MAKALAH FARMASI INDUSTRI

PERENCANAAN PRODUKSI DAN PENGENDALIAN

PERSEDIAAN

Disusun Oleh :
KELOMPOK 7

Ovilia Della Prativi 260112150560

RinrinWirianti 260112150561
Nurul Fatiya Zakki 260112150562
Andhini Virgiannisa 260112150571

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2016
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis persembahkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan berkat dan rahmat-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan makalah Farmasi Industri tentang “Perencanaan Produksi dan
Pengendalian Persediaan”.Penulis juga mengucapkan terimakasih dan
penghargaan sebesar-besarnya kepada berbagai pihak yang telah membantu dalam
menyelesaikan makalah ini, terutama kepada dosen mata kuliah Farmasi Industri.
Makalah ini disusun berdasarkan hasil diskusi yang telah dilaksanakan dan
merupakan salah satu tugas pada mata kuliah Farmasi Industri. Penulis berharap
makalah ini dapat memberikan sumbangan yang berarti dalam proses kegiatan
belajar mengajar pada mata kuliah Farmasi Industri. Penulis menyadari bahwa
makalah ini tidak luput dari kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang
membangun dari para pembaca sangat penulis harapkan demi penyempurnaan dan
perbaikan makalah ini.

Jatinangor, Mei 2016

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL....................................................................................
KATA PENGANTAR.................................................................................. i
DAFTAR ISI................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ......................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................... 2
1.3 Tujuan ...................................................................................... 2
BAB II PENGADAAN DAN PROSES PRODUKSI............................... 3
2.1 Pengadaan (Purchasing / Procurement).................................... 3
BAB III PROSES PENGADAAN BAHAN AWAL.................................. 6
3.1 Pengadaan Bahan Awal............................................................. 6
BAB IVPRODUKSI BERDASARKAN PREDIKSI PASAR................ 14
4.1 Forecasting................................................................................ 14
4.1.1 Peramalan berdasarkan Jangka Waktu............................. 16
4.1.2 Peramalan berdasarkan Rencana Operasi......................... 17
4.1.3 Metode Peramalan Penjualan........................................... 17
4.2 Focus Forecasting..................................................................... 23
4.3 Perencanaan Produksi................................................................ 23
4.3.1 Karakteristik Perencanaan Produksi................................. 25
4.4 Prosedur Perencanaan Produksi................................................. 28
4.4.1 Perencanaan Produksi berdasarkan Permintaan Pasar...... 28
4.4.2 Perencanaan Produksi berdasarkan Order........................ 29
4.5 FIFO dan FEFO dalam Inventory Control................................. 29
BAB VSUPPLY CHAIN MANAGEMENT................................................. 31
5.1 Definisi Supply Chain................................................................ 31
5.2 Definisi Supply Chain Management.......................................... 32
5.3 Aktivitas Supply Chain Management........................................ 33
5.4 Tujuan dan Manfaat Supply Chain Management...................... 33

ii
 5.4.1 Perencanaan Produksi berdasarkan Order........................ 34
5.5 FIFO dan FEFO dalam Inventory Control................................. 35
BAB VIPENUTUP....................................................................................... 36
6.1 Kesimpulan................................................................................ 36
DAFTAR PUSTAKA................................................................................... 38

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Proses industri harus dipandang sebagai suatu perbaikan yang terus
menerus. Diawali dari ide – ide akan sebuah produk, hingga distribusi pada
konsumen. Berdasarkan umpan balik yang didapatkan dari pengguna produk
tersebut, maka dapat dikembangkan gagasan baru untuk memperbaiki produk
lama, ataupun membuat produk yang sama sekali baru. Peran serta departemen
PPIC/produksi sangatlah krusial dalam proses tersebut diatas. Karena departemen
tersebutlah yang merancang, mengefisienkan, dan meningkatkanmutu dari suatu
produk berdasarkan atas informasi tentang konsumen dari departemen pemasaran.
Tanpa adanya efisiensi, peningkatan mutu, dan sistem distribusi yang unggul,
Maka sangatlah sulit bagi perusahaan untuk bertahandan bertarung menghadapi
pesaing di era globalisasi sekarang ini. Dalam manajemen modern, perencanaan
produksi memegang salah satu peranan yang sangat penting. Dunia industri tidak
saja dituntut untuk meningkatkan permintaan pasar melalui pemasaran semata-
mata, namun juga bagaimana menghasilkan produk secara efisien dengan kualitas
yang memenuhi harapan konsumen. Dengan adanya perencanaan produksi yang
baik, makatuntutan ini akan dapat dipenuhi.
Sebuah perencanaan produksi akan berjalan dengan baik jika ditunjang
dengan adanya persediaan bahan baku yang memadai. Di lain pihak persediaan
bahan baku juga memberikan kontribusi biaya yang cukup besar sehingga
komponen biaya ini juga perlku untuk dikendalikan. Melihat pentingnya fungsi
pernecanaan produksi dan pengendalian persediaan di atas, maka perlu adanya
usaha untuk mengelolanya secara efisien untuk mendapatkan hasil yang optimal.
PPIC adalah suatu proses membuat perencanaan & pengendalian produksi,
merancang aliran kerja (workflow) organisasi mulai bahan baku sampai barang
jadi, menyusun jadwal sumberdaya dan mengeksekusinya, sehingga dapat
memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen, serta meminimumkan biaya
produksi keseluruhan. Dengan PPIC diharapkan dapat menjelaskan mengenai

4
perencanaan produksi dan pengendalian persediaan dengan fungsi-fungsi
manajemem lainnya dalam perusahaan, sehingga dapat melakukan perencanaan
produksi danpengendalian persediaan dan mengaplikasikannya sesuai dengan
kondisiperusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang tersebut, dapat diambil rumusan masalah sebagai
berikut:
a. Bagaimana alur cara perencanaan produksi dan pengendalian persediaan di
industri farmasi?
b. Apa saja aspek-aspek yang diperhatikan dalam mengendalikan persediaan di
industri farmasi?

1.3 Tujuan
a. Mengetahui alur cara perencanaan prodksi dan pengendalian persediaan di
industri farmasi
b. Memahami aspek-aspek yang diperhatikan dalam mengendalikan persediaan
di industri farmasi

5
 BAB I
PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL/ PPIC

2.1 Production Planning and Inventory Control (PPIC)

PPIC merupakan bagian yang bertugas melakukan perencanaan produksi
dan pengendalian persediaan. PPIC merupakan bagian organisasi perusahaan yang
menjembatani antara divisi marketing dengan produksi. PPIC menerjemahkan
kebutuhan pengadaan obat jadi untuk marketing dalam bentuk rencana produksi
dan ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.
Oleh karena itu PPIC harus mengendalikan persediaan mulai dari bahan
awal (bahan baku dan bahan kemas) sampai obat jadi. Tujuan dari pengendalian
persediaan adalah menjaga agar persediaan tidak sampai habis sehingga tidak
menghambat proses produksi dan pemasaran produk.
PPIC mempunyai peran yang penting dalam perusahaan karena berkaitan
erat dengan cash flow dan kinerja bagian produksi.Secara umum fungsi PPIC
adalah sebagai berikut :
a. Mensinergikan kepentingan marketing dan manufacturing
b. Mengintegrasikan dan memadukan pihak-pihak lain dalam organisasi
(marketing, produksi, personalia dan keuangan) agar dapat bekerja dengan
baik.
Sasaran utama yang ingin dicapai adalah terciptanya proses produksi yang
efektif dan efisien serta menguntungkan bagi perusahaan. PPIC bertanggung
jawab dalam bidang production planning dan inventory control. Sasaran pokok
production planning adalah menyelesaikan permintaan atau pesanan pelanggan
tepat pada waktu, penghematan biaya produksi, memperlancar proses produksi.
Sedangkan tugas inventory control adalah mengantisipasi kemungkinan terjadinya
kekurangan atau kelebihan persediaan (stock out/over stock), menghadapi
fluktuasi harga.
Tugas - tugas PPIC adalah sebagai berikut :
a. Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi sesuai order
yang diterima.

6
b. Memenuhi permintaan sample dari Marketing dan memantau proses
pembuatan sample sampai terkirim ke pelanggan.
c. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari marketing
dengan memperhatikan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material
produksi menurut standard stock yang ideal.
d. Memonitor semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di
gudang maupun yang akan didatangkan sehingga proses produksi  dan
penerimaan order bisa berjalan lancar dan seimbang.
e. Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, routing & quantity yang tepat
sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan
pelanggan.
f. Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin yang
overload sementara mesin lain tunggu order.
g. Menginformasikan ke bagian marketing jika ada masalah di proses produksi
yang menyebabkan delay delivery.
h. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh
informasi akurat dan up to date.
Syarat agar kinerja PPIC bisa optimal
a. Ada rencana penjualan yang jelas dari marketing.
b. Ada keseimbangan jenis order sesuai dengan mesin yang dimiliki perusahaan.
c. Ada standard kapasitas produksi tiap-tiap mesin.
d. Ada pengaturan delivery time yang merata dari marketing sesuai kapasitas
produksi yang dimiliki perusahaan.
e. Ada pedoman waktu kedatangan (time arrival) untuk pengadaan
bahan/material, baik lokal maupun impor.
f. Ada batasan minimum dan maksimum stock
g. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan bagian terkait yaitu
marketing,  produksi, purchasing,logistic ware house, quality control dan F&A
(Finance & Accounting).

7
 PPIC merupakan salah satu departemen yang sangat krusial atau penting
terutama di industri farmasi. Departemen PPIC terdiri dari beberapa bagian
sebagai berikut:
2.1.1. Bagian perencanaan produksi (production planning)
Tugas bagian ini meliputi: (a) Membuat jadwal perencanaan dari kegiatan
di bagian produksi berdasarkan permintaan dari bagian pemasaran dan
berdasarkan kapasitas mesin, (b) Memonitoring realisasi jadwal yang sudah
ditentukan, (c) Mengecek stok dari bahan baku dan kemasan.
Perencanaan produksi disusun berdasarkan forecast (peramalan penjualan)
yang dibuat oleh Bagian Pemasaran disertai dengan Rencana Anggaran Belanja
Perusahaan (RABP).  Perencanaan produksi terbagi  dalam rencana produksi
tahunan, yang kemudian dibagi lagi menjadi rencana produksi bulanan, mingguan
dan untuk pelaksanaannya PPIC akan menurunkan rencana produksi harian
(production daily report).
Dasar pertimbangan perencanaan produksi meliputi ketersediaan stok
(bahan baku/bahan jadi), waktu ketersediaan bahan baku, tenaga kerja, kapasitas
mesin, waktu yang tersedia untuk pemeliharaan mesin maupun proses, lead time
pemesanan bahan baku.
Forecasting merupakan dasar dari perencanaan perusahaan yang dibuat
untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja maupun
kebutuhan lain sebagai respon terhadap perubahaan permintaan pasar.
ORDER /PO
Ini  merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales.
Order ini bisa berupa  direct order dari customer, atau  pembuatan stock untuk
buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock
(MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau
pembuatan Master Planning Schedule (MPS).Schedulling ini masih belum detail,
masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 – 6 bulan. Data-data di
MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk
mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing  untuk mempersiapkan
material.

