DIRECT REQUEST

(Komunikasi Melalui Surat)

Oleh : Inna Nur Rokhmah,SEI.MM

 Topik Pembahasan
01 Pengorganisasian Direct Request

02 Permintaan Informasi Rutin

03 Menulis Direct Request untuk Pengaduan

04 Surat Undangan dan Pesanan

05 Permintaan Kredit
Pengorganisasian Direct Re
quest
 DIRECT REQUEST

Direct request dapat diartikan sebagai

suatu kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau suatu organisasi kepada
pihak lain (seseorang/individu atau
organisasi) untuk meminta berbagai
informasi penting dengan segera dan
dengan menggunakan berbagai media
komunikasi yang ada, termasuk media
elektronik
 Penyusunan Direct Request
Pembukaan
harus menyatakan permintaan secara lebih
01 khusus yang memungkinkan pembaca dengan
mudah dapat memahami maksud dari isi surat
tersebut

Penjelasan Rinci
membuat kalimat pertama dibagian pertengahan
02 surat yang Anda buat dengan berorientasi pada
pemberian manfaat bagi pembaca

Penutup
sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa
03 tanggapan khusus, lengkap dengan batas
waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi
 Your Picture Here

Contoh

Tanggal : 10 Februari 2001

Kepada : Pertiwi

Dari : Rachmadi

Hal : Permintaan Laporan Penjualan*

Untuk keperluan pembuatan strategi perusahaan secara umum, saya minta

dikirimkan laporan penjualan tahun 2000 secara keseluruhan.

Laporan tersebut dirinci untuk masing-masing produk dan dikirimkan hari ini juga.

Terima kasih.

*menyatakan hal/pokok masalah secara langsung

 Permintaan Informasi Rutin
Permintaan di
dalam organisasi
 Meskipun suatu permintaan dapat saja
dilakukan secara lisan, beberapa pesan
permintaan dapat dibuat lebih permanen
dalam bentuk tertulis, seperti memo
 Bentuk ini dimulai dengan penjelasan
yang lebih mendalam dan diakhiri
dengan suatu tindakan yang dikehendaki
Your Picture Here Permintaan ke
luar organisasi
 Sebagai seorang pelaku bisnis profesional
tentunya Anda perlu berkomunikasi dengan
para pelanggan, pemasok (supplier), dan
perusahaan lain untuk berbagai keperluan
bisnis
 Digunakan untuk memperoleh berbagai
informasi penting, seperti informasi produk
baru, katalog buku-buku terbaru, keinginan
untuk menjalin kerja sama bisnis
 Your Picture Here

MEMO
Contoh Permintaan
Kepada Yth : Bagian Umum
Dari : Manajer Pemasaran Informasi Rutin di
Sehubungan dengan dilakukannya pemasaran
produk baru ke Semarang, mohon disediakan
kendaraan (1 pick up) pada tanggal 24 februari 2001.
dalam organisasi
Mengingat pentingnya acara tersebut, harap
kendaraan dapat disediakan tepat waktu pada 06.30
WIB.
Terima kasih.

Tanggal 22 februari 2001

ttd

Mang Udin
Manajer Pemasaran
Menulis Direct Request untuk Pengaduan
Your Picture Here Your Picture Here Dalam surat direct request Your Picture Here Your Picture Here
dapat meminta salah satu dari
berikut: Kebanyakan organisasi perusahaan
1. Pengembalian barang yg
yang progresif ingin mengetahui
sudah dibeli & meminta uang
Kapan saja merasa tidak puas kembali apakah Anda merasa puas (satisfied)
2. Meminta pengiriman barang
terhadap suatu produk, jasa, atau yg baru sesuai yg dipesan atau tidak puas (dissatisfied) terhadap
kebijakan suatu perusahaan, Anda 3. Penggantian sebagian atau produk atau jasa (pelayanan) yang
seluruh bagian yg rusak
perlu mengadukan masalah atau 4. Perbaikan gratis mereka berikan. Konsumen yang puas
Your Picture Here Your Picture Here Your Picture Here Your Picture Here
5. Pengurangan harga karena
keluhan yang Anda hadapi kepada produknya ada yg cacat akan memberikan dampak positif bagi
orang-orang yang sangat 6. Pembatalan atas pesanan suatu organisasi, sedangkan
suatu produk
berkompeten sesegera mungkin. 7. Pembetulan atas kesalahan konsumen yang tidak puas atau marah
penagihan suatu produk
akan berdampak negative terhadap
8. Koreksi atas kesalahan
dalam nota organisasi tersebut.
9. Penjelasan atas perubahan
kebijakan/prosedur
Beberapa hal yg perlu diperhatikan dalam menulis sura
t pengaduan :

