BAB 12

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah

Komunikasi Bisnis

Doesn pengampu : Dr. Rr. Rachmawati, S.E.,M.Si

Kelas D

Disusun oleh : Kelompok 12

Krisna Purna Dwi Cahya A10170189

Silva Shalsabilla A10180142

Salya Nur Indriyani A10180149

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI (STIE)

EKUITAS

BANDUNG

2021
TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Pengertian Surat dan Surat Bisnis

2. Fungsi Surat Bisnis
3. Pengelompokan Surat
4. Bagian Surat dan Bentuk Surat
5. Bahasa Surat
6. Format Lipatan Surat dan Amplop
7. Contoh-Contoh Surat Bisnis
 KONTEN 1

PENGERTIAN SURAT DAN SURAT BISNIS

Surat digunakan oleh seseorang sebagai saran penyampaian pesan tertulis untuk berbagai
kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak
lain.seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesat,
penulisan dan penyampaian suatu pesan dari suatu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan
bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalui surat elektronik (electronic mail / e-mail).
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, surat
dapat di definisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Pengertian surat tersebut bersifat umum
dan berlaku untuk berbagia keperluan atau kepentingan tergantung pada maksud dan tujuan
masing-masing pengrim surat. Surat yag disampaikan pihak lain dapat berupa surat pengantar,
perkenalan, undangan rapat, pemberitahuan pindah kantor, penerimaan kerja, penolakan kerja,
permintaan barang, penawran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan
hubungankerja, perintah kerja, atau surat keputusan baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis
maupun non bisnis.
Dalam menulis surat yang baik, perlu di perhatikan beberapa hal : bahsa yang digunakan
mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi peannya jelas, tegas, dan tidak
bertele-tele.
Secara umum yang dimaksud dengan surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh
seseorang, lembaga organisasi, atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara
tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan medai tertentu. Menyampaikan surat bisnis
dapat menggunakan media tertentu seperti pengririman lewat pos, faksimile, telepon seluler
(HP), atau lewat jalur dunia maya (internet).
Surat-surat bisnis yang beredar di masyarakat sangat variatif (beragam), termasuk di
dalamnya : suart pemesan produk, surat penawaran produk, surat permintaan informasi produk,
surat perkenalan bisnis, surat pindah alamat kantor, surat pengantar, surat penagihan, surat
pengumuman, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat perjalanan, surat perintah
kerja, surat kontrak kerja sama, surat perjanjiuan ( jual beli, jaminan, sewa mobil, sewa beli),
surat kuasa, dan surat pengaduan/klaim.
Hubungsn ysng terjadi antara pihak-pihak terkait (pengirim dan penerima) dalam surat
menyurat, sering disebut dengan istilah korespondensi, (correespondence). Korespondensi atau
surat menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komuikasi
tertulis. Berdasarkan pengertian tersebut, yang dimaksud dengan korespondensi bisnis adalah
suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara peroraangan
maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.
Meskipun sekarang ini sudah muncul surat elektronik (e-mail), bukan berarti surat yang
ditulis melalui secarik kertas menjadi tidak laku atau tidak digunakan lagi. Dengan
keberadaannya surat elektronik dalam kehidupan modern saat ini dapat di anggap sebagai salah
satu alternatif komunikasi yang melengkapi surat kertas yang telah ada sebelumnya.
 KONTEN 2

FUNGSI SURAT BISNIS

Teknologi informasi dan komunikasi sangatlah berkembang begitu cepat dengan adanya
telepon, telepon genggam, televisi, radio, telegram,faksimile,dan komputer, surat tampaknya
masih merupaka sarana penghubung/ komunikasi yang sangat penting bagi seseorang, kelompok,
maupun organisasi pemerintah dan bisnis

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
a. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya
dengan dunia bsinis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari
pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari
dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam
penulisan surat, seperti objektivitas, sistematika, kesederhanan, dan kemudahan dipahami
(kejelasan).
b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, serta buah
pemikiran atau gagasan yang berkaita dengan masalah-masalah bisnis, seperti surat
permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan
produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat peolakan, dan surat pengaduan (surat
klaim).
c. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), seperti suratperjajian jual beli, surat perintah kerja,
surat kerja sama, surat bukti tanda terima dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang
dapat dipakai sebagai alat bukti historis, seseorang dapat melakukan pengecekan atas
berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai
sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis ke depan.
d. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan. Pada saat dibutuhkan,
surat-surat tersebut dapat dilihat atau di cek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan
yang telah dilakukan di masa lalu atau sebelumnya.
 e. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha,
dan surat penggabungan usaha (marger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang
sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
f. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat –surat
bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu
kegiatan bisnis.
g. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat
digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-
produk yang dihasilkan (termasuk jasa) kepada pihak lain baik perseorangan maupun
lembaga/organisasi.

