KOMUNIKASI BISNIS P.

9
Dasar Dasar Korespondensi Bisnis
Hanny Siagian
STIE Mikroskil
Surat bukanlah sesuatu yang baru (asing ). Surat digunakan sebagai sarana
penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi,
kedinasan maupun kepentingan bisnis dari seseorang kepada orang atau
pihak lain. Dalam menulis surat yang baik perlu diperhatikan beberapa hal
yaitu:
■ Bahasa yang digunakan mudah dipahami
■ Menggunakan kalimat yang sederhana
■ Isi pesannya jelas, tegas, dan tidak bertele-tele
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, penulisan
dan penyampaian suatu pesan dapat dilakukan melalui surat elektronoik
( electronic mail/ e-mail )
■ Surat-surat bisnis yang beredar di masyarakat sangat variatif (beragam )
mis: surat pemesanan produk, surat penawaran produk, surat permintaan
informasi produk, surat perkenalan bisnis, surat pindah alamat kantor,
surat pengantar, surat penagihan, surat pengumuman, surat penolakan
kerja, surat permohonan kerja, surat perjalanan, surat perintah kerja, surat
kontrak kerja sama, surat perjanjian( jual beli , jaminan , sewa mobil sewa
beli ), surat kuasa, dan surat pengaduan /klaim.
■ Bahan yang digunakan dalam menulis surat dapat digunakan kertas tulis
yang bergaris maupun yang polos.
■ Untuk dapat menulis dan mengirimkan surat elektronik ( e-mail ) ,
diperlukan suatu perangkat komunikasi yang dapat digunakan , mis:
telepon selular ( yang memiliki fasilitas e-mail ), komputer, saluran
telepon dan berlangganan dengan salah satu penyedia jasa internet
(Internet Service Provider atau ISP ). Tetapi bagi yang tidak berlangganan
dengan salah satu penyedia jasa internet ( ISP masih dapat berkirim e-mail
dengan menggunakan jasa Telkom Net Instant yang dikelola PT Telkom.
FUNGSI SURAT BISNIS .

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai
berikut:
1. Surat Bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirimsurat. Surat Bisnis dapat
berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat maka perlu diperhatikan kaidah-kaidah
penting dalam penulisan surat :
■ Objektivitas
■ Sistematika
■ Kesederhanaan
■ Kemudahan untuk dipahami ( kejelasan )
2. Alat untuk menyampaikan pikiran, gagasan, informasi, permintaan misalnya:
■ Surat permintaan informasi produk baru
■ Surat penawaran produk baru
■ Surat pemesanan produk
■ Surat klaim dll
3. Sebagai alat bukti tertulis. ( dokumen tertulis ), dimana sebagai alat bukti historis
yang dapat dilakukan pengecekan kembali mengenai kegiatan bisnis pada waktu
yang lalu, dan untuk memprediksi kegiatan bisnis ke depan Mis:
■ Surat perintah kerja
■ Surat kerja sama
■ Surat bukti tanda terima
■ Faktur dll
4. Alat untuk mengingat, berupa arsip-arsip bisnis, yang dapat dicek untuk
mengingatkan aktivitas bisnis yang telah atau pernah dilakukan.
5. Bukti sejarah ( historis )Mis:
■ Surat izin Pendirian Usaha
■ Surat kepailitan Bisnis
■ Surat penggabungan usaha
■ Yang merupakan bukti historis dari bisnis.
6. Sebagai Pedoman kerja, misalnya :
■ Surat Keputusan
■ Surat Perintah
■ Yang merupakan pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
■ Sebagai media promosi bagi si pengirim surat.
7. Surat iini dapat digunakan oleh si pengirim surat untuk perusahaan termasuk
produk-produk yang dihasilkan.Mis:
■ Surat perkenalan perusahaan
■ Surat penawaran produk
■ Surat pemberitahuan ( dapat juga digunakan melalui media massa )
PENGELOMPOKAN SURAT

Pada umumnya surat bisnis dapat dikelompokkan ke dalam :

