaran
kimia, rasanya segar dan enak, tidak mengandung kalori, mudah dibawa kemana-
mana dan bisa digunakan kapan saja.

Audiens terbagi menjadi beberapa sub-group dengan kebutuhan yang berbeda. Oleh
karena itu Anda harus menonjolkan readers benefits yang berbeda. Contohnya adalah audiens
Anda adalah orang-orang yang menghabiskan sebagian besar waktu mereka di luar rumah
untuk bekerja maka fitur produk yang bisa Anda tawarkan adalah seperti makan siang cepat
saji atau restoran atau tempat santai yang nyaman untuk mengajak client makan siang. Tabel
berikut menjelaskan beberapa contoh kebutuhan berdasarkan sub-groups:

III. Strategi Readers Benefits

Seberapa detil keuntungan tersebut harus diketahui audiens? Jawabannya adalah

sejelas mungkin. Jika keuntungan tersebutt disampaikan dalam surat, setidaknya Anda butuh
lima kalimat untuk menjelaskan satu keuntungan. Kemudian hubungkan satu keuntungan
dengan keuntungan lain agar audiens bisa dengan mudah menyimpulkan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Deskripsi psikologi adalah teknik yang bisa Anda gunakan untuk merumuskan
keuntungan pembaca dengan jelas dan detil. Deskripsi psikologi merancang skenario yang
peka terhadap apa yang dirasakan oleh audiens – biasanya melibatkan kelima indera.
Terkadang juga Anda harus menempatkan diri Anda sendiri dan pengalaman hidup Anda ke
posisi audiens untuk mengetahui apa yang benar-benar Anda inginkan jika ada di dalam
kondisi tersebut. Berikut beberapa contoh penerapan deskripsi psikologi:

Setelah Anda mengidentifikasi fitur yang membawa keuntungan, brainstorming Anda

dilanjutkan dengan menentukan fitur-fitur tersebut dalam sebuah tatanan untuk disampaikan
kepada audiens. Gunakan tiga prinsip di bawah ini:

a) Gunakan sedikitnya satu keuntungan untuk setiap sub-group audiens.

b) Gunakan keuntungan intrinsik, yaitu keuntungan yang didapatkan dengan
menggunakan produk atau servis tertentu; sedangkan keuntungan ekstrinsik adalah
keuntungan tambahan yang mungkin didapatkan setelah menggunakan produk atau
servis. Contoh keuntungan intrinsik dan ekstrinsik dijelaskan dalam table berikut:

COMM6263 – Business Communication-R1

c) Gunakan keuntungan terbaik yang bisa Anda berikan kepada audiens. Readers
benefits adalah klaim atas keuntungan yang didapatkan audiens jika ia melakukan
sesuatu; dalam hal ini adalah setelah membuat kesepakatan dengan Anda. Oleh karena
itu untuk bisa menyakinkan audiens Anda harus benar-benar yakin keuntungan
tersebut akan didapatkan oleh audeins dan hindari menggunakan kata-kata yang
memiliki makna ganda dan sulit diukur. Berikut adalah contoh analisis strateginya:

COMM6263 – Business Communication-R1

 SIMPULAN

Dalam membuat pesan bisnis pemahaman tentang you-attitude sangat penting agar
Anda dapat menempatkan posisi anda pada posisi pembaca. Hal ini sering dilakukan terutama
yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Agar dapat
melakukan komunikasi secara efektif Anda Terdapat lima cara bagaimana menciptakan you-
attitude, yaitu: i) berbicaralah tentang pembaca, dan bukan diri Anda sendiri, ii) merujuk pada
permintaan pembaca atau khusus permintaan, iii) jangan berbicara tentang perasaan, kecuali
saat untuk mengucapkan selamat atau menyampaikan simpati, iv) dalam situasi yang positif
gunakan kata Anda lebih sering daripada kata saya. Gunakan juga kita ketika melibatkan
pembaca, dan v) hindari kata Anda dalam situasi negatif.

