NAMA : Rika Ayurinda

NIM : 043284003
UPBJJ : Samarinda
MATA KULIAH : EKMA4159/KOMUNIKASI BISNIS

Jawaban Nomor 1

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan dalam komunikasi atau surat-
surat yang terkait dengan urusan pekerjaan antara instansi, lembaga, atau perusahaan dengan
pihak lain.

Surat dinas biasanya digunakan untuk mengirimkan informasi atau instruksi dari suatu
instansi atau perusahaan kepada instansi atau perusahaan lainnya, atau kepada karyawan atau
anggota dalam instansi atau perusahaan yang sama.

Komponen-Komponen Yang Harus Ada Didalam Surat Dinas

Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Format yang jelas dan baku, dengan penggunaan bahasa formal dan sopan.
2. Identitas pengirim dan penerima yang jelas, terdiri dari nama, jabatan, instansi, dan
alamat lengkap.
3. Menggunakan nomor surat dan tanggal pengiriman untuk memudahkan pengarsipan
dan pencatatan.
4. Isi surat yang jelas dan terperinci mengenai tujuan, pesan, atau instruksi yang
disampaikan.

Adapun komponen-komponen yang harus ada dalam surat dinas meliputi:

1. Kepala surat
Kepala surat berisi logo atau nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor fax, dan
alamat email.
2. Nomor surat
 Nomor surat merupakan urutan nomor surat dinas yang dikirimkan.
3. Tanggal surat
Tanggal surat adalah tanggal dibuatnya surat.
4. Lampiran
Lampiran merupakan informasi tambahan atau dokumen pendukung yang
dilampirkan bersama surat dinas.
5. Perihal
Perihal menjelaskan tujuan atau isi dari surat dinas.
6. Isi surat
Isi surat berisi informasi yang ingin disampaikan, baik itu permintaan, pemberitahuan,
instruksi, tugas, atau yang lainnya.
7. Penutup
Penutup biasanya berisi kalimat-kalimat penutup, seperti ucapan terima kasih atau
harapan baik.
8. Tanda tangan dan nama pengirim
Tanda tangan dan nama pengirim biasanya terletak di bagian bawah surat dinas.

Jawaban Nomor 2

Pengertian Memo

Memo adalah memorandum sebuah dokumen surat yang sangat umum ditemukan
dalam dunia kerja dan dunia bisnis. Biasanya, memo ini digunakan untuk menyampaikan
pesan singkat.
Sampai saat ini, memo menjadi salah satu bagian administrasi yang mendukung
pertukaran informasi secara internal atau eksternal.
Pengertian memo ada banyak sekali, menurut KBBI, memo adalah bentuk komunikasi
yang berisikan saran, arahan, serta penerangan dalam bentuk pesan singkat.
Sedangkan, pengertian memo menurut Otoritas Jasa Keuangan (OJK) adalah sebuah
surat peringatan tidak resmi atau juga sebuah surat pernyataan di dalam hubungan diplomasi.
Dari dua pengertian ini, dapat disimpulkan bahwa memo adalah surat yang berisikan
pesan singkat yang dimaksudkan untuk memberikan peringatan, pernyataan, atau juga
arahan.
 Di dalam lingkungan kerja, memo sering digunakan sebagai bentuk komunikasi
horizontal dari atasan ke bawahan dan vertikal antar rekan kerja untuk memberikan perintah
sesuatu.

Cara Membuat Memo

Berikut cara membuat memo:

1. Mulai dari Header

Awali memo Anda dengan menuliskan nama pengirim memo, penerima, tanggal,
serta judul. Anda juga bisa hanya sekadar menuliskan “Memorandum” atau “Memo”.

2. Paragraf Pertama
Di bagian ini Anda harus menuliskan apa tujuan dari memo. Cukup tuliskan dengan
singkat, padat, dan jelas. Tuliskan informasi di awal dan tambahkan penjelasan di
paragraf berikut.

Misalnya Anda bisa menuliskannya seperti ini:

"Memo ini dibuat untuk memberitahukan keputusan libur lebaran kepada seluruh
karyawan, terhitung 15 April 2023."

3. Paragraf Kedua
Pada paragraf kedua, tambahkan konteks atau bukti pendukung. Sebagai contoh,
seperti memo keputusan libur lebaran.

Di dalam memo, Anda bisa menuliskan kalimat seperti berikut:

"Keputusan libur lebaran ini sesuai dengan SK yang dikeluarkan oleh pemerintah
pada 3 April 2023."