■ Pengelompokkan surat menurut wujudnya
■ Pengelompokkan menurut pemakaiannya
■ Pengelompokkan berdasarkan banyaknya sasaran yang dituju
■ Pengelompokkan berdasarkan isi dan maksudnya
■ Pengelompokkan berdasarkan sifatnya
■ Pengelompokkan menurut urgensinya.
Ad.1. Pengelompokkan surat menurut wujudnya.
■ Menurut wujudnya surat dapat dikelompokkan ke dalam :
■ Surat tertutup ( bersampul )
■ Kartu pos
■ Warkat pos
■ Memorandum dan Nota
■ Telegram dan teleks
■ Surat tanda bukti.
Ad.1. Pengelompokkan surat menurut wujudnya.
■ Menurut wujudnya surat dapat dikelompokkan ke dalam :
■ Surat tertutup ( bersampul )
■ Kartu pos
■ Warkat pos
■ Memorandum dan Nota
■ Telegram dan teleks
■ Surat tanda bukti.
Ad.a. Surat Tertutup
■ Surat tertutup ( bersampul ) dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi
pesan dalam surat , sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak
menerimanya. Dalam pengiriman surat bersampul melalui pos harus
dilengkapi dengan perangko sesuai dengan berat nya surat.
Ad.b. Kartu Pos.
■ Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang biasanya digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat/ pendek dan praktis, dan biasanya
pesan yang disampaikan adalah pesan pemberitahuan , dan bukan yang
bersifat rahasia. Dalam dunia bisnis, kartu pos juga dapat digunakan
sebagai surat pemesanan atau penawaran produk , dengan gambar profil
perusahaan pada kartu pos .
Ad.c. warkat pos.
■ Dengan wujud gabungan dari kertas surat dan amplop. Dimana warkat pos
dibentuk sedemikian rupa , dan apabila kertas tsb dilipat akan membentuk
amplop. Dan amplop ts sekaligus berfungsi sebagai lembaran isi surat. Warkat pos
ini biasanya mempunayi ukuran 6 cm x 12 cm.
Ad. d. Memorandum dan Nota
■ Disebut juga memo, yang digunakan oleh pimpinan umtuk menyampaikan pesan-
pesan singkat berupa pemberitahuan, permintaan dll. Sedangkan nota adalah
pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu lembaga /organisasi untuk
meminta data atau informasi penting dalam organisasi. Komponen dalan memo
mencakup :
■ Kepada siapa memo ditujukan
■ Dari siapa
■ Tentang hal apa
■ Tanggal pembuatan/penulisan memo
■ Umumnya memo disampaikan oleh pimpinan organisasi kepada pimpinan lain
( yang sederajad ) atau dari pimpinan kepada bawahan.
■ Ad.e. Telegram /teleks
■ Disebut juga sebagai surat kawat. Yang berasal dari kata Tele artinya jauh
dan gram ( graf ) artinya yang tercetak. Jadi telegram artinya: berita yang
tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. Ciri telegram adalah: Singkat.
Biaya yang dikenakan tergantung dari sedikit banyaknya kata yang
dikirimkan. Menurut jenisnys telegram dapat dibedakan atas dua:
■ Telegram dinas pemerintah ( kertasnya berwarna biru muda, hijau muda
atau kuning muda )
■ Telegram swasta ( berwarna putih )
■ Sedangkan telex (Telegraph exchange) adalah pertukaran berita yang
tercetak dari jarak jauh, yang dianggap memenuhi syarat sebagai salah
satu mata rantai pertukaran arus informasi modern, karena sifatnya cepat,
langsung tertulis, lengkap dan dapat dievaluasi dan disebarkan dalam
jumlah banyak dan menjadi bukti konkret dalam berkomunikasi
Ad.f. Surat Tanda Bukti
■ Adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas
suatu pembayaran tertentu antara satu pihak dengan pihak yang lain Mis:
faktur, kwitansi dan tanda terima.

Ad.2. Pengelompokkan surat menurut pemakaiannya.