8
 Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah
terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian
sales. Lho koq bisa…. Inilah  keunggulan penerapan sistem informasi yang
integral. Purchase  order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real
time” langsung masuk kedalam  Master Planning Schedulle. Bayangkan  tinggal 1
klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana
melakukannya ?
Konsep dasarnya sebagai berikut.Dasar dari konsep ini, yaitu
menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk
mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat,  sistem
menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual
operator.
2.1.2. Bagian pengendalian persediaan (inventory control)

Persediaan (inventory) sangat berguna dalam suatu perusahaan untuk

memenuhi kebutuhan produksi. Tugas dari bagian ini adalah: (a) Mengendalikan
stok dari bahan baku, kemasan, dan bahan jadi agar sesuai dengan perencanaan
produksi dan permintaan dari pemasaran, (b) Mengevaluasi stok dari bahan baku,
kemasan dan barang jadi. Adapun Pengendalian barang Persediaan antara
lain : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In Process (WIP),
dan 3) Final Produk.
Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang  harus
selalu diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM  tanpa melihat order
customer , 2) M&SM  berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan
minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas
optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan
kelancaran proses ( fluently production process ). Namun tidak  menutup
kemungkinan adanya  emergency  order atau  order spesial sehingga
menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order
customer atau setelah arrange order  ( master production schedulle/MPS )

9
 Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station
ke station lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses
memerlukan pengelolaan khusus, akibatnya  produksi  terbagi kedalam beberapa
divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang ½ jadi terkadang tidak bisa
sempurna  atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan
yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di
divisi B, terkadang  tidak  dibuat pas atau sesuai dengan order customer,
mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi
kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP,  bagian PPIC bertanggung jawab penuh
dalam mengendalikan  barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan
penerapan logic proses yang tepat dapat  menjamin pengendalian WIP. PPIC akan
selalu dapat memantau  progress produksi di semua tahapan proses.
Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif  lebih mudah
dikendalikan, karena  posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware
house yang baik, pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya,
PPIC harus secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai
final product siap dikirim ke customer.
2.1.3. Penyimpanan
Bahan-bahan untuk keperluan produksi disimpan di gudang. Gudang
meliputi gudang bahan baku, gudang bahan kemas dan gudang obat jadi.
a) Gudang Bahan Baku.
Sistem penyimpanan bahan baku yang digunakan disusun berdasarkan
bentuk sediaan, status bahan baku, dan penggolongan obat. Penyimpanan bahan
baku berdasarkan bentuk sediaan dibedakan ke dalam bagian solida, semi solida,
dan liquida. Penyimpanan berdasarkan status bahan baku dibedakan ke dalam
status karantina, diluluskan dan ditolak. Penyimpanan berdasarkan penggolongan
obat dikhususkan untuk bahan baku narkotik, psikotropik, dan prekursor.
Penyimpanan bahan baku golongan ini terdapat di tempat khusus dan terkunci.
b) Gudang Bahan Kemas.
Sistem penyimpanan yang digunakan dalam gudang bahan kemas
berdasarkan fungsinya (etiket, insert, botol, karton, box, aluminium foil, pot, tube,

10
cangkang kapsul).Khusus untuk penyimpanaan aluminium foil dan cangkang
kapsul ditempatkan pada ruang khusus yang memiiliki AC/Air Conditioner (15
derajat Celcius).
c) Gudang obat jadi.
Sistem penyimpanan yang digunakan dalam gudang obat jadi disusun
berdasarkan alfabet dan bentuk sediaan.

2.2. Forecasting
Definisi Forecasting adalah peramalan penjualan yang merupakan dasar
perencanaan jangka panjang perusahaan, berguna untuk memperkirakan
kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja sebagai respon terhadap perubahan
permintaan pasar yang disiapkan oleh bagian marketing (Management Sciences of
Health, 2011).
Forecasting dibutuhkan untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku,
produk, tenaga kerja maupun kebutuhan lain sebagai respons terhadap perubahan
permintaan (pasar). Dalam perencanaan dan pengambilan keputusan khususnya di
bidang produksi dan operasi bagian peramalan penjualan (forecasting) memegang
peranan yang sangat penting. Forecasting ini biasa digunakan terkait bagian
perencanaan :
a. perencanaan produksi,
b. perencanaan pemenuhan kebutuhan bahan,
c. perencanaan kebutuhan tenaga kerja,
d. perencanaan kapasitas produksi,
e. perencanaan desain dan lay out fasilitas,
f. penentuan lokasi pabrik,
g. penentuan metode proses produksi, dan
h. penentuan jumlah mesin dan sebagainya.
Peranan peramalan penjualan (forecasting) ini disebabkan adanya
tenggang waktu (lead time) antara suatu peristiwa atau kebutuhan dengan
kebutuhan mendatang. Jadi, Forecasting merupakan dasar dari perencanaan

11
 perusahaan dalam jangka panjang. Peranan forecasting pada masing-masing
bagian di perusahaan adalah sebagai berikut :
Tabel 3.1 . Peranan forecasting pada masing-masing bagian di perusahaan
Bag. Keuangan
Bag. Marketing Bag. Produksi
(Finance & Accounting)
sebagai dasar untuk perencanaan untuk membuat
perencanaan budget produk baru, kompensasi keputusan process
(budgeting) dan kontrol armada penjualan, dan selection (buat/beli),
biaya lain-lain perencanaan kapasitas,
lay out fasilitas produksi,
perencanaan produksi
(schedulling) dan
pengendalian persediaan
(inventory control).

Forecasting dibuat dan disiapkan oleh bagian Marketing (penjualan)

karena bagian Marketing-lah yang mengetahui kondisi pasar, dan mampu
memperkirakan efek kompetisi, iklan dan promosi, perubahan harga dan besarnya
tekanan kekuatan penjualan ditinjau dari segi fluktuasi permintaan. Ada beberapa
kondisi dalam ramalan penjualan (forecasting) yang perlu diwaspadai adalah
sebagai berikut :
Ramalan penjualan yang buruk

Perencanaan produksi yang buruk

Inventory menjadi sangat tingi Inventory menjadi sangat rendah

ang disebabkan
akan menyebabkan
ketidak-efisienan
terjadinya
sumberkekosongan
daya (bahan
produk
baku,dimesin
pasaran,
dantidak
juga tenaga
ada produk
kerja)yang
yangbisa
adadi jual. Dan berakibat me

Hilangnya peluang pasar yang ada (loss opportunity).

Jika kondisi ini dibiarkan berlarut-larut, bukan tidak mungkin, industri (produk) tersebut akan kehilangan pasar.
12
Peramalan berdasarkan Jangka Waktu
a. Peramalan jangka pendek (kurang satu tahun, umumnya kurang tiga bulan :
digunakan untuk rencana pembelian, penjadwalan kerja, jumlah TK, tingkat
produksi),
b. Peramalan jangka menengah (tiga bulan hingga tiga tahun : digunakan untuk
perencanaan penjualan, perencanaan dan penganggaran produksi dan
menganalisis berbagai rencana operasi),
c. Peramalan jangka panjang (tiga tahun atau lebih, digunakan untuk
merencanakan produk baru, penganggaran modal, lokasi fasilitas, atau
ekspansi dan penelitian serta pengembangan).

Peramalan berdasarkan Rencana Operasi

a. Ramalan ekonomi: membahas siklus bisnis dengan memprediksi tingkat
inflasi dan indikator perencanaan lainnya,
b. Ramalan teknologi: berkaitan dengan tingkat kemajuan teknologi dan  produk
baru,
c. Ramalan permintaan: berkaitan dengan proyeksi permintaan terhadap produk
perusahaan. Ramalan ini disebut juga ramalan penjualan, yang mengarahkan
produksi, kapasitas dan siatem penjadualan perusahaan.

Terdapat beberapa metode penentuan forecasting, yaitu :

a. Kuantitatif : Berdasarkan asumsi/estimasi, biasaya untuk jenis produk baru
b. Time series : Berdasarkan prediksi permintaan sebelumnya
c. Casual : Berdasarkan asumsi bahwa promosi, iklan, kegiatan kompetitor akan
memengaruhi penjualan
(Theptong, 2010).

2.2.1. Focus Forecasting

13
 Focus forecasting diciptakan oleh Bernie T. Smith, seorang ahli statistika
dan komputer yang juga seorang Inventory Manager di American Hardware
Supply Co., Amerika Serikat. Smith menggunakan pendekatan statistik yang
sangat sederhana berdasarkan data-data pada masa lalu untuk dapat membuat
peramalan secara lebih tepat.Data-data dari masa lalu tersebut diolah dengan
menggunakan program komputer yang sederhana untuk membuat
perkiraan/peramalan penjualan.

Dasar–dasar penerapan Focus forecasting adalah:

A Apapun yang kita jual pada 3 bulan terakhir, kemungkinan akan kita jual
pada 3 bulan yang akan datang.
B Apapun yang kita jual pada 3 bulan yang sama tahun lalu, kemungkinan
akan kita jual pada 3 bulan yang sama.
C Pada 3 bulan kedepan, kita akan menjual 10% lebih banyak dibanding 3
bulan lalu.
D Pada 3 bulan kedepan, kita akan menjual 50% lebih banyak dibanding
bulan yang sama pada tahun lalu.
E Berapapun prosentase perubahan yang kita dapat tahun lalu pada 3 bulan
terakhir, hal yang sama juga akan terjadi pada 3 bulan kedepan.

Menurut Bernie T. Smith, hal terpenting dalam penerapan focus

forecasting adalah bahwa metode ini tidak boleh terlalu kaku. Artinya seluruh data
penjualan dianalisis dengan menggunakan kelima pendekatan tersebut di atas,
kemudian dari pendekatan yang paling mendekati kebenaran/kenyataan yang
sesungguhnya (data dari hasil penjualan nyata), digunakan untuk memperkirakan
jumlah penjualan di masa yang akan datang.