Beberapa kelebihan surat dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain : dapat
menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena pengirim pesan dapat
mempersiapkan dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya. Penyampaian pesan-pesan bisnis
juga memungkinkan pembaca membacanya berulang-ulang sehingga apa yang disampaikan
dalam surat tersebut dapat dipahami dengan sebaik-baiknya. Hal penting dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis dengan surat lebih ekoomis bila dibandingkan dengan penyamapain pesan-
pesan bisnis melalui telepon atau telegraf.
 KONTEN 3

Pengelompokan Surat

Surat dapat dikelompokan dalam beberapa kelompk, yaitu pengelompokan surat menurut
wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan mkasdunysa, sifatnya, dan
menurut urgensi penyelesaiannya.pengelompokan surat secara lebih rinci dapat dijelaskan
berikut ini.

Pengelompokan surat menurut wujudbnya

Menurut wujudnya, surat dapat dikelompokan ke dalam surat tertutup (bersampul), kartu
pos, warkat pos, memorandum dan nota, telegram, telkes, dan surst tanda bukti.
a. Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang yang terdiri
atas kertas surat dan sampul atau amplop dengan berbagai ukuran.
b. Kartu POS
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikanpesan-pesan
singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm X 15 cm
yang dikeluarkan oleh PT. POS Indonesia.
c. Warkat POS
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.
Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat maka
akan membentuk amplop.
d. Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata Tele yang
berarti jauh, sedangkan Gram berarti tanda yang tercetak. Telegram adalah berita yang
tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. Sedangkan Teleks (telegrafer exchange) berarti
pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh.
e. Memorandum (memo) dan Nota
 Memorandum, atau sering disebut memo, adalah surat yang digunakan oleh pimpinan
untuk menyampaikan peesan-pesan singkat berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal
hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi).
f. Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah
atas pembayaran tertentu antar satu pihak kepada pihak lain.

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokan menjadi tiga jenis yaitu surat pribadi
(personal), surat bisnis (niaga), dan surat sosial.
a. Surat Pribadi
Surat pribad (personal latters) adalah suarat yang dibuat oleh seseorang yag isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.
b. Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal latters) adalh surat yang isinya berkaitan dengan
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
c. Surat Bisnis
Surat bisnis (bussiness latters), yang juga disebut sebagai surat niaga, adalah surat yang
digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti
bidang usaha produksi (perushaan percetakan, perusahaan farmasi, perusahaan mabel,
perusahaan textil), perdagangan (perusahaan material bangunan, perusahaan ritel/bisnis
eceran), dan usaha jasa (perusahaan jasa konsultan, perusahaan angkutan, perusahaan
asuransi, perusahaan perhotelan, perusahaan resoran, perusahaan rental audio video disc,
dan perbankan)
d. Surat Sosial
Surat sosial (social latters) adalah surat yang digunakan oleh organsasi atau lembaga-
lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada
umumnya.

Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

Menurut banyaknya (jumlah) sasaran pembaca yang dituju, surat dapat dikelompokan
menjadi tiga, yaotu surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
 a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum
dan bukan bersifat pribad/privasi.
b. Surat Edaran
Surat edaran adaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh
seorang/suatu lembaga yang ditujukan kepada/lembaga lain dalam jumlah yang bayak.
c. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang
perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas (bila
disebarluaskan melalui medaia massa).

Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

Menurut sifatnya atau jaminan keamanan suatu surat, maka surat dikelompokan menjadi
tiga jenis, yaitu surat biasa, surat konfidensial, dan surat rahasia.
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasaia), dapat beramplop an
tanpa amplop.
b. Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan
tertentu. Artinya, surat tersebut dituukan untuk pejabat tertentu, dan bukan untuk
disebarluaskan dalam suatu organisai.
c. Surat Rahasia
Surat rahasaia adalah surat yang isinya hany boleh dibuka dan dibaca oleh orang atau
pejabat tertentu dalam suatu organisasi.

Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

Menurut urgensi penyelesainnya, surat dapat dikelompokan menjadi tiga jenis, yaitu surat
biasa, surat segera, dan surat kilat.
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada
perlakuan khusus atas surat tersebut.
 b. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau
silakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.
c. Suat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus
didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Pengelompokan surat menirit isi dan maksudnya sangat tergatung pada maksud dan
tujuan pengirim surat. Karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang
lain berbeda, jenis suratnya pun sangat bervariasi

Misalnya, surat pemesanan produk, surat keterangan, surat pemberitahuan, surat

permintaan informasi, surat penawaran produk, surat konfirmasi, surat tugas, surat perintah
penagihan, surat klaim, surat penghargaan, surat perjalanan dinas, surat perjanjian jual-beli, surat
kontrak kerja, dan sebaginya. Masing-masing surat itu memiliki maksud dan tujuan yang berbeda
 KONTEN 4

BAGIAN SURAT DAN BENTUK SURAT

secara umum,bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen
penting, antara lain :

1. Kepala surat / kop surat :

Merupakan ciri khas suatu Lembaga,organisasi bisnis,badan,instansi yang mencakup antara lain :
nama instansi,alamat lengkap,nomor telepon,nomor faksimile,nomor kontak pos,alamat
kawat,alamat situs web dan email,serta logo atau lambang instansi tersebut

2. Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis.

3. Nomor surat,lampiram,dan perihal

Kata nomor surat,lampiram,dan hal ditulis dengan diawali kata kapital dan diikuti dengan titik
dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila
ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut.Namun apabila memang tidak ada yang perlu
dilampirkan,kata lampiran tidak perlu ditulis. Untuk surat dinas dan surat bisnis biasanya terdapat
nomor urut penulisan surat sesuai dengan kode pengarsipan yang telah dianut.

4. Nama alamat surat

Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis
secara benar ejaannya.Penulisan nama diri penerimaan surat surat diawali dengan huruf kapital
pada setiap unsurnya,bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

5. Salam pembuka

Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada
pihak lain sebelum menyampaikan maksud atau tujuan penulisan surat.Penggunaan salam
 pembuka dalam penulisan sebuah surat sangatlah bervariasi sesuai dengan suasana surat yang
ingin disampaikan,apakah untuk hal-hal yang sifatnya formal atau informal.

6. Isi surat

Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat.
Secara umum,dalam menulis isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata atau istilah
yang mudah dipahami, tidak bertele-tele.

7. Salam penutup

Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek
(hormat),sopan,atau etika berkirim pesan.Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat
menyurat antara lain :

 Hormat kami,
 Hormat saya,
 Salam takzim
 Salam kami
 Wassalam

8. Tanda tangan,nama jelas,dan jabatan

Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yaitu
pimpinan suatu instansi,Lembaga,atau organisasi.Nama pengirim surat ditulis di bawah salam
penutup.Dengan penandatangan surat berarti mengesahkan isi surat ditandatangani,nama,akibat
yang akan ditimbulkan oleh isi surat tersebut.

9. Tembusan

Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakan disebelah kiripada bagian kaki surat,lurus
dengan nomor dan hal,serta sejajar dengan nama pengirim surat.

Contoh :

 Manajer personalia PT UNTUNG PRATAMA

 Training manajaer D’MART
 Ketua panitia expo produk unggulan 2012

10. Inisial
 Inisial,yang disebut juga sandi,merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep
dan yang mengetik surat tersebut.inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik
surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut,pengonsepan dan pengetikan
surat tersebut,pengonsepan dan pengetikan surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah.

KONTEN 5

BAHASA SURAT

Sebagaimana kita ketahui bahwa dalam paragraf isi surat tercantum pesan pengirim yang ingin
disampaikan kepada penerima surat. Agar pesan yang disampaikan itu komunikatif dan mudah dipahami
oleh penerima surat,sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah yang
berlaku dalam dunia surat-menyurat seperti bagaimana memilih kata,pemakaian ejaan
yangdisempurnakan,penyusunan paragraf,dan penyusunan kalimat.

Melalui penggunaan Bahasa tulis yang ditungkan dalam sebuah,bagaimna alur pemikiran seseorang
secara tidak langsung dapat dipahami,termasuk sejauh mana respek pengirim surat terhadap pihak
lain.Misalnya,Bahasa yang kacau,tidak runtut,dan penggunaan kata yang terkesan kasar atau tidak
etis,secara tidak langsung akan memberikan kesan kurang sopan atau kurang mampu menghargai orang
lain.

Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis, pilihan kata hendaknya memenuhi syarat yang baik
atau baku, lazim (umum atau biasa) dan cermat. Perlu dihindari penggunaan kata-kaata yang belum
diakui kebakuannya, seperti: gimana, ngapain, kenapa, dan bikin. Padanan kata-kata tersebut yang sudah
baku adalah bagaimana, mengapa dan membuat.
 KONTEN 6

FORMAT LIPATAN SURAT DAN AMPLOP

Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika
berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asal-asalan akan
memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimannya.Meskipun masalah
lipat-melipat surat-surat bisnis nampak sepele,ternyata hal itu dapat memberikan image
atau citra baik positif maupun negative bagi suatu perusahaan yang mengirimkan surat
tersebut.

Format lipatan

Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi
bisnis,antara lain :

Ø Lipatan baku (standar fold)

Ø Lipatan setengah baku (semi standar fold)

Ø Lipatan akordion (accordian fold)

Ø Lipatan setengah akordion (semi accordian fold)

Ø Lipatan tungal (single fold)

 Ø Lipatan ganda paralel (parallel double fold)

Ø Lipatan model perancis (french fold)

Ø Lipatan model baron (barronial fold)

Amplop

Berdasarkan wujudnya amplop dapat dibedakan kedalam :

• amplop biasa

• Amplop berjendela

Berdasarkan ukurannya:

• Amplop resmi

• Amplop kartu

• Amplop bisnis

• Amplop panjang

• Amplop pendek

• Amplop besar :

Ø Amplop katalog

Ø Amplop mata berkaitan

Ø Amplop kancing bertali

Berdasarkan penggunaanya :

• Amplop katalog

• Amplop mata berkait

 • Amplop kancing bertali

KONTEN 7

CONTOH – CONTOH SURAT BISNIS

Surat pemesanan

Surat pemesanan merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis,baik
pada perusaan yang bergerak dalam proses pengolahan,perdagangan,maupun jasa.

Surat konfirmasi

Surat konfirmasi adalah surat yang berisi tentang penjelasantertentu yang lebih berfungsi sebagai
pemberitahuan serta penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.

Surat pengaduan

Surat pengaduan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain dengan cara-
cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan,agar segera memperoleh
solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

Surat permintaan informasi

Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kelompok atau lembaga
untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan maupun
Lembaga.

Surat ucapan selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan ,kelompok ,maupun
Lembaga yang berisi pemberian ucapan Selamat atas keberhasilan seseorang, kelompok ,maupun
lembaga dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan. Ucapan selamat atas menunjukkan
pengaruh baru kantor dan pabrik yang baru.
Surat pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi
pemberitahuan mengenai sesuatu kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
misalnya surat yang memberitahukan tentang pindah alamat kantor ,perubahan nomor
telepon,perubahan logo, pergantian pimpinan perusahaan, perubahan harga ,pembukaan kantor ,
dan peluncuran produk baru.

surat penagihan

surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih utang pihak lain yang telah
melampaui waktu yang telah ditentukan. Dalam penulisan surat penagihan kita harus tetap
memperhatikan tata cara penulisan surat yang baik yaitu menggunakan bahasa yang sederhana
dan tidak berbelit-belit memilih kata yang sudah familiar,dan Bahasa yang sopan.

Surat peringatan

Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditunjukkan
kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas suatu hal
misalnya surat peringatan kepada debitur untuk segera melunasi hutangnya atau surat peringatan
untuk pelanggan agar tidak tertipu dengan produk tiruan atau bajakan.

Surat perintah kerja

Surat Perintah kerja adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain
yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai
dengan prosedur dan Persyaratan yang telah disepakati.

Surat pengumuman

Surat pengumuman adalah Surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk
mengumpulkan sesuatu kepada pihak lain dan seseorang maupun organisasi yang dilakukan
dengan cara-cara tertentu. seperti pengumuman dipasang di papan pengumuman atau di media
massa
Surat undangan RUPS

Surat undangan RUPS merupakan suatu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang
sangat strategis sebagai pengambilan keputusan strategis seperti keputusan yang berkaitan
dengan bagaimana pengembangan bisnis ke depan dan bagaimana menentukan peran manajer
Puncak yang benar-benar professional dibidangnya.