a. Surat Pribadi
■ Yang dibuat oleh individu yang isinya menyangkut hal-hal yang sifatnya
personal atau pribadi. Karena sifatnya pribadi maka surat ini tidak
mempunyai format penulisan yang baku, dan cenderung bersifat informal.
Biasanya surat pribadi ini timbul dalam pergaulan sehari hari dalam suatu
bentuk komunikasi mis: antara anak dengan orang tua, antar kerabat, antar
sahabat. Dll contoh surat pribadi : surat cinta, surat belansungkawa , surat
ungkapan terima kasih dll
b. Surat dinas.
■ Adalah surat resmi ( formal letters )yang isinya berkaitan dengan
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Oleh karena itu
surat dinas ini sifatnya adalah formal yang memiliki format penulisan yang
baku. Cotoh Surat dinas a.l:
■ Surat Undangan dinas
■ Surat pengumuman
■ Surat edaran
■ Surat pengantar
■ Surat tugas
■ Surat Instruksi
■ Surat Kuasa
■ Surat Keputusan
■ Surat memo
■ Surat perjalanan dinas.
c. Surat Bisnis.
■ Surat bisnis (Business letters) disebut juga surat niaga yaitu : surat yang
digunakan orang atau badanyang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti:
bidang usah produksi (perusahaan percetakan, perusahaan farmasi, perusahaan
mebel), perdagangan (perusahaan ritel/ bisnis eceran, perusahaan material
bangunan) dll.
■ Contoh surat bisnis : Surat pemberitahuan, surat pemesanan, surat permintaan
informasi, surat penawaran produk, surat pengiriman produk , dll.
■ Surat bisnis ini mempunyai peranan penting dalam dunia bisnis yang sifatnya
adalah menjaalin hubungan dengan pihak eksternal melalui korespondensi, maka
surat bisnis harus dibuat :
■ Jelas dan menarik perhatian pembaca
■ Menggunakan bahasa yang sederhana ( mudah dipahami )
■ Dikelola oleh orang yang memiliki pengetahuan dan keahlian dalam bidang
korespondensi
d. Surat sosial
■ Surat Sosial (Social letters) ; digunakan oleh organisasi untuk berbagai
kepentingan sosial mis : Lembaga Yayasan anak yatim piatu, yayasan
anak cacat, yayasan panti jompo dll, yang sifatnya tidak berorientasi pada
keuntungan tetapi merupakan suatu misi sosial Mis: surat pemberitahuan
kepada instansi terkait, surat permohonan bantuan dana kepada para
donateur, surat ucapan terima kasih kepada donateur, dan srat undangan
peringatan hari besar keagamaan.
Ad. 3. Pengelompokkan Surat menurut banyaknya sasaran yang dituju.

■ Dapat dikelompokkan dalam tiga jenis yaitu:

a. Surat Biasa
■ Surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi
informasi yang sifatnya umum bukan pribadi/privasi. Apabila surat
tersebut terbuka (tanpa amplop), akan mudah bagi pihak lain untuk
membacanya mis : Surat pemberitahuan tentang penyelenggaraan
lokakarya. Tetapi dapat juga surat dimasukkan kedalam amplop tertutup.
b. Surat edaran
■ Adalah surat pemberitahuan secara tertulis kepada pihak lain, individu maupun
lembagadalam jumlah yang banyak. Komponen penting yang harus diperhatikan;
tanggal surat edaran, pihak yang menerima ( tembusan ). Misalnya: surat edaran
tentang hari kerja dan hari libur, upacara bendera hari besar, jadwal penggunaan
pakaian seragam.
c. Surat Pengumuman.
■ Berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh
pegawai/karyawan atau masyarakat luas ( bila dikeluarkan dalam media massa ).
Komponen-komponen yang perlu diperhatikan : Kepala surat organisasi/lembaga.
Nomor, perihal/hal pengumuman, isi pengumuman, tanggal, bulan, tahun
pengumuman, dan siapa penanggung jawab pengumuman. Contoh: pengumuman
tentan g perusahaan membuka lowongan kerja, pemberitahuan untuk mewaspadai
munculnya produk tiruan. Dll.
Ad. 4. Pengelompokkan Surat menurut Isi dan maksudnya
■ Hal ini tergantung pada maksud dan tujuan pengiriman surat, sehingga bentuk
surat nya juga berbeda. Misalnya: Surat Pemesanan produk, Surat permintaan
informasi dll,surat kontrak kerja dll.
Ad.5 . Pengelompokkan surat menurut Sifatnya.
Menurut sifatnya atau jaminan keamanan suatu surat maka surat dapat
dikelompokkan ke dalam;
a. Surat biasa.
■ Surat yang sifatnya bukan rahasia, dapat menggunakan amplop tapi dapat juga
tanpa amplop
b. Surat konfidensial ( terbatas )
■ Termasuk surat yang sifatnya rahasia, tapi terbatas untuk kalangan
tertentu. Misalnya: Surat yang ditujukan untuk pejabat tertentu,dan bukan
untuk disebarkuaskan di kalangan organisasi, Mis: surat hasil rapat
pimpinan, surat hasil penilaian kinerja, Surat hasil keputusan wawancara
kerja.
c. Surat rahasia.
■ Surat yang isinya hanya boleh dibaca dan dibuka oleh orang/pejabat
tertentu atau yang dituju oleh surat tersebut.
Ad.6. Penglompokkan Surat menurut Urgensi Penyelesaiannya
■ Menurut urgensinya penyelesaiannya surat dapat dikelompokkan kedalam 3 ( tiga )
jenis:
a. Surat biasa
■ Surat yang penanganannya diperlakukan biasa dan tidak ada perlakukan khusus atas
surat tersebut. Biasanya pengiriman surat disertai dengan perangko
b. Surat Segera
■ Surat yang meerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera,
meskipun tidak secepat kilat. Biaya Pengirimannya sedikit lebih mahal dari surat
biasa.
c. Surat kilat
■ Surat yang memerlukan penenganan denga sangat segera , harus didahulukan , dan
mendapat perlakukan khusus dari surat biasa dan surat segera.
BAGIAN SURAT DAN BENTUK SURAT.