2.3. Pengadaan Bahan

Dalam industri farmasi, komponen terbesar dalam struktur biaya produk
adalah biaya pengadaan barang, termasuk di dalamnya adalah pengadaan bahan
awal (starting material) yang terdiri dari bahan baku (baik bahan baku aktif
maupun bahan penolong) serta bahan pengemas. Bagian/departemen yang
bertanggung jawab untuk melaksanakan pengadaan barang adalah

14
Departemen/Bagian Pembelian (purchasing/procurement department).Di banyak
industri farmasi, departemen ini berada langsung di bawah direksi perusahaan
(Direktur Keuangan atau Direktur Operasi/Pabrik). Beberapa industri farmasi lain,
menempatkan Departemen Pembelian di bawah Material (PPIC) Manager.
Perbedaan ini antara lain dipengaruhi oleh besar/kecilnya tanggung jawab di
masing-masing perusahaan karena bidang pengadaan terkait langsung dengan
penggunaan keuangan perusahaan. Terdapat empat kegiatan utama dalam
Pembelian, yaitu (Priyambodo, 2007:280) :
a. Pemilihan Supplier, bernegosiasi mengenai harga, termint pembayaran dan
jadwal pengiriman bahan, termasuk di dalamnya menerbitkan surat pesanan
(purchase order/PO). Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih
supplier :
 Kualitas dari bahan yang dipesan. Hal ini dapat diketahui dari Certificate
of Analysis (CoA).
 Kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai barang yang
berkualitas secara terus-menerus.
 Delivery time atau ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan waktu
pengiriman yang telah ditentukan.
 Layanan purna jual dan kemudahan dalam pembayaran.
b. Melakukan pemantauan pengiriman (expediting delivery) yang dilakukan oleh
supplier.
c. Menjembatani antara supplier dengan bagian terkait dalam perusahaan,
misalnya bagian teknik, QC, Produksi, Keuangan dan lain-lain yang berkaitan
dengan masalah pembelian bahan (complaint, dan lain-lain).
d. Mencari produk, material atau supplier baru, yang dapat memberikan
kontribusi dan keuntungan pada perusahaan.
Terdapat 2 sistem pembelian (pengadaan) yang biasa dilakukan di industri
farmasi, yaitu (Priyambodo, 2007: 281) :
a. Open Purchase Order. Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam
jumlah kecil, dengan nilai yang kecil serta proses transaksi dengan frekuensi
yang tinggi. Sistem pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk

15
 material yang mudah didapat, supplier cukup banyak dan kebutuhannya
fluktuatif.
b. Blanket Purchase Order. Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam
jumlah besar secara total, dengan harga yang tetap tapi pengirimannya diatur
dalam jangka waktu yang panjang. Sistem pembelian dengan cara ini biasanya
digunakan untuk material yang nilainya cukup tinggi, adanya potongan harga
yang cukup besar bila order quantity-nya besar atau material tersebut sukar
didapat atau di pasaran sering kosong.

2.4. Perencanaan Produksi

Perencaaan produksi adalah pernyataan rencana produksi ke dalam bentuk
agregat.Perencanaan produksi ini merupakan alat komunikasi antara manajemen
teras (top management) dan manufaktur.Di samping itu juga, perencanaan
produksi merupakan pegangan untuk merancang jadwal induk produksi.
Perencanaan Produksi, terbagi menjadi Rencana Produksi Tahunan, yang
kemudian di-break down ke dalam Rencana Produksi Periodik (misalnya semester
atau triwulan). Selanjutnya Rencana Produksi Periodik di-break down lagi
menjadi Rencana Produksi Bulanan, Mingguan dan Harian (Priyambodo,
2007:261).

Sasaran pokok dari perencanaan produksi, antara lain (Priyambodo,

2007:261) :

16
a. Ketepatan waktu dalam memenuhi janji (permintaan) pelanggan
b. Kecepatan waktu penyelesaian pesanan (permintaan) pelanggan
c. Berkurangnya biaya produksi
d. New product launching dan divestment (write off) produk-produk lama
berjalan lancar (teratur).
Tujuan perencanaan produksi adalah:
a. Sebagai langkah awal untuk menentukan aktivitas prduksi yaitu sebagai
referensi perencanaan lebih rinci dari rencana agregat menjadi item dalam
jadwal induk produksi.
b. Sebagai masukan rencana sumber daya sehingga perencanaan sumber daya
dapat dikembangkan untuk mendukung perencanaan produksi.
c. Meredam (stabilisasi) produksi dan tenaga kerja terhadap fluktuasi
permintaan.
Perencanaan Produksi dipengaruhi oleh banyak faktor, baik faktor internal
(dari dalam perusahaan sendiri) maupun faktor eksternal. Faktor internal antara
lain kapasitas terpasang, kapasitas produksi, jumlah persediaan dan aktifitas lain
yang diperlukan untuk produksi. Sedangkan faktor-faktor eksternal yang
mempengaruhi perencanaan produksi antara lain kebutuhan/permintaan pasar,
kondisi perekonomian, ketersediaan bahan baku/bahan pengemas, aktifitas
kompetetitor dan kapasitas eksternal (untuk kegiatan yang di sub kontrakan).
Dampak Perencanaan yang baik (Priyambodo, 2007:261-262) :
a. Saling pengertian antar bagian
b. Tercapainya keseimbangan dalam inventory (bahan baku, WIP, Obat jadi)
c. Terciptanya program sarana produksi yang seimbang dan stabil
d. Memaksimalkan sumber daya (orang, mesin, alat dan ruang penyimpanan)
e. Investasi minimal pada barang ½ jadi (WIP)
f. Hemat biaya penyimpanan
g. Hemat biaya tidak langsung
h. Angka kerusakan dan cacat produk rendah
i. Angka kelebihan bahan ½ jadi rendah
j. Biaya pelacakan rendah

17
 Tujuan dari setiap bagian:
a. Tujuan Bagian Marketing (highest revenue through customer satisfaction):
 Memiliki persediaan barang jadi dalam jumlah besar
 Memproduksi barang yang diminta customer setiap diperlukan
 Memperbesar jaringan distribusi dan pergudangan
b. Tujuan Bagian Keuangan (lowest cost and investment) :
 Mengurangi investasi persediaan
 Mengurangi jumlah pabrik, jaringan distribusi dan pergudangan
 Memproduksi dalam jumlah besar untuk pemenuhan permintaan jangka
panjang
 Memproduksi hanya bila ada pesanan
c. PPIC
PPIC berfungsi untuk membuat perencanaan dan pengendalian
produksi, merancang aliran kerja (workflow) organisasi mulai bahan baku
sampai barang jadi, menyusun jadwal sumberdaya dan mengeksekusinya,
sehingga dapat memberikan pelayanan yang terbaik bagi customer serta
meminimumkan biaya produksi keseluruhan.
Tujuan PPIC :
 Memberikan pelayanan yang terbaik bagi customer
 Mengeluarkan biaya produksi yang terendah
 Mengeluarkan biaya persediaan yang terendah
 Mengeluarkan biaya distribusi yang terendah.
Profit = Revenue – Expense
Tugas-Tugas PPIC :
 Perencanaan-membuat rencana produksi, menyusun dan menetapkan
urutan produksi, input material, alat dan mesin, serta pekerja.
 Perancangan aliran kerja (workflow) organisasi
 Penjadwalan-mempersiapkan order produksi dan jadwalnya (timetables)
 Pengendalian-memberikan otorisasi untuk memulai kegiatan produksi,
memonitor, menindak lanjuti, dan menjaga rencana dilaksanakan.

18
 Rencana produksi meliputi rencana produksi jangka panjang dan rencana
produksi jangka pendek. Perbedaan kedua jenis rencana produksi tersebut dapat
dilihat sebagai berikut:
Rencana Produksi jangka Rencana Produksi
panjang jangka pendek
Jangkauan perencanaan Pada umumnya meliputi Pada umumnya hanya 1
3, 5, 7 atau 10 tahun. tahun.
Rincian perencanaan Estimasi tingkat
Jumlah produksi setiap
produksi; kebutuhanjenis produk; perubahan
kapasitas mesin; struktur persediaan ; pemakaian
biaya pabrik; kebutuhan bahan; tenaga kerja,
tenaga kerja; arus kas danbiaya over head pabrik;
perubahan persediaan. jadwal produksi per
triwulan, bulan atau
minggu.
Dasar perencanaan Rencana penjualan Rencana penjualan
jangka panjang dan jangka pendek.
rencana investasi.

2.5. Prosedur Perencanaan Produksi

2.5.1. Prosedur Perencanaan Produksi Berdasarkan Permintaan Pasar
Perencanaan untuk perusahaan yang menghasilkan produk untuk
memenuhi kebutuhan pasar, pada umumnya macam produknya standar, usia
produk panjang, dan jumlah permintaan banyak. Perencanaan didahului dengan
membuat forecasting permintaan, kemudian diikuti dengan rencana persediaan
barang jadi dan rencana jumlah produksi. Selanjutnya dibuat rencana kebutuhan
bahan baku, bahan pembantu, sumber daya manusia, kebutuhan mesin, dan
sebagainya. Dari rencana kebutuhan bahan baku dapat dilanjutkan dengan rencana
pembelian dan rencana penyimpanan barang. Dari rencana kebutuhan mesin dapat
dilanjutkan dengan rencana pemanfaatan kapasitas dan scheduling.

19
2.5.2. Prosedur Perencanaan Produksi Berdasarkan Permintaan Order
Perencanaan untuk perusahaan yang melayani pesanan. Umumnya
menghasilkan barang yang bermacam-macam dengan bahan baku yang
bermacam-macam. Permintaan barang bermacam-macam, macamnya berganti-
ganti, dan jumlahnya tidak tentu, sehingga sulit dibuat forecast permintaannya.
Karena macam dan jumlah permintaan konsumen sulit diforecast, maka fasilitas
produksi harus dibuat relatif fleksibel, penyediaan bahan baku dan pembantu
berdasarkan rata-rata kebutuhannya pada tahun–tahun sebelumnya, dan belum
tentu mengaitkan dengan macam barang yang dihasilkan (Priyambodo, 2007).

2.6. Planning dan Monitoring Proses Produksi

PPIC menjadi  semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar  dan
Internal perusahaan dalam  konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan
informasi yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk
diteruskan ke Customer. Tahapan dalam planning dan monitoring proses
produksi:
2.6.1. Arrange Order
Ini  merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales.
Order ini bisa berupa  direct order dari customer, atau  pembuatan stock untuk
buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock
(MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau
pembuatan Master Planning Schedule (MPS).Schedulling ini masih belum detail,

20
masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 – 6 bulan. Data-data di
MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk
mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing  untuk mempersiapkan
material.
Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah
terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian
sales. Inilah  keunggulan penerapan sistem informasi yang integral. Purchase 
order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real time” langsung masuk
kedalam  Master Planning Schedulle.
Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem.
Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan
dalam waktu singkat,  sistem menggunakan logika machine, meski masih di back
up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus
terpenuhi :
a. Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item
produk yang melalui jalur proses yang sama. Sebanyak apapun variasi produk
yang dimiliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang
dapat teridentifikasi oleh sistem.
b. Informasi ( data base ) mengenai capasitas  setiap line produksi.
c. Informasi  ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi.
d. Informasi  (data base )stock material
Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan
keamanan suplay material yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order
jika dieprkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM),
memiliki  menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi
aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order
(pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini  progress ini
sangat penting, karena sistem  hanya bisa melakukan alokasi order , jika status
seluruh  component material  lokasinya sudah di factory.