Surat kuasa

Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua belah pihak yaitu
pihak pertama sebagai orang yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang
menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

Surat perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu
dengan pihak yang lain tentang suatu hal. jenis surat yang digunakan untuk membuat surat
perjanjian adalah surat berharga ataupun surat yang dilengkapi dengan nilai materai tertentu
misalnya bermaterai Rp6.000.
 RINGKASAN

korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan antara seseorang
dan pihak lain dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat,memo,agenda,proposal maupun
laporan bisnis.

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak
lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan
surat bisnis adalah tujuan penulisannya surat bisnis berorientasi pada kegiatan bisnis maupun
gaya bahasa yang digunakannya.

Melalui surat seseorang dapat menyampaikan informasi penting kepada orang lain sebagai alat
bukti tertulis, alat untuk mengingat-ingat, alat bukti historis, dan untuk pedoman kerja.

Surat dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, pemakaiannya ,sifatnya ,jumlah sasaran yang
dituju ,urgensi nya ,dan tujuannya. Bagian - bagian penting dalam surat biasanya mencakup pada
kepala surat, tanggal ,nomor ,Lampiran, hal, alamat yang dituju ,salam pembuka, paragraph
pembuka, paragraph isi ,paragraph penutup ,salam penutup ,tandatangan ,nama terang, terusan
,inisial.

Bentuk surat dapat dibedakan menjadi (a)bentuk lurus penuh,(b)bentuk setengah lurus,(c)bentuk
lurus,(d)bentuk bertakuk,(e)bentuk paragraph,(f)bentuk amerika,dan (g)bentuk inggris.

Dalam pengiriman surat, maka cara melakukan lipatan surat juga perlu mendapatkan perhatian.
Ada berbagai format/bentuk lipatan surat mulai dari format standar/ baku hingga kelipatan model
baron. Disamping itu, penggunaan amplop juga perlu diperhatikan yaitu sesuaikan dengan
ukuran suratnya.

Bagaimana dengan bahasa surat? Umum, Bahasa yang digunakan dalam dunia korespondensi
mencakup tiga hal, yaitu (A) pemilihan kata kata yang sudah dikenal, (B) pemilihan kata kata
yang cermat, dan (C) pemilihan kata- kata bermakna jelas dan hindari yang ber makna lebih dari
satu.
Soal esai
1. Apa perbedaan antara korespondensi bisnis dan korespondensi bisnis modern?
Jawaban:
Halaman 169

korespondensi bisnis korespondensi bisnis modern

korespondensi bisnis merupakan bentuk korespondensi bisnis modern lebih

korespondensi yang dilakukan oleh suatu
Lembaga / organisasi bisnis dengan
harapan mencapai tujuan bisnis. Salah satu
tujuan bisnis adalah memperoleh
keuntungan atau profit.
menekankan pada aspek pemanfaatan
media modern Ketika menyampaikan pesan
pesan pesan bisnis. Misalnya pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi
melalui internet. Salah satu fasilitas nya
adalah surat elektronik (e-mail).

2. Sebutkan berapa media elektronik yang dapat digunakan dalam korespondensi bisnis
modern?
Jawaban:
Halaman 171
Telepon seluler tipe tertentu (karena tidak semua telepon seluler memiliki fasilitas
penerimaan dan pengiriman e-mail), perangkat computer (portable computer maupun
desktop computer) yang sudah dilengkapi modem (internal maupun eksternal) , saluran
telepon, dan berlangganan dengan salah satu penyedia jasa internet ( internet service
provider atau ISP).

3. Sebutkan beberapa fungsi surat bisnis?

Jawaban:
Hal 172
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai
berikut:
a. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat.
b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, serta pikiran
atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.
c. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis).
d. Alat untuk mengingat.
e. Bukti sejarah (historis)
f. Pedoman kerja
g. Media promosi bagi pengirim surat.
4. Sebutkan beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam membuat surat bisnis yang
baik?
Jawaban:
Halaman 170
Dalam membuat surat bisnis yang baik perlu diperhatikan beberapa hal: bahasa yang
digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas,
tegas dan tidak bertele-tele. Tidak kalah pentingnya apabila menggunakan surat kertas
pilihlah kertas yang baik, bersih, dan ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan
pengiriman surat (tidak terlalu tipis maupun tidak terlalu tebal).

