Nama : Tri Rizki Noranda

Kelas : MPI-1

Nim : 0307161034

Matkul : Manajemen Persuratan

RESUME

(Jenis-Jenis Surat)

Jenis-jenis surat memang perlu diketahui mengingat surat merupakan media komunikasi
untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Surat
dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Adapun
jenis informasi yang disampaikan di antaranya adalah laporan, pemberitahuan, permintaan, dan
pernyataan. Oleh sebab itu, bagi kalian yang tergabung dalam suatu organisasi dan mendapatkan
jobdesk sebagai seorang sekretaris, tentu memahami jenis surat merupakan hal penting.

Secara umum, surat dibedakan menjadi 5 jenis, yaitu; surat resmi, surat pribadi, surat
dinas, surat niaga, dan surat lamaran kerja. Masing-masing mempunyai pengertian dan ciri-ciri
yang berbeda. Maka dari itu, berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis surat yang umum
terdapat dan tersebar di kalangan masyarakat yang perlu diketahui.

1. Surat Resmi
surat resmi digunakan untuk keperluan formal atau resmi. Penulisnya dapat berasal
dari pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi
tertentu. Adapun tujuan dari surat resmi, yaitu untuk berkomunikasi secara formal.
Supaya lebih mengetahui surat resmi, berikut ini merupakan fungsi dan cirinya

Fungsi surat resmi:

-Surat resmi memiliki fungsi utama, yaitu sebagai sarana informasi atau
pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada
pihak lainnya.

-Fungsi surat resmi juga dapat sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana
isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

-Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan yang
berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
-Fungsi lain dari surat resmi, yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat,
baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

-Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-
waktu diperlukan.

Ciri surat resmi:

-Menggunakan bahasa baku sesuai kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang
Disempurnakan (EYD).

-Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami
konteksnya.

-Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.

-Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi
tersebut.

-Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat
tujuan, dan lampiran jika tersedia.

-Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

2. Surat Pribadi

Selanjutnya, jenis surat yang perlu kalian ketahui yaitu surat pribadi. Surat pribadi
sendiri merupakan surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga,
teman atau kenalan. Oleh sebabnya, surat pribadi juga sering disebut sebagai surat
perseorangan. Surat pribadi sendiri bisa mencakup masalah kekeluargaan, atau
masalah perorangan dalam sebuah instansi. Adapun fungsi dan ciri dari surat pribadi
yaitu:

Fungsi surat pribadi:

-Sebagai bentuk untuk mengekspresikan diri.

-Sebagai sarana penyampaian gagasan atau ide bagi penulis.

-Mewakili penulis surat untuk berkomunikasi dengan pihak lain.

 -Mengembangkan kemampuan tata bahasa seseorang.

Ciri surat pribadi:

-Pada surat pribadi tidak terdapat kepala surat/kop surat.

-Tidak memiliki nomor surat

-Salam pembuka dan penutup sifatnya non formal dan santai.

-Menggunakan bahasa yang disesuaikan dengan tujuan surat pribadi. Boleh bersifat
baku maupun tidak baku.

-Format penulisan lebih bebas.

2. Surat Dinas
Surat dinas merupakan jenis surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi
pemerintah. Surat ini hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dikirimkan pada
semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Supaya lebih jelas,
berikut ini fungsi dan ciri dari surat dinas.

Fungsi surat dinas:

-Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat
pengambilan keputusan

-Jenis surat dinas merupakan sebagai pengingat karena dapat dijadikan arsip bagi
instansi.

-Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

-Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga

Ciri-ciri surat dinas:

-Terdapat kop surat dari lembaga, perusahaan, ataupun instansi yang bersangkutan.

-Terdapat salam pembuka dan salam penutup.

-Terdapat nomor surat.

-Terdapat bagian lampiran dan perihal sebagai petunjuk kepada penerima surat.

-Stampel dan tanda tangan sebuah instansi.

4. Surat Niaga

Jenis surat selanjutnya yaitu surat niaga. Surat ini merupakan surat yang berisi
masalah perniagaan atau perdagangan. Jenis surat ini dibuat oleh suatu badan yang
menyelenggarakan usaha niaga seperti perindustrian, koperasi, hingga perusahaan
negara yang ditujukan kepada semua pihak. Adapun yang termasuk surat niaga yaitu
seperti surat pesanan, surat pembayaran, penagihan, penawaran, dan promosi
penjualan. Berikut ini merupakan fungsi dan ciri surat niaga.

Fungsi surat niaga:

-Sebagai bukti adanya perjanjian.

-Sebagai alat pengingat untuk diarsipkan.

-Sebagai panduan menjalankan tugas.

-Sebagai alat promosi.

-Sebagai bahan pengambil keputusan.

Ciri-ciri surat niaga:

-Surat bisnis atau perdagangan.

-Dibuat secara resmi dan menggunakan bahasa baku

-Menggunakan kata yang baik dan persuasif.

-Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.

-Menggunakan bentuk formulir supaya lebih efisien, hemat waktu, dan biaya.

5. Surat Lamaran Kerja

Jenis surat selanjutnya yaitu surat lamaran kerja. Surat ini dikirimkan oleh seseorang
yang ingin bekerja di sebuah perusahaan atau instansi tertentu. Surat lamaran
pekerjaan ini biasanya bersifat formal ataupun resmi. Adapun fungsi dan ciri dari
surat lamaran kerja yaitu:

Fungsi surat lamaran kerja:

-Sebagai tanda tertulis atau resmi pengajuan permohonan pekerjaan.

-Sebagai alat komunikasi.

-Sebagai bahan pertimbangan untuk kebutuhan perusahaan.

CIri-ciri surat lamaran kerja:

-Terdapat tempat dan tanggal.

-Terdapat lampiran dan perihal.

-Alamat surat.

-Salam pembuka.

-Alenia pembuka.

-Isi.

-Penutup.