21
 Logic Arrange Order

Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )

2.6.2. Alokasi  & Monitoring Order

Setelah PO  Customer ter input kedalam database, secara real time sistem
menginformasikan pada PPIC  estimasi schedulling dan status component

22
material. Perusahaan yang terdiri dari  beberapa divisi-divisi yang saling
tergantung  ( dependent) memiliki kode-kode Gruping yang berbeda-beda.
Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah
semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi
produk.
Alokasi order bertujuan untuk membagi item yang diorder kedalam
tahapan-tahapan proses mulai awal sampai  delivery. Berbeda dengan arrange
order, alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek,
yaitu sekitar 2 – 4 minggu , kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat  order
yang kapasitasnya melebihi dari 30  hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi
disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah
pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung  reguler
juga distock dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan
pergerakan barang persediaan diseluruh tahapan.
Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran
work order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang 
ter-alokasi berarti sudah memiliki  raw material yang complete. Yang perlu
diperhatikan dalam  melakukan alokasi & Monitoring order :
a. PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order
dengan kapasitas yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas
produksi yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang
digunakan yaitu bagian produksi  setuju berapapun  jumlah order yang
diturunkan selama tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan
fleksibilitas tinggi. Dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan
sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih
dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan
terlebih dahulu berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas
mesin dan ketersediaan personel.
b. Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika
karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang  berbeda, terutama jika
terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.

23
c. Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan
keterlambatan, denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol
Delay.
d. Memastikan  order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar
bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena  print out
Work order menjadi dasar bagi personel di lantai produksi. Untuk itu Work
Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait : 1) Nama item
product, 2) Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity,
5) Tanggal mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai ( Finish
Date), 7) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt  ( warna, dimensi, dll ),
8) No. Regristasi Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10)
Identifikasi untuk mampu telusur proses. Konsep ini biasa disebut dengan “
KANBAN” dibeberapa perusahaan Jepang.
Kartu Kanban
a. Melakukan  monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work
station). Delay  di satu station akan mempengaruhi  ketepatan waktu station
didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-
langkah untuk   melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk
mendapatkan solusinya.
b. System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja /
Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor  sehingga
menjadi  informasi balik  yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall
management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.

24
25
 Logic Alokasi Order

Display Menu Alokasi Order (Ilustrasi Penulis)

26
2.7. Production Schedule
Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production
Planning and Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan
forecast yang diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah
rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang
diserahkan ke Departemen Purchasing (pembelian), purschasing kemudian
membuat Purshase Order (PO)/Purschase Request (PR), memilih suppliers yang
cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan ke Supplier. Supplier
kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke
gudang.Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian
membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB).Salah satu salinan Bukti Penerimaan
Barang diserahkan ke Departemen Quality Control (QC) atau QA.Dari pengertian
PPIC maka pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektive dan efisien adalah:
a. Kapasitas Produksi
Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi di
dalam membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi
ini maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk
suatu finish goods dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dari
Departemen Produksi.
b. Forecast Penjualan
Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik
untuk satu bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen
PPIC dapat memenuhi permintaan customer dan membuat safty stock finish
goods. Forecast Penjualan ini di dapatkan dari Departemen Marketing.
c. Customer Order
Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap produk finish
goods yang ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk
pesanan khusus. Dari Customer Order yang masuk ini maka PPIC dapat
menjadwalkan rencana produksi sampai produk itu terkirim sesuai dengan
leadtime yang sudah di tentukan.
d. Formula Produk

27
 Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Dept. R&D
terhadap suatu produk sampai produk itu dapat dijual ke Customer. Dalam
formula itu terdapat rincian bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk
dengan uraian persentase, makan berdasarkan formula itu maka PPIC dapat
memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permintaan
Customer.
e. Proses Produksi
Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya
oleh karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses
produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat
dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini
dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja
kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.
f. Kualitas Produk
Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai
dengan standart yang sudah ditentukan berdasarkan Dept. QC.Mengapa kualitas
ini menjadi penting menurut saya bagi PPIC, karena didalam suatu produksi suatu
produk ada beberapa tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut LOLOS
QC atau TIDAK LOLOS QC. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka
PPIC dapat mengkomunikasikannya dengan Marketing mengenai kualitas yang
diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang kita
keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan dengan
Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita
dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan
penting ini.
g. Kapasitas Gudang
Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Dept. Gudang yang mana
data ini dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya.Dengan
ini Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di
gudang.Maka dengan adanya ini PPIC harus dapat mengatur masuknya barang
agar tidak ada nya penumpukan barang di dalam gudang yang dapat

28
menghabiskan kapasitas gudang.Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini
teciptalah efisiensi dan efektifitas dari gudang.
h. Leadtime Pembelian
Leadtime pembelian didapat dari Dept. Purchasing yang mana Dept.
Purchasing mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan
perhitungan dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka
dengan adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian
bahan baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan saefty
stock barang yang diinginkan.
i. Quantity Minimum Order
Begitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept. Purchasing
yang mana Dept. Purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan
para supplier didapatkan berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian.
Dengan itu maka Dept. PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum
Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan
memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Dept. PPIC meminta
kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan dengan supplier.
j. Bahan Baku Alternatif
Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Dept. R&D, yang mana
bahan ini bagi industri sangatkan dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan
alternatif bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak
tersedia oleh supplier maka produksi akan menggunkan bahan alternative tersebut.
Mengapa informasi bahan baku alternative ini sangat dibutuhkanbagi Dept.
PPIC ??.. karena Dept. PPIC yang mengkontrol inventory part dan planning
produksi sehingga Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunkan
bahan alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternative ini
maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Dept. Purchasing akan
membeli barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif
tesebut.
k. Kapasitas Ekspedisi

29
 Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Dept. Ekspedisi yang mana
infomasi ini digunakan untuk memperhitungan pengirman barang yang harus
dapat dikirim sesuai dengan customer order yang diterima dengan
memperhitungkan leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar
leadtime yang sudah ditentukan secara internal.Dengan adanya ini maka Dept.
PPIC dapt menentukan pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut
dengan customer order yang sudah diterima oleh Dept. PPIC.
l. Leadtime Pengiriman
Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh
Plan Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan
customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan
kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para
customer, selain itu juga maka Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan
seharusnya pesanan customer tersebut harus diproduksikan.
m. Safty Stock Raw Material dan Finish Goods
Safty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi
sebuah perusahan karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan Raw Material
untuk kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami
kekurangan disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan Customer akan Finish
Goods pun akan terjaga dengan aman dan pada saat Customer mengeluarkan
permintaan akan Finish Goods maka akan tersedia selalu.
Production Schedule merupakan jantung dari pada suatu perusahaan agar
perusahaan dapat berjalan / produksi sesuai dengan kapasitas mesin, kapasitas
sumber daya manusia, permintaan customer dan ketersediaan bahan bakunya
sehingga hasil produksi menjadi efesien dan efektifitas.

30
 BAB III
PENGADAAN BAHAN AWAL

Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam produksi adalah pengadaan
bahan awal. Bahan awal merupakan semua bahan, baik yang berkhasiat atau tidak
berkhasiat, yang berubah atau tidak berubah, yang digunakan dalam pengolahan
obat walaupun tidak semua bahan tersebut akan tertinggal di dalam produk ruahan
(Priyambodo, 2007).
Pengadaan atau pembelian bahan awal adalah suatu aktifitas penting dan
oleh karena itu hendaklah melibatkan staf yang mempunyai pengetahuan khusus
dan menyeluruh perihal pemasok. Pembelian bahan awal hendaklah hanya dari
pemasok yang telah disetujui dan memenuhi spesifikasi yang relevan, dan bila
memungkinkan, langsung dari produsen. Dianjurkan agar spesifikasi yang dibuat
oleh pabrik pembuat untuk bahan awal dibicarakan dengan pemasok. Sangat
menguntungkan bila semua aspek produksi dan pengawasan bahan awal tersebut,
termasuk persyaratan penanganan, pemberian label dan pengemasan, juga
prosedur penanganan keluhan dan penolakan, dibicarakan dengan pabrik pembuat
dan pemasok (BPOM, 2012).
Proses pengadaan bahan awal terdiri dari (BPOM, 2012):
3.1. Pengadaan Bahan
a. Pengadaan bahan awal hendaklah hanya dari pemasok yang telah disetujui
dan memenuhi spesifikasi yang relevan, dan bila memungkinkan langsung
dari produsen.
b. Semua penerima, pengeluaran dan jumlah bahan tersisa hendaklah dicatat.
Catatan hendaklah berisi keterangan mengenai pasokan, nomor bets/lot,
tanggal penerimaan atau penyerahan, tanggal pelulusan dan tanggal 
daluwarsa bila ada.
c. Sebelum diluluskan untuk digunakan, tiap bahan awal hendaklah
memenuhi spesifikasi dan diberi label dalam spesifikasinya. Singkatan, kode
ataupun nama yang tidak resmi hendaklah tidak di pakai.

31
d. Tiap pengiriman atau bets bahan awal hendaklah diberi nomor rujukan
yang akan menunjukan identitas pengiriman atau bets selama penyimpanan
dan pengolahan. Nomor tersebut hendaklah jelas tercantum pada label wadah 
untuk memungkinkan akses ke catatan lengkap tentang pengiriman atau bets
yang akan dipasang.
e. Apabila dalam satu pengiriman terdapat lebih dari satu bets maka untuk
tujuan pengambilan sampel, pengujian dan pelulusan, hendaklah dianggap
sebagai bets terpisah.
f. Dokumen yang diperlukan untuk pengadaan bahan awal antara lain:
 Kualifikasi pemasok
 Pre-audit Questionnaire for Manufacturer of Starting Material
 Daftar Periksa Audit Mutu / Sistem Mutu
 Daftar pemasok (supplier/vendor) yang disetujui, dapat berupa
produsen atau distributor bahan awal. Daftar pemasok berisi nama pemasok,
nama dan alamat pabrik pembuat serta nama bahan yang dipasok. Daftar
tersebut harus disetujui oleh Bagian Pengadaan dan Pemastian Mutu
 Quality Assurance Agreement antara pemasok dan pengguna yang
memuat persetujuan spesifikasi, persetujuan audit, pemberitahuan atas
perubahan yang dilakukan oleh produsen bahan baku obat, misal perubahan
lokasi pabrik, perubahan teknologi pembuatan bahan baku obat.

32
 Gambar 2.6 Form Pemasok Bahan Baku

3.2. Penerimaan Bahan

a. Pada tiap penerimaan hendaklah dilakukan pemeriksaan visual tentang
kondisi umum, keutuhan wadah dan segelnya, ceceran dan kemungkinan
adanya kerusakan bahan tentang kesesuaian catatan pengiriman dengan label
dari pemasok. Sampel diambil oleh personil dan dengan metode yang telah
disetujui oleh Kepala Bagian Pengawasan Mutu.

