PENULISAN DIRECT REQUEST

Disusun untuk memenuhi tugas dari mata kuliah Komunikasi Bisnis

Kelas: A – Komunikasi Bisnis

Disusun oleh:

Vanydyah Koesmarni 19013010015

Rochma Citra Larasati 19013010018

Cantika Ardhiana Novita 19013010019

Inayatul Sabilla Azahro 19013010022

Erlita Alif Mawadah 19013010024

Andini 19013010039

Zain Fikri Rabbani 19013010163

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL "VETERAN" JAWA TIMUR
2020
1. Pengorganisasian Direct Request
Direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang
atau suatu organisasi (bisnis maupun non bisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu
atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.
Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti
dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu
pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Cara yag baik untuk menyusun
direct request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian
diikuti penjelasannya.
Meskipun yang diharapkan adalah suatu yang menyenangkan, nada surat permintaan
masih sangat besar artinya. Gunakan bahasa yang sopan dalam penulisan surat direct
request. Membuat surat permintaan yang bersifat mendesak dengan tujuan mendapat
pelayanan yang segera, sebaiknya tidak perlu dilakukan.
Bagian pertengahan biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya. Pada bagian
terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, misalnya dimana audiens
dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan sebagainya. Kemudian akhiri
dengan suatu pernyataan yang ramah (baik) yang mengingatkan audiens akan pentingnya
permintaan tersebut.

Pembukaan
Pada kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang
memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami isi surat tersebut.
Penjelasan Rinci
Membuat kalimat utama dibagian pertengahan surat yang dibuat dengan berorientasi
pada pemberian manfaat pagi pembaca. Pendekatan lain yang mungkin dapat diterapkan
untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika
permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Pertanyaan yang paling
penting harus ditanyaakn yang paling awal. Kemudian, pertanyaan yang lebih khusus
dan berkaitan dengan pertannyaan sebelumnya.
Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya memberi daftar dan nomor secara
berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya. Oleh karena itu perlu diingat dua hal : (1)
buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya; (2) hindari meminta
informasi yang sebenarnya bisa memperolehnya sendiri.
 Penutup
Bagian penutup seharusnya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan
khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun
goodwill. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti
nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

2. Permintaan Informasi Rutin

Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau
citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis surat
Permintaan Rutin, Anda harus menjaga tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan Anda.
a. Permintaan di dalam Organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, beberapa pesan
permintaan dapat dinbuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo.
Memo dalam bentuk tulisan akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens
mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
b. Permintaan ke luar Organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis profesional tentunya Anda perlu berkomunikasi
dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan
bisnis. Selain itu, banyak surat yang harus dikirim ke luar perusahaan untuk
memperoleh berbagai informasi seperti informasi mengenai produk baru.

3. Menulis Direct Request untuk Pengaduan

4. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

Pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan, pesanan, dan reservasi
adalah pendekatan langsung.
Surat Undangan
Dalam hal menyusun surat undangan, pendekatan langsung mencakup 3 komponen,
yaitu ide pokok (main idea), penjelasan rinci (explanation), dan penutup (close courtesy).
Surat Pesanan dan Reservasi
Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci
apa yang dipesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya. Kemukakan secara
 jelas kuantitas atau jumlah produk yang dipesan, ukuran warna gaya atau style, harga
pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman, dan petunjuk khusus lainnya.

5. Permintaan Kredit
Dalam dunia perkreditan, kemampuan anda melunasi kredit sesuai dengan aturan
main yang ada seperti tepat waktu, tidak pernah menunggak, dan lancar akan
memperbesar kemungkinan untuk memperoleh kredit pada periode-periode berikutnya.
Kepercayaan lembaga kredit bergantung pada bagaimana prestasi anda dalam melunasi
kredit anda sebelumnya.
Secara sederhana, ada 2 tahap sebelum anda memperoleh kredit yaitu (1) mengisi
formulir yang telah tersedia dan (2) melampirkan berbagai data pendukung penting yang
diperlukan dalam proses memperoleh kredit. Lembaga kredit juga meminta dokumentasi
penting dan prospek bisnis anda dimasa depan, untuk menilai kelayakan anda dalam
memperoleh kredit baik dilihat dalam jumlah besarnya kredit maupun jangka waktu
pelunasan.
 PNULISAN PERMINTAAN
PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF
Disusun untuk memenuhi tugas dari mata kuliah Komunikasi Bisnis

Kelas: A – Komunikasi Bisnis

Disusun oleh:

Vanydyah Koesmarni 19013010015

Rochma Citra Larasati 19013010018

Cantika Ardhiana Novita 19013010019

Inayatul Sabilla Azahro 19013010022

Erlita Alif Mawadah 19013010024

Andini 19013010039

Zain Fikri Rabbani 19013010163

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL "VETERAN" JAWA TIMUR
2020
1. Strategi Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Pesan-Pesan Positif
Strategi penulisan untuk permintaan rutin dan pesan-pesan positif adalah dengan
pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.
Keunggulan :
a. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan
b. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
c. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang
perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama
Kelemahan :
a. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya
b. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini terkait
dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya

Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin

Dalam menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih
spesifik sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa
permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu, perlu disampaikan
pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci
disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan
pendekatan tanya jawab seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga
produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran
produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan produk.