01 02 03 04

Jelaskan Lampirkan Usahakan nada Permintaan

masalah yg informasi surat Anda tindakan
Anda hadapi pendukung tidak marah khusus
secara rinci atau emosional

Reaksi Anda pertama kali terhadap pelayanan yang jelek mungkin marah atau frustasi. Akan tetapi,
perlu diingat bahwa surat pengaduan yang bernada marah tentu menjadikan pembaca enggan untuk
melakukan tindakan koreksi. Maka dari itu dalam menulis surat pengaduan harus memperhatikan hal
hal di atas
 Your Picture Here
Purwokerto, 09 Juli 2018

Yth. Manajer Departemen Olahraga Contoh Surat Pengaduan

Raganata Store
Purwokerto
-> Yang disampaikan oleh seorang
Dengan hormat,
Saya kirimkan kembali sweater yang telah Bapak kirim konsumen kepada manajer
pada tanggal 15 Januari 2005 karena ukurannya tidak
sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar
sweater tersebut diganti dengan ukuran dan warna yang departemen pakaian olahraga yang
saya kehendaki, yaitu ukuran L warna biru muda.
ingin menukar pakaian olahraga yang
Melalui telepon pada tanggal 10 Januari 2005, saya telah
memesan sweater yang berukuran L warna biru muda
agar segera dikirim kerumah saya. Namun, yang saya sesuai dengan ukurannya atau kalau
terima adalah sweater ukuran S warna merah, dan tentu
saja saya tidak bisa memakainya. memang tak tersedia atau stoknya
Oleh karena itu, saya mohon agar dikirim sweater ukuran L
warna biru muda sesegera mungkin. Apabila sweater yang
habis, mohon uangnya dikembalikan
saya kehendaki tersebut tidak tersedia, saya mohon uang
saya dikembalikan saja. Terimakasih. saja.
Hormat saya,

Udin Sedunia
 Surat Undangan
Apabila perusahaan bermaksud
mengundang atau membuat surat
undangan bagi pihak eksternal,
Mengapa perusahaan perlu
hal-hal yang perlu diperhatikan
mengundang pihak luar dalam
ada 2, yaitu :
acara atau kegiatan kegiatan 1. Nyata
kan ide
tertentu? Karena dalam
pokok

operasinya, perusahaan 2. Beri s

ecara len
info men gkap & r
memerlukan pihak eksternal. genai ke inci
giatan ts
b
 Your Picture Here
BOOK AND COMPUTER FAIR 2000
Pelayanan Komp. Teknik Sipil-Biro Pelayanan Teknik Sipil
Universitas Jenderal Soedirman

No.: 036.7645/BCF/BP-PKTS/FTUNSOED/2000
Hal : Undangan
Contoh Surat
Lampiran : Satu lembar daftar acara

Kepada
Undangan
Yth. Direktur TINTA OFSET
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan semakin dekatnya waktu pelaksanaan
pameran “BOOK & COMPUTER FAIR 2000” maka diperlukan
koordinasi yg baik antara peserta pameran dengan
penyelenggara. Untuk itu panitia akan menyelenggarakan
technical meeting untuk membahas masalah yg berhubungan
dengan kegiatan pameran. Acara tersebut akan dilaksanakan
pada :
Hari, tanggal : Rabu, 16 Mei 2000
Pukul : 23.00 – 05.00 WIB
Tempat : Ruang Sidang Unsoed