Secara umum bagian surat , baik surat dinas maupun surat bisnis mencakup
beberapa komponen :
a. Kepala surat ( Kop Surat )
■ Merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, bada instansi yang
mencakup :
■ Nama Instansi ( organisasi ), alamat lengkap, Nomor telepon, nomor
faksimile, nomor kotak pos, alamat kawat, alamat situs web, e-mail, logo
atau lambang instansi.
■ Alamat surat dapat ditulis dengan huruf kapital semua, antara kombinasi
antara huruf kapital dan huruf kecil . nama instansi sebaiknya ditulis
dengan huruf kecil . alamat instansi, nomor telepon, nomor faksimilie,
kotak pos, alamat e-mail , alamat kawat ditulis dengan huruf awal huruf
kapital. Kepala surat mempunyai tempat strategis , adalah untuk menarik
pembaca dan penulisannya perlu diperhatikan dengan sebaik-baiknya.
Penulisan kop surat dalam dunia bisnis modern sangat variatif , ada yang
menggunakan dengan pola rata kiri, tengah atau kanan.
b. Tanggal Instansi
■ Berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat
ditulis, karena kadang-kadang ada surat yang cepat samapi tetapi kadang-
kadang lambat. Dengan adanya tanggal, maka dapat diketahui berapa lama
surat dalam perjalanan .
■ Karena nama kota sudah ada pada kepala surat, pada waktu menuliskan
tanggal maka nama kota tidak perlu dituliskan. Penulisan bulan sebaiknya
jangan disingkat mis : Januari, February dan sebagainya.
c. Nomor, Lampiran dan Hal atau Perihal
■ Kata Nomor, Lampiran dan Hal dimulai dengan huruf kapital dan diikuti
dengan titik dua (:) yang ditulis secara berurutan kebawah. Lampiran
ditulis pabila ada berkas yang akan dilampirkan. Kalau tidak ada maka
lampiran tidak perlu ditulis.
■ Untuk surat dinas dan surat-surat bisnis terdapat nomor urut penulisan
surat sesuai dengan kode pengarsipan yang telah dianut. Penomoran ini
bersifat bebas dan dapat mempermudah penelusuran bila sewaktu waktu
diperlukan.
■ Penulisan kata Hal dapat dilakukan dengan 3 ( tiga ) cara:
■ Sebelum penulisan alamat yang dituju
■ Setelah penulisan alamat yang dituju
■ Sebelum penulis salam pembuka
d. Nama dan Alamat Surat
■ Penulisan nama seseorang yang akan dituju, hendaklah diperhatikan
kebiasaan memanggil nama yang bersangkutan, termasuk penggunaan
kata sapaan Mis: Bapak, Ibu, dan saudara, gelar akademik, gelar
kehormatan, Tulis nama dan alamat yang ditujuserta kata sapaan dan gelar
akademik maupun non akademik secara benar ejaannya. Penulisan nama
diawali dengan huruf kapital, dan kalau bergelar akademik Mis: Dr, dr, Ir,
Drs, dan kata sapaan mis: Ibu, Bapak, saudara tidak usah digunakan lagi.
e. Salam pembuka
■ Merupakan sapaan penghormatan oleh pengirim pesan kepada pihak lain
sebelum menyampaikan maksud atau tujuan penulisan surat. Penggunaan
salam pembuka sangatlah bervariasi sesuai dengan suasana surat yang
ingin disampaikan , apakah sifatnya formal atau informal. Contoh: Dengan
hormat, salam hormat, Salam sejahtera, Saudara ridho yang terhormat,
assalamualaikum.w.w dan penulisan salam pembuka , seseorang dapat
menyebutkan nama orang yang dituju.
f. Isi Surat
■ Merupakan inti surat yang ingin disampaikan. Isi surat usahakan tetap
menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami, tidak bertele-tele.
Dan mencakup tiga hal penting:
■ Paragraph pembuka Mis:
■ Kami beritahukan kepada saudara bahwa…….
■ Pertanyaan saudara tagl….no…. akan kami jawab sbb…
■ Surat saudara telah kami terima , untuk selanjutnya perlu kami informasikan
bebrapa hal….
■ Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada bapak bahwa….
■ Bersama ini saya kirimkan contoh proposal yang saudara minta…..
■ Dalam rangka pembukaan kantor cabang pembantu yang baru di kota X ,
maka….
■ Dll
■ Paragraph isi
■ Isi perlu dikemukakan apa sebenarnya yang ingin disampaikan . isi surat sebaiknya
disampaikan secara singkat, lugas dan jelas. Dalam kaitannya dengan dengan dunia
bisnis isi suratnya tentunya berkaitan dengan berbagai kegiatan bisnis seperti:
pemesanan produk, penawaran produk baru, penagihan utang dll
■ Paragraph penutup. Contoh:
■ Atas perhatian saudar/bapak/ibu , kami ucapkan terima kasih
■ Atas perhatian dan kerja sama saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima
kasih
■ Semoga apa yang menjadi harapan saudara dapat menjadi kenyataan
■ Demikian laporan kami, semoda mendapat perhatian saudara.
■ Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini, kami ucapkan terima kasih.
■ Salam penutup
■ Surat yang baik memerlukan salam penutup, sebagai ungkapan sikap
respek ( hormat ), sopan, atau etika berkirim surat. Salam penutup yang
layak digunakan dalam surat menurat antara lain:
■ Hormat kami
■ Hormat saya
■ Salam takzim
■ Salam kami
■ Wassalam.
g. Tanda tangan, Nama jelas, dan jabatan
Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yaitu
pimpinan suatu instansi, lembaga, organisasi. Nama pengirim surat ditulis dibawah salam penutup
Dalam kaitannya dengan penulisan nama pengirim surat, perlu diperhatikan hal-hal sbb:
■ Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya , tetapi cukup pada
setiap unsur saja
■ Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri
dengan tanda titik.
■ Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim
■ Contoh:
■ Hormat kami

