BAB 8

PENULISAN DIRECT REQUEST

Tujuan Pembelajaran

 Mengetahui bagaiman mengorganisasi direct request mulai dari

pembukaan, penjelasan secara rinci dan penutup.

 Membuat surat permintaan informasi baik untuk kalangan intern

maupun ekstern organisasi perusahaan

 Mengetahui bagaimana membuat surat direct request atas

pengaduan/klaim dari audiens

 Mengetahui bagaiman membuat surat undangan bisnis, surat

pesanan,dan surat permintaan kredit
 Pengorganisasian Direct Request
Organisasi
direct Pembukaan
request
mencakup
Permintaan langsung sering diartikan Aturan umum untuk bagian pertama
kurang tepat sebagai bentuk permintan dari suatu direqt request adalah
barang dan jasa secara langsung yang menulis yang tidak sekedar
dilakukan dengan tatap muka (face-to- dipahami, tetapi juga untuk
face). menghindari kesalahpahaman.
Sajikan permintaan atau ide-ide poko Pada kalimat permulaan anda harus
(main idea) yang diikuti dengan fakta- menyatakan permintaan secara
fakta yang rinci yang selanjutnya lebih khusus yang memungkinkan
diikuti dengan suatu pernyataan dari pemmbaca dengan mudah dapat
tindakan yang diinginkan. memahami maksud isi surat
tersebut.
1) Buatlah pertanyaan yg langsung
mengenai inti permintaanya.
2) Hindari meminta informasi yg
bisa memporolehnya sendiri.
Penjelasan Penutup
Rinci
Penjelasan terhadap hasil
perkembangan kata-kata pembuka lebih Bagian penutup surat sebaiknya diisi
lancar, perlu membuat kalimat pertama dengan suatu permintaan beberapa
dibagian pertengahan surat yang anda tanggapan khusus, lengkap dengan
batas waktunya, dan ekpresi terhadap
buat dengan berorientasi pada
apresiasi ataupun pemberian goodwil.
pemberian manfaat bagi pembaca.
Membuat serangkai pertanyaan
permintaan menyangkut perlengkapan Cantumkan beberapa informasi
penting seperti no telepon, jam kerja,
yg sangat kompleks.
dan petugas yang dapat dihubungi.
• Berapa harga mesin offset
• Apakah ada kesulitan dengan suku
cadang yg ada.
Jika permintaan lebih dari satu jenis,
sebaiknya membuat daftar dan memberi
no secara berurutan atau berdasarkan
tingkat pentingnya.
 Permintaan Informasi Rutin
Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian
dengan bijaksana.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk
membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi
suatu organisasi perusahaan.
Surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan
berikut ini :
1. Apa yang ingin di ketahui
2. Mengapa hal tersebut perlu diketahui
3. Mengapa hal ini dapat membantu
Dalam direct request, permintaan dapat berasal dari dalam
maupun dari luar organisasi bisnis
Permintaan ke Luar Organisasi
Seorang pelaku bisnis profesional tentunya perlu
berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok (Supplier),
dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis.
Banyak surat yang harus dikirim ke luar organisasi
(perusahaan) untuk memperoleh berbagai informasi
penting, seperti informasi produk baru, katalog buku-buku
terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis,
keinginan untuk berlangganan koran, tabloid/majalah.
Dan dapat juga memberi respon terhadap iklan yg di pasang
di suatu surat kabar.
Permintaan di dalam Organisasi
Permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk
tertulis seperti Memo.
Pengiriman memo dapat dilakukan anatara karyawan dengan
karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara
pimpinan dengan supervisor , atau antara supervisor dengan
karyawan.
Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu
standar perencanaan langsung dengan penjelasan yang lebih
mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang di
kehendaki
Menulis direct Request untuk
Pengaduan
Bagi Manajer suatu organisasi perusahaan khususnya
dalam denga kaitannya indikasi bagaimana pelayanan
(Service) terhadap konsumen. Masalah kepuasan
pelanggan. Dalam surat direct request mungkin dapat
meminta salah satu dari berikut ini :
1) Pengembalian barang yg sudah dibeli (Refund)
2) Meminta barang yg sesuai yg di pesan
3) Penggantian sebagian atau seluruh bagian yg rusak
4) Perbaikan gratis
5) Pengurangan harga karena produknya ada yg cacat atau
rusak.
6) Pembatalan atau suatu pesanan produk. dll
 Surat pengaduan yg disampaikan oleh seorang konsumen kepada
manajer departemen olah raga
Surakarta, 16 Januari 2011

