TUGAS TURORIAL KE-2

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

SEMESTER 2023.1

SOAL

1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus ada dalam surat
dinas?

2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo yang efektif?

3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi dan penjualan
elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan saudaranya di Jepang,
yaitu PT. ABC. Anda adalah seorang staf dari PT. XYZ yang ditugaskan untuk mengirimkan surat
permintaan kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah surat permintaan kerjasama yang tepat
berdasarkan prinsip-prinsip korespondensi bisnis

4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin dijual oleh perusahaan
tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja yang perlu dipersiapkan Andi untuk menyajikan
presentasi bisnis yang efektif?
 Jawaban

1. Surat dinas adalah jenis surat resmi yang digunakan dalam lingkungan kerja atau
instansi pemerintah. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan komunikasi resmi
antarpegawai atau instansi pemerintah dengan berbagai pihak, seperti perusahaan,
organisasi, atau individu. Surat dinas memiliki format dan tata cara penulisan tertentu
sesuai dengan standar komunikasi resmi.
Komponen yang harus ada dalam surat dinas meliputi:
 Kop Surat: Berisi identitas instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat
dinas, seperti nama instansi, alamat, nomor telepon, dan logo (jika ada).
 Nomor Surat: Merupakan nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi
surat dinas. Nomor surat biasanya mencakup kode atau singkatan instansi, bulan,
tahun, dan nomor urut surat.
 Lampiran: Jika surat dinas dilengkapi dengan lampiran, maka lampiran tersebut
disebutkan dalam surat dan diberi nomor urut.
 Tanggal Surat: Tanggal ketika surat dinas tersebut dikeluarkan.
 Perihal: Merupakan judul atau topik utama surat dinas yang menjelaskan tujuan
atau isi surat.
 Kepada: Nama dan jabatan penerima surat dinas serta alamat instansi atau
perusahaan yang dituju.
 Salam Pembuka: Biasanya dimulai dengan kalimat salam, seperti "Dengan
hormat" atau "Yth.".
 Isi Surat: Bagian utama yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan.
Isi surat harus jelas, ringkas, dan rapi.
 Tanda Tangan: Tanda tangan pejabat atau petugas yang bertanggung jawab atas
surat dinas. Tanda tangan tersebut sering diikuti oleh nama lengkap dan jabatan.
 Lampiran: Jika ada lampiran, disebutkan di bagian akhir surat dinas dan disertai
dengan daftar lampiran yang mencantumkan jenis dan jumlah lampiran.
 Salam Penutup: Biasanya diakhiri dengan kalimat seperti "Demikian surat ini
kami sampaikan" atau "Terima kasih".
 Nama dan Jabatan Pengirim: Nama lengkap dan jabatan pejabat atau petugas yang
mengeluarkan surat dinas.
 Alamat Pengirim: Alamat lengkap instansi atau perusahaan yang mengeluarkan
surat dinas.
Surat dinas harus disusun dengan rapi dan sesuai dengan aturan tata cara penulisan surat
resmi yang berlaku di instansi atau perusahaan tertentu. Penyusunan surat dinas yang
benar sangat penting untuk menjaga komunikasi resmi yang efektif dan profesional
dalam lingkungan kerja.
2. Memo, singkatan dari memorandum, adalah jenis pesan atau catatan pendek yang
biasanya digunakan untuk berkomunikasi secara internal di dalam organisasi atau
perusahaan. Memo digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, kebijakan, atau
pengumuman yang bersifat resmi antarpegawai atau unit dalam organisasi. Memo
biasanya ditulis dengan format yang sederhana dan jelas, serta tidak memerlukan
penulisan surat yang panjang seperti surat dinas.
Berikut adalah beberapa langkah untuk membuat memo yang efektif:
 Header Memo: Mulailah memo dengan header yang mencakup informasi dasar,
seperti nama perusahaan atau instansi, judul "MEMORANDUM," tanggal, dan
kepada (penerima).
 Penggunaan Garis Horizontal: Gunakan garis horizontal untuk memisahkan
header dari tubuh memo. Ini memberikan tampilan yang bersih dan terstruktur.
 Subjek yang Jelas: Pilih subjek atau judul yang jelas dan singkat untuk memo
Anda. Subjek harus mencerminkan isi memo dengan baik.
 Paragraf Awal yang Jelas: Mulailah memo dengan paragraf awal yang
memberikan latar belakang atau konteks singkat untuk informasi yang akan
disampaikan.
 Isi Memo: Sampaikan informasi dengan jelas, singkat, dan padat. Gunakan
paragraf yang singkat, bullet points, atau daftar jika diperlukan. Gunakan bahasa
yang mudah dimengerti oleh semua penerima.
 Instruksi atau Tindakan yang Diperlukan: Jika memo memerlukan tindakan atau
respons dari penerima, jelaskan instruksi atau langkah-langkah yang harus
diambil.
 Penulisan Ringkas: Memo seharusnya tidak terlalu panjang. Cobalah untuk
membatasi informasi hingga yang benar-benar penting, sehingga memo tetap
ringkas.
 Penyertaan Lampiran: Jika diperlukan, sertakan lampiran yang relevan dengan
memo dan rujukkan ke lampiran tersebut dalam isi memo.
 Penutup: Akhiri memo dengan ringkasan singkat dan ungkapan penghormatan,
seperti "Demikian memo ini kami sampaikan" atau "Terima kasih atas
perhatiannya."
 Tanda Tangan dan Nama Pengirim: Sertakan tanda tangan dan nama lengkap
pengirim, serta jabatannya di bawah penutup memo.
 Distribusi: Tentukan penerima memo dengan jelas di bagian "Kepada" dalam
header. Anda juga dapat mencantumkan nama-nama penerima dalam tubuh
memo.
 Kepentingan Waktu: Jika ada batas waktu atau tenggat waktu yang harus diikuti,
sebutkan dengan jelas dalam memo.
 Revisi dan Koreksi: Periksa kembali memo untuk kesalahan tata bahasa,
kejelasan, dan kelengkapan informasi sebelum mengirimkannya.
 Distribusi: Pastikan memo dikirim kepada penerima yang benar dan relevan, dan
pastikan mereka menerima salinan memo sesuai kebijakan internal.
 Simpan Arsip: Biasanya, memo juga perlu disimpan sebagai arsip di dalam
organisasi. Pastikan untuk menjaga catatan dan salinan memo dengan baik.
Membuat memo yang efektif membantu memastikan bahwa informasi disampaikan
dengan jelas, cepat dipahami, dan dapat diimplementasikan dengan baik oleh penerima.