5. Jelaskan beberapa pengertian berikut ini:

Jawaban
Halaman 174-175
a. Surat pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal
yang sifatnya personal atau pribadi.
b. Surat dinas
Surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi
pemerintah. Karena berkaitan dengan kegiatan kedinasan dan bersifat formal, surat
dinas memiliki penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi
suatu instansi tertentu.
c. Surat bisnis
Surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
bisnis, seperti bidang usaha produksi.
d. Surat sosial
Surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan
untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

6. Sebutkan bebarapa komponen penting yang ada dalam sebuah surat!

Jawaban:
Halaman 177
Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup
beberapa komponen penting, antara lain:
a. Kepala surat/kop surat (letterhead)
b. Tanggal surat (date)
c. Nomor, lampiran dan perihal/hal (number, unclosed, subject)
d. Alamat tujuan (inside address)
e. Salam pembuka (salutation)
f. Paragraf pembuka ( first paragraph)
g. Paragraf isi (body paragraph)
h. Paragraf penutup (close paragraph)
i. Salam penutup (complimentary close)
 j. Tanda tangan (signature)
k. Nama jelas penanda tangan (name and title)
l. Tembusan (notation)
m. Inisial (initial)

7. Surat formal dapat dirancang ke dalam beberapa bentuk atau formatnya. Jelaskan
beberapa format surat tersebut!
Jawaban:
Kepala surat / kop surat :

Merupakan ciri khas suatu Lembaga,organisasi bisnis,badan,instansi yang mencakup

antara lain : nama instansi,alamat lengkap,nomor telepon,nomor faksimile,nomor kontak
pos,alamat kawat,alamat situs web dan email,serta logo atau lambang instansi tersebut

Tanggal surat :

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu
ditulis.

Nomor surat,lampiram,dan perihal:

Kata nomor surat,lampiram,dan hal ditulis dengan diawali kata kapital dan diikuti dengan
titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya
diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut.Namun apabila
memang tidak ada yang perlu dilampirkan,kata lampiran tidak perlu ditulis. Untuk surat
dinas dan surat bisnis biasanya terdapat nomor urut penulisan surat sesuai dengan kode
pengarsipan yang telah dianut.

Nama alamat surat :

Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun
nonakademis secara benar ejaannya.Penulisan nama diri penerimaan surat surat diawali
dengan huruf kapital pada setiap unsurnya,bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

Salam pembuka :

Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan
kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud atau tujuan penulisan surat.
 Isi surat :

Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima
surat. Secara umum,dalam menulis isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata
atau istilah yang mudah dipahami, tidak bertele-tele.

Salam penutup:

Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek
(hormat),sopan,atau etika berkirim pesan.Salam penutup yang lazim digunakan dalam
surat menyurat

Tanda tangan,nama jelas,dan jabatan :

Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang yaitu pimpinan suatu instansi,Lembaga,atau organisasi.Nama pengirim surat
ditulis di bawah salam penutup.Dengan penandatangan surat berarti mengesahkan isi
surat ditandatangani,nama,akibat yang akan ditimbulkan oleh isi surat tersebut.

Tembusan :

Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakan disebelah kiripada bagian kaki
surat,lurus dengan nomor dan hal,serta sejajar dengan nama pengirim surat.

Inisial :

Inisial,yang disebut juga sandi,merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat
konsep dan yang mengetik surat tersebut.inisial berguna untuk mengetahui siapa
pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat
tersebut,pengonsepan dan pengetikan surat tersebut,pengonsepan dan pengetikan surat
tersebut dapat dihubungi dengan mudah.

8. Surat dapat dikelompokkan berdasarkan pemakaiannya, sifatnya, jumlah yang dituju, dan
maksudnya. Jelaskan secara singkat!
Jawaban:
Halaman 174
Pengelompokan surat menurut pemakainnya dapat dikelompokan menjadi tiga jenis surat
pribadi, surat bisnis (niaga) dan surat sosial. Pengelompokan surat menurut sifatnya dapat
 dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu surat biasa, surat konfidensial, surat rahasia.
Pengelompokan surat menurut banyaknya jumlah sasaran yang dituju dapat
dikelompokan menjadi tiga jenis yaitu surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
Pengelompokan surat menurut urgensi penyelesaiannya dapat dikelompokan menjadi
tiga jenis yaitu surat biasa, surat segara, surat kilat. Pengelompokan surat menurut isi dan
maksudnya tergantung pada maksud dan tujuan pengirim surat, karena maksud dan
tujuan pengirim surat antara yang satu dengan yang lain berbeda jenis suratnya pun
sangat bervariasi.