Mengingat pentingnya acara, dimohon untuk datang tepat

waktu. Atas perhatian & kerjasamanya kamu ucapkan terima
kasih.
Ttd

Panitia Book and Comp. Fair 2000

 PT TINTA OFFSET
Jl. Kampus No. 1333 Purwokerto
Pesanan
Kepada Yth.
Manajer Pemasaran PT. Sukses
Jl. Cendrawasih No. 999 Purwakarta

Dengan hormat,
Bersama ini saya bermaksud untuk memesan kertas dengan Permintaan langsung untuk pesanan dimana
rincian sebagai berikut :
10 rim HVS 70 gr ukuran 65x100 cm @Rp150.000 = Rp15 jt
pembuatannya adalah pihak pemesan, biasanya pemesan
10 rim HVS 64 gr ukuran 40x100cm @Rp90.000 = Rp9 jt akan membuat pesanan di perusahaannya, kemudian
Jadi, total pesanan = Rp24.000.000
mengirimkan pesanan tersebut ke perusahaan yang dituju.
Pesanan paling lambat kami terima 22 maret 2020, dan
pembayaran dilakukan setelah pesanan diterima. Permintaan langsung dalam bentuk pesanan ini paling
Terima kasih.
sering dibuat oleh perusahaan, baik itu perusahaan besar
Purwokerto, 20 januari 2020
maupun kecil. Karena setiap perusahaan baik besar
Ttd maupun kecil tidak dapat memenuhi sendiri semua
kebutuhannya.
Mang Udhin
Manajer Produksi
 PT TINTA OFFSET
Jl. Kampus No. 1333 Purwokerto

No.: 036.7645/BCF/BP-PKTS/UNSOED/2000
Hal : Permohonan kredit
Lampiran : Satu set kelengkapan kredit
Permintaan Kredit
Kepada Yth.
Manajer Bank Indonesia
Jl. Cendrawasih No. 999 Purwakarta

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Udin Sedunia Dalam dunia bisnis seperti sekarang ini, dalam
Pekerjaan : Direktur PT. Tinta Ofset
Alamat rumah : Jl. Cendrawasih Purwokerto menjalankan usahanya sebagian besar perusahaan
Telepon rumah : 14021
Alamat kantor : Jl. Kampus Purwokerto Utara menggunakan kredit. Oleh karena itu, pembuatan pesan
Telepon kantor : 14022
untuk mendapatkan kredit perlu mendapat perhatian yang
Dengan ini mengajukan permohonan kredit sebesar Rp300.000.000 dengan
jangka waktu 10 tahun. serius. Apabila suatu perusahaan membutuhkan kredit dari
Kredit tersebut akan kami pergunakan untuk tambahan modal kerja PT. suatu bank, maka manajer atau direktur dari perusahaan itu
Tinta Ofset.
harus mengajukan permohonan kredit dalam bentuk tertulis
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
kepada pihak bank.
Purwokerto, 9 Juli 1998
Pemohon CONTOHNYA DI SAMPING
Ttd

Udin Sedunia
Direktur
Kesimpulan
Direct Request bertujuan untuk mendapatkan suatu respons dari pembaca dengan menjawab
pertanyaan, mengirim barang/jasa, atau suatu tindakan lain. Yang bisa meyakinkan para pembaca
dengan cara yang menyenangkan. Permintaan suatu informasi dapat berasal dari dalam maupun
dari luar suatu organisasi.
 Surat-surat direct request dapat digunakan untuk berbagai macam aplikasi, seperti melakukan
pesanan barang/jasa(orders), suatu undangan bisnis, mengajukan klaim,dsb.
Untuk mempermudah tugas-tugas pembaca, anda sebaiknya memulai dengan permintaan (request)
apa yang anda kehendaki dan memberikan penjelasan yang lebih rinci yang akan dapat membantu
pembaca melakukan apa yang mereka kehendaki secara benar dan tepat.