3. Berikut adalah contoh surat permintaan kerjasama yang dapat digunakan sebagai
panduan dalam korespondensi bisnis dengan PT. ABC di Jepang. Pastikan untuk
menyesuaikan informasi sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan:

Kepada Yth.
Direktur Utama
PT. ABC
Jl. Sakura Blossom IV No. 23
Tokyo 12345 Jepang

Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya keinginan PT. XYZ untuk memperluas jaringan kerjasama di
bidang produksi dan penjualan elektronik, kami mengajukan permohonan kerjasama
dengan PT. ABC.
Sebagai informasi, PT. XYZ adalah perusahaan besar yang telah berdiri sejak tahun 1990
dan telah memiliki pengalaman dalam menghasilkan produk-produk elektronik yang
berkualitas dan inovatif.
Kami percaya bahwa kerjasama ini dapat memberikan manfaat yang besar bagi kedua
belah pihak, serta dapat memperkuat posisi masing-masing perusahaan di pasar global.
Kerjasama ini akan mencakup beberapa hal seperti penyediaan bahan baku,
pengembangan produk baru, dan pemasaran produk-produk yang dihasilkan oleh kedua
belah pihak.
Kami sangat mengharapkan adanya tanggapan positif dari PT. ABC terkait dengan usulan
kerjasama ini.
Demikianlah surat permohonan kerjasama ini kami sampaikan. Atas perhatian dan
kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama dan Tanda Tangan]

