ARAHAN KERJA

Musyawarah Kerja WIlayah 2011

Bismillahirrahmanirrahim..
Dear OC Muskerwil 2012,
Kami susun arahan kerja ini dengan maksud untuk membantu rekan-rekan
dalam menjalankan persiapan dan pelaksanaan Muskerwil.
Didalam arahan ini juga terdapat penjelasan mengenai konsep kegiatan
dan harapan untuk rekan-rekan.
Adapun mengenai operational procedure, kita adopsi dulu dari SOP
sementara yang sedang di susun litbang Nasional yang sudah dirubah
seperlunya untuk kepentingan bersama

Lets Have a Great Event

Aryogi Rama Putra
Andini Nur Kusumawardani
Fitri Anggraini Pradityaningsih
Tiara Mangera Sarambu
Bimo Prakasa

KONSEP KEGIATAN
A. Nama dan Tema Kegiatan
Nama kegiatan ini adalah Musyawarah Kerja Wilayah Ikatan Senat
Mahasiswa Kedokteran Indonesia Wilayah 2, 2012..
Tema kegiatan ini adalah :
Kami persilakan OC untuk memberikan opsi tema :D
B. Tujuan Muskerwil
Tujuan Umum
Meningkatkan dinamisasi proses organisasi ISMKI secara efektif
dan efisien demi tercapainya visi-misi ISMKI secara paripurna.
Tujuan Khusus
- Ajang pelantikan pengurus harian wilayah ISMKI wilayah II
- Ajang penyaring dan penyesuaian kegiatan ISMKI dengan
-

kebutuhan mahasiswa kedokteran

Menjadi ajang bertukar pikiran mahasiswa kedokteran di

wilayah 2
Penyampaian kegiatan ISMKI selama ketahun ke depan dan

pemilihan tuan rumah kegiatan melalui tenderisasi

Penyampaian anggaran ISMKI dan penentuan iuran institusi

demi menjadi ISMKI dengan transparansi yang baik

Meningkatkan rasa persatuan, kesatuan, kekeluargaan, dan

persaudaraan diantara mahasiswa kedokteran se-Indonesia.

Meningkatkan sense of belonging mahasiswa kedokteran
terhadap ISMKI.

C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Hari
Tanggal
Tempat

: Sabtu - Minggu
: 11 12 Februari 2012 / 10 12 Februari 2012
: Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia

D. Sasaran Kegiatan
Sasaran kegiatan meliputi :

1. Pengurus Harian Nasional ISMKI

2. Pengurus Harian Wilayah ISMKI
3. Delegasi dari masing-masing

BEM/LEM/Senat

mahasiswa

kedokteran se-wilayah 2 ISMKI

*Delegasi yang diharapkan hadir adalah

presiden BEM/Ketua Senat/Ketua Pemerintahan FK atau

wakilnya,
Kepala departemen/bidang/divisi
o Kajian Strategis
o Pengabdian Masyarakat
o Pendidikan Profesi
o PSDM/ Kaderisasi
o Dana dan Usaha
o Informasi dan Komunikasi
o Pengembangan Organisasi
dan mahasiswa kedokteran yang sudah mengenal ISMKI.

E. Konsep Umum Kegiatan

Muskerwil merupakan salah satu kegiatan yang dinanti-nantikan.
Muskerwil merupakan start, atau langkah awal dalam pergerakan
mahasiswa kedokteran wilayah 2 selama satu tahun kedepan. Selain
pelantikan

kepengurusannya,

mwlalui

muskerwil

akan

ada

pemamparan kegiatan ISMKI yang akan dinilai kelayakannya oleh

perwakilan institusi yang merupakan anggota ISMKI wilayah 2. Selain
itu, yang sangat dinanti, akan ada tenderisasi kegiatan ISMKI wilayah
2, dimana akan menjadi ajang unjuk gigi dan eksstensi bagi institusi.
Terakhir, diharapkan juga, peserta pulang dengan membawa sebuah
ilmu yang bisa bermanfaat untuk kampusnya. Adapun selama
kegiatan, sangat diinginkan supaya dapat berlangsung dengan
suasana santai tapi serius dengan semangat kekeluargaan.

Satu hal yang penting juga adalah, muskerwil kali ini sangat
istimewa karena akan ada Musyawarah Luar Biasa ISMKI wiayah 2
untuk menjalankan amanah muswil yang belum tercapai.
Oleh karena itu, tahun ini muskerwil akan dibuat have fun! Berikut
ini adalah bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan :
Muswillub
Pelantikan PHW
paralel session (diskusi per bidang)
President meeting
Plenary Session
Pembahasan Iuran ISMKI
SOP tenderisasi dan Tenderisasi
Seminar mini
Ice Breaking dan Agenda Keakraban Lainnya

F. Deskripsi Kegiatan
1. Musyawarah Wilayah Luar Biasa
Latar
Belakang

Tanpa regenerasi, sebuah organisasi akan kaku

kemudian mati. Musyawarah wilayah merupakan
titik dimana terjadi pengalihan kekuasaan dari
kepengurusan tertentu kepada kepengurusan
berikutnya. Berdasarkan mandat AD ART ISMKI
maka ada beberapa agenda yang harus ditetapkan
seperti pertanggungjawaban kepengurusan yang
lama, pelantikan kepengurusan yang baru.
Termasuk juga kedalamnya, pemilihan tempat
musyawarah wilayah berikutnya. Musywil yang di
adakan pada 4 Desember lalu, berkendala dengan
waktu, tidak sempat membicarakan mengenai

tempat Muswil berikutnya. Oleh karena itu, event

Muskerwil akan menjadi kesempatan untuk kembali
mengumpulkan perwakilan Badan Eksekutif
Mahasiswa Fakultas Kedokteran di Wilayah II, untuk
memenuhi amanah AD ART tersebut
Tujuan

Sistematika

Menentukan tempat Musyawarah Wilayah

berikutnya
Peserta berkumpul dalam 1 ruangan besar
Acara dibuka oleh MC
Acara dipandu oleh presidium sementara
(perwakilan ismki) untuk menentukan tata tertib

Alokasi

dan presidium tetap

Pembagian AD/ART ISMKI
Presidium tetap memimpin jalannya sidang
Presidium mempersilakan sekwil membacakan

latar belakang Muswillub

Presidium membuka forum untuk pemilihan

tempat Muswil
Penutupan Muswillub
2 x 60 menit

Waktu
Alat dan

1 ruangan dengan kapasitas sesuai jumlah

peserta
1 infocus dan layarnya
Kursi dan meja sesuai dengan jumlah peserta,

posisikan seperti huruf U

1 sound system
Kertas tata tertib yang difotokopikan untuk

bahan

setiap perwakilan institusi (17 jilid)

Fotokopian AD/ART ISMKI (17 Jilid)

2. Pelantikan
Latar
Belakang

Syukur Alhamdulillah, animo mahasiswa terhadap

ISMKI mulai meningkat kembali. Saat ini terdapat
90-an pendaftar ISMKI dari 14 Institusi Kedokteran
di Wilayah II. Penseleksian oleh BPH ISMKI Wilayah
2 2012 akan menghasilkan team berisi pemuda
penuh semangat pengabdian dari penjuru ISMKI
Wilayah 2.
Sebuah tim akan kehilangan arah seandainya tim
itu sendiri tidak pernah mendapatkan kepastian
mengenai anggota dan tujuan dari tim tersebut.
Oleh karena itu musykerwil akan menjadi ajang
fiksasi, dalam kata lain, Pelantikan, momen penting
bagi kepengurusan ISMKI yang baru sebagai
penanda waktu pengabdiannya telah dimulai.

Tujuan

Pelantikan pengurus harian wilayah II

Sistematika

Peserta berkumpul dalam 1 ruangan besar

Presidium membuka Muskerwil
Presidium menyerahkan agenda pelantikan pada

Sekretaris Wilayah
Sekretaris Wilayah membacakan deskripsi

organisasi, laporan Open Recruitment dan

membacakan kepengurusan ISMKI wil 2

berikutnya
Nama yang disebut sekwil langsung menuju ke
tengah ruangan (sudah menggunakan jas PHW

Alokasi

ISMKI wilayah II)

Pembacaan sumpah/ ikrar PHW dan pelantikan

PHW
Penyerahan simbolis kartu nama dan database

pengurus kepada salah satu perwakilan BEM.

Sekwil menyudahi pelantikan dan

mengembalikan kegiatan pada presidium

1 x 45 menit

Waktu
Alat dan

1 ruangan dengan kapasitas sesuai jumlah

peserta
1 infocus dan layarnya
Kursi dan meja sesuai dengan jumlah peserta,

posisikan seperti huruf U

1 sound system
Database dan kartu nama pengurus ISMKI

bahan

wilayah II
3. Paralel Session
Latar
Belakang

ISMKI merupakan organisasi yang dibentuk

berdasarkan kebutuhan mahasiswa, kebutuhan
pergerakan untuk mensehatkan Indonesia. Setiap

kegiatan ISMKI haruslah ditinjau kembali oleh

setiap BEM sehingga BEM bisa menilai manfaat
serta bisa memberikan saran/kritikan/ pesan
kepada kepengurusan ISMKI. Kegiatn tersebut,
perlu dijelaskan lebih jauh, supaya tidak terjadi
miskomunikasi dan penjalanannya bisa
berlangsung baik dan mendapat dukungan dari
semua institusi kedokteran.

Selain itu ISMKI juga dibentuk karena kebutuhan

mahasiswa kedokteran untuk berinteraksi dengan
mahasiswa kedokteran dari kampus lainnya demi
menumbuhkan kesejawatan. Disamping itu, secara
tidak formal mahasiswa berkesempatan untuk
saling bertukar pikiran menganai kehidupan
akademik maupun non akademik masing-masing.
Tujuan

Sistematika

Pemaparan dan pengarahan program kerja

bidang ISMKI
Penerimaan saran/kritik terhadap kegiatan ISMKI
Forum Sharing antar Institusi
Presidium membagi peserta menjadi 7 ruangan
(Presiden Meeting, Kastrat, Pengmas, PSDM,

Pendpro, Danus, KIK)

Setiap ruangan akan diisi oleh PHW serta

perwakilan BEM bidang terkait

Kegiatan dibuka oleh PHW
PHW memaparkan program kerja, memaparkan

peran institusi dalam program kerja tersebut

PHW membuka kesempatan masukan, kritikan,

dan pertanyaan dari peserta

PHW memoderatori sharing bidang terkait dari
masing-masing universitas

Alokasi

2 x 90 menit

Waktu
Alat dan

6 ruangan dengan kapasitas sesuai jumlah

peserta (boleh juga 1 ruangan dibagi-bagi)

6 infocus dan layarnya atau diganti dengan 6

flowchart,
6 laptop
12 spidol
Kursi dan meja sesuai dengan jumlah peserta,
Tidak usah menggunakan sound system

bahan

4. President Meeting
Latar
ISMKI merupakan organisasi yang dibentuk
Belakang

berdasarkan kebutuhan mahasiswa, kebutuhan

pergerakan untuk mensehatkan Indonesia. Setiap
kegiatan ISMKI haruslah ditinjau kembali oleh

setiap BEM sehingga BEM bisa menilai manfaat

serta bisa memberikan saran/kritikan/ pesan
kepada kepengurusan ISMKI. Kegiatn tersebut,
perlu dijelaskan lebih jauh, supaya tidak terjadi
miskomunikasi dan penjalanannya bisa
berlangsung baik dan mendapat dukungan dari
semua institusi kedokteran.

Selain itu ISMKI juga dibentuk karena kebutuhan

mahasiswa kedokteran untuk berinteraksi dengan
mahasiswa kedokteran dari kampus lainnya demi
menumbuhkan kesejawatan. Disamping itu, secara
tidak formal mahasiswa berkesempatan untuk
saling bertukar pikiran menganai kehidupan
akademik maupun non akademik masing-masing.
Tujuan

Sistematika

Sinergisasi pergerakan
Pemaparan bentuk ISMKI satu tahun kedepan
Pembahasan isu-isu khusus
Presidium membagi peserta menjadi 7 ruangan
(Presiden Meeting, Kastrat, Pengmas, PSDM,

Pendpro, Danus, KIK)

Setiap ruangan akan diisi oleh PHW serta

perwakilan BEM bidang terkait

Sekwil memaparkan arahan satu tahun kedepan

Pembagian buku putih dan AD ART

Pembahasam Isu (Biro/ Duta ISMKI,
Keterlibatan .institusi dalam kegiatan ISMKI, SOP

Tenderisasi, sistem informasi)

Sekwil membuka kesempatan masukan, kritikan,

dan pertanyaan dari peserta

Sekwil memoderatori sharing bidang terkait dari
masing-masing universitas

Alokasi

2 x 90 menit

Waktu
Alat dan

bahan

1 ruangan dengan kapasitas sesuai jumlah

peserta infocus dan layarnya atau diganti

dengan 1 flowchart,
1 laptop
2 spidol
Kursi dan meja sesuai dengan jumlah peserta,
Tidak usah menggunakan sound system

5. Plenary session

Latar Belakang

Awal tahun kepengurusan merupakan masa pijakan

dimana segala program kerja (proker) dirancang untuk
satu tahun kepengurusan. Tentunya, program kerja yang
ada pada setiap bidang merupakan program kerja yang

khas dimiliki. Program kerja tersebut tentunya memiliki

kelebihan dan kekurangan, serta merupakan identitas/
representasi tiap bidang. Informasi mengenai program
kerja dapat disebarluaskan dan dijadikan role model bagi
institusi-institusi lainnya. Dan, institusi diharapkan dapat
berpartisipasi aktif terhadap rangkaian program kerja yang
ada. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu acara dimana
seluruh Pengurus Harian Wilayah dan perwakilan institusi
hadir sebagai sarana penyampaian informasi program
kerja.
Tujuan

Sistematika

Alokasi Waktu

Memberikan gambaran mengenai program kerja tiap-

tiap bidang selama setahun kepengurusan

Mengajak/ menginisiasi institusi agar turut

berpartisipasi dalam program kerja ISMKI

Peserta berkumpul dalam 1 ruangan besar
Acara dipandu oleh MC
Setiap koor.bidang/ yang mewakili mempresentasikan

program kerja yang akan dilaksanakan

Tanya jawab untuk setiap presentasi
Setiap bidang yang akan presentasi, menampilkan yel-

yel terlebih dahulu (yang sudah dibuat sebelumnya)

6 x 20 menit (Danus, KIK, Pendpro, Kastrat, Pengmas,
PSDM kan?)

Alat dan bahan

1 ruangan dengan kapasitas sesuai jumlah peserta

1 infocus (dan layarnya?)
Kursi dan meja sesuai dengan jumlah peserta
1 sound system
1 MC, 1 notulen, 1 teknisi

Aqua dus (ini sih buat minum gitu, kan kasian kalo gak
dikasih minum. Eh tapi terserah juga sih hehehe :p)

6. Tenderisasi
Latar
Belakang

Dengan tujuan utama memberikan kesempatan

untuk seluruh universitas yang tergabung pada
ISMKI Wilayah 2 dalam memberikan kontribusi
terbesarnya

pada

ISMKI

serta

seiring

dengan

banyaknya program kerja yang telah diajukan

selama satu tahun kepengurusan ISMKI Wilayah 2
2012, sudah dapat dipastikan bahwa tiap program
kerja pun akan disebar pelaksanaannya. Dengan
alasan

itulah

khusus

untuk

mengapa

diadakannya

tenderisasi

ini.

Disini

kegiatan
tiap-tiap

universitas dapat mengajukan di program kerja

mana

mereka

akan

memberikan

kontribusi

pelaksanaan, sebagai tender program kerja yang

bersangkutan. Tidak menutup kemungkinan akan
ada lebih dari satu universitas yang mengajukan
universitasnya

sebagai

tender,

itu

pula

yang

menjadi latar belakang diadakannya waktu khusus

tenderisasi ini, untuk lebih membicarakan dan
memusyawarahkan lebih lanjut dimana tempat

terbaik untuk melaksanakan program kerja ISMKI.

Kegiatan ini juga dapat memberikan kesempatan
kepada

universitas

yang

sebelumnya

belum

mendapatkan kesempatan pelaksanaan program

kerja di kepengurusan yang sebelumnya, serta juga
dapat mengaktifkan universitas yang sudah aktif
Tujuan

menjadi lebih aktif lagi.

Mengajak/menginisiasi

institusi

agar

turut

berpartisipasi dalam program kerja ISMKI

Memberikan kesempatan kepada universitas
yang

belum

tenderisasi

memiliki

kesempatan

untuk

dalam

mempromosikan

universitasnya masing-masing dengan tujuan

menjadikan

universitasnya

program kerja
Memberikan wadah

untuk

sebagai
tiap

tender

universitas

berkomunikasi (lebih komunikatif), musyawarah

satu sama lain guna memutuskan universitas
terbaik sebagai tuan rumah program kerja yang
Sistematika

akan dilaksanakan.
Seluruh peserta berkumpul dalam 1 ruangan

besar
Acara keseluruhan dipandu oleh MC
Kegiatan tenderisasi akan dibagi

menjadi

beberapa sesi sesuai dengan banyak bidang

dengan urutan:
1 ISMKI Wilayah 2
2 Pengmas
3 Pendpro
4 Kastrat
5 Danus
6 PSDM
7 KIK
Setiap sesi akan dipimpin oleh tiap koordinator
bidang masing-masing

Pada tiap sesi

akan diberikan waktu 10 menit

yang dapat dipergunakan untuk presentasi tiap

universitas yang mengajukan menjadi tender (@
5 menit/jika perlu) serta untuk musyawarah
penentuan tender akhir.
7 x 20 menit

Alokasi
Waktu

Alat

Dibagi menjadi dua sesi: Sesi I (60 menit) Ice

Breaking (5-10 menit) Sesi II (80 menit)
dan 1 ruangan dengan kapasitas sesuai jumlah

bahan

peserta
1 infocus beserta layar infocus
Kursi dan meja sesuai dengan jumlah peserta
1 sound system
1 MC, 1 notulen, 1 teknisi

7. Iuran ISMKI
Latar
Belakang

Setelah

pembahasan

program

kerja

serta

tenderisasi kegiatan, selanjutnya akan dibahas

tentang iuran ISMKI. Seperti yang kita ketahui

bersama

iuran

ISMKI

ada

bertujuan

untuk

meringankan setiap pengeluaran dari tiap program

kerja yang akan dilakukan. Pembahasan tentang
iuran

ISMKI

ini

sangatlah

penting

mengingat

pendanaan program kerja kadang menjadi suatu

problematika

yang

diperbincangkan

serta

sudah

seharusnya

dimusyawarahkan

demi

kebaikan bersama sebelumnya. Timbul pendapat

bahwa kesepakatan iuran ISMKI yang sebelumnya,
tidak sesuai dengan pengeluaran yang dikeluarkan
ISMKI

beserta

universitas

tender

setiap

menyelenggarakan program kerja. Oleh karena itu

ada

baiknya

setiap

Musyawarah

Wilayah,

setidaknya ada waktu yang dialokasikan untuk

penyepakatan jumlah iuran ISMKI agar pengeluaran
yang telah di estemasikan dapat dibantu oleh iuran
Tujuan

ISMKI ini.
Menyepakati jumlah iuran ISMKI yang sesuai
dengan pertimbangan program kerja yang akan

dilakukan
Menampung

segala

penggunaan

iuran

saran
ISMKI

dan
yang

kritik
baik

cara
untuk

Sistematika

Alokasi
Waktu
Alat

kepengurusan yang selanjutnya

Peserta berkumpul dalam 1 ruangan besar
Acara dipandu oleh MC
Sesi pembahasan iuran ISMKI dipimpin oleh

Bendahara / Sekwil ISMKI Wilayah 2

Pemaparan cashflow iuran satu tahun lalu
Pemaparan anggaran
Penyepakatan jumlah iuran ISMKI
60 menit
dan

bahan

1 ruangan dengan kapasitas sesuai jumlah

peserta
1 infocus beserta layar infocus
Kursi dan meja sesuai dengan jumlah peserta
1 sound system
1 MC, 1 notulen, 1 teknisi

8. Ice Breaking, dll

Latar
Belakang

ISMKI merupakan organisasi pemuda masa kini

yang memang tidak bisa dipungkiri, mudah merasa
jemu dengan hal berbau rapat. Hal ini tentu
berdampak buruk baik rapat yang menjadi tidak
efektif maupun dari sisi peserta rapat yang tidak
bisa menarik hasil dari rapat itu sendiri. Oleh
karena itu muskerwil kali ni hendaknya dikemas
dengan menyenangkan dan semangat
kekeluargaan.

Tujuan

Menjaga silaturahmi antar delegasi-PHW- OC

Meluangkan waktu untuk Energy Charging
Memberikan kesan nyaman kepada peserta

sehingga mengikuti acara dengan sepenuh hati

Sistematika

hingga muskerwil berakhir.

Diserahkan ke OC

Alokasi

Diserahkan ke OC

Waktu
Alat dan

Diserahkan ke OC

bahan
9. Seminar Mini Desa Binaan
Latar
Belakang

Dua tahun yang lalu mahasiswa kedokteran,

melalui Munas, berkomitmen untuk segera memiliki
desa binaan masing-masing. Tetapi hingga saat ini,
belum setengah institusi kedokteran memilikinya.
Ada banyak alasan yang mendasari hal itu,
misalnya kesulitan birokrasi, ketidakmatangan
konsep, dll. ISMKI pun bersifat memfasilitatori,
yaitu dengan menginisiasi dan optimalisasi desa
binaan. Untuk itu ISMKI mencoba memberikan
kesempatan bagi institusi untuk mendapatkan
pengetahuan yang lebih mengenai desa binaan
untuk menjadi bekal penjalanannnya di kampus
masing masing
Sebuah sidang/ rapat yang berjalan ber jam-jam
sangat rentan menimbulkan kejemuan. Alangkah

baiknya kejemuan itu kita coba hilangkan dengan

memberikan ilmu yang bermanfaat bagi peserta
rapat. Terutama topik yang sedang hangat dibahas.
Tujuan

Sistematika

Alokasi

Menyukseskan program desa binaan

Memancing jiwa sosial mahasiswa kedokteran
Meningkatkan pengetahuan institusi
Talkshow yang akan dipandu oleh OC
Sesi presentasi yang akan disi oleh panitia desa

binaan dari
Universitas Indonesia
Universitas Jendral Ahmad Yanji
Sesi tanya jawab
90 menit

Waktu
Alat dan

Laptop
LCD
bahan
Microphone 3
G. Rekomendasi Susunan Acara
Sabtu, 11 Februari 2012
09.00-10.00
11.00-13.30
13.30-14.30

Registrasi Peserta
ISHOMA
Pembukaan (perkenalan dan

14.30-16.00
16.00-16.30
16.30-18.00
18.00-19.00
19.00-22.00
22.00-23.00

overview kegiatan)
Paralel presentation sesi 1
ISHO + coffe break
Paralel Presentation sesi 2
ISHO dan persiapan gala dinner
Gala Dinner (jadwal kondisional)
Briefing acara untuk sabtu, 28

23.00-

Mei 2011
Sleeping beauty

Sabtu, 28 Mei 2011

04.30-05.30

Bangun tidur + shalat pra

05.30-07.30
07.30-08.30
08.30-10.00
10.00-12.00
12.00-13.00
13.00-15.40
15.40-16.30
16.30-18.00
18.00-19.00
19.00-20.30
20.30-23.00

23.00-23.30
23.30-.
Minggu, 29 Mei 2010
04.30-07.00
07.00- selesai

kondisi (persiapan project fair)

Team Building Outdoor
Mandi dan sarapan
Workshop PHN-PHW-Institusi
Project Fair
ISHOMA
Project Presentation
ISHO + coffe break
Team Building indoor
ISHOMA
Regional Meeting
Masalah Khusus
-litbang
-sekjenter
-Sekjen
Penutupan
Sleeping beauty
ISHOMA
HTTS with ukrida

H. Kepesertaan Rakornas

PERSYARATAN
1. Peserta kegiatan adalah sesuai dengan yang tercantum pada bab
peserta.
2. Setiap Institusi mengirimkan peserta delegasi maksimal 7 orang
mahasiswa sebagai delegasi, tidak termasuk PHN, PHW, dan Ketua
BEM.
3. Setiap institusi BEM/Senat WAJIB memberitahukan kepastian jumlah
peserta yang akan mengikuti kegiatan Rakornas 2010 kepada panitia

melalui telepon / paling lambat tanggal .................... kepada LO

(Liasion Officer) masing masing Universitas.
4. Melunasi biaya registrasi per orang sesuai ketentuan, via transfer
rekening bank.
PHW
: Rp
85 .000,Delegasi
: Rp
85 .000,(TAHUN 2011)
Tahun sekarang bagaimana kalo sekarang?
Biaya registrasi disesuaikan dengan jumlah pengeluaran
5. Biaya registrasi dikirim ke rekening :
Bank
No. Rek.

:
:

Atas nama
:
Peserta wajib mengirimkan bukti transaksi melalui email segera
setelah melakukan transaksi ke (EMAIL) dan
melakukan konfirmasi kepada Sdri. .(Bendahara
Muskerwil ) NO TLP
Pembayaran paling lambat tanggal (h-5 atau h-3
silahkan pilih)
6. Seluruh peserta membawa :

Hardcopy/fotokopi surat tugas yang telah ditandatangani ketua

institusi BEM/senat masing-masing dan dicap sebanyak 1 lembar

Fotokopi slip transfer rekening
Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa yang berlaku 1 lembar
Pas foto berwarna terbaru ukuran 3x4 @ 2 lembar.

7. Setiap institusi membawa :

Program kerja BEM/Senat/Pemerintahan FK masing-masing dalam

softcopy
Kuesiner Institusi

8. Peserta dapat melakukan check in dan registrasi ulang di sekretariat

panitia pada tanggal . , pukul 08.00-11.00 WIB.
9. Bagi peserta yang datang sesuai jadwal akan dijemput panitia dari :
Stasiun
Terminal

10.

11.

Kelengkapan peserta :
Obat pribadi
Pakaian rapi dan sopan, sepatu serta jas almamater
Perlengkapan dan obat-obatan pribadi serta perlengkapan ibadah
Jadwal keberangkatan dan kepulangan harap diberitahukan kepada

LO masing-masing paling lambat h-5

HAK PESERTA RAKORNAS
Hak yang didapatkan peserta delegasi apabila melunasi biaya registrasi :
1. Tool kit
2. Penginapan untuk 2 hari, 1 malam
3. Konsumsi selama kegiatan
4. Coffee break selama kegiatan
5. Transportasi dan penjemputan selama kegiatan
Untuk informasi dapat menghubungi : humas(no tlp.) atau ke
email
Proposal dapat di download di situs ismki : www.ismki.org

REKOMENDASI JOBDESK

Berikut ini adalah pembagian fokus monitoring dan evaluasi :

SC
Aryogi Rama Putra (Koordinator SC)

Bidang
Ketua

081298319556

Acara

aryogi.sekwil.wil2@gmail.com
Andini Nur Kusumawardhani

LO

085697571125

Humas

Andini.wasekwil.wil2.ismki@gmail.c

Transportasi

om
Fitri Anggraini Pradityaningsih

Logistik

085695049166

Konsumsi

Fitri.sekretaris.wil2.ismki@gmail.co
m
Tiara Mangera Sarambu

Bendahara

085239225252

Danus

Tiara.bendahara.wil2.ismki@gmail.c
om
Bimo PW
Description :

Sekretaris Pubdok

Setiap SC akan rutin menanyakan progress report dari OC sesuai

bidang yang menjadi fokus masing-masing

SC akan membantu memberikan arahan dan penyelesaian masalah
jika mungkin ada

Komunikasi SC-OC diharapkan bersifat 2 arah, artinya OC juga

diharapkan

mengambil

inisiatif

untuk

menghubungi

SC

jika

diperlukan.
Progress report dikumpulkan setiap 1 bulan secara tertulis kepada
SC, dan SC mengumpulkan kepada koor. SC

Lampiran
Standard Operational Procedure (SOP)
A. Definisi

Standard Operational Procedure (SOP) : petunjuk dan acuan umum

dalam melaksanakan kegiatan yang sifatnya mengikat dan wajib

dilaksanakan oleh pihak pihak yang terkait dengan kegiatan.

TENDER : Kegiatan-kegiatan ISMKI yang dipercayakan kepada salah
satu institusi penyelenggara dan dapat diikuti oleh semua institusi
anggota ISMKI.

B. Tujuan
1. Sebagai acuan pelaksanaan kegiatan agar lebih terarah serta
menjaga efektivitas dan efisiensi kegiatan
2. Memperjelas proses koordinasi kegiatan antara pihak-pihak yang
terkait dalam kegiatan tender (Sekjen, ISMKI, Institusi, SC, dan OC)
3. Memperjelas sistem monitoring dan evaluasi agar indikator
keberhasilan tercapai
C. Hak dan Kewajiban

Hak
o Hak Institusi
Mendapatkan pengarahan yang jelas dari PH ISMKI
Menjadi tuan rumah penyelenggaraan tender
Mempublikasikan diri sebagai tuan rumah
penyelenggara kegiatan tender
o Hak PH
Membuat konsep dasar kegiatan tender
Memberi pengarahan kepada institusi
Kewajiban
o Kewajiban institusi

Menyelenggarakan kegiatan tender dengan sebaik-

baiknya
Berkoordinasi dengan PH ISMKI dalam perencanaan dan

pelaksanaan kegiatan
Institusi wajib melaporkan rencana anggaran kegiatan
kepada pihak ISMKI maksimal H-3 bulan

o Kewajiban PH
Mengusakan bantuan jaringan atau substansi inti yang

terkait dengan kegiatan tender

Memonitoring dan mengontrol perkembangan kegiatan
tender

D. Sumber Daya Manusia

Steering Commitee (SC) : panitia yang bertugas sebagai pengarah

dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan
o SC Internal : panitia SC dari institusi pelaksana kegiatan
o SC Eksternal : panitia SC yang berasal dari luar institusi

pelaksana kegiatan yang ditunjuk oleh Sekjen ISMKI

Organizing Committee (OC) : panitia yang bertugas sebagai
pelaksana kegiatan
Hubungan SC OC
o Hak SC
Berhak untuk memberikan arahan baik diminta maupun

tidak diminta
Berhak untuk meminta laporan perkembangan kegiatan

dan juga laporan evaluasi kegiatan

o Kewajiban SC
Mengarahkan OC dalam perencanaan dan pelaksanaan

kegiatan
Bertanggung jawab dalam kesuksesan terlaksananya

kegiatan
Membantu menyelesaikan masalah yang terjadi dalam

perencanaan dan pelaksanaan kegiatan

Memonitoring dan mengontrol perkembangan kegiatan
Menghadiri rapat koordinasi dengan OC secara berkala
o Hak OC

Mendapatkan arahan dari SC dalam melaksanakan

kegiatan
Mendapatkan bantuan dari SC dalam hal penyelesaian

masalah
o Kewajiban OC
Melaporkan perkembangan kegiatan kepada SC setiap

bulannya
Melaksanakan konsep acara yang telah disepakati oleh

rapat SC dan OC
Menghadiri rapat koordinasi dengan SC secara berkala

D. Perencanaan Waktu

Pelaksanaan tender kegiatan mengacu pada kalender yang telah

ditetapkan bersama
Perubahan yang terjadi terkait dengan waktu pelaksanaan kegiatan
harus merupakan hasil kesepakatan bersama antara pihak institusi

penyelenggara kegiatan dan pihak ISMKI.

Pembuatan timeline tender kegiatan terdiri dari :
o Perubahan yang terjadi terkait dengan waktu pelaksanaan
kegiatan harus diberitahukan maksimal H-5 bulan dari tanggal
pelaksanaan kegiatan yang telah disepakati bersama.
o Jika poin ini tidak bisa dipenuhi, maka resiko yang kemudian
terjadi akibat berubahnya tanggal pelaksanaan kegiatan,
menjadi tanggung jawab institusi penyelenggara kegiatan

E. Keuangan

Sumber Dana
o Institusi penyelenggara kegiatan wajib mengupayakan sumber
dana secara mandiri
o Pihak ISMKI wajib menyediakan dan mengupayakan link dalam

pencarian sponsor kepada institusi penyelenggara kegiatan

Profit sharing
o Jika institusi pelaksana kegiatan mendapatkan profit lebih dari
30% , maka institusi wajib mengembalikan sejumlah uang
yang ISMKI berikan kepada institusi pelaksana kegiatan

F. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring
o Metode monitoring : dilakukan SC melalui direct meeting dan
atau netmeeting dengan pihak OC
o Pelaksanaan : dilakukan setiap bulan secara berkala
o Perihal : konsep acara, pendanaan, jobdesk setiap seksi
Evaluasi
o Diberikan dalam bentuk dokumentasi foto dan press release
maksimal 3 hari setelah kegiatan
o Institusi wajib memberikan kritik dan saran kepada ISMKI
untuk kegiatan tender tersebut selanjutnya

G. Pelaporan Kegiatan

Institusi wajib mempublikasikan acara tender minimal dengan media

massa tingkat lokal

ISMKI membantu mencarikan koneksi dengan media massa tingkat

wilayah dan nasional

Materi publikasi diberikan maksimal 3 hari setelah kegiatan dalam

bentuk foto dan press release agar dimuat di website ISMKI

Institusi wajib memberikan laporan evaluasi kegiatan dengan
format :
o Pelaksanaan jalannya kegiatan
o Kendala-kendala kegiatan
o Saran untuk kegiatan kedepan

Alur Pelaksanaan Kegiatan

Keterangan:

Sekjen / Sekwil
menunjuk

SC Eksternal

Monitoring dan
Evaluasi
Sekjen/Sekwil

Monitoring dan
Evaluasi SC

Koordinasi SC
Ketua BEM/ Senat /
Hima menunjuk

SC Internal

Koordinasi SC - OC

Ketua OC

Menyusun
Kepanitiaan

Pembuatan Laporan
Pertanggung
Jawaban (LPJ)

Pembuatan
laporan
perkembangan

Penyusunan proposal

Pelaksanaan
Kegiatan

Deskripsi:
1. Sekjen / Sekwil menunjuk SC eksternal untuk suatu kegiatan dengan
jumlah disesuaikan
2. Ketua BEM/Senat/Hima menunjuk SC internal untuk suatu kegiatan
dengan jumlah disesuaikan
3. Proses Koordinasi SC dalam menyusun konsep dimulai minimal H-4
bulan
4. Pada H-3 bulan SC sudah membuat Satuan Kerja (SK) yang berisi
konsep dan perencanaan awal
5. Pada H-3 bulan OC sudah menerima SK ini dan siap melaksanakan
6. Pada H-3 bulan, OC dengan berkoordinasi dengan SC, sudah
membuat proposal dan lampiran terkait lainnya serta melakukan
publikasi, pencarian dana, dan lainnya.
7. Aturan yang berkaitan dengan pembentukan konsep acara, media
publikasi, marketing sponsorship, dan proses administrasi.
a. Aturan mengenai proses administrasi:

Surat yang dibuat oleh ISMKI harus dilaporkan ke KIK

Bidang ISMKI terkait bertanggungjawab dalam pembuatan
proposal dan surat yang sudah jadi, lalu segera mungkin
memberikannya ke Bidang KIK untuk dapat diupload dan
didownload di Website ISMKI

b. Aturan mengenai media publikasi : media publikasi akan di

koordinasikan kepada KIK melalui SC ke OC
c. Aturan mengenai marketing sponsorship : OC berkoordinasi
dengan bidang dana usaha dan humas nasional / wilayah
untuk pencarian link sponsor dan proses marketing
d. Aturan mengenai pembentukan konsep acara

Syarat syarat lain yang terkait pelaksanaan kegiatan

akan dibuat sesuai kebutuhan oleh SC. Contohnya: syarat

kepesertaan, dan lain-lain

Perihal materi, panitia dapat berkoordinasi dengan bidang
terkait pentenderan dan juga humas nasional