Yth, Manajer Departemen Pakaian Olah Raga

Raganata Store
Surakarta

Dengan Hormat,

Saya kirimkan kembali sweter yang telah Bapak kirim pada tanggal 15 Januari 2011 karena ukurannya tidak sesuai
dengan yang saya pesan. Saya moho agar sweter tersebut diganti dengan ukuran dan warna yang saya kehendaki,
yaitu ukuran L warna biru muda.

Melalui telepon pada tanggal 10 januari 2011, saya telah memesan sweter yang berukuran L warna biru muda agar
segera dikirim ke rumah saya. Namun yang saya terima adalah sweter ukuran S Warna merah, dan tentu saja saya
tidak bias memakainya.

Oleh karena itu, saya mohon agar dikirimi sweter ukuran L warna biru muda sesegera mungkin. Apabila sweter yang
saya kehendaki tersebut tidak tersedia, saya mohon uang saya dikembalikan saja terima kasih.
 
Hormat saya,

(Pandu Dewanata)
 
 
Akan memberikan dampak
Konsumen Akan memebrikan dampak Konsumen negatif terhadap organisasi
positif bagi suatu organisasi.
Yang Puas yang tidak tersebut.
puas
 Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

Surat Undangan
Surat Pesanan dan
Penulisan surat undangan Permintaan Kredit
Reservasi
menggunakan pendekatan Dalam dunia perkreditan, kemampuan
Ketika perusahaan melakukan melunasi kredit sesuai dengan aturan
langsung. Mencakup tiga main yg ada seperti tepat waktu, tidak
pemesanan (order ) kepada pernah menunggak, dan lancar, akan
komponen
perusahaan lain, memperbesar kemungkinan untuk
1. Ide Pokok(main idea) memperoleh kredit pada periode-
perusahaan tersebut dapat menulis periode berikutnya.
2. Penjelasan rinci surat pesanan dengan menggunakan Kepercayaan lembaga perkreditan
(Explanations) bergantung pada bagaimana prestasi
pendekatan langsung anda dalam melunasi kredit
3. Dan Penutup sebelumnya.
( direct approach)
(Closecourtesy)
 Kesimpulan

Maksud direct adalah untuk mendapatkan suatu respons dari para pembaca dengan menjawab
pertanyaan mengirim barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain meskipun berasumsi
bahwa respouns pembaca adalah menyenangkan. Anda perlu meyakinkan diri anda dengan
para pembaca dengan cara-cara yg menyenangkan pula. Permintaan terhadap suatu informasi
dapat berasal dari dalam maupun dari luar suatu organisasi.

Surat-surat direct request dapat digunakan untuk bebagai macem aplikasi seperti
melakukan pesanan barang atau jasa (orders) surat undangan bisnis , surat reservasi, meminta
informasi penting terhadap suatu produk baru mengajukan klaim (pengaduannya) dan
adjustment dan permohonan kredit.

untuk mempermudah tugas-tugas pembaca. Anda sebaiknya mulai dengan permintaan

(request) apa yang anda kehendaki dan memberikan penjelasan yang lebih rinciyang akan
dapat membantu pembaca melakukanapa yang di kehendaki secara benar dan tepat. Apabila
anda meminta beberapa barang yang berbeda maka lebih baik beri nomor masing-masing
barang tersebut untuk lebih memudahkan pembaca memberikan jawaban atau tanggapannya.
Suatu surat direct request dapat di tutup dengan ucapan terima kasih suatu tindakan khusus
dan indikasi batas waktu (deadline) suatu pengiriman