BAHAN AWAL
APPROVED
SUPPLIER

PENGADAAN
SESUAI
RESMI
SPESIFIKASI
SINGKATAN,
PEMAKAIAN
KODE, NAMA
BAHAN
LABEL AWAL
SESUAI

BAHAN DATANG
KELUAR & SISA

TERCATAT: SUPPLIER, NO LOT/

BETS, TGL DTNG & LULUS UJI, ED

Gambar 2.1 Penerimaan Bahan awal

b. Wadah dari mana sampel bahan diambil hendaklah diberi identifikasi.

c. Sampel bahan awal hendaklah diuji pemenuhannya terhadap spesifikasi,
dalam keadaan tertentu. Pemenuhan sebagian atau keseluruhan terhadap
spesifikasi dapat ditunjukan dengan sertifikat analisis yang diperkuat dengan
pemastian identitas yang dilakukan sendiri.

33
d. Hendaklah diambil langkah yang menjamin bahwa semua wadah pada
suatau pengiriman berisi bahan awal yang benar, dan melakukan pengamanan
terhadap kemungkinan salah penandaan wadah termasuk oleh pemasok.
e. Bahan awal yang diterima hendaklah dikarantina sampai disetujui dan
diluluskan untuk pemakaian oleh Kepala Bagian Pengawasan Mutu.

3.3. Penandaan
a. Bahan awal di area penyimpanan hendaklah diberi label yang tepat.
Label hendaklah memuat keterangan paling sedikit sebagai berikut:
- Nama bahan dan bila perlu nomor kode bahan
- Nomor bets/control yang diberikan pada saat penerimaan bahan
- Status bahan (misal : karantina sedang diuji, diluluskan, ditolak,)
- Tanggal daluwarsa atau tanggal uji ulang bila perlu
- Jika digunakan sistem penyimpanan dengan komputerisasi yang divalidasi
lengkap, maka semua keterangan di atas tidak perlu dalam bentuk tulisan
yang terbaca pada label.

BAHAN AWAL
NOMOR
REFERENSI

TIAP DELIVERY
ATAU BETS
PENGECEKAN BETS
VISUAL TERPISAH
BEDA BETS
PENERIMAAN SATU DELIVERY
BAHAN
KONDISI SAAT AWAL SAMPLING, UJI
DITERIMA & PELULUSAN

METODE
KESESUAIAN
SAMPLING

INVOICE VS APPROVED
LABEL OLEH QC

Gambar 2.2 Proses Pemeriksaan Bahan Awal oleh QC

b. Label yang menunjukan status bahan awal hendaklah ditempelkan
personil yang di tunjuk oleh Kepala Bagian Pengawasan Mutu. Untuk

34
mencegah kekeliruan, label tersebut hendaklah berbeda dengan  label yang
digunakan oleh pemasok misalnya dengan mencantumkan nama atau logo
perusahaan. Bila status bahan mengalam perubahan, maka label penujuk
status hendaklah juga diubah.

Gambar 2.3 Label Produk dalam proses analisis/pemeriksaan

Gambar 2.4 Label produk diluluskan

35
 Gambar 2.5 Label Bahan Awal Ditolak

3.4. Penyimpanan
a. Bahan awal yang diterima hendaklah dikarantina sampai disetujui dan
diluluskan untuk pemakaian oleh kepala bagian Pengawasan Mutu.
b. Persediaan bahan awal hendaklah diperiksa secara berkala untuk
menyakinkan bahwa wadah tertutup rapat dan diberi label dengan benar,
dan dalam kondisi yang baik. Terhadap bahan tersebut hendaklah
dilakukan pengambilan sampel dan pengujian ulang secara berkala sesuai
dengan spesifikasi yang ditetapkan. Pelaksanaan pengambilan sampel
ulang hendaklah diawali dengan penempelan lebel uji ulang dan / atau
dengan mengunakan sisitem dokumentasi yang sama efektifnya.

36
 BAHAN AWAL
SESUAI SESUAI
SPESIFIKASI COA

SAMPEL

BAHAN
PENAHANAN AWAL ISI SESUAI
MENUNGGU UJI

JAMINAN
KARANTINA WADAH

PELULUSAN LABEL SESUAI

OLEH QC

f. Bahan awal, terutama yang  dapat mengalami kerusakan karena terpapar

pada panas, hendaklah disimpan di dalam ruangan yang suhu udaranya
dikendalikan dengan ketat. Bahan yang peka terhadap kelembaban dan atau
cahaya hendaklah disimpan  dengan benar di dalam ruangan yang
dikendalikan kondisinya.
Penyimpanan bahan awal baik pada saat proses karantina selama
pemeriksaan maupun setelah diluluskan harus disesuaikan dengan persyaratan
penyimpanan yang tercantum dalam label bahan awal atau Certificate of Analysis
(COA) yang disertakan dari bahan baku tersebut. Berikut adalah contoh
temperatur ruang penyimpanan yang tercantum dalam label bahan awal:
a. Suhu ruang (ambient): suhu ruang tidak lebih dari 30°C
b. Suhu ruang berpendingin udara (AC): suhu ruang di bawah 25°C;
c. Suhu dingin: suhu ruang antara 2–8°C; dan
d. Suhu beku: suhu ruang di bawah 0°C.
Simpan bahan awal pada rak bahan awal yang telah ditentukan dengan
nama bahan awal yang tertera pada rak tersebut, jangan menaruh bahan awal di
lokasi yang tidak sesuai dengan nama bahan awal yang tercantum pada rak
tersebut.Bahan awal tidak boleh disimpan langsung bersentuhan dengan lantai
gudang, simpan bahan awal di atas rak atau pallet.Gudang penyimpanan bahan

37
awal harus selalu dipantau kondisinya sehingga selalu memenuhi
persyaratan.Semua bahan awal yang ditolak hendaklah diberi penandaan yang
mencolok, ditempatkan terpisah dan dimusnahkan atau dikembalikan kepada
pemasoknya.

3.5. Penyerahan/Distribusi Bahan

a. Penyerahan bahan awal untuk produksi hendaklah dilakukan sesuai
dengan prosedur yang telah disetujui. Catatan persediaan bahan hendaklah
dilakukan hanya oleh personil yang berwenang sesuai dengan prosedur yang
telah disetujui. Catatan persediaan bahan hendaklah disimpan dengan baik
agar rekonsiliasi persediaan dapat dilakukan.
b. Semua bahan awal yang ditolak hendaklah diberikan penandaan untuk
dimusnahkan atau dikembalikan kepada pemasoknya.

38
 BAB III
PRODUKSI BERDASARKAN PREDIKSI PASAR
DAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
3.1 Forecasting
Definisi Forecasting adalah peramalan penjualan yang merupakan dasar
perencanaan jangka panjang perusahaan, berguna untuk memperkirakan
kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja sebagai respon terhadap perubahan
permintaan pasar yang disiapkan oleh bagian marketing (Management Sciences
of Health, 2011).
Forecasting dibutuhkan untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku,
produk, tenaga kerja maupun kebutuhan lain sebagai respons terhadap perubahan
permintaan (pasar). Dalam perencanaan dan pengambilan keputusan khususnya di
bidang produksi dan operasi bagian peramalan penjualan (forecasting) memegang
peranan yang sangat penting. Forecasting ini biasa digunakan terkait bagian
perencanaan :
a. Perencanaan produksi,
b. perencanaan pemenuhan kebutuhan bahan,
c. perencanaan kebutuhan tenaga kerja,
d. perencanaan kapasitas produksi,
e. perencanaan desain dan lay out fasilitas,
f. penentuan lokasi pabrik,
g. penentuan metode proses produksi, dan
h. penentuan jumlah mesin dan sebagainya.
Peranan peramalan penjualan (forecasting) ini disebabkan adanya tenggang waktu
(lead time) antara suatu peristiwa atau kebutuhan dengan kebutuhan mendatang.
Jadi, Forecasting merupakan dasar dari perencanaan perusahaan dalam jangka
panjang. Peranan forecasting pada masing-masing bagian di perusahaan adalah
sebagai berikut:

Tabel 3.1. Peranan forecasting pada masing-masing bagian di perusahaan

Bag. Keuangan Bag. Marketing Bag. Produksi

39
 (Finance & Accounting)
Sebagaidasarperencanaan Untukperencanaanprodu untukmembuatkeputusan
budget (budgeting) kbaru, process selection
dankontrolbiaya. (buat/beli),

kompensasi armada perencanaankapasitas,

penjualan, dll

lay out fasilitasproduksi,

perencanaanproduksi
(schedulling) dan
pengendalianpersediaan
(inventory control).

Forecasting dibuat dan disiapkan oleh bagian Marketing (penjualan) karena

bagian Marketing-lah yang mengetahui kondisi pasar, dan mampu
memperkirakan efek kompetisi, iklan dan promosi, perubahan harga dan besarnya
tekanan kekuatan penjualan ditinjau dari segi fluktuasi permintaan. Ada beberapa
kondisi dalam ramalan penjualan (forecasting) yang perlu diwaspadai adalah
sebagai berikut :
Ramalan penjualan yang buruk

Perencanaan produksi yang buruk

Inventory menjadi sangat tinggi Inventory menjadi sangat rendah

akan menyebabkan
a yang disebabkan ketidak-efisienan terjadinya
sumber daya kekosongan
(bahan produk
baku, mesin dandijuga
pasaran, tidak
tenaga ada produk
kerja) yang bisa di jual. Dan berakibat mencip
yang ada

Hilangnya peluang pasar yang ada (loss opportunity).

40

Jika kondisi ini dibiarkan berlarut-larut, bukan tidak mungkin, industri (produk) tersebut akan kehilangan pasar.
3.1.1 Peramalan berdasarkan jangka waktu
a. Peramalan jangka pendek (kurang satu tahun, umumnya kurang tiga bulan :
digunakan untuk rencana pembelian, penjadwalan kerja, jumlah TK, tingkat
produksi),
b. Peramalan jangka menengah (tiga bulan hingga tiga tahun : digunakan untuk
perencanaan penjualan, perencanaan dan penganggaran produksi dan
menganalisis berbagai rencana operasi),
c. Peramalan jangka panjang (tiga tahun atau lebih, digunakan untuk
merencanakan produk baru, penganggaran modal, lokasi fasilitas, atau
ekspansi dan penelitian serta pengembangan).
3.1.2 Peramalan berdasarkan rencana operasi
a. Ramalan ekonomi: membahas siklus bisnis dengan memprediksi tingkat
inflasi dan indikator perencanaan lainnya,
b. Ramalan teknologi: berkaitan dengan tingkat kemajuan teknologi dan  produk
baru,
c. Ramalan permintaan: berkaitan dengan proyeksi permintaan terhadap produk
perusahaan. Ramalan ini disebut juga ramalan penjualan, yang mengarahkan
produksi, kapasitas dan siatem penjadualan perusahaan.

