NAMA : NURUL AFIFAH DAHLIA

NIM : 049450981
MATA KULIAH : KOMUNIKASI BISNIS EKMA4159
PROGRAM STUDI : S1 MANAJEMEN
UPBJJ : SERANG

1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus
ada dalam surat dinas?
Surat dinas merupakan surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau
sebuah lembaga yang digunakan untuk keperluan kedinasan . Soedjito dan
Solchan (2004: 14) mengemukakan surat dinas atau surat resmi ialah surat yang
berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat dinas atau surat
resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua
pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi,
surat resmi harus ditulis dengan menggunakan ragam resmi. Sedangkan menurut
Suprapto (2006: 3) mengungkapkan, “Surat dinas, yaitu surat yang ditulis untuk
kepentingan atau menyangkut masalah lembaga, organisasi, instansi, dan
sebagainya”.
Dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah jenis surat resmi yang
digunakan dalam lingkungan instansi atau organisasi untuk berkomunikasi
antarbagian atau antarinstansi. Surat dinas memiliki format dan komponen yang
khas yang harus ada. Komponen teks surat dinas menurut Permendikbud
(2016:250) yaitu sebagai berikut.
a. Kop surat, terdiri dari logo, nama instansi, alamat instansi atau lembaga,
nomor telepon, fax, email, dll. Kop surat yaitu kepala surat yang
merupakan bagian teratas dari sebuah surat dinas, biasanya dipakai untuk
membedakan surat formal dan non formal.
b. Nomor surat, yaitu terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan,
identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut. Kode
 ini dibuat agar dapat mempermudah pencarian bila surat tersebut
diperlukan kembali, mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan.
c. Tanggal surat, yaitu terdiri dari nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun.
Tanggal surat digunakan agar mengetahui kapan waktu dibuatnya surat
dinas tersebut.
d. Lampiran, yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa
lembaran kertas lain atau dokumen lain
e. Perihal, yaitu isi pokok atau inti dari surat dinas secara singkat, seperti
untuk apa surat tersebut.
f. Alamat surat, yaitu penulisan alamat pada surat dinas ditujukan untuk
kemana surat itu dibuat.
g. Salam pembuka, yaitu dipakai untuk menunjukkan rasa sopan santun
maupun rasa hormat kepada pembaca sebelum masuk ke isi surat.
h. Isi surat, yaitu bagian isi atau tujuan yang dijabarkan secara rinci dari
perihal yang sudah ditentukan pokok inti dari surat.
i. Paragraf penutup, yaitu paragraf akhir yang menunjukan bahwa surat
dinas telah berakhir dan akan ditutup pembahasannya.
j. Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat terletak di
bagian bawah surat bisa di pojok kanan bawah atau di pojok kiri bawah.
Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat yaitu pihak yang
memberikan wewenang atau tanggung jawab penuh atas dibuatnya surat
dinas tersebut.
k. Nama dan tanda tangan penulis surat terletak di bagian bawah surat
bisa di pojok kanan bawah atau di pojok kiri bawah. Nama dan tanda
tangan penulis surat yaitu pihak yang diberi perintah untuk menuliskan
surat dinas yang diperintahkan oleh pemberi tanggung jawab

Semua komponen tersebut membantu memastikan surat dinas terlihat

profesional, mudah dipahami, dan memenuhi standar komunikasi resmi. Berikut
adalah contoh dari surat dinas.
2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo
yang efektif?
Menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum dan
memiliki berbagai macam makna, yaitu (1) memorandum berarti nota atau surat
peringatan tidak resmi, (2) memorandum berarti surat pernyataan hubungan
diplomasi, dan (3) memorandum berarti bentuk komunikasi yang menjurus ke
saran, arahan, atau penerangan.
Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia),
memo atau memorandum ini merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran,
arahan, atau penerangan dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan
sebagai surat pernyataan dalam hubungan diplomasi.
Memo atau memorandum dapat juga digunakan oleh pimpinan suatu
organisasi atau perusahaan dalam upaya menyampaikan suatu pesan singkat yang
berupa pemberitahuan atau permintaan dalam suatu organisasi atau perusahaan
tersebut.
Tujuan dari penulisan sebuah memo adalah untuk meminta atau
memberikan suatu informasi kepada seseorang yang hendak dituju. Misal, Teza
hendak menulis memo kepada Nurul bahwa dirinya akan berangkat kuliah, maka
tujuan dari penulisan memo tersebut adalah pemberitahuan kepada Nurul bahwa
dirinya akan berkuliah.
Berikut adalah beberapa langkah untuk membuat memo yang efektif.
a. Ketika hendak menulis memo, sebaiknya ditulis secara singkat dan padat,
langsung pada hal-hal pokoknya saja.
b. Menggunakan bahasa yang sesuai dengan siapa yang akan menerimanya.
Apabila yang menerima adalah seseorang dengan jabatan tertentu,
gunakan bahasa baku dan efektif. Namun, apabila yang menerima adalah
orang terdekat dengan konteks tidak resmi, dapat menggunakan bahasa
sehari-hari tetapi harus sopan dan jelas isinya.
c. Mencantumkan nama pembuat memo secara jelas supaya keberadaan
memo tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
d. Cantumkan juga nama penerimanya supaya memo tersebut tidak salah
sasaran.
 Berikut ini adalah contoh memo perusahaan.

PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA, TBK

Alfa Tower Lt. 12 Jl. Jalur Sutera Barat Kav.9
Kota Tangerang, Banten 15143

MEMO

Jakarta, 6 November 2023

Kepada Yth. Seluruh Karyawan Alfamart Branch Cikokol

Mohon bantuan untuk menginfokan ke seluruh karyawan toko untuk melakukan

konfirmasi kehadiran di web intranet.sat.co.id. Setelah tim melakukan konfirmasi, user
diharapkan untuk melakukan approval. Jika karyawan tidak melakukan konfirmasi
kehadiran dan atasan tidak melakukan approval maka akan memotong cuti tahunan
karyawan.