[Posisi di PT. XYZ]

4. Untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif, Andi perlu mempersiapkan sejumlah
hal penting. Berikut adalah beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan:
a) Tujuan dan Pesan Utama:
 Tentukan tujuan presentasi Anda dengan jelas. Apakah Anda ingin meyakinkan
pemangku kepentingan untuk mendukung produk baru, menjualnya, atau
melakukan tindakan lain?
 Identifikasi pesan utama atau proposisi nilai yang ingin Anda sampaikan kepada
audiens. Pastikan pesan ini terfokus dan mudah dimengerti.

b) Pengetahuan Mendalam tentang Produk:

 Pelajari produk baru Anda secara mendalam, termasuk fitur, manfaat, keunggulan
dibandingkan pesaing, dan nilai tambah yang ditawarkan kepada pelanggan.

c) Penyusunan Materi:
 Susun bahan presentasi, seperti slide PowerPoint atau materi visual lainnya, yang
mencakup informasi produk dan pesan utama Anda.
 Gunakan visual yang mendukung, grafik, gambar, dan diagram untuk
menjelaskan informasi dengan jelas.

d) Penyusunan Alur Presentasi:

 Rencanakan alur presentasi Anda. Mulailah dengan pendahuluan yang menarik,
perkenalan diri, dan ringkasan isi presentasi.
 Susun poin-poin utama dan berikan ilustrasi, contoh, atau studi kasus yang
mendukung.
 Akhiri presentasi dengan kesimpulan yang merangkum poin-poin utama dan
panggilan tindakan (call to action).

e) Identifikasi dan Pahami Audiens:

 Kenali siapa yang akan menjadi audiens Anda. Apakah mereka adalah manajer
senior, investor, pelanggan, atau pemangku kepentingan lain?
 Pahami kebutuhan, ekspektasi, dan kepentingan audiens Anda. Sesuaikan pesan
Anda dengan demografi dan minat mereka.

f) Praktik dan Persiapan:

 Latihan adalah kunci. Praktikasikan presentasi Anda sebelumnya untuk
memastikan kenyamanan dan kepercayaan diri saat berbicara di depan audiens.
 Pastikan Anda menguasai materi presentasi dan dapat menjawab pertanyaan
dengan percaya diri.

g) Visual dan Materi Pendukung:

 Pastikan bahwa visual dan materi pendukung Anda (slide, demo produk, contoh
produk) siap digunakan dan berfungsi dengan baik.
 h) Gaya Berbicara dan Komunikasi:
 Pilih gaya berbicara yang sesuai dengan audiens Anda. Gunakan bahasa yang
mudah dimengerti.
 Pertimbangkan intonasi suara, gerakan tubuh, dan kontak mata untuk menjaga
koneksi dengan audiens.

i) Pertanyaan dan Interaksi:

 Siapkan diri untuk pertanyaan yang mungkin diajukan oleh audiens. Buat daftar
pertanyaan yang mungkin muncul dan siapkan jawaban yang relevan.\

j) Waktu:
 Pastikan Anda mengikuti waktu yang ditentukan untuk presentasi Anda. Jangan
terlalu panjang atau terlalu pendek.

k) Evaluasi:
 Setelah presentasi, lakukan evaluasi diri untuk memahami apa yang telah berhasil
dan apa yang perlu ditingkatkan dalam presentasi berikutnya.

l) Materi Pendukung Setelah Presentasi:

 Siapkan materi pendukung seperti handout atau tautan ke informasi tambahan jika
audiens menginginkan rincian lebih lanjut.

m) Antisipasi Masalah:
 Pertimbangkan kemungkinan masalah teknis atau lainnya yang mungkin muncul
selama presentasi, dan siapkan solusi cadangan.
Dengan mempersiapkan diri dengan baik, Andi dapat memberikan presentasi bisnis yang efektif
dan meyakinkan tentang produk baru perusahaan tempatnya bekerja. Keselarasan, komunikasi
yang baik, dan pemahaman mendalam tentang produk akan membantu memenangkan
dukungan dari audiensnya