9. Ada beberapa bentuk lipatan surat yang sering dijumpai dalam dunia praktis. Jelaskan
secara singkat!
Jawaban:
Halaman 203
Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi
bisnis, antara lain:
a. Lipatan baku (standard fold)
b. Lipatan setengah baku (semi standard fold)
c. Lipatan akordeon (accordion fold)
d. Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)
e. Lipatan tunggal (single fold)
f. Lipatan ganda/parallel (parallel/double fold)
g. Lipatan model prancis (French fold)
h. Lipaatan model baron (Baronial fold)

10. Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaanya.

Jelaskan secara ringkas beberapa pengelompokkan amplop tersebut!
Jawaban:
Halaman 204-205
Pada umumnya pengiriman surat-surat bisnis selalu dilengkapi dengan amplop baik yang
berukuran kecil, sedang, maupun panjang. Amplop berfungsi sebagai salah satu cara
menjaga kerahasiaan isi surat. Pengiriman surat beramplop yang baik, bersih, dan rapi
akan memberikan kean serta citra positif bagi penerima surat (pembaca). Amplop dapat
dikelompokan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaanya.
a. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:
1) Amplop biasa
2) Amplop berjendela
b. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:
1) Amplop resmi
2) Amplop kartu
3) Amplop bisnis
4) Amplop pendek
5) Amplop panjang
 6) Amplop besar
 Amplop katalog
 Amplop mata berkait
 Amplop kancing bertali
c. Berdasarkan penggunaanya, amplop dapat dibedakan menjadi:
1) Amplop katalog
2) Amplop mata berkait
3) Amplop kancing bertali

Soal diskusi

1. Dengan semakin majunya teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini, maka kini pengirim
surat dapat dilakukan dengan mudah dan cepat yaitu dengan menggunakan surat elektronik
(electronic maile-mail). Bagaimana dampak munculnya surat elektronik terhadap keberadaan
surat konvesional (kertas)?
Jawaban :
keberadaan surat elektronik sulit menggantikan keberadaan surat kertas yang sudah sejak dulu
kala dimanfaatkan oleh masyarakat pada umumnya sebagai sarana berkomunikasi yang murah
meriah. meski tidak seluruhnya tergantikan oleh surat elektronik karena proses pembuatannya
mudah dan cepat. Dampak positifnya, setiap orang dapat membuat surat elektronik dengan
waktu yang singkat dibandingkan surat konvensional. Dampak negatifnya, dengan sedikitnya
pengiriman surat Konvensional(kertas) mengakibatkan berkurangnya jasa layanan POS lalu
pengangguran bertambah.

2. Sebelum menulis surat-surat bisnis, sebaiknya perlu dibuat outline terlebih dahulu. Namun,
menurut pandangan pihak lain mengatakan bahwa membuat outline itu tidak perludan hanya
membuang-buang waktu atau sia-sia saja. Bagaimana menurut anda?
Jawaban :
Halam 185
Untuk beberapa orang membuat outline ada yang diperlukan dan ada yang tidak diperlukan.
Menurut saya sangat perlu membuat outline, karna secara tidak langsung dapat dipahami oleh
audience, dan akan mendapat respek pengirim surat terhadap pihak lain.

3. Sebagai mahasiwa, apa arti pentingnya korespondensi bisnis bagi anda? Apakah perbedaan dan
persamaanya dengan budaya tulis-menulis karya ilmiah di perguruan tinggi anda?
Jawaban :
korespondensi bisnis
perbedaan Korespondensi bisnis digunakan untuk
menyampaikan suatu pesankepada pihak
lain dan cara penyampaiannya ditulis lalu
audiens membacanya sendiri,
Persamaa cara pembahasannya,dalam membahas
n korespondens i penulisannya harus
mendetail agar is i
pokokpermasalahannya bisa
dimengerti dengan baik oleh audiens.
budaya tulis-menulis karya ilmiah
karya ilmiah digunakan untuk
pemecahan masalah atau
penelitian dan
carapenyampaiannya harus
dibahas secara lisan di depan
audiens
menulis karya ilmiah
penulisanya harus mendetail
tentang apa yang di bahas,
agaraudiens dapat mengetahui
isi pokok permasalahan dengan
baik.