3.1.3 Metode peramalan penjualan

Memperkirakan secara tepat besarnya permintaan pada masa yang akan
datang/Forecasting merupakan hal yang mustahil dilakukan karena disebabkan
begitu banyaknya faktor-faktor yang mempengaruhi pasar yang tidak bisa
diperkirakan dengan tepat. Untuk itu, perlu adanya evaluasi secara terus-menerus
terhadap metode peramalan yang digunakan, sehingga dapat terus menerus

41
disempurnakan. Secara umum, metode peramalan penjualan dapat dibagi dalam
dua kategori utama, yaitu metode kuantitatif dan metode kualitatif.
a. Metode Kualitatif
Merupakan metode subyektif, artinya besarnya angka penjualan ditetapkan
berdasarkan asumsi dan estimasi. Metode ini biasanya digunakan untuk produk
baru yang akan diluncurkan ke pasaran. Peramalan kualitatif dapat
menggunakan teknik/metode peramalan, yaitu :
1) Juri dari Opini Eksekutif : metode ini mengambil opini atau pendapat dari
sekelompok kecil manajer puncak/top manager (pemasaran, produksi, teknik,
keuangan dan logistik), yang seringkali dikombinasikan dengan model-model
statistik.
2) Gabungan Tenaga Penjualan : setiap tenaga penjual meramalkan tingkat
penjualan di daerahnya, yang kemudian digabung pada tingkat provinsi dan
nasional untuk mencapai ramalan secara menyeluruh.
3) Metode Delphi : dalam metode ini serangkaian kuesioner disebarkan kepada
responden, jawabannya kemudian diringkas dan diberikan kepada para ahli
untuk dibuat peramalannya. Metode memakan waktu dan melibatkan banyak
pihak, yaitu para staf, yang membuat kuesioner, mengirim, merangkum
hasilnya untuk dipakai para ahli dalam menganalisisnya. Keuntungan metode
ini hasilnya lebih akurat dan lebih profesional sehingga hasil peramalan
diharapkan mendekati aktualnya.
4) Survei Pasar (market survey) : Masukan diperoleh dari konsumen atau
konsumen potensial terhadap rencana pembelian pada periode yang diamati.
Survai dapat dilakukan dengan kuesioner, telepon, atau wawancara langsung.
b. Metode Kuantitatif
Metode ini didasarkan atas data-data penjualan masa lalu yang kemudian diolah
dengan berbagai metode statistik. Metode Kuantitatif dapat dibagi dalam ke
dalam deret berkala atau runtun waktu (time series) dan metode kasual (casual).
Metode kuantitatif sangat beragam dan setiap teknik memiliki sifat, ketepatan dan
biaya tertentu yang harus dipertimbangkan. Metode kuantitatif formal didasarkan
atas prinsip-prinsip statistik yang memiliki ketepatan tinggi atau dapat

42
meminimalkan kesalahan, lebih sistematis, dan lebih populer dalam
penggunaannya. Untuk dapat menggunakan metode kuantitatif terdapat 3 kondisi
yang harus dipenuhi, yaitu (1) tersedianya informasi tentang masa lalu, (2)
informasi tersebut dapat dikuantitifkan dalam angka numerik, dan (3) adanya
asumsi bahwa beberapa pola masa lalu akan terus berlanjut.
1) Metode Deret Waktu (Time Series)
Metode peramalan (forecasting) secara Time series atau sering disebut Metode
“Deret Waktu” atau “Deret Berkala” didasarkan asumsi bahwa besarnya
permintaan yang akan datang dapat diprediksi dari besarnya permintaan pada
masa lalu. Langkah penting dalam menggunakan metode peramalan deret
waktu adalah dengan mempertimbangkan jenis pola data. Pola data dapat
dibedakan menjadi 4 jenis siklus dan trend, yaitu :(1) pola horizontal, terjadi
bilamana data berfluktuasi disekitar nilai rata-rata yg konstan, (2) pola
musiman, terjadi bilamana deret permintaan dipengaruhi oleh faktor musiman,
(3) pola siklus, terjadi bilamana dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi jangka
panjang (siklus bisnis), dan (4) pola trend, terjadi bilamana
kenaikan/penurunan permintaan didasarkan pada trend ekonomi pasar yg
berlangsung. Metode seri waktu terbagi menjadi:

a) Rata-rata bergerak (moving averages),

Rata-Rata Bergerak Sederhana (simple moving averages) : bermanfaat jika
diasumsikan bahwa permintaan pasar tetap stabil. Rata-Rata Bergerak Tertimbang
(weighted moving averages) : apabila ada pola atau trend yang dapat dideteksi,
timbangan bisa digunakan untuk menempatkan lebih banyak tekanan pada nilai
baru.
Rata-rata bergerak adalah suatu metode peramalan yang menggunakan
rata-rata periode terakhir data untuk meramalkan periode berikutnya.

Rata−r atabergerak=
∑ Permintaandalamperiodensebelumnya
n

43
 Pembobotanrataratabergerak=
∑ ( bobotperiden) ×( permintaandalaperioden)
∑ bobot

Dengan n adalah jumlah periode dalam rata-rata. Rata-rata dengan bobot

atau kepentingan dari setiap data berbeda. Besar dan kecilnya bobot tergantung
pada alasan ekonomi dan teknisnya. Metode ini dapat menghaluskan fluktuasi
tiba-tiba dalam pola permintaan untuk menghasilkan estimasi yang stabil. Metode
ini mempunyai masalah :
 Meningkatkan ukuran n memang menghaluskan fluktuasi dengan
lebih baik tetapi metode ini kurang sensitive untuk perubahan nyata dalam
data.  
 Rata-rata bergerak tidak dapat memanfaatkan trend dengan baik. 
 Karena merupakan rata-rata, rata-rata bergerak akan selalu berada
dalam tingkat masa lalu dan tidak akan memprediksi perubahan ke tingkat
yang lebih tinggi maupun yang lebih rendah.
b) Penghalusan eksponensial (exponential smoothing)
Penghalusan Eksponensial adalah metode peramalan dengan
menambahkan parameter alpha dalam modelnya untuk mengurangi faktor
kerandoman. Istilah eksponensial dalam metode ini berasal dari
pembobotan/timbangan (faktor penghalusan dari periode-periode sebelumnya
yang berbentuk eksponensial.
Metode exponential smoothing merupakan pengembangan dari metode
moving averages. Dalam metode ini peramalan dilakukan dengan mengulang
perhitungan secara terus menerus dengan menggunakan data terbaru. Setiap data
diberi bobot, data yang lebih baru diberi bobot yang lebih besar. Rumus metode
eksponential smoothing :
F t=F t−1 +α ( At −1−Ft −1)
dimana : Ft = Peramalanbaru
Ft-1 = Peramalansebelumnya
α = Konstantapenghalusan (0≤α≥1)
At-1 = Permintaanaktualperiodelalu

44
 Ada beberapa perhitungan yang biasa digunakan untuk menghitung
kesalahan dalam peramalan. Tiga dari perhitungan yang paling terkenal adalah :
 Deviasi mutlak rata-rata (mean absolute deviation = MAD)
MAD adalah nilai yang dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari
setiap kesalahan peramalan dibagi dengan jumlah periode data (n).

MAD=
∑ ⌊ Aktual−Peramalan ⌋
n
 Kesalahan kuadrat rata-rata (mean square error =MSE)

MSE=
∑ ( Kesalahanperamalan)2
n
 Kesalahanpersen mutlak rata-rata (mean absolute percent = MAPE)

MAPE=
∑ ( Deviasiabsolut)/( nilaiaktual)× 100
n

c) Proyeksi trend (trend projection)

Adalah suatu metode peramalan serangkaian waktu yang sesuai dengan
garis tren terhadap serangkaian titik-titik data masa lalu, kemudian diproyeksikan
ke dalam peramalan masa depan untuk peramalan jangka menengah dan jangka
panjang. Persamaan garis :
y̌=a+bx
Dengan: y = variabelygakandiprediksi
a = konstanta
b = kemiringangarisregresi
x = variabelbebas (waktu)
Dengan metode kuadrat terkecil (MKT) didapat :

b=
∑ xy−n x́ ý a= ý−b x́
∑ x 2−n x́ 2

2) Metode Casual
Metode peramalan secara casual, didasarkan adanya asumsi bahwa
penjualan dipengaruhi oleh berbagai “peristiwa” yang sengaja dibuat yang dapat

45
mempengaruhi penjualan, misalnya promosi, iklan, kegiatan kompetitor, dan lain-
lain. Dalam prakteknya jenis metode peramalan ini terdiri dari :
a) Metode regresi dan kolerasi, merupakan metode yang digunakan baik untuk
jangka panjang maupun jangka pendek dan didasarkan kepada persamaan
dengan teknik least squares yang dianalisis secara statis. Penggunaan metode
ini didasarkan kepada variabel yang ada dan yang akan mempengaruhi hasil
peramalan. Hal- hal yang perlu diketahui sebelum melakukan peramalan
dengan metode regresi adalah mengetahui terlebih dahulu mengetahui kondisi-
kondisi seperti :
 Adanya informasi masa lalu
 Informasi yang ada dapat dibuatkan dalam bentuk data
(dikuantifikasikan)
 Diasumsikan bahwa pola data yang ada dari data masa lalu akan
berkelanjutan dimasa yang akan datang.
Adapun data- data yang ada dilapangan adalah :
- Musiman (Seasonal)
- Horizontal (Stationary)
- Siklus (Cyclical)
- Trend
b) Model Input Output, merupakan metode yang digunakan untuk peramalan
jangka panjang yang biasa digunakan untuk menyusun trend ekonomi jangka
panjang.
c) Model ekonometri, merupakan peramalan yang digunakan untuk jangka
panjang dan jangka pendek.

Adapun Dasar-dasar focus forecasting oleh Bernie T. Smith:

a. Apapun yang kita jual pada 3 bulan terakhir, kemungkinan akan tetap
dijual 3 bulan mendatang
b. Apapun yang kita jual 3 bulan yang sama tahun lalu, kemungkinan akan
dijual pada 3 bulan yang sama
c. 3 bulan kedepan kita akan menjual 10% lebih banyak dibanding bulan lalu

46
d. 3 bulan kedepan kita akan menjual 50% lebih banyak dibanding bulan
yang sama pada tahun lalu
e. Berapapun presentase yang kita dapat 3 bulan terakhir, hal yang sama juga
akan terjadi 3 bulan kedepan.

Seluruh data harus dianalisis kemudian baru dipilih pendekatan yang

paling nyata agar jumlah penjualan dimasa mendatang (production planning)
dapat ditentukan (Theptong, 2010).
3.2 Focus Forecasting
Focus forecasting diciptakan oleh Bernie T. Smith, seorang ahli statistika
dan komputer yang juga seorang Inventory Manager di American Hardware
Supply Co., Amerika Serikat. Smith menggunakan pendekatan statistik yang
sangat sederhana berdasarkan data-data pada masa lalu untuk dapat membuat
peramalan secara lebih tepat. Data-data dari masa lalu tersebut diolah dengan
menggunakan program komputer yang sederhana untuk membuat
perkiraan/peramalan penjualan.
Dasar–dasar penerapan Focus forecasting adalah:
A Apapun yang kitajualpada 3 bulanterakhir, kemungkinanakankitajualpada
3 bulan yang akandatang.
B Apapun yang kitajualpada 3 bulan yang samatahunlalu,
kemungkinanakankitajualpada 3 bulan yang sama.
C Pada 3 bulankedepan, kitaakanmenjual 10% lebihbanyakdibanding 3
bulanlalu.
D Pada 3 bulankedepan, kitaakanmenjual 50% lebihbanyakdibandingbulan
yang samapadatahunlalu.
E Berapapunprosentaseperubahan yang kitadapattahunlalupada 3
bulanterakhir, hal yang samajugaakanterjadipada 3 bulankedepan.