■ Dr. Muhammad Ridho, M.B.A

■ Ditektur Utama.
■ Bila tidak ada dalam penutup, penulisan nama pengirim adalah sbb:
■ Direktur,

■ Dr. Muhammad Rifai Hidayat, M.A.

■ Manajer Keuangan
h..Tembusan
■ Tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada
bagian kaki surat , lurus dengan bagian nomor dan hal, dan sjajar dengan
nama pengirim surat. Kata tembusan diikuti dengan tanda titik dua tanpa
digaris bawahi. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan
tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lainyang ada kaitannya denga
surat tsb.
■ Contoh:
■ Tembusan :
■ Manajer Personalia PT DIPI PERMATA
■ Ketua Panitia Expo Produk Unggulan 2005
■ Kepala Bagian Pemasaran PT GEMAH RIPAH
i. Inisial
■ Inisial yang disebut juga sandi, yang merupakan tanda pengenal bagi
petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat tsb. Inisial
berguna untuk mengetahui siapa pengkonsep dan pengetik surat , sehingga
jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat, maka orang tsb dapat
dihubungi dengan mudah .Inisial umumnya ditempatkan pada bagian
paling bawah di sebelah kiri
■ Contoh:
■ MR/NH ( MR= Muhammad Ridho, pembuat konsep; NH= Nur Hidayat,
pengetik surat
PT BUMI NUSANTARA
PUSAT PERALATAN KANTOR
Jalan sadewa 566 Jebres
Telp.(0271) 645978; faks. (0271 ) 645979
E-mail: surya@bumi.com
Surakarta 57126
================================
PENGUMUMAN
No: 56/PENG/X/2005
PT MAJU JAYA UTAMA
PUSAT MEBELER
jalan Ngalengko No.25 Medan
Telp.(061)647855; faks.(061) 647856
E-mail: maju@utama.com
Medan 57126

Nomor: 257/MS?XII/2005 Medan, 5 February 2005

Yth Direktur CV”FURNITURA”

Jalan Merdeka No.255
Medan Hal : Pesanan Almari

Dengan hormat,

Setelah membaca dan memperhatikan surat penawaran yang Saudara sampaiakn tertanggal 15 Januari 2005
denganNo.77/P/FUR/05, maka kami memutuskan untuk membeli almari dengan type AMR-007. Oleh karena itu, mohon segera
dikirimkan lima buah almari type AMR-007 dengan harga@ Rp 5.000.000,- ( lima juta rupiah ) paling lambat tanggal 10
February 2005
Cara pembayaran akan kami lakukan melalui tranfer ke rekening bank yang telah Saudara tentukan
Atas segala bantuan dan kerjasama Saudara, kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,

Ridho Amiruddin Hidayat. S.E

Kepala Devisi Pembelian