Demikian pemberitahuan ini disampaikan. Atas kerjasamanya, saya ucapkan terimakasih

Manager Personalia

Nadin Nur Syafina, S.M

3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi
dan penjualan elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama
dengan perusahaan saudaranya di Jepang, yaitu PT. ABC. Anda adalah
seorang staf dari PT. XYZ yang ditugaskan untuk mengirimkan surat
permintaan kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah surat permintaan
kerjasama yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip korespondensi bisnis!
4.
5. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin
dijual oleh perusahaan tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja
yang perlu dipersiapkan Andi untuk menyajikan presentasi bisnis yang
efektif?
Untuk menyajikan presentasi bisnis mengenai produk baru, Andi perlu
mempersiapkan hal-hal berikut dengan lebih rinci.
a. Tujuan Presentasi
Andi harus mengidentifikasi dan merumuskan tujuan yang jelas
untuk presentasi bisnisnya. Apakah tujuannya adalah untuk meningkatkan
penjualan, memperluas pangsa pasar, mendapatkan investor, atau
mencapai tujuan lainnya. Dengan memiliki tujuan yang jelas, Andi dapat
mengarahkan presentasinya dengan lebih efektif.

b. Penjelasan Produk
Andi harus memberikan penjelasan yang terperinci dan menarik
tentang produk baru yang ingin dijual. Hal ini meliputi fitur-fitur produk,
manfaat yang ditawarkan, dan keunggulan yang membedakan produk
tersebut dari produk sejenis di pasaran. Andi juga perlu
mempertimbangkan cara terbaik untuk menyampaikan informasi ini agar
audiens dapat memahami dengan baik.

c. Target Pasar
Andi perlu melakukan riset pasar untuk memahami siapa target
pasar produk baru tersebut. Informasi penting seperti usia, gender, minat,
dan kebutuhan audiens potensial perlu dikumpulkan. Hal ini akan
membantu Andi dalam menyusun strategi pemasaran yang tepat dan
mengarahkan presentasinya sesuai dengan kebutuhan target pasar.

d. Analisis Kompetitor
Andi harus melakukan analisis terhadap pesaing-pesaing dalam
pasar yang sama. Dengan memahami pesaing, Andi dapat memposisikan
produk baru dengan baik dan mengidentifikasi keunggulan yang dapat
 diambil. Informasi tentang kelemahan dan kekuatan pesaing juga dapat
membantu Andi dalam menghadapi pertanyaan atau keberatan dari
audiens.

e. Strategi Pemasaran
Andi perlu merencanakan strategi pemasaran yang efektif untuk
memperkenalkan dan memasarkan produk baru. Strategi ini mencakup
berbagai aspek seperti promosi, distribusi, dan penetapan harga. Andi
perlu mempertimbangkan saluran distribusi yang paling efisien, metode
promosi yang tepat, dan penetapan harga yang sesuai dengan nilai produk.

f. Data dan Statistik

Andi dapat menggunakan data dan statistik yang relevan untuk
mendukung presentasinya. Data-data seperti potensi penjualan, perkiraan
pangsa pasar, atau tren industri terkini dapat memberikan landasan yang
kuat untuk argumen Andi. Data dan statistik juga dapat membantu Andi
dalam memperkuat klaim mengenai keunggulan produk baru.

g. Visualisasi
Andi dapat menggunakan media visual seperti slide presentasi,
grafik, atau video untuk membantu menjelaskan produk baru dengan lebih
baik dan menarik perhatian audiens. Visualisasi yang menarik dan
informatif dapat membantu Andi dalam menyampaikan informasi dengan
lebih efektif dan membuat presentasinya lebih menarik.

h. Rencana Tindak Lanjut

Setelah presentasi selesai, Andi perlu memiliki rencana tindak
lanjut yang jelas. Ini bisa mencakup mengumpulkan umpan balik dari
audiens, menjadwalkan pertemuan lanjutan dengan calon klien atau
investor, atau mempersiapkan materi tambahan yang mungkin diperlukan.
Rencana tindak lanjut yang baik akan membantu Andi dalam menjaga
momentum dan melanjutkan langkah-langkah setelah presentasi.
 Dengan mempersiapkan hal-hal di atas dengan lebih rinci, Andi dapat
menyajikan presentasi bisnis mengenai produk baru dengan lebih efektif,
meyakinkan, dan dapat meraih kesuksesan yang diharapkan.
 DAFTAR PUSTAKA

Yosal Iriantara. (2022). Komunikasi Bisnis EKMA4159. Tangerang Selatan: Universitas

Terbuka.

Siti Badriyah. Pengertian Memo: Tujuan, Jenis, Ciri, Bagian, dan Tips Menulisnya.
Gramedia Blog. Diakses pada 11 November 2023 melalui
https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-memo/.

Arum Rifda. (2022). 12 Contoh Memo Resmi dan Tidak Resmi. Gramedia Blog. Diakses
pada 12 November 2023 melalui https://www.gramedia.com/best-seller/contoh-memo/.

Isnanto, B. A. (2022, Oktober 4). 10 Contoh Surat Bisnis, Fungsi, dan Cara Membuatnya.
detikFinance. . Diakses pada 12 November 2023 melalui
https://finance.detik.com/solusiukm/d-6328311/10-contoh-surat-bisnis-fungsi-dan-cara-
membuatnya.

http://repositori.unsil.ac.id/4372/3/BAB%202%20FIX.pdf.