Menurut Bernie T. Smith, hal terpenting dalam penerapan focus forecasting

adalah bahwa metode ini tidak boleh terlalu kaku. Artinya seluruh data penjualan
dianalisis dengan menggunakan kelima pendekatan tersebut di atas, kemudian dari
pendekatan yang paling mendekati kebenaran/kenyataan yang sesungguhnya (data

47
dari hasil penjualan nyata), digunakan untuk memperkirakan jumlah penjualan di
masa yang akan datang.
3.3 Perencanaan Produksi
Perencaaan produksi adalah pernyataan rencana produksi ke dalam bentuk
agregat. Perencanaan produksi ini merupakan alat komunikasi antara manajemen
teras (top management) dan manufaktur. Di samping itu juga, perencanaan
produksi merupakan pegangan untuk merancang jadwal induk produksi.
Perencanaan dapat diartikan sebagai kegiatan memilih dan menentukan
tujuan dan kebijakan perusahaan, program, dan prosedur kerja yang akan
dilakukan. Sistem pengendalian adalah suatu kegiatan pemeriksaan atas kegiatan
yang telah dan sedang dilakukan, agar kegiatan tersebut dapat sesuai dengan apa
yang diharapkan atau yang direncanakan. Perencanaan dan pengendalian produksi
mempunyai peranan yang sentral dalam peningkatan produktifitas karena melalui
perencanaan dan pengendalian produksi yang baik, akan dicapai penghematan
dalam biaya bahan, pemanfaatan sumber daya baik fasilitas produksi maupun
mesin, tenaga kerja atau waktu yang optimal yaitu tidak boros atau tidak idle.
Kegiatan merencanakan produksi baik dalam skala waktu tahun, semester,
bulan ataupun harian. Dalam melakukan perencanaan, divisi bagian tersebut
sangat membutuhkan hasil forecasting dari bagian marketing yang mana
selanjutnya akan dibuat perencanaan produksi dan Rancangan Anggaran
Pembelanjaan Perusahaan (RABP) sebagai acuan untuk memenuhi kebutuhan
permintaan marketing tersebut. Biasanya hasil forecasting dari divisi marketing
dibuat dalam kebutuhan tahunan, dimana akan di break down menjadi
persemester, pertriwulan, perbulan, perminggu dan perhari.
Sasaran pokok dari rencana produksi adalah ketepatan waktu dalam
memenuhi janji permintaan pelanggan, ketepatan waktu penyelesaian permintaan
pelanggan, berkurangnya biaya produksi dan new product launching dan
divestment (write off) produk lama berjalan lancar. Perencanaan produksi
dipengaruhi oleh banyak faktor dimana dapat dikelompokkan menjadi faktor
internal dan eksternal. Faktor internal bisa berasal dari perusahaan tersebut dan
faktor eksternal bisa berupa permintaan pasar, kondisi perekonomian,

48
ketersediaan bahan baku dan pengemas, aktivitas kompetitor, dan kapasitas
eksternal.
Beberapa fungsi lain perencanan produksi adalah:
a. Menjamin rencana penjualan dan rencana produksi konsisten terhadap
rencana strategis perusahaan.
b. Sebagai alat ukur performansi proses perencanaan produksi.
c. Menjamin kemampuan produksi konsisten terhadap rencana produksi.
d. Memonitor hasil produksi aktual terhadap rencana produksi dan membuat
penyesuaian.
e. Mengatur persediaan produk jadi untuk mencapai target produksi dan rencana
startegis
f. Mengarahkan penyusunan dan pelaksanaan Jadwal Induk Produksi.
(Helmi, 2009).
Tujuan perencanan produksi adalah:
a. Sebagai langkah awal untuk menentukan aktivitas prduksi yaitu sebagai
referensi perencanaan lebih rinci dari rencana agregat menjadi item dalam
jadwal induk produksi.
b. Sebagai masukan rencana sumber daya sehingga perencanaan sumber daya
dapat dikembangkan untuk mendukung perencanaan produksi.
c. Meredam (stabilisasi) produksi dan tenaga kerja terhadap fluktuasi
permintaan.
(Helmi, 2009).
3.3.1 Karakteristik perencanaan produksi
Agar manajemen dapat memfokuskan seluruh tingkat produksi tanpa harus
rinci, maka perencanaan produksi dinyatakan dalam kelompok produk atau famili
(agregat). Satuan unit yang dipakai dalam perencanaan produksi bervariasi dari
satu pabrik ke pabrik lain. Hal ini bergantung dari jenis produk seperti : ton, liter,
kubik, jam mesin atau jam orang. Jika satuan menit sudah ditetapkan maka faktor
konversi harus ditetapkan sebagai alat komunikasi dengan departemen lainnya
seperti departemen pemasaran dan akuntansi. Satuan unit di atas harus
dikonversikan dalam bentuk satuan rupiah. Di samping menjaga faktor konversi

49
diperlukan untuk menterjemahkan perencanaan produksi ke jadwal produksi
induk produksi. Perencanaan produksi mempunyai waktu perencanaan yang
cukup panjang, biasanya 5 tahun. Rencana ini digunakan untuk perencanaan
sumber daya seperti ekspansi, pembelian mesin. Proses peramalan telah
memberikan informasi mengenai besarnya permintaan akan produk yang
direncanakan. Langkah selanjutnya adalah membuat rencana produksinya itu
sendiri. Dalam hal ini tidak semua permintaan dari hasil peramalan mungkin bisa
diproduksi karena kapasitas produksi yang dimiliki tidak mencukupi. Pada
dasarnya perencanaan produksi adalah upaya menjabarkan hasil peramalan
menjadi rencana produksi yang layak dilakukan dalam bentuk jadwal rencana
produksi. Sasaran pokok dari perencanaan produksi, antara lain:
a. ketepatan waktu dalam memenuhi janji (permintaan) pelanggan
b. kecepatan waktu penyelesaian pesanan (permintaan) pelanggan
c. berkurangnya biaya produksi
d. new product launching dan divestment (write off) produk-produk lama
berjalan lancar (teratur).

Perencanaan produksi dipengaruhi oleh banyak faktor, baik faktor internal

(dari dalam perusahaan sendiri) maupun faktor eksternal. Faktor internal antara
lain kapasitas terpasang, kapasitas produksi, jumlah persediaan dan aktifitas lain
yang diperlukan untuk produksi. Sedangkan faktor-faktor eksternal yang
mempengaruhi perencanaan produksi antara lain kebutuhan/permintaan pasar,
kondisi perekonomian, ketersediaan bahan baku/bahan pengemas, aktifitas
kompetitor dan kapasitas eksternal (untuk kegiatan yang di subkontrakan).
Dampak Perencanaan yang Baik  :
a. Saling pengertian antar bagian
b. Tercapainya keseimbangan dalam inventory (bahan baku, WIP, Obat jadi)
c. Terciptanya program sarana produksi yang seimbang dan stabil
d. Memaksimalkan sumber daya (orang, mesin, alat dan ruang penyimpanan)
e. Investasi minimal pada barang ½  jadi (WIP)
f. Hemat biaya penyimpanan

50
g. Hemat biaya tidak langsung
h. Angka kerusakan dan cacat produk rendah
i. Angka kelebihan bahan ½ jadi rendah
j. Biaya pelacakan rendah

Gambar 3.1 Perencanaan Produksi

Perencanaan produksi, terbagi menjadi Rencana Produksi Tahunan, yang
kemudian di-break down ke dalam Rencana Produksi Periodik (misalnya semester
atau triwulan). Selanjutnya Rencana Produksi Periodik di-break down lagi
menjadi Rencana Produksi Bulanan, Mingguan dan Harian, seperti terlihat pada
gambar berikut:

Gambar 3.2 Perencaaan Produksi

a. Tujuan Bagian Marketing (highest revenue through customer satisfaction):

51
  Memiliki persediaan barang jadi dalam jumlah besar
 Memproduksi barang yang diminta customer setiap diperlukan
 Memperbesar jaringan distribusi dan pergudangan
b. Tujuan Bagian Keuangan (lowest cost and investment):
 Mengurangi investasi persediaan
 Mengurangi jumlah pabrik, jaringan distribusi dan pergudangan
 Memproduksi dalam jumlah besar untuk pemenuhan permintaan jangka
panjang
 Memproduksi hanya bila ada pesanan
c. Tujuan PPIC:
 Memberikan pelayanan yang terbaik bagi customer
 Mengeluarkan biaya produksi yang terendah
 Mengeluarkan biaya persediaan yang terendah
 Mengeluarkan biaya distribusi yang terendah.
Tugas-Tugas PPIC :
 Perencanaan-membuat rencana produksi, menyusun dan menetapkan urutan
produksi, input material, alat dan mesin, serta pekerja.
 Perancangan aliran kerja (workflow) organisasi
 Penjadwalan-mempersiapkan order produksi dan jadwalnya (timetables)
 Pengendalian-memberikan otorisasi untuk memulai kegiatan produksi,
memonitor, menindak lanjuti, dan menjaga rencana dilaksanakan.

3.4 Prosedur Perencanaan Produk

3.4.1 Perencanaan produksi berdasarkan permintaan pasar
Perencanaan untuk perusahaan yang menghasilkan produk untuk memenuhi
kebutuhan pasar, pada umumnya macam produknya standar, usia produk panjang,
dan jumlah permintaan banyak. Perencanaan didahului dengan membuat
forecasting permintaan, kemudian diikuti dengan rencana persediaan barang jadi
dan rencana jumlah produksi. Selanjutnya dibuat rencana kebutuhan bahan baku,
bahan pembantu, sumber daya manusia, kebutuhan mesin, dan sebagainya. Dari
rencana kebutuhan bahan baku dapat dilanjutkan dengan rencana pembelian dan

52
rencana penyimpanan barang. Dari rencana kebutuhan mesin dapat dilanjutkan
dengan rencana pemanfaatan kapasitas dan scheduling.

Rencana persediaan barang

Rencana Rencana
jadikebutuhan bahan pembelian dan rencana penyimpanan barang
baku

permintaan forecasting 

Rencana Rencana kebutuhan mesin

Rencana pemanfaatan kapasitas dan scheduling
jumlah produksi

3.4.2 Perencanaan produksi berdasarkan order

Perencanaan untuk perusahaan yang melayani pesanan. Umumnya
menghasilkan barang yang bermacam-macam dengan bahan baku yang
bermacam-macam. Permintaan barang bermacam-macam, macamnya berganti-
ganti, dan jumlahnya tidak tentu, sehingga sulit dibuat forecast permintaannya.
Karena macam dan jumlah permintaan konsumen sulit di-forecast, maka fasilitas
produksi harus dibuat relatif fleksibel, penyediaan bahan baku dan pembantu
berdasarkan rata-rata kebutuhannya pada tahun–tahun sebelumnya, dan belum
tentu mengaitkan dengan macam barang yang dihasilkan (Priyambodo, 2007).

