KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah yang
berjudul “MANAJEMAN KEARSIPAN” ini tepat pada waktunya. Adapun
tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas bapak
Dadang, S.Ag ,S.IPI., M.Pd.I pada Mata Kuliah Pengantar Ilmu Kearsipan Selain
itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan bagi para pembaca dan
juga bagi penulis.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membagi sebagian pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah
ini. Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi
kesempurnaan makalah ini.

Palembang, 22 Februari 2020

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................... i

DAFTAR ISI ......................................................................................... ii

BAB I .................................................................................................... 1

PENDAHULUAN................................................................................. 1

A. Latar Belakang .............................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ......................................................................... 1
C. Tujuan ............................................................................................ 1
BAB II ................................................................................................... 2

PEMBAHASAN ................................................................................... 2

A. Pengertian Surat ............................................................................ 2

B. Manajemen surat edaran dan tembusan ........................................ 2
C. Surat edaran permanen .................................................................. 3
D. Menyusun Sistem. ......................................................................... 3
E. Format dan standardisasi ............................................................... 4
F. Reproduksi, distribusi, dan stok .................................................... 6
G. Analisis dan control surat edaran .................................................. 6
F. Manajemen formulir ...................................................................... 6
BAB III.................................................................................................. 8

PENUTUP ............................................................................................. 8

A. KESIMPULAN............................................................................ 8
B. SARAN ........................................................................................ 8
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... 9

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat adalah media komunikasih dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang atau lembaga keseseorang atau lembaga lainya. Pengenalan terhadap
jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar lebih mudah untuk
menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat
tersebut. Surat menyurat merupakan salah satu komponen yang sangat penting di
dalam menjalankan sebuah institusi atau organisasi , karena di dalamnya berisikan
tentang hal-hal yang membantu perkembangan dari organisasi tersebut. Ada
beberapa bentuk dari surat menyurat yang di lakukan oleh sebuah instansi , baik
surat untuk keluar ataupun yang hanya untuk anggota organisasi tersebut.
Sebagai calon pustakawan sudah seharusnya kita mengetahui bentuk-
bentuk surat yang ada dalam sebuah organisasi dan bagaimana system pembuatan
serta fungsi dari surat-surat tersebut. Permasalahannya adalah apakah kita sudah
mengetahui hal-hal yang di atas ? Di dalam makalah ini kami akan menyajikan
beberapa jenis surat yang ada dalam sebuah organisasi serta kami juga akan
menyajikan bagaimana cara memenej surat-surat tersebut.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana cara memenejemen surat edaran dan tembusan?
2. Bagaimana cara memenej formulir?
3. Bagaimana metode pemberkasan sistem abjad?
C. Tujuan
1. Mengetahui cara memenaj surat edaran dan tembusan
2. Mengetahui cara manajemen formulir
3. Mengetahui metode pemberkasan sistem abjad

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat
Surat adalah media komunikasih dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang atau lembaga keseseorang atau lembaga lainya. Surat menyurat adalah
salah satu bentuk komunikasih dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh
karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasih yang sangat
penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor. Surat
merupakan salah satu alat komunikasih tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyempaikan berita dengan jelas karna sangat
penting artinya dalam membantu memperlancar tujuan organisasi.

B. Manajemen surat edaran dan tembusan

Surat edaran merupakan surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan
kepada banyak pihak. Untuk menyusun program manajemen surat edaran perlu
dikeluarkan sebuah dokumen autorisasi yang menyebutkan tujuan, tanggung
jawab, autoritas program, serta prosedur untuk mengoperasikan system surat
edaran tersebut. Program manajemen surat edaran terdiri dari dari 2 aspek yaitu :
1. Penyusunan dan pengoperasian system surat edaran
2. Analisis dan kontrol surat edaran
Jenis system surat edaran terbagi atas :
1. Aras tunggal (single level), artinya hanya ada satu sistem untuk seluruh
badan korporasi dan semua isu harus sesuai dengan standar tunggal
2. Aras ganda (multiple level), pada system ini, pada tingkat administratif
tertinggi disusun system utama sedangkan sistem individual diperbolehkan
pada aras lebih rendah namun tetap berpegang pada skeman klasifikasi
subjek standar.