Penekanan positif adalah cara untuk melihat sesuatu hal-hal secara positif. Setiap
orang akan memberikan persepsi atau pendapat yang berbeda ketika mereka melihat suatu
obyek yang sama persis. Misalnya ketika mereka melihat sebuah gelas yang berisi air putih
hanya setengahnya. Orang bisa mengatakan apakah gelas itu setengah gelas kosong atau
setengah gelas penuh. Artinya sama saja karena memang gelas yang mereka lihat itu tidak
terisi air putih secara penuh tetapi hanya terisi air putih setengahnya saja. Anda dapat
membuat penekanan positif dengan kata-kata, informasi, organisasi, dan tata letak yang Anda
pilih. Pembuatan penekanan positif dapat dilakukan dengan cara menghilangkan kata-kata
informasi yang bersifat negatif. Terdapat sejumlah cara yang dapat digunakan untuk
menghilangkan kata dan informasi negatif, yaitu: i) menghindari kata-kata negatif atau kata-
kata dengan arti tambahan negative, ii) berfokus pada apa yang dapat dikerjakan pembaca
daripada pembatasan, iii) membenarkan informasi negatif dengan memberikan sebuah alasan
atau menghubungkannya dengan manfaat pembaca, iv) apabila kata-kata negatif itu memang
keberadaannya tidak penting, sebaiknya dihilangkan saja, dan v) tempatkan informasi negatif
itu di bagian tengah dan usahakan supaya rapi. Terkadang penulisan pesan bisnis itu bisa
muncul dua kata negatif, dan perlu dihilangkan. Anda juga bisa mengganti kata-kata negatif,
dan itu tidak berarti menunjukkan kesombongan atau kelancangan. Sebaiknya Anda
menghindari penggunaan legal phrases karena bisa memiliki pengertian negatif untuk
kebanyakan pembaca. Anda perlu menghilangkan informasi negatif, jika: i) pembaca tidak
membutuhkan informasi untuk membuat keputusan, ii) Anda sudah siap memberikan
informasi kepada pembaca dan pembaca memiliki akses pada komunikasi sebelumnya, dan
iii) informasi itu sepele. Dalam membuat pesan-pesan bisnis hal yang harus selalu
diperhatikan adalah pada bagian awal dan pada bagian akhir karena bagian itu merupakan
penekanan positif. Oleh sebab itu penempatan kata-kata atau informasi negatif sebaiknya
ditempatkan pada bagian tengah. Dalam membuat pesan bisnis perlu memperhatikan masalah
etika. Demikian pula ketika menggunakan penekanan positif. Penggunaan metode untuk
mewujudkan penekanan positif harus dilakukan secara hati-hati dan memenuhi standar etika.
Karena apabila hal ini tidak dilakukan dengan benar sesuai dengan pembuatan pesan bisnis,

COMM6263 – Business Communication-R1

maka bisa menimbulkan akibat yang tidak diinginkan, misalnya citra perusahaan menjadi
tercoreng dan bahkan mengakibatkan gugatan hukum. Dalam menyampaikan pesan-pesan
positif Anda harus memberikan perhatian pada nada, sopan santun dan kekuatan, karena hal
ini sangat penting. Dalam berhubungan dengan siapa pun setiap orang ingin melakukannya
dengan orang-orang yang santun dan bukan orang-orang yang kasar dan tidak menghargai
atau memberi rasa hormat kepada orang orang lain.

Dalam berkomunikasi mungkin timbul kesalahan baik yang disengaja mau pun tidak
disengaja. Apa pun kesalahan yang terjadi, apalagi di dalam bisnis kita perlu meminta maaf
kepada seseorang tersebut. Apabila mau meminta maaf kepada orang lain baik itu atasan,
bawahan, rekan kerja atau bahkan rekan binis, sebaiknya permintaan maaf itu dilakukan lebih
dini, dengan kalimat ringkas dan dengan rasa tulus (tidak dibuat-buat).

Untuk menemukan dan merumuskan keuntungan pembaca kadang tidak mudah. Anda
harus benar-benar melakukan brainstorm. Ikuti dua langkah berikut untuk brainstorm:

1. Pikirkanlah tentang perasaan: rasa takut dan kebutuhan yang akan memotivasi
audiens. Kemudian identifikasi fitur dalam produk atau servis atau kebijakan yang
akan Anda tawarkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
2. Identifikasi tujuan dari produk atau servis atau kebijakan Anda. Kemudian identifikasi
produk, servis, atau kebijakan mana yang paling menguntungkan audiens.

Seberapa detil keuntungan tersebut harus diketahui audiens? Jawabannya adalah

sejelas mungkin. Jika keuntungan tersebutt disampaikan dalam surat, setidaknya Anda butuh
lima kalimat untuk menjelaskan satu keuntungan. Kemudian hubungkan satu keuntungan
dengan keuntungan lain agar audiens bisa dengan mudah menyimpulkan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 DAFTAR PUSTAKA

1. Locker, Kitty O, & Kaczmarek, Stephen, K. (2014). Modul 7-8 Business

Communication, Building Critical Skills, 6th Edition. MCGH. New York. ISBN: 978-
9-81-473867-5

COMM6263 – Business Communication-R1