3.5 FIFO dan FEFO dalam Inventory Control

FIFO adalah akronim untuk First In, First Out (PertamaMasuk,
PertamaKeluar), sebuah abstraksi yang berhubungan dengan cara mengatur dan
memanipulasi data relative terhadap waktu dan prioritas. Ungkapan ini
menggambarkan prinsip teknik pengolahan antrean atau melayani permintaan
yang saling bertentangan dengan proses pemesanan berdasarkan perilaku First
Come, First Served (FCFS): di mana orang-orang meninggalkan antrean dalam
urutan mereka tiba, atau menunggu giliran satu di sebuah sinyal control lalu lintas.

53
FCFS juga merupakan jargon istilah untuk system operasi penjadwalan algoritma
FIFO, yang memberikan pelayanan sesuai dengan urutan mereka datang.
FEFO atauFirst Expired, First Out, berarti "pertama kadaluwarsa, keluar
pertama". Istilah ini digunakan dalam bidang logistic dan manajemen persediaan
untuk menggambarkan cara berurusan dengan produk yang mudah rusak, atau
dengan tanggal yang ditentukan kadaluwarsa. Produk dengan batas waktu untuk
asupan berikutnya akan menjadi yang pertama untuk dilayani atau dihapus
Dari saham. Sistem FEFO ini banyak digunakan dalam industry farmasi dan
kimia dimana tanggal kadaluarsa dihitung berdasarkan Batch expired date.
Sebuah contoh umum dari system ini adalah pengelolaan produk yang mudah
rusak dalam rak display: Produk dengan tenggat waktu konsumsi terdekat harus
digunakan sebelum yang lain.

3.6 Supply Chain Management

3.6.1 Definisi supply chain
Supply chain dapat didefinisikan sebagai sekumpulan aktifitas (dalam
bentuk entitas/fasilitas) yang terlibat dalam proses transformasi dan distribusi
barang mulai dari bahan baku paling awal dari alam sampai produk jadi pada
konsumen akhir. Menyimak dari definisi ini, maka suatu supply chain terdiri dari
perusahaan yang mengangkut bahan baku dari bumi/alam, perusahaan yang
mentransformasikan bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau komponen,
supplier bahan-bahan pendukung produk, perusahaan perakitan, distributor, dan
retailer yang menjual barang tersebut ke konsumen akhir.
Dalam supply chain ada beberapa pemain utama yang merupakan
perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, yaitu :
a. Supplier
b. Manufacturer
c. Distributor
d. Retail Outlet
e. Customers

54
 Secara sederhana pemain utama dalam proses SCM dapat digambarkan
dibawah ini:

Gambar 3.3 Proses Supply Chain Management.

Ada 3 macam hal yang harus dikelola dalam supply chain yaitu:
a. Aliran barang dari hulu ke hilir
b. Contohnya bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik, setelah produksi
selesai dikirim ke distributor, pengecer, kemudian ke pemakai akhir.
c. Aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu
d. Aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir atau sebaliknya
Secara sederhana sebuah model struktur supply chain dapat
disederhanakan seperti dalam Gambar dibawah ini:

Gambar 3.4 Model Struktur Supply Chain.

3.6.2 Definisi supply chain management

Supply Chain Management (SCM) adalah aplikasi terpadu yang
memberikan dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal pengadaan

55
barang dan jasa bagi perusahaan sekaligus mengelola hubungan di antara mitra
untuk menjaga tingkat kesediaan produk dan jasa yang dibutuhkan oleh
perusahaan secara optimal. SCM mengintegrasikan mulai dari pengiriman order
dan prosesnya, pengadaan bahan mentah, order tracking, penyebaran informasi,
perencanaan kolaboratif, pengukuran kinerja, pelayanan purna jual, dan
pengembangan produk baru. Dalam penerapan Supply Chain Management
(SCM), perusahaan-perusahaan diharuskan mampu memenuhi kepuasan
pelanggan, mengembangkan produk tepat waktu, mengeluarkan biaya yang
rendah dalam bidang persediaan dan penyerahan produk, mengelola industri
secara cermat dan fleksibel.
3.6.3 Aktivitas supply chain management
Berikut ini merupakan aktivitas dari Supply Chain Management:
a. Meramalkan permintaan pelanggan
b. Membuat jadwal produksi
c. Menyiapkan jaringan transportasi
d. Memesan persediaan pengganti dari para pemasok
e. Mengelola persediaan: bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi
f. Menjalankan produksi
g. Menjamin kelancaran transportasi sumber daya kepada pelanggan
h. Melacak aliran sumber daya material, jasa, informasi, dan keuangan dari
pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan.

3.6.4 Tujuan dan manfaat supply chain management

Berikut ini merupakan tujuan dari Supply Chain Management:
a. Penyerahan atau pengiriman produk secara tepat waktu demi memuaskan
konsumen.
b. Mengurangi biaya.
c. Meningkatkan segala hasil dari seluruh supply chain (bukan hanya satu
perusahaan).
d. Mengurangi waktu.
e. Memusatkan kegiatan perencanaan dan distribusi.

56
Apabila SCM diterapkan maka dapat memberi manfaat antara lain :
a. Kepuasan pelanggan
Konsumen atau pengguna produk merupakan target utama dari aktivitas
proses produksi setiap produk yang dihasilkan perusahaan. Konsumen atau
pengguna yang dimaksud dalam konteks ini tentunya konsumen yang setia
dalam jangka waktu yang panjang. Untuk menjadikan konsumen setia, maka
terlebih dahulu konsumen harus puas dengan pelayanan yang disampaikan oleh
perusahaan.
b. Meningkatkan pendapatan
Semakin banyak konsumen yang setia dan menjadi mitra perusahaan
berarti akan turut pula meningkatkan pendapatan perusahaan, sehingga
produk-produk yang dihasilkan perusahaan tidak akan ‘terbuang’ percuma,
karena diminati konsumen.
c. Menurunnya biaya
Pengintegrasian aliran produk dari perusahan kepada konsumen akhir
berarti pula mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi.
d. Pemanfaatan asset semakin tinggi
Aset terutama faktor manusia akan semakin terlatih dan terampil baik dari
segi pengetahuan maupun keterampilan. Tenaga manusia akan mampu
memberdayakan penggunaan teknologi tinggi sebagaimana yang dituntut
dalam pelaksanaan SCM.
e. Peningkatan laba
Dengan semakin meningkatnya jumlah konsumen yang setia dan menjadi
pengguna produk, pada gilirannya akan meningkatkan laba perusahaan.
f. Perusahaan semakin besar
Perusahaan yang mendapat keuntungan dari segi proses distribusi produknya
lambat laun akan menjadi besar, dan tumbuh lebih kuat.

57
 BAB IV

KESIMPULAN
a. Pengadaan atau pembelian bahan awal adalah suatu aktifitas penting dan oleh
karena itu hendaklah melibatkan staf yang mempunyai pengetahuan khusus
dan menyeluruh perihal pemasok. Pembelian bahan awal hendaklah hanya
dari pemasok yang telah disetujui dan memenuhi spesifikasi yang relevan, dan
bila memungkinkan, langsung dari produsen. Dianjurkan agar spesifikasi yang
dibuat oleh pabrik pembuat untuk bahan awal dibicarakan dengan pemasok.
Sangat menguntungkan bila semua aspek produksi dan pengawasan bahan
awal tersebut, termasuk persyaratan penanganan, pemberian label dan
pengemasan, juga prosedur penanganan keluhan dan penolakan, dibicarakan
dengan pabrik pembuat dan pemasok.
b. Forecasting dibutuhkan untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku, produk,
tenaga kerja maupun kebutuhan lain sebagai respons terhadap perubahan
permintaan (pasar).
c. Perencanaan dapat diartikan sebagai kegiatan memilih dan menentukan tujuan
dan kebijakan perusahaan, program, dan prosedur kerja yang akan dilakukan.
Sistem pengendalian adalah suatu kegiatan pemeriksaan atas kegiatan yang
telah dan sedang dilakukan, agar kegiatan tersebut dapat sesuai dengan apa
yang diharapkan atau yang direncanakan. Perencanaan dan pengendalian
produksi mempunyai peranan yang sentral dalam peningkatan produktifitas
karena melalui perencanaan dan pengendalian produksi yang baik, akan
dicapai penghematan dalam biaya bahan, pemanfaatan sumberdaya baik
fasilitas produksi maupun mesin, tenaga kerja atau waktu yang optimal yaitu
tidak boros atau tidak idle.
d. Persediaan (inventory) memiliki arti sangat penting dalam operasi bisnis suatu
perusahaan, guna memenuhi kebutuhan produksi dan memberikan kepuasan
pada kebutuhan organisasi (perusahaan). Inventory, terutama di industri
farmasi terdiri dari raw material (bahan baku), packaging material (bahan
pengemas), finished product (obat jadi), dan Work In Process / WIP (Barang
setengah jadi).

58
e. Bagian/departemen yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pengadaan
barang adalah Departemen/Bagian Pembelian (purchasing/procurement
department). Terdapat empat kegiatan utama dalam Pembelian, yaitu (1)
pemilihan supplier (pemasok), bernegosiasi mengenai harga, termint
pembayaran dan jadwal pengiriman bahan, termasuk di dalamnya menerbitkan
surat pesanan (purchase order/PO), (2) melakukan pemantauan pengiriman
(expediting delivery) yang dilakukan oleh supplier, (3) menjembatani antara
supplier dengan bagian terkait dalam perusahaan, misalnya bagian teknik, QC,
Produksi, Keuangan dan lain-lain yang berkaitan dengan masalah pembelian
bahan (complaint, dan lain-lain), dan (4) mencari produk, material atau
supplier baru, yang dapat memberikan kontribusi dan keuntungan pada
perusahaan.
f. Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan
pemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan
kuantitas terjamin . Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain:
(1) mengatur orang/petugas (SDM), (2) mengatur penerimaan barang, (3)
mengatur penataan/penyimpanan barang, dan (4) mengatur pelayanan akan
permintaan barang.

59
 DAFTAR PUSTAKA

BPOM RI. 2012, Penerapan Pedoman Cara Pembuatan Obat Yang Baik, BPOM,
Jakarta
Management Sciences of Health, .2011. Medical Stores Management.
Priyambodo, B. 2007. Manajemen Farmasi Industri. Global
PustakaUtama.Yogyakarta. 262-279
Priyambodo, B. 2007. Manajemen Farmasi Industri. Yogyakarta: Global Pustaka
Utama.
Theptong, J. 2010. Drug Inventory Control. Degree Programme in International
Business. Thailand. [Thesis].
Pujawan, I Nyoman. 2005. Supply Chain Management Edisi Pertama. Guna
Widya. Surabaya.

60