4. Paragraf Ketiga
Paragraf ini bisa dituliskan dengan permintaan atau harapan reaksi dari penerima
memo.
 Berikut contohnya:
"Pihak manajemen berharap libur lebaran ini bisa dimanfaatkan sebaik mungkin oleh
para karyawan untuk berkumpul bersama keluarga, berlibur, dan menyegarkan
pikiran. Apabila masih ada pertanyaan, silakan hubungi HRD.

5. Paragraf Penutup
Cantumkan kontak informasi yang dijadikan rujukan. Sesuai dengan contoh memo
libur lebaran, maka Anda perlu mencantumkan kontak HRD.

Jawaban Nomor 3

Perihal: Permohonan Kerjasama

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ, sebuah perusahaan yang bergerak di

bidang produksi dan penjualan elektronik di Indonesia, ingin menjalin kerjasama dengan
perusahaan saudara kami di Jepang, yaitu PT. ABC.
Kami percaya bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi kedua
perusahaan.
Adapun jenis kerjasama yang kami harapkan adalah kolaborasi dalam bidang riset dan
pengembangan produk elektronik, serta pengadaan bahan baku dan komponen
untuk produksi produk elektronik.
Kami berharap dapat memperluas jangkauan pasar kami dan meningkatkan daya saing
produk kami di pasar internasional.
Sebagai langkah awal, kami ingin mengundang perwakilan dari PT. ABC untuk mengunjungi
fasilitas produksi kami di Indonesia pada bulan depan.
Kami berharap dapat membicarakan lebih lanjut tentang peluang kerjasama dan berbagi
informasi tentang bisnis kami.
Kami akan sangat menghargai jika Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi mengenai
keikutsertaan PT. ABC dalam kerjasama ini dan mengirimkan perwakilan ke Indonesia.
Kami siap menyediakan segala fasilitas yang diperlukan untuk menjamu perwakilan PT.
ABC dengan baik selama kunjungan mereka.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap dapat segera mendapatkan jawaban
dari Bapak/Ibu secepatnya.

Jawaban Nomor 4

Untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif, Andi perlu mempersiapkan beberapa hal
penting, antara lain:

1. Menentukan tujuan presentasi yang jelas

Sebelum menyusun presentasi, Andi harus menentukan tujuan presentasi bisnis secara
jelas agar dapat membuat pesan dan isi presentasi yang sesuai dan efektif.

2. Mengetahui target audiens

Andi perlu mengetahui siapa target audiens yang akan menyaksikan presentasinya.
Dengan mengetahui hal ini, Andi dapat menyusun isi presentasi yang tepat sasaran
dan relevan untuk audiensnya.

3. Menyusun isi presentasi

Andi perlu menyusun isi presentasi bisnis yang sistematis, informatif, dan mudah
dipahami oleh audiensnya.
Isi presentasi bisnis harus mencakup deskripsi produk, kelebihan produk, manfaat
produk, pasar target, dan strategi pemasaran.

4. Membuat slide presentasi yang menarik

Andi perlu membuat slide presentasi bisnis yang menarik dan visual untuk membantu
menyampaikan informasi dengan efektif.
Slide harus terlihat profesional, mudah dibaca dan tidak terlalu banyak informasi yang
membingungkan audiens.

5. Melatih presentasi
Andi perlu melatih presentasi bisnis agar dapat menyampaikan isi presentasi dengan
percaya diri dan lancar.
 Melatih presentasi juga membantu Andi untuk mengenali kemungkinan pertanyaan
yang akan diajukan audiens dan mempersiapkan jawaban yang tepat.

6. Buat naskah presentasi

Setelah melakukan riset dan membuat outline, langkah selanjutnya adalah membuat
naskah presentasi.
Naskah presentasi harus memuat poin-poin penting yang ingin disampaikan serta
beberapa contoh atau data yang relevan.
Gunakan bahasa yang mudah dipahami, tetapi tetap formal dan profesional.

7. Persiapkan bahan presentasi

Selain naskah presentasi, Andi juga perlu menyiapkan bahan-bahan pendukung
seperti slide presentasi atau video.
Pastikan bahan-bahan tersebut sesuai dengan naskah presentasi dan tidak terlalu
membingungkan audience.

8. Lakukan latihan presentasi

Sebelum presentasi, Andi perlu melakukan latihan presentasi.
Latihan ini berguna untuk mengasah kemampuan berbicara di depan umum dan
memastikan timing presentasi sesuai.
Andi bisa meminta feedback dari teman atau rekan kerja untuk meningkatkan kualitas
presentasinya.