• Surat Dinas

Kelompok 7a Bahasa Indonesia

. Amelia Leni Baptista Cermeta

. maria cornelia esperance fallo
.margareth april bonita c.dinong
. alfonsius beni umen ebon
 1.pengertian surat dinas

Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh

sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk
keperliuan dinas.

Selain itu, definisi surat dinas ialah surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan
biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat dinas isinya ditujukan untuk
keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya
berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta.
Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu ijin,
pemberian tugas dan lain-lain. Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor
yang satu dan kantor lainnya atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seorang yang
berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat
jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi
pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat
dinas. Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat
pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai
sitematika, isi, dan bahasa surat.
2 Syarat-syarat Surat Dinas

1. Dilengkapi kop surat dan menggunakan format penulisan

resmi Surat dinas biasanya memiliki kop yang berisi nama
lembaga atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan
fax.Selain itu, pesan ini juga mengikuti aturan format tertentu
yang biasanya diatur oleh perusahaan atau lembaga tertentu.
Format ini meliputi bagian pembuka, bagian isi, dan penutup.

2. Bahasa formal dan baku Salah satu ciri dari jenis pesan ini
adalah bahasa yang digunakan formal dan sopan. Tujuannya
tidak lain adalah agar terlihat profesional dan menghormati
pihak yang menerima surat tersebut.

3. Terdapat stempel lambang organisasi atau perusahaan Ciri

lainnya dari jenis pesan ini adalah adanya tanda tangan oleh
pejabat atau pihak atasan yang berwenang dari lembaga atau
perusahaan yang mengeluarkan pesan tersebut.
3 Struktur Surat Dinas
1. Kepala atau kop surat

pembuatan kop ini adalah untuk menginformasikan kepada

pembaca bahwa lembaga/ organisasi/ perusahaan yang
bersangkutanlah yang menuliskan pesan.
2 Nomor dan tanggal surat
Contohnya No : 20/3/UM/2023 Urutan tersebut merupakan
nomor surat, kode, dan tahun. Kode tersebut bisa
berupa singkatan dari jenis pesan yang masuk
atau sejenisnya.
3.Hal atau perihal
Untuk memberikan gambaran kepada pembaca mengenai isi
sebuah pesan, surat dinas biasanya mencantumkan bagian
hal/perihal. Contohnya Hal: Undangan Rapat Kerja
4.Lampiran .
Jika dalam surat dinas diperlukan
melampirkan informasi lain seperti susunan
acara, rincian biaya, dan lain sebagainya,
Contohnya Lampiran: 2
5.Alamat tujuan penulisan surat.
Contoh:
Yth. Direktur PT Kencana Abadi
Jalan Kemerdekaan No.18

6.Bagian pembuka.
Masuk ke bagian pembuka, pesan dinas
perlu diawali dengan ucapan salam seperti
“Salam bahagia,”; “Dengan hormat,”; dan
sebagainya.
7.Bagian isi.
Bagian ini biasanya berisi tujuan pesan surat yang di
keluarkan
8.Bagian penutup
Bagian penutup adalah akhir dari surat , biasanya di tutup dengan ucapan terima
kasih atau harapan yang ingin di sampaikan
Contoh:“Demikianlah surat ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih
atas perhatiannya dan kami mengharapkan kehadiran bapak/ibu di acara kami.”
Complimentary closes
Merupakan akhir dari salam penutup seperti “Salam hangat,”; “Hormat kami,”;
dan seterusnya. Setelah itu, bubuhkan tanda tangan disertai nama dan jabatan
bila diperlukan. Surat dinas juga biasanya menggunakan cap atau stempel
resmi perusahaan/lembaga untuk menambah bukti formalitas.
.4. Fungsi Surat Dinas .

1. Sebagai Sarana informasi dan komunikasi

antar-individu atau organisasi
2. Untuk Memberi perintah atau arahan yang
bersifat mengikat.
3. Sebagai Bukti tertulis atas suatu perintah
dan bisa dipertanggungjawabkan

5 Jenis-Jenis Surat Dinas

1.Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang berisi permohonan atau permintaan
sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang
untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar

2.Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi suatu pengumuman atau
sosialisasi informasi baru yang yang perlu diketahui oleh pihak lain yang
terkait.
3.Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan resmi tentang status/kondisi
seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
4.Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang
berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota
dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga.
Sekian dan Terimakasih
.