Nama : Amanda Prisca Mulyakesha

Nim : 119211283
Kelas : Akuntansi C
Mata kuliah : Komunikasi Bisnis
Dosen Pengajar : Putu Putri Prawitasari S.E., M.Si., Ak

BAB 9
PENULISAN KORESPONDENSI BISNIS

9.1 PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST) DAN MEMO

Pesan bisnis yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang bersifat rutin,
menarik, dan diorganisasikan dengan pendekatan langsung digolongkan sebagai
permintaan langsung (direct request).

9.1.1 Orgaisasi Direct Request

1. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari direct request adalah menulis sesuatu
yang tidak sekedar mudah dipahami, tetapi juga tidak menimbulkan
kesalahpahaman. Oleh karena itu kalimat permulaan harus menyatakan
permintaan secara khusus sehingga pembaca dengan mudah dapat memahami
maksud isi surat
2. Penjelasan rinci
Penjelasan atas kalimat pembukaan akan lebih lancer jika kalimat bagian
pertengahan berorientasi pada pemberian manfaat bagi penerima
3. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan permintaan untuk beberapa
tanggapan khusus, lengkap dengan Batasan waktunya dan ekspresi terhadap
apresiasi atau pemberian goodwill.

9.1.2 Bentuk-bentuk Direct Request

1. Permintaan untuk pihak internal
Bentuk permintaan langsung yang paling umum dipakai oleh pihak internal
adalah memo. Memo memiliki beberapa kelebihan, seperti memberikan
catatan permanen, menghemat waktu, dan menunjukkan apa yang benar-benar
ingin dilakukan.
2. Permintaan untuk pihak eksternal
Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu
dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.
a. Pesanan (order)
 Permintaan langsung dalam bentuk pesanan sering kali dibuat oleh
perusahaan karena tidak dapat memenuhi sendiri semua kebutuhannya.
b. Klaim (aduan)
Konsumen seringkali tidak puas dengan produk atau layanan penjual.
Klaim pada umumnya cepat menimbulkan tanggapan, tetapi mudah
menimbulkan suasana emosional. Oleh karena itu sebaiknya klain disusun
secara berhati-hati agar tidak merusak hubungan bisnis.
c. Permohonan kredit
Sebagian besar perusahaan melakukan bisnisnya dengan dana pinjaman
(kredit)
d. Undagan
Agar penerima undangan tergugah untuk hadir, surat undangan hendaknya
mencantumkan ide pokok dengan jelas, manfaat yang diterima bagi
peserta yang hadir, dan rincian informasi mengenai pelaksanaan kegiatan.

9.2 PESAN DENGAN NIAT BAIK (GOODWILL)

Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah :
1. Ucapan Selamat (congratulations)
2. Penghargaan (massages of appreciation)
3. Ucapan dukacita (condolence)

9.3 PESAN BURUK (BAD NEWS)

Pesan buruk sebaiknya disampaikan tanpa menjatuhkan kesalahan pada individu atau
organisasi tertentu. Terdapat lima tahap yang dijadikan pedoman dalam penyusunan
pesan buruk, yaitu ( Vicks & Gildsof dalam sri haryani, 2001:138 )
- Mulai dengan pesan yang sifatnya umum
- Jelaskan masalah yang dihadapi
- Nyatakan pesan negatifnya
- Ambil Tindakan yang diperlukan
- Tutup dengan pesan positif
Tidak semua pesan buruk harus disusun dengan pendekatan tidak langsung. Apabila
reaksi negative berpengaruh kecil terhadap audiens, maka pesan buruk dapat juga
disampaikan dengan pendekatan langsung. Indicator suatu pesan buruk dapat
menggunakan pendekatan langsung adalah (Edward & Burnet dalam Haryani, 2001 :
140)
- Terjadi di lingkungan internal dan bersifat informal
- Komunikator juga menerima pesan tersebut
- Penerima pesan memiliki hubungan positif dengan komunikator
- Pesan relative ringan dan tidak menimbulkan masalah pribadi

9.4 PESAN PERSUASIF

Persuasif adalah suatu usaha yang dengan sadar dilakukan oleh individua tau organiasi
untuk memodifikasi atau mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku individu
maupun organisasi lain. Dengan dmeikian, pesan persuasive adalah pesan yang
dimaksudkan untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayaan atau perilaku individu
maupun organisasi (Vik & Gilsdrof dalam Haryani, 2001 : 141)
Pesan persuasive biasanya disusun dengan pendekatan tak langsung atau induktif
yakni (AIDA) (Attention, Interest, Desire, Action)
- Attention (perhatian)
Pada bagian awal diuraikan ide pokok yang menarik perhatian dan bermanfaat bagi
audiens
- Interest (minat)
Ide pokok yang relevan dengan audiens digambarkan dengan baik untuk
membangkitkan minat audiens
- Desire (keinginan)
Ide pendukung dikembangkan agar audiens merasa membutuhkan atau bersedia
mengambil Tindakan seperti yang diinginkan komunikator
- Action (Tindakan)
Bagian akhir audiens dipergunakan untuk mendesak audiens agar melakukan
Tindakan sesuai keinginan komunikator

Pesan persuasive dibedakan berdasarkan tujuannya. Jenis-jenis pesan persuasive

adalah :
1. Pesan persuasif untuk Tindakan
Pesan persuasive untuk tujuan melakukan sesuatu dibedakan menjadi dua, yaitu
untuk internal perusahana dan eksternal perusahaan. Pesan persuasive untuk
Tindakan internal pada umumnya lebih mudah diorganisasikan karena
komunikator dan audiens sudah saling mengenal dan kejadian bersifat rutin.
Pesan persuasive untuk eksternal perusahaan biasanya lebih sulit dan
diorganisasikan menggunakan pendekatan tak langsung. Misalnya, permohonan
donasi, bantuan dan Kerjasama
2. Pesan persuasive untuk klaim dan penyesuaian
Pendekatan pesan untuk klaim dan penyesuaian Tindakan pada dasarnya terletak
pada keluhan atau aduan, tetapi harus mengisyaratkan adanya persuasive agar
penerima bersedia melakukan Tindakan tertentu. Apabila penerima melakukan
Tindakan yang diharapkan, maka penerima juga akan memperoleh manfaat.
3. Pesan persuasive dalam penjualan
Pesan persuasive yang berkaitan dengan tujuan penjualan bisa dengan menjaring
konsumen baru, membangkitkan minat calon konsumen, menanamkan nama
perusahaan ke dalam ingatan konsumen, menarik calon konsumen agar bersedia
berkunjung, dan membangkitkan minat untuk menggunakan produk yang
ditawarkan. Pesan diorganisasikan dengan pendekatan AIDA dan dimulai dengan
nada yang akrab, tidak mencerminkan sikap serba tahu, dan menunjukkan bahwa
perusahaan tidak memiliki sikap yang bertentangan.