Pada akhir bagian akhir, kemukakan pernyataan keramahan (apresiasi) atau

penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan untuk memudahkan respon pembaca.
Lebih baik kalau dicantumkan informasi penting yang dapat di hubungi segera seperti
alamat kantor, nomor telepon atau alamat email, jam dan hari kerja, serta kontak
informasi penting lainnya.
 Strategi Permintaan Pesan-Pesan Positif

2. Pesan-Pesan Good-News dan Goodwill

Pesan-pesan Good-News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan
kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan Good-News
dan Goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk
mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien,
karyawan/pegawai, dan masyarakat publik pada umumnya.

Good News tentang Pekerjaan

Pada umumnya, surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang
menyenangkan (Good News) menggunakan pendekatan langsung (direct approach).
Suatu yang menyenangkan atau mengembirakan pihak lain diungkapkan dengan
pendekatan tidak langsung (indirect approach), terutama jika penyampaian pesannya
dilakukan secara lisan.
Good News tentang Produk
Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi
bisnisnya dengan penetapan harga pokok yang kompetitif, produk yang berkualitas,
pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.
Dalam dunia bisnis yang rill di lapangan, dapat dijumpai bermacam-macam good news
yang berkaitan dengan produk, antara lain
• Pemberian diskon harga produk hingga 50 persen
• Sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free)
• Pemberian kupon diskon harga produk
• Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah langsung maupun diundi
• Produk rusak uang kembali atau ditukar dengan produk yang baik
• Jaminan harga produk paling murah
• Jaminan layanan (garansi) produk hingga tiga tahun

Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga
hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak,
seperti pelanggan, pemasok, atau pelaku bisnis lainnya denan penyampaian pesan-pesan
secara bersahabat yang secara tak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis. Pesan-pesan
 goodwill dapat disampaikan melalui pemberitahuan ucapan selamat kepada
karyawan/pegawainya atau pihak lain. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan
perusahaan kepada para peanggan maupun pemasok merupakan hal yang baik untuk
menjaga hubungan baik diantara mereka.

3. Menulis Jawaban Positif

Untuk memberi jawaban atas berbagai permintaan informasi positif, dapat digunakan
pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan,
dan diakhiri dengan pernyataan hormat atas penghargaan orang lain.
Surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi yang
menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Umumnya
surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah banyak,
namum sebaliknya jika pesanan sedikit umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi
pesanan.
Dengan pendekatan langsung, paragraf pertama dari surat berisi pernyataan tentang
kabar/berita baik lalu pada bagian pertengahan harus dinyatakan secara jelas dan tegas
sikap profesionalisme dari suatu perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi
secara akurat dan jelas, dan pada bagian akhir surat konfirmasi pesananan.
Menjawab Permintaan Informasi
a) Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Ketika menjawab informasi yang mencakup penjualan potensial, terdapat tiga
tujuan utama yaitu (1) memberi tanggapan terhadap semua permintaan (2)
mendorong penjualan yang akan dating (3) memberi kesan yang baik terhadap
pelanggan dengan memberi tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk
terbaru
b) Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
(1) Memberi jawaban yang jujur dan lengkap dan (2) Memberi kesan yang
baik dan menyenangkan terhadap pelanggan. urat yang dibuat semata-mata untuk
menanggapi permintaan informasi yang diminta oleh pelanggan.

4. Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga
keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh
 karena itu, kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat,
kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit dan referensi
kredit.
a) Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada
pihak lain.
b) Memberikan Referensi Kredit
Indonesia sudah memulai sistem pelayanan di dunia perbankan secara online,
khususnya perusahaan perbankan Swasta nasional. Permohonan kredit kepada suatu
lembaga perbankan tidak memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Akan tetapi
untuk jenis-jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit yang tinggi, umumnya
pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain.

5. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan
masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat
dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan kariernya.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi yang berkaitan erat dengan
orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain :
 Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja).
 Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
 Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri.
 Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon.
 Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/ kedudukan yang dicari.

Surat rekomendasi bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperpanjang melihat isi
surat rekomendasi tersebut. Penulis surat rekomendasi yang menggambarkan penilaian
yang bersifat umum, tetapi kadang juga dicantumkan beberapa poin penting atau
kemampuan yang paling menonjol yang dimiliki oleh pemohon. Bentuk informasi positif
lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterimanya sebagai pegawai baru atau
keberhasilan melamar suatu pekerjaan.