2
C. Surat edaran permanen
Surat edaran permanen artinya surat edaran yang berlaku terus sampai saat
dicabut atau digantikan dengan surat edaran baru
Surat edaran sementara
Surat edaran temporer tetap berlaku selama masa waktu tertentu, biasa
tidak lebih dari satu tahun. Surat edaran ini dengan sendirinya batal bila jatuh
waktu dengan sendirinya haru di musnahkan bila lewat waktu atau dibatalkan.
Hanya dalam keadaan darurat saja sebuah edaran sementara di ubah menjadi
edaran permanan dan dalam keadaan demmikian, serat edaran permanen yang
direfisi harus dikeluarkan secepat mungkin.
D. Menyusun Sistem.
Hal yang perlu di perhatikan dalam Menyusun system surat edaran adalah
dengan memperhatikan berkas-berkas surat edaran terbagi 2 jenis , yaitu :
1. Berkas historis
2. Berkas rujukan induk
3. Indeks surat edaran
Indeks brfungsi sebagai alat bantu bagi pemakai dan membantu staf
manajemen surat edaran untuk mengetahui lokasi semua isu dalam system.
Ada 2 jenis indeks yang di gunakan yaitu indeks numeric dan indeks
subjek.
4. Klasifikasi
Dengan mengelompokkan surat edaran berdasarkan kode subjek dan
klasifikasi maka akan dapat mencegah terjadinya
duplikasi,konflik,kelemahan procedural,atau celah dalam cakupan. Badan
klasifikasi hendaknya bersifat :
a) Lengkap
b) Luwes
c) Logis
d) Terbatas
e) Tepat

3
 5. Pengkodean
Pengkodean atau penyandian berarti pembarian symbol atau singkatan ke
subjek yang terdaftar pada table klasifikasi subjek.
6. Surat edaran yang di refisi
Artinya penulisan ulang sepenuhnya atas surat edaran yang ada. Dengan
cara menambahkan awalan abjad ke kode klasifikasi subjek yang telah di
tentukan. Contoh : OA-144-1A. artinya refisi pertama atas OA-144.
7. Buku pedoman
Buku pedoman maliputi dimana surat edaran di kumpulkan dan disusun
secara manual, danidentifikasi dilakukan dengan menggunakan judul buku
pedoman serta nomor urut. Masing-masing buku pedoman di beri kode
klasifikasi subjek untuk menunjukkan bidang fungsional yang dicakupkan.
8. Surat edaran sementara
Surat edaran sementara biasanya diberi nomor urut. Metode yang lazim
digunakan adalah dengan menggunakan seri nomor urut yang didahului
dengan symbol pembuat dan rujukan ke tahun kabisat atau tahun anggaran.
Missal PER-99-2
9. Dokumentasi
Informasi yang di tambahkan meliputi :
a) Table klasifikasi subjek yang lengkap.
b) Daftar symbol bagian yang berhak mengeluarkan surat edaran.
c) Cara member kode , misalnya :
OA ………. Kode pembuat
2010 ………. Nomor klasifikasi subjek
.2 ………. Nomor urut
B ………. Tanda revisi
UI ………. Nomor perubahan
E. Format dan standardisasi
Badan korporasi menggunakan standar untuk format dan isi surat edaran
untuk menghemat dan efisien. Format yang lazim digunakan adalah format outline
dan playscript.

4
 .

1. Format outline
format ini mengatur informasi dalam bentuk ringkasan dalam abjad
atau numerik. Adapun butir-butir informasi yang dimuat dalam format ini adalah:

1. Perusahaan yang mengeluarkan surat edaran

2. Pengenal surat edaran
3. Kode bagian pembuat surat edaran
4. Tanggal persetujuan atau tanggal efektif mulai berlaku
5. Perihal masalah
6. Kode distribusi
7. Identifikasi halaman berikutnya
8. Blok persetujuan atau tanda tangan

2. Format playscript
Playsript atau sandiwara dibuat berdasarkan model drama dengan nama
pelaku ( petugas yang bertanggung jawab ) tertera pada bagian sisi halaman
sedangkan baris yang berkaitan ( menyangkut tindakan ) tertera pada bagian
kanan halaman.
3. Pengaturan surat edaran
Unit dasr teks sebuah surat edaran adalah paragraph. Semua paragraph
memerlukan tunjukan nomor atau huruf. Setiap paragraph utama hendaknya
memuat tajuk deskripsi singkat untuk membantu pembaca mengenali masalah
yang dimuat. Hal-hal yang harus di perhatikan dalam pengaturan surat edaran
adalah sebagai berikut :
a) Urutan paragraph
b) Pinggiran/indeksi
c) Penomoran
d) Halaman
e) Materi

5
 f) suplemen Angka
g) Rujukan
h) Lembaran pengantar
i) Revisi Suplemen
F. Reproduksi, distribusi, dan stok
Reproduksi , Metode reproduksi tergantung pada jenis system surat edaran
yang digunakan.sistem yang menggunakan jenis surat edaran lepas dapat dicetak
atau di fotocopy. Kalau surat edaran teraotomasi dapan di keluarkan melalui CD
atau soft copy lainnya.
Distribusi , system surat edaran yang baik maliputi system distribusi surat
edaran sesuai dengan jadwal dan jumlah kopi atau eksemplar surat edaran.
Panduan stock , stok data atau bias disebut dengan beckup data , yang fungsinya
sebagai data cadangan apabila terjadi kerusakan atau kehilangan sehingga data
masih bias di cetak kembali.
G. Analisis dan control surat edaran
Analisis dan control surat edaran mencakup analisis isi surat edaran,
bantuan editorial pada konseptor surat edaran, koordinasi surat edaran yang baru
atau akan direvisi dengan berbagai unit organisasi, pemberian nomor control, dan
pembinaaan system surat edaran secara keseluruhan.
F. Manajemen formulir
Manajemen formulir mencakup analisis kebutuhan pemakai guna menentukan
bentuk atau format apa yang di inginkan, serta desain formulir yang paling baik
dalm memenuhi kebutuhan pemakai dan mengupayakan agar formulit tersebut di
buat secara efisien dan tersedia bagi pemakai.
Manajemen formulir mencapai sasaran tersebut melalui tindakan:
1. Meniadakan formulir yang tidak perlu, kopi formulir yang tidak di
perlukan, tela atau bitir (item) yang tidak diperlukan yang terdapat pada
formulir
2. Konsolidasi formulir yang bertujuan sama
3. Mencegah formulir baru yang tidak perlu dan revisi yang tidak perlu
terhadap formulir
4. Mendesain formulir untuk memperoleh efektivitas maksimum

6
 5. Memutuskan media yang paling cocok untuk setiap formulir dan
mengupayakan agar media tersebut tersedia bagi pemakai
Formulir merupakan arsip dinamis sehingga merupakan tugas manajemen
arsip dinamis untuk mengenalinya. Nomor formulir merupakan nomor unik.
Manajer arsip dinamis tidak harus berupa memasukan semua informasi relevan
tentang formulir kedalam bentuk bilangan, cukup menyediakan pengenal unit
untuk foremulir tersebut. Misalnya pembaca meneyediakan empat digit bagi
setiap formulir, mulai dengan 0001. Kerena formulir sering direvisi, maka
tambahkan A untuk formulir versi pertama yang tercetak.

7
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Surat adalah media komunikasih dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang atau lembaga keseseorang atau lembaga lainya. Surat menyurat adalah
salah satu bentuk komunikasih dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh
karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasih yang sangat
penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor. Surat
merupakan salah satu alat komunikasih tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyempaikan berita dengan jelas karna sangat
penting artinya dalam membantu memperlancar tujuan organisasi.
B. SARAN
Kami menyadari bahwa makalah kami mempunyai banyak kekurangan
oleh sebab itu kami minta maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan dan
penggunaan kata-kata, dan semoga makalah kami bermanfaat bagi penulis
khususnya dan untuk pembaca khususnya.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Hasanah, Nanan. 2009. Implementasi Perpustakaan Digital di Institut

Teknologi Bandung. Jurnal Pustakawan Indonesia. Vol.6 No.1.
(http://widodomr.blogspot.com/2012/02/desain-pengembangan-
perpustakaan.html diakses 12/10/12)
Sulistyo-Basuki. 2001. Local Content: Harta Karun Yang Tersembunyi.
Makalah seminar Unkris Petra. Surabaya.
(http://widodomr.blogspot.com/2012/02/desain-pengembangan-
perpustakaan.html diakses 12/10/12