Pengertian Surat Niaga

Apa yang dimaksud dengan surat niaga? Menurut para ahli, Pengertian Surat Niaga adalah
suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha/ perusahaan untuk
keperluan niaga atau bisnis.
Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli
barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain,
surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari
keuntungan dari kegiatan bisnis.
Surat niaga dapat bersifat internal maupun eksternal, tergantung situasinya. Dalam hal
intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu
perusahaan. Sedangkan dalam hal ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak
lain di luar perusahaan, baik itu perorangan maupun badan usaha.

Fungsi dan Tujuan Surat Niaga

Mengacu pada pengertian surat niaga di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan
dari surat tersebut:
1. Surat niaga merupakan wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
2. Surat niaga menjadi alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali
diperlukan.
3. Surat niaga dapat menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
4. Surat ini juga dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
5. Surat niaga bisa menjadi alat untuk promosi

Jenis-Jenis Surat Niaga

Dalam perdagangan atau jual-beli terjadi beberapa proses yang saling berkaitan satu dengan
yang lainnya. Beberapa proses dalam perdagangan tersebut kemudian membuat adanya beberapa
jenis surat niaga. Berikut ini adalah macam-macam surat niaga pada umumnya:
1. Surat Penawaran Barang atau Jasa
2. Surat Permintaan Barang atau Jasa
3. Surat Pesanan Barang atau Jasa
4. Surat Penerimaan Pembayaran
5. Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa
6. Surat Pernyataan Keberatan
7. Surat Aduan
8. Surat Edaran
9. Surat Tagihan
10. Surat Telegram dan Penegasannya
Ada beberapa hal penting yang wajib diperhatikan ketika membuat sebuah surat niaga,
diantaranya:
1. Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut. Misalnya
membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya
penawaran.
2. Di dalam surat niaga harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk/ jasa yang akan
dipesan. Disarankan membuat daftar pesanan dengan rapih agar mudah memeriksanya.
3. Menyebutkan cara pengiriman barang/ jasa yang ingin dipesan.
4. Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/ jasa tersebut.
5. Di dalam surat niaga juga perlu menyebutkan bagaimana cara packing yang diinginkan.

Ciri-Ciri Surat Niaga

Sesuai dengan pengertian surat niaga, surat ini digunakan untuk tujuan bisnis, dan kita dapat
dengan mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada
umumnya:
1. Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
2. Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang
baik.
3. Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
4. Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
5. Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu,
tenaga, dan biaya.

Contoh Surat Niaga

Berikut ini adalah salah satu contoh surat niaga, yaitu surat yang digunakan untuk pemesanan
barang oleh pembeli.
 MaxOffice
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,
Telp. (021)777363 , Fax (021)777364
______________________________________________

Nomor: 099/SRTPM/V/2018
Kepada Yth.
Direktur PT GoodStuff
Bp. Alexander HM
Jl. Milano No. 145
Hal: Surat Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan stok barang kami yang sudah tinggal sedikit maka melalui surat ini, Kami
dari perusahaan PT MaxOffice ingin memesan barang-barang berikut ini:
1. Buku Ekspedisi 100 Pcs
2. Buku Folio 100 Pcs
3. Buku Kwitansi 100 Pcs
4. Filling Cabinet 50 Pcs
5. Money Sponge 100 Pcs
6. Glue Stick 100 Pcs
7. Clip file 50 box
8. Pen (standar) 50 box
9. Spidol (hitam) 100 Pcs
Kami berharap barang-barang yang disebutkan di atas dapat kami terima selambat-
lambatnya 10 hari setelah surat pesanan ini diterima. Proses pembayaran akan kami lakukan
melalui transfer Bank BCA cabang Jakarta Pusat melalui rekening 1562.371.291 atas nama PT
MaxOffice. Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan
terimakasih.
Jakarta, 20 September 2018
Hormat Saya,

Rio Brian
Marketing Manager