BAB II PEMBAHASAN TEORI 1.

SEJARAH SINGKAT SURAT MENYURAT Pada jaman dahulu ada sebuah organisasi dunia yang berpusat di negara Finlandia yang menawarkan masyarakat untuk berkorespondensi dengan seluruh masyarakat lain di berbagai belahan dunia. Jadi, berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai sebelum kedatangan bangsa Eropa ke Nusantara (Indonesia), yaitu pada masa Kerajaan Kutai, Tarumanegara, Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya, dan Mataram. Hubungan komunikasi yang terjalin pada masa kerajaan-kerajaan itu memang hanya terbatas pada hubungan antar raja saja. Bentuknya masih sangat sederhana. Para raja itu menggunakan kulit kayu, potongan bambu, daun lontar, dan kulit binatang untuk berkirim surat/pesan. Setelah bangsa Eropa masuk ke kawasan Nusantara, kegiatan surat menyurat mulai menggunakan kertas. Mereka juga mengenalkan masyarakat dengan sebuah jasa pos. Tahun 1809, atas perintah Gubernur Jenderal Herman mu William Daendels, kegiatan pos semakin lancar karena dibuatlah sebuah jalan yang diberi nama Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km. Itulah sebabnya, pengiriman surat dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang memakan waktu 40 hari menjadi 6 hari saja. 2. PENGERTIAN SURAT Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu. Untuk dapat membuat surat yang baik harus memenuhi kriteria. 3. KRITERIA SURAT YANG BAIK Kriteria surat yang baik adalah :

3 1. 2. 3. 4. 5.
6.

Bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat Sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya Jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis Sikap yang adab dan sopan Bersih dan rapi Alamat yang dituju harus jelas, lengkap dengan pencantuman nomor kode pos

4.

FUNGSI SURAT Fungsi surat adalah : 1. 2. 3. 4. 5. Suatu alat komunikasi tertulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis Bukti tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih yang dapat digunakan apabila terjadi perselisihan Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan Bukti sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga dan penyelidikan untuk mengetahui kegiatan masa lampau

5.

BENTUK SURAT Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. Bentuk lurus penuh (full block style) Bentuk lurus (black style) Bentuk setengah lurus (semi block style) Bentuk lekuk (indented style) Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)

6. 1.

JENIS-JENIS SURAT Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat terbagi atas :

4 A. SURAT PRIBADI Yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut. a. b. c. d. a. b. a. b. c. d. Tidak menggunakan kop surat/kepala surat Tidak menggunakan nomor surat Salam pembuka dan penutup surat bervariasi Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat. Surat keluarga Surat lamaran pekerjaan Sumber informasi Pedoman penulisan Lampiran yang diminta Proses pengajuan surat lamaran

Yang termasuk surat pribadi adalah :

Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu :

Pada bagian tanda tangan surat lamaran seringkali suatu kantor khususnya kantor pemerintahmenghendaki perlunya dibubuhi materai. Isi surat lamaran terdiri dari : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. Tempat dan tanggal surat Alamat surat Perihal Salam pembuka Kalimat pembuka Data pribadi Data lampiran Kalimat penutup Kata penutup Tanda tangan dan nama jelas Materai jika diminta

Biasanya pelamar melengkapi surat lamarannya dengan melampirkan :

5 a. b. c. d. Daftar Riwayat Hidup Foto Copy Ijasah Foto Copy KTP Pas foto

B.

SURAT RESMI Yaitu surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang

ataulembaga/instansi lainnya. Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu: a. b. c. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan. Surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha. Surta sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yangbersifat nirlaba ( nonprofit). BAGIAN SURAT RESMI a. Kepala/kop surat, terdiri dari- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil- Logo instansi/lembaga b. c. d. e. f. g.
h.

Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat Hal, berupa garis besar isi surat Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada) Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma) Isi surat(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan)

i. j.

Penutup surat Penutup surat, berisi- salam penutup- jabatan- tanda tangan- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

6
k.

Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

C.

MEMO Memo adalah tulisan singkat padat dan jelas yang di tujukan kepada seseorang bersifat

informal biasanya penulisan tidak lebih dari 10 baris, penulisan iya bisa di tik atau tulisan tangan. Memo di gunakan untuk mengingatkan atau menegaskan tentang suatu hal/urusan. Adapun isi memo berupa pemberitahuan, permintaan, instruksi, saran, pesan, dan tugas tertentu. Seperti halnya surat biasa memo mempunyai bagian-bagian seperti kepala, badan, dan kaki memo.
a.

Kepala * Nama * Alamat * Lambang atau Logo Instansi

b. c.

Badan Kaki

* Isi / pesan singkat ( memberikan perintah, informasi atau laporan) * Tanda tangan dan nama jelas pembuat memo

Langkah-langkah Penulisan Memo :

a. b. c. d. e.

Menyiapkan blangko Memo yang akan di gunakan Penulisan boleh di ketik atau tulisan tangan Menyampaikan pesan/instruksi dengan bahasa yang tepat dan singkat Menandatangani dan menyertakan nama jelas pembuat memo Mengirim memo kepada orang yang di maksud Menurut isinya, surat terbagi atas : Surat pemberitahuan Surat keputusan. Surat perintah. Surat permintaan Surat panggilan Surat peringatan Suirat perjanjian Surat laporan

2.

a. b. c. d. e. f. g. h.

7 i. j. k. l. m.
3. a. b.

Surat pengantar Surat penawaran Surat pemesanan Surat undangan dan Surat lamaran pekerjaan. Menurut sifatnya, surat terbagi atas : Surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yang dituju. Surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat terbagi atas : Surat biasa Surat edaran Surat pengumuman Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas : surat biasa surat kilat surat kilat khusus Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas : surat bersampul kartu pos warkatpos telegram teleks atau faksimile memo nota

c.

4. a. b. c.

5.

a. b. c. 6. a. b. c. d. e. f. g.

8 7. a. b. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